El comercio está en constante expansión, ya que investigaciones recientes afirman que el comercio mundial ha batido récords de 32 trillones de dólares sólo en 2022. Esto significa más compras entre organizaciones y, por tanto, más órdenes de compra que procesar.
El proceso de órdenes de compra es un aspecto crucial del ciclo de adquisiciones en las empresas. Implica la creación y aprobación de un documento que describe los detalles de una compra, como los artículos o servicios que se van a adquirir, sus cantidades, precios y otros términos y condiciones relevantes.
Este proceso ayuda a las organizaciones a controlar gastos, agilizar las actividades de compra y mantener registros precisos de sus compras para fines de contabilidad, informes financieros y cumplimiento.
Tradicionalmente, el proceso de órdenes de compra era manual, lo que consumía mucho tiempo y era propenso a errores. Sin embargo, con la aparición de la tecnología, las organizaciones ahora pueden automatizar el proceso de órdenes de compra utilizando software y mejorar significativamente su sistema de cuentas por pagar.
En este blog, analizaremos el contenido de una orden de compra, los tipos de órdenes de compra y los pasos necesarios para crear una. También explicaremos cómo la automatización del proceso de órdenes de compra puede beneficiar a tu empresa. ¡Comencemos!
¿Qué es una orden de compra?
Una orden de compra, también conocida como PO, es un documento legalmente vinculante y comercial, emitido por un comprador a un vendedor. Se crea para solicitar la compra de bienes o servicios por parte de una empresa, pero también se utiliza para registrar la venta que ocurre entre ambas partes.
Además de indicar las condiciones en las que se realiza la transacción, el objetivo de la orden de compra es agilizar la compra. Esto se consigue manteniendo un registro de toda la información relevante para futuras consultas.
Para agilizar el proceso y hacer la vida más fácil tanto al vendedor como al comprador, la orden de compra contiene información esencial, como:
- Especificaciones y cantidad de los artículos solicitados
- Información de contacto
- El precio al que se van a comprar los bienes o servicios
- La fecha del pedido
- Plazos y detalles de entrega
- Condiciones de pago
- El número de pedido para su seguimiento
Esta información es obligatoria en todos los tipos de órdenes de compra, independientemente de su tipo y uso. Antes de solicitar una orden de compra, quizá te interese saber qué tipo de orden de compra se adapta mejor a tu empresa. ¡Sigue leyendo y averígualo!
Tipos de órdenes de compra
Las órdenes de compra pueden variar en función de distintos factores. Dichos factores pueden ser el tipo de transacción que estés realizando o el tipo de pago que hayas elegido para una liquidación. Aquí puedes ver una explicación detallada de los tipos de órdenes de compra:
- Órdenes de compra estándar: La orden de compra estándar es la más utilizada para compras puntuales. Se crean siempre que una empresa necesita determinados bienes de forma singular.
- Órdenes de compra planificadas: Las órdenes de compra planificadas contienen toda la información sobre el proveedor y el pago, de forma similar a las órdenes de compra estándar, y se crean especialmente si el pago está programado para pagarse en cuotas.
- Órdenes de compra globales: Las empresas utilizan las órdenes de compra globales para solicitar a un proveedor una cantidad indeterminada de bienes, durante un periodo de tiempo indeterminado.
- Órdenes de compra de contacto: Las órdenes de compra de contacto se utilizan para crear una relación comercial entre dos partes, en la que se establecen los detalles del proveedor, el pago y los requisitos de entrega, pero se seguiría generando una orden de compra estándar.
Pasos del proceso de orden de compra
Ahora que ya conoces los detalles de las órdenes de compra y los distintos tipos de órdenes de compra que existen, es el momento de hablar del proceso real de las órdenes de compra.
¿Cómo es el proceso de una orden de compra? A continuación, te explicaremos los pasos a seguir en la gestión de órdenes de compra, desde su creación hasta el cierre de la compra. Veamos un recuento de los pasos:
- Solicitud: Antes de poder realizar cualquier compra, la empresa que desea hacer un pedido a un proveedor emite una solicitud de compra y la envía al departamento financiero. Una vez aprobada la solicitud por el departamento financiero, ya se puede crear la orden de compra.
- Creación: Tras la aprobación del departamento financiero, el comprador inicia la comunicación con los proveedores y establece las especificaciones de la compra. Esto significa acordar el importe de los bienes, el precio y las condiciones de entrega. Todos los detalles establecidos deben mencionarse en la orden de compra.
- Confirmación: Antes de enviar los bienes, el vendedor verifica la orden de compra para comprobar si todos los detalles acordados son correctos. Si todo está escrito como corresponde, la orden de compra puede confirmarse. En caso de discrepancias o motivos de preocupación, el vendedor también puede rechazar la orden. En caso de rechazo, el documento se devuelve al comprador y el pedido se considera nulo.
- Registro: Como uno de los objetivos de la orden de compra es agilizar el proceso de las transacciones comerciales, la orden de compra se registra en el software de contabilidad de la organización para futuras referencias.
- Envío y Entrega: El vendedor entrega los bienes o servicios, cumpliendo su parte del acuerdo. Es entonces cuando el comprador realiza un control de calidad de los bienes, para verificar si la entrega cumple las especificaciones acordadas. Estas comprobaciones de calidad ayudan a identificar cualquier defecto, de modo que se pueda notificar inmediatamente al vendedor.
- Comparación de las facturas con las órdenes de compra: Una vez aprobados los bienes, la compra puede enviarse para su cierre. El vendedor envía una factura que es procesada y aprobada por el departamento financiero del comprador. Aquí es donde tiene lugar el proceso de two-way matching. El proceso de concordancia bidireccional consiste en comprobar si hay discrepancias entre la factura y la orden de compra.
Automatización de las órdenes de compra
El proceso de orden de compra es largo y bastante complejo. A menudo, también es un proceso manual, que requiere la constante intervención humana.
Además de ralentizar el proceso, el proceso manual de órdenes de compra deja espacio para errores humanos. Esto conlleva ciertos riesgos, ya que las órdenes de compra pueden verse afectadas por errores de contabilidad, causados por errores humanos, y representa un riesgo para el resultado de la transacción.
Eliminar la intervención humana del proceso de órdenes de compra elimina el riesgo de errores humanos, aumenta la velocidad de procesamiento de los pagos y resulta en un ahorro de tiempo que puede ofrecer a tus empleados la posibilidad de concentrarse en tareas más exigentes. Además, tu empresa reduce las posibilidades de ser objeto de fraude de facturas.
Entonces, ¿cómo puedes evitar estos errores y mejorar el proceso de las órdenes de compra? La solución es la automatización. La implementación de la automatización de las órdenes de compra en tu organización puede optimizar todos los pasos implicados en el flujo de trabajo del proceso de órdenes de compra.
La automatización contable agiliza el proceso de la orden de compra y, por tanto, hace que toda la información esté disponible y accesible en todo momento, para cualquier auditoría imprevista o referencia futura. La automatización de las órdenes de compra elimina la necesidad, por ejemplo, de comparar manualmente las órdenes de compra con la factura proporcionada, lo que evita el fraude en las facturas y otros errores.
Pero, ¿en qué beneficia la automatización del proceso de órdenes de compra a tu empresa? ¡Sigue leyendo para descubrirlo!
Beneficios de la automatización de las órdenes de compra
Como hemos mencionado anteriormente, la automatización de tu proceso de órdenes de compra puede ser de gran ayuda si quieres proteger a tu empresa de actividades fraudulentas, a la vez que mejoras la eficiencia en el trabajo. Veamos algunas de las ventajas que puede ofrecerte la automatización:
- Reducción de la intervención humana: La automatización de las órdenes de compra te permite minimizar la intervención humana en el proceso y, por lo tanto, permite que tus empleados se concentren en las operaciones principales.
- Menos errores humanos: La reducción de la intervención humana y la automatización del proceso de órdenes de compra reduce las posibilidades de que se produzcan errores manuales, como faltas ortográficas o discrepancias entre el número y el importe de la factura.
- Mayor rapidez y eficacia: La automatización puede mejorar significativamente los niveles de productividad de tu organización, al sustituir la introducción manual de datos.
- Mayor transparencia: La automatización ayuda a combatir el fraude, al realizar una comparación entre las facturas y las órdenes de compra originales. La estandarización del procesamiento de las órdenes de compra y la definición de los requisitos de información añadirán fiabilidad y transparencia a tus órdenes de compra.
Por desgracia, el mero hecho de conocer las ventajas de la automatización no aportará valor a tu organización. Pon en práctica esta teoría y descubre cómo puedes mejorar el flujo de trabajo de tu empresa utilizando el software de Klippa para automatizar tu proceso de órdenes de compra.
Automatiza el procesamiento de tus órdenes de compra con Klippa
Son muchas las mejoras que la automatización puede aportar a una empresa, como la reducción de la intervención humana en el flujo de trabajo o la eliminación de errores humanos. Desafortunadamente, no todos los software pueden ofrecele a tu empresa estas ventajas a la vez. Sin embargo, Klippa DocHorizon puede darte todas estas ventajas en una sola plataforma.
Klippa DocHorizon es una solución de Procesamiento Inteligente de Documentos (IDP) impulsada por la IA, que puede ayudar a automatizar tu proceso de órdenes de compra y actualizar todas las tareas relacionadas con facturas y órdenes de compra en tu organización. El uso del procesamiento inteligente de documentos, con la ayuda de nuestro software OCR, te permite realizar:
- Two-way matching – Verifica cualquier discrepancia entre una factura y una orden de compra en cuestión de segundos. Ahorra tiempo valioso en tu flujo de trabajo y mejora la productividad.
- Escaneado móvil – Escanea documentos desde dispositivos móviles en cualquier lugar y en cualquier momento, lo que le permite a tus contables procesar rápidamente facturas y órdenes de compra.
- Extracción de datos – Extracción en tiempo real de datos importantes, como el número de pedido, el nombre del proveedor, los detalles del pago y la dirección de entrega.
- Clasificación – Clasifica y ordena los documentos según tus necesidades, para que siempre tengas acceso a los pedidos archivados y pasados.
- Procesamiento de datos – Convierte archivos JPG, PNG y PDF a texto con capacidad de búsqueda y expórtalos a formatos como PDF o CSV, XLSX, XML y JSON estructurados.
- Anonimización – Enmascara datos sensibles, desde su anonimización hasta su eliminación.
- Verificación – Verifica la autenticidad y validez de documentos y datos, lo que te ayuda a verificar la integridad de los proveedores y proteger tu negocio del fraude de facturas.
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