Desde hace siglos, la gente registra sus transacciones financieras. Pero la forma de documentarlas ha evolucionado considerablemente con el tiempo. Las prácticas de documentación se convirtieron en sofisticados procesos de cuentas por pagar que acabaron siendo ampliamente utilizados en todo el mundo.
Hoy en día, muchos de los procesos de cuentas por pagar pueden automatizarse para facilitar las tareas de los departamentos de cuentas por pagar. Sin embargo, el 68% de las empresas sigue procesando sus informes y datos de facturación manualmente, lo que ocupa más de 10 horas a la semana al 56% de estas empresas.
La automatización del proceso de cuentas por pagar puede beneficiar a estas empresas de varias maneras, incluyendo la reducción de costos, tiempo, errores humanos, fraude y más.
En este blog, hablaremos primero de los fundamentos del proceso de cuentas por pagar y de los pasos del proceso tradicional. Después, analizaremos en detalle la automatización del proceso y evaluaremos las ventajas de automatizar el proceso de cuentas por pagar. Por último, te ofrecemos una solución para automatizar fácilmente tu proceso de cuentas por pagar, para que puedas beneficiarte de las ventajas de la automatización.
Fundamentos del proceso de cuentas por pagar
Antes de hablar del proceso de cuentas por pagar, es importante volver a los fundamentos y entender a qué se refiere el término cuentas por pagar. Las cuentas por pagar se refieren a la cantidad de dinero que una empresa le debe a sus proveedores por bienes o servicios que se han recibido pero que aún no se han pagado. Suelen registrarse como obligaciones en la cuenta de resultados de la empresa.
En general, las cuentas por pagar se consideran obligaciones a corto plazo, ya que normalmente se espera que se paguen en el plazo de un año o menos. Sin embargo, las condiciones específicas de pago de las cuentas por pagar pueden variar en función del acuerdo entre la empresa y sus proveedores. Algunos proveedores pueden ofrecer plazos de pago más largos, mientras que otros pueden exigir el pago en el momento de la entrega o en un plazo más corto.
Para garantizar la exactitud de los informes financieros, es importante registrar las cuentas por pagar inmediatamente después de que se produzcan. Esto también corrobora la exactitud de la hoja de cálculo sin que se quede desactualizada.
El proceso de cuentas por pagar se refiere al proceso de gestionar y pagar el dinero que se debe a los vendedores, proveedores y otras partes. Implica procesar facturas, conciliar cuentas y emitir pagos en un plazo razonable.
El objetivo principal del proceso de cuentas por pagar es garantizar pagos puntuales, exactos y seguros a los acreedores. Esto ayuda a mantener buenas relaciones con los proveedores y evita posibles disputas o retrasos en los pagos. Además, el proceso de cuentas por pagar ayuda a garantizar el cumplimiento de las normas y reglamentos de contabilidad.
En la siguiente sección de este artículo hablaremos con más detalle de los pasos incrementales del proceso de cuentas por pagar.
Pasos del proceso de las cuentas por pagar
El proceso tradicional de registro de cuentas por pagar consta de tres pasos clave. Estos tres pasos son la base del proceso de cuentas por pagar:
- Recepción y procesamiento de las órdenes de compra – Este proceso suele comenzar con la orden de compra o facturas proforma, que es un documento que se utiliza para pedir bienes o servicios. La orden de compra se envía al proveedor, que envía los bienes o proporciona los servicios.
- Creación y validación de la factura – Una vez recibidos los bienes o servicios, se crea la factura. Antes de enviarla al departamento de contabilidad, se valida para garantizar que toda la información es correcta antes de proceder al pago. Puede añadirse al proceso un nivel de autorización adicional. Por ejemplo, si el importe de la factura supera un determinado nivel, se requiere la validación de un miembro ejecutivo. Una vez completada la validación, la factura se envía al departamento de contabilidad.
- Finalización del proceso de pago – el departamento de contabilidad recibe la factura e inicia el proceso de pago. El departamento de contabilidad puede utilizar diversos métodos para pagar la factura, como emitir un cheque, transferir dinero a una cuenta o utilizar una tarjeta de crédito. Una vez pagada la factura, el departamento de contabilidad actualiza el sistema contable para reflejar el pago.
La implementación de un proceso sólido de cuentas por pagar garantiza que las deudas a corto plazo se paguen a tiempo y permite realizar un seguimiento eficaz de los pagos.
Sin embargo, aunque los procesos tradicionales de cuentas por pagar mejoran la precisión y la eficiencia del pago a los acreedores, el método tradicional sigue siendo limitado. En la siguiente sección, analizaremos las principales desventajas del proceso tradicional de cuentas por pagar.
Desventajas del proceso tradicional de cuentas por pagar
Ahora sabemos que un proceso estructurado de cuentas por pagar puede aumentar la eficiencia financiera de una empresa. Sin embargo, los métodos tradicionales de gestión de cuentas por pagar pueden seguir presentando grandes desventajas, como por ejemplo:
- Largos procesos de aprobación
- Tediosos procesos de introducción de datos
- Errores humanos
- Exceso de papeleo
- Alto potencial de fraude
Largos procesos de aprobación
En principio, podrías pensar que un proceso de tres pasos no sería tan largo, pero los pasos adicionales pueden alargar el proceso considerablemente. Por ejemplo, si un proveedor envía una factura, lo más probable es que la persona que la reciba no sea la que la apruebe. Por tanto, dentro de una empresa, la factura debe enviarse a la persona adecuada para su aprobación.
Si la factura contiene errores o le falta información, la persona encargada de aprobarla tiene que devolverla a la persona responsable, que a su vez la devuelve al proveedor. Esto alarga notablemente el proceso de aprobación.
¿Y si la persona del nivel de autorización adicional detecta un error? Esto hace que la secuencia de aprobación de un proceso tradicional de cuentas por pagar sea aún más larga de lo esperado.
Tediosos procesos de introducción de datos
En otros casos, puede ocurrir que un informe o factura se presente y apruebe sin ningún contratiempo. Esto reduce significativamente el tiempo que transcurre antes de que llegue al proceso de pago, pero también el proceso de pago puede ser largo.
Esto se debe principalmente a las tediosas tareas manuales de introducción de datos. Muchas empresas confían en los humanos para procesar el pago de las facturas a mano. Si se tiene en cuenta que muchas empresas procesan cientos de facturas al mes, la cantidad de tiempo dedicado a las tareas de introducción de datos se vuelve más grave.
Como resultado, los pagos tardan más en enviarse debido a la enorme cantidad de facturas que hay que procesar manualmente.
Errores humanos
Cuando se procesan manualmente grandes cantidades de facturas, también aumenta la posibilidad de que se cometan errores humanos. Los errores humanos pueden provocar errores en la introducción de datos, pagos incorrectos o falta de comunicación entre departamentos.
Esto puede dar lugar a pérdidas financieras, retrasos en los pagos y deterioro de las relaciones con los proveedores. Además, los errores humanos pueden causar retrasos en el proceso de aprobación o en el proceso de pago, lo que puede dar lugar a recargos por demora u otras penalizaciones financieras.
Exceso de papeleo
Los procesos tradicionales de cuentas por pagar también son propensos a provocar un exceso de papeleo. Esto se debe principalmente al elevado volumen de papeleo que conllevan los procesos manuales de cuentas por pagar, incluidas facturas, órdenes de compra, recibos y otros documentos. Como resultado, tu equipo de cuentas por pagar puede verse abrumado por la gestión de grandes volúmenes de transacciones.
Además, como se ha mencionado anteriormente, el procesamiento manual es una tarea que requiere mucho tiempo y es propensa a altas tasas de error. Esto puede dar lugar a ineficiencias, mayores posibilidades de fraude y costos más elevados para tu empresa.
Alto potencial de fraude
Cuando el dinero sale de tu empresa, la mayoría de las veces pasa inadvertido por el departamento de cuentas por pagar. Esto hace que el proceso de cuentas por pagar sea vulnerable al fraude y resulte de lo más atractivo para los estafadores, tanto internos como externos.
Un estafador interno podría, por ejemplo, enviar pagos a proveedores ficticios o manipular facturas o informes. Por lo tanto, siempre debes estar atento a posibles acciones fraudulentas que puedan poner en peligro a tu organización.
Un tipo de fraude externo que puede poner en peligro a tu empresa es el fraude de facturas de proveedores. Este tipo de fraude se produce cuando un estafador presenta una factura para su pago, alegando haber proporcionado bienes o servicios a tu empresa. La factura puede corresponder a un servicio o producto legítimo, pero el precio puede haber sido inflado o el proveedor puede haber cobrado por bienes o servicios que en realidad no se prestaron.
El fraude en las facturas de proveedores puede ser difícil de detectar, especialmente si el proveedor fraudulento ha conseguido establecer una relación con tu empresa y tiene acceso a facturas legítimas u otra documentación.
Las desventajas de un ciclo tradicional de cuentas por pagar pueden tener un gran impacto para la eficiencia y la seguridad de tu empresa. Sin embargo, las desventajas de las que hemos hablado anteriormente pueden solucionarse fácilmente automatizando el proceso de cuentas por pagar. En la siguiente sección, analizaremos cómo puedes automatizar tu proceso de cuentas por pagar y cuáles son sus ventajas.
Automatización del proceso de cuentas por pagar
La automatización puede resolver muchos de los problemas a los que se enfrenta la gente a la hora de procesar sus cuentas por pagar. Hoy en día, los sistemas de gestión financiera, como el Klippa SpendControl, te permiten automatizar varios pasos de tu proceso de cuentas por pagar, incluyendo:
- Envío automático de facturas e informes – las facturas y los informes se pueden enviar automáticamente, por ejemplo, reenviando tus correos electrónicos con archivos adjuntos automáticamente a tu sistema de gestión financiera. Esto elimina la necesidad del reenvío manual y facilita el proceso de cuentas por pagar.
- Captura de datos de todas las facturas e informes enviados – Cuando se envía una factura o un informe, los datos pueden capturarse automáticamente e insertarse en tu sistema de gestión mediante el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). La tecnología OCR convierte el texto en datos legibles electrónicamente al reconocer los caracteres. Esto elimina la necesidad de realizar tareas manuales de introducción de datos.
- Automatización del proceso de autorización – El proceso de autorización puede automatizarse enviando automáticamente los documentos presentados a la persona responsable de la aprobación para que los valide. Estas secuencias también pueden acortarse. Por ejemplo, si el importe de la factura es inferior a un límite determinado, puedes aplicar reglas personalizadas que garanticen que no se requiere autorización.
- Sincronización de todos los datos con tu software de contabilidad – Cuando se inicia el proceso de pago, tus datos se pueden sincronizar automáticamente con tu ERP o software de contabilidad preferido. La automatización de este paso elimina otra tarea que consume mucho tiempo y de la que tu equipo de cuentas por pagar se ocupa a diario.
La automatización de los pasos mencionados anteriormente ofrece grandes ventajas. En la siguiente sección, analizaremos qué ventajas puede obtener tu empresa al automatizar el proceso de cuentas por pagar.
Ventajas de automatizar el proceso de cuentas por pagar
Como se ha comentado en la sección anterior, algunas partes del proceso de cuentas por pagar pueden automatizarse para mejorar la precisión y la eficacia.
Veamos las cinco ventajas principales de automatizar el proceso de cuentas por pagar:
- Ahorro de tiempo
- Reducción de costos
- Mayor conocimiento y perspectiva general
- Reducción de los errores humanos
- Minimización del riesgo de fraude
Ahorro de tiempo
Como ya se ha mencionado, los procesos tradicionales de cuentas por pagar generan un exceso de papeleo que tarda horas en procesarse manualmente. Goldman Sachs llegó a afirmar que los profesionales de cuentas por pagar dedican alrededor del 30% de su valioso tiempo a obtener datos y responder a consultas.
La automatización de estas tareas con una solución de entrada de datos disminuye la cantidad de esfuerzo humano necesario y, por tanto, reduce drásticamente el tiempo dedicado a tareas tediosas.
Las horas ahorradas gracias a la automatización pueden ahora invertirse en tareas que realmente marcan la diferencia. Además, agiliza el proceso de cuentas por pagar automatizando tareas como el envío de facturas para su aprobación, la elaboración de informes de pago y la conciliación de extractos de proveedores. Esto puede ayudar a liberar tiempo para otras tareas y mejorar la eficiencia general del proceso.
Reducción de costos
Como ya se ha mencionado, la automatización reduce el tiempo necesario para procesar las facturas y efectuar los pagos, lo que puede ayudar a reducir los costos de mano de obra. Además, reduce la necesidad de papel y otros documentos físicos, lo que disminuye el costo de suministros y almacenamiento.
Mayor conocimiento y perspectiva general
Además de la cuestión de los costos y el tiempo, la automatización del proceso de cuentas por pagar puede ofrecer una mejor perspectiva de tus gastos, permitiéndote hacer un mejor seguimiento de las facturas y los pagos. Esto puede ayudar a garantizar que las facturas se pagan a tiempo y a los proveedores correctos. Con los sistemas automatizados de cuentas por pagar, puedes controlar y seguir fácilmente el estado de las facturas, los pagos y las declaraciones de los proveedores.
Además, te permite obtener información en tiempo real sobre los pagos y las facturas, lo que te permite tomar decisiones informadas sobre las relaciones con los proveedores y el flujo de caja.
Reducción de los errores humanos
Como ya hemos comentado, una desventaja de los métodos tradicionales de gestión de facturas es el error humano. También dijimos que los errores en las facturas pueden alargar significativamente el proceso de facturación, ya que tiene que retroceder en el proceso de validación.
La automatización del proceso de cuentas por pagar puede reducir la cantidad de introducción manual de datos necesaria para procesar las facturas y realizar los pagos. Esto puede ayudar a reducir el riesgo de errores causados por tipografías, introducción incorrecta de datos u otros errores.
Minimización del riesgo de fraude
Dado que el procesamiento manual de facturas es vulnerable a la explotación, la automatización del proceso de cuentas por pagar puede minimizar el riesgo de fraude. La automatización también ayuda a garantizar que todos los pagos se realizan con precisión y de acuerdo con criterios predefinidos. Esto reduce el riesgo de actividades fraudulentas como la indebida apropiación de fondos, los pagos duplicados y los proveedores fantasma.
Los procesos automatizados también mejoran el seguimiento y la trazabilidad de los pagos, lo que permite identificar e investigar fácilmente cualquier transacción sospechosa.
En Klippa, te ayudamos a facilitar tus procesos de cuentas por pagar proporcionándote una solución de gestión financiera, llamada Klippa Spendcontrol. Nuestra solución te ayuda a obtener los frutos de todos los beneficios mencionados anteriormente.
En la siguiente sección, explicaremos el poder de Klippa SpendControl con más detalle y lo que puede hacer por ti para mejorar tu proceso de cuentas por pagar.
Automatiza el proceso de cuentas por pagar con Klippa SpendControl
Con Klippa SpendControl, la automatización de tu proceso de cuentas por pagar se siente como un paseo por el parque. La solución te permite procesar fácilmente tus cuentas por pagar en unos cuantos pasos sencillos:
- Envía tu informe o factura a través del buzón de Klippa, la aplicación web o la aplicación móvil.
- SpendControl extrae automáticamente todos los datos de pago del documento enviado mediante la tecnología de extracción de datos impulsada por IA.
- El informe o la factura se pueden asignar al responsable de aprobación adecuado de tu empresa a través de un flujo de trabajo de aprobación de varios niveles.
- La aprobación se realiza con sólo pulsar un botón en la aplicación móvil o en la aplicación web.
El documento aprobado contiene todos los datos necesarios para ser registrado en tu sistema de contabilidad o programa ERP. Klippa proporciona una sugerencia de registro para el proveedor, incluyendo una cuenta de libro mayor, código de IVA, importe(s), centro de costo y proyecto.
Implementando Klippa SpendControl en tu proceso de cuentas por pagar, puedes beneficiarte de aún más ventajas además de las que hemos explicado anteriormente en el artículo.
SpendControl te permite:
- Comparar los extractos de tus tarjetas de crédito con los pagos tanto de gastos como de facturas.
- Utilizar el análisis a nivel de píxel incorporado de Klippa para rastrear intentos de fraude en los documentos presentados.
- Aplicar tu política de cuentas a pagar mediante reglas empresariales inteligentes y automatizar el proceso de aprobación.
- Obtener información sobre los costos incurridos por categoría, persona, proyecto, centro de costos, período y departamento.
- Sincronizar tus datos con tu sistema de contabilidad o programa ERP para agilizar tu contabilidad.
- Tener acceso las 24 horas del día, los 7 días de la semana, a todos tus documentos, que se guardan por hasta 10 años en un entorno seguro en la nube.
¿Quieres mejorar el proceso de cuentas por pagar de tu organización? ¿Buscas una solución para automatizar tu forma de trabajar? Reserva una demostración gratuita a continuación para ver cómo nuestra solución puede ayudarte, o ponte en contacto con uno de nuestros especialistas de SpendControl para obtener más información.