Toda empresa tiene la ambición de crecer. Sin embargo, aunque muchas comparten esta aspiración, sólo unas pocas logran pasar de la fase inicial de crecimiento.
La mayoría de las empresas caen en la trampa de creer que si algo funcionaba antes, no hay necesidad de cambiarlo. Al fin y al cabo, fueron esos procesos los que dieron lugar al primer gran avance. ¿Te suena familiar? Por desgracia, éste no es el enfoque correcto.
Lo que muchos no reconocen es que el crecimiento conlleva nuevos retos. Más personal, clientes y recursos significan más papeleo, datos y gastos. Y, por desgracia, la mayoría de los flujos de trabajo tradicionales no son sostenibles a largo plazo. La cuestión es que, si te quedas anclado en las viejas costumbres, pronto tocarás un límite que te impedirá seguir creciendo.
¿Quieres evitar cometer el mismo error? Buena elección. Tenemos justo lo que necesitas. Escalar tu negocio es la clave para evitar este destino. Añadir operaciones escalables en tus procesos diarios garantiza un funcionamiento sin problemas incluso cuando el crecimiento es rápido.
Si no estás seguro de cómo empezar o de lo que implica la ampliación, no te preocupes: te cubrimos las espaldas. Te explicaremos las ventajas de escalar tu empresa, te daremos consejos para asegurarte de que alcanzas tus objetivos y hablaremos de los mejores procesos para escalar. Disfruta leyendo este blog, porque seguro que te prepara para el éxito.
¿Qué son los procesos escalables?
En primer lugar, pongámonos de acuerdo sobre qué son los procesos escalables. La escalabilidad en la empresa se refiere a algo que puede adaptarse fácilmente a los cambios en un entorno de trabajo. Por ejemplo, en el caso de un mayor volumen de documentos, personas, pedidos, etc.
Imagina que tienes una semana laboral normal, pero de repente, en lugar de tus 30 clientes habituales, tienes el doble. ¿Podrías manejarlo sin sobrecargarte de trabajo? En realidad, sí, si tienes procesos empresariales escalables. En lugar de buscar frenéticamente más personal o llamar a tus proveedores en estado de pánico, podrás centrarte en lo que más importa: tus clientes.
¿Cómo? Este tipo de procesos se establecen de forma que funcionen igual independientemente del aumento de empleados o clientes. Esto significa que seguirás siendo igual de eficiente y productivo y que seguirás ofreciendo resultados de primera clase sin quebrarte la espalda mientras lo haces. La ampliación puede lograrse empleando un software más eficaz, mejorando los procesos de delegación y toma de decisiones, o creando nuevas normas que puedan soportar mayores volúmenes.
Básicamente, la mayoría de los procesos pueden beneficiarse de la escalabilidad. Pero los que requieren mucha creatividad o conexión personal pueden ser más difíciles de escalar. La mejor opción sería buscar áreas en las que la tecnología pueda utilizarse para agilizar o acelerar los procesos.
Por qué tu empresa necesita escalabilidad operativa
No nos cansaremos de mencionarlo. Tener un modelo de negocio escalable es absolutamente crucial si tienes previsto seguir creciendo. Te permite adaptarte a cualquier cambio en el momento oportuno. De este modo, puedes ampliar tu empresa sin comprometer la calidad o la rapidez con la que entregas tus productos o prestas tus servicios a los clientes.
Si empiezas ahora, podrás beneficiarte del crecimiento de tu empresa sin añadir costos operativos adicionales una vez establecidos los procesos. Disponer de la infraestructura necesaria para gestionar un desarrollo rápido puede ayudarte a evitar los atascos que se producen en las empresas que no son escalables.
Míralo de este modo. Cuando tu empresa no es escalable, se vuelve rígida. Nuevas normas de seguridad de datos que no se pueden aplicar fácilmente, registros impresos que ocupan mucho espacio y no son móviles, un proceso de incorporación muy largo y clientes frustrados… no parece el futuro de tus sueños, ¿verdad?
Veamos cómo puedes enfocar el crecimiento de tu empresa desde el ángulo correcto. Sigue leyendo para obtener consejos sobre cómo ampliar tu empresa y llegar a lo más alto.
Los 5 mejores consejos para escalar una empresa
A pesar de todas sus ventajas, la ampliación de procesos empresariales no es para los débiles de corazón. Sólo el 22% de las empresas consiguen escalar. Para lograr el éxito a largo plazo, se necesita algo más que unas cuantas aplicaciones sofisticadas. La pregunta es, ¿cómo puedes crear un proceso que sea eficaz ahora y que siga siendo eficiente cuando tu empresa crezca? Por suerte, tenemos la respuesta. Estos son los cinco mejores consejos para escalar tu empresa.
Evalúa tus procesos actuales
Antes de tomar cualquier decisión sobre cómo puedes escalar tu negocio, haz una evaluación de tus procesos actuales. Aunque seas un visionario, no puedes mejorar aquello de lo que no eres plenamente consciente. Para empezar, haz una lista de todos los procesos relevantes para el funcionamiento de tu empresa.
Piensa en términos de crear registros contables, pagar facturas, incorporar a tus clientes o introducir nuevas personas en el equipo. Describe el proceso completo y anota qué empleados o equipos son responsables de él. Identifica con qué frecuencia ocurre y cuánto tiempo lleva.
Simplifica y estandariza
A estas alturas, es probable que estés empezando a reconocer cuáles de tus operaciones pueden no ser adecuadas cuando duplicas tu volumen normal. Un buen punto de partida sería entender cómo puedes simplificarlas y estandarizarlas. Fíjate en los procesos con demasiados pasos o puntos de feedback y haz que tu misión sea simplificarlos.
Encuentra la forma de eliminar los pasos que no benefician a nadie pero que llevan demasiado tiempo. Y asegúrate de que haya un flujo de toma de decisiones coherente. Recuerda que lo que funciona para un equipo de 15 personas no funcionará para un equipo de 150 personas. Los equipos más grandes y los mayores volúmenes exigen estandarización e instrucciones claras.
Elimina los procesos manuales innecesarios
Decide qué tareas pueden automatizarse por completo. Cuantos más procesos puedas automatizar, más fácil te resultará a largo plazo.
Los equipos más pequeños pueden encargarse fácilmente de algunos procesos manuales, pero cuando la carga de trabajo crece, es mucho más sensato automatizar el proceso en lugar de contratar a 10 personas más para la misma tarea repetitiva. Además, de esta forma, podrás centrarte en las tareas que realmente son vitales para el crecimiento de tu empresa.
Haz que toda la información sea fácilmente accesible
No puedes decir que tu empresa es escalable si alguien tiene que pasar por varias personas cuando necesita acceder a un documento determinado. Digitaliza tus archivos, documentos relevantes o procesos de trabajo y utiliza un almacenamiento en la nube de confianza. Establece un sistema automatizado de autorización en lugar de gestionarlo caso por caso.
Tu objetivo debe ser mantener los mismos plazos de entrega, incluso cuando la mitad de tu equipo trabaja de forma remota. No puedes permitirte retrasos que podrían haberse evitado si hubieras escalado este aspecto de tu negocio.
Establece flujos de trabajo
Una vez optimizados todos los procesos, hay que asegurarse de que todo funcione a la perfección. Establece un flujo de trabajo fácil de seguir y claro para todas las personas implicadas. Incluye etapas como la generación de ideas, la toma de decisiones, el desarrollo, el feedback, la aprobación, la elaboración de informes, las medidas, etc. A continuación, adjunta los procesos que hayas optimizado a una parte del flujo de trabajo.
Cuando estés satisfecho con el flujo, adelante. Ponlo a prueba. Comprueba qué funciona y qué no. Recuerda que no es de una vez por todas. Siempre es buena idea mantenerse al día de la evolución del mercado y de las necesidades de tu empresa. Mantente flexible.
Los 5 mejores procesos escalables
Esperamos que a estas alturas estés lo suficientemente inspirado para hacer que tu empresa sea escalable. Ahora que ya sabes qué implica la escalabilidad y cómo empezar, vamos a analizarlo más a fondo. En la siguiente sección, repasaremos los 5 principales procesos escalables que te ayudarán en esta aventura.
Incorporación de clientes
Seguro que alguna vez has estado en la situación de un cliente que se siente increíblemente frustrado por el tiempo que tarda en incorporarse a una nueva empresa. ¿Recuerda lo que sentiste la última vez que tuviste que hacer cola o firmar un montón de formularios? Apostaríamos a que no quieres que tus clientes se sientan así.
Escalar tu proceso de incorporación cambia las reglas del juego. Puede reducir el tiempo de incorporación de un nuevo cliente en al menos un 70%. Con el Software de Verificación de Identidad de Klippa, puedes establecer un proceso de verificación de identidad a prueba de errores que puede ser completado en minutos en lugar de horas haciendo verificaciones manuales. Tanto tú como tus clientes salen ganando.
Atención al cliente
Hay más formas de escalar los procesos empresariales centrados en el cliente. Puedes reducir significativamente el número de llamadas y correos electrónicos a tu servicio de atención al cliente creando páginas de preguntas frecuentes actualizadas o implementando chatbots equipados con toda la información relevante.
Sin embargo, cuando tus clientes te llamen, asegúrate de que la accesibilidad a la información de la que hablábamos antes esté disponible. Los agentes de atención al cliente podrán ayudar mucho más rápido si pueden acceder a todos los datos necesarios con un solo clic.
Introducción de datos
Se sabe que los humanos somos propensos a cometer errores. La buena noticia es que puedes evitar los errores humanos automatizando todo lo relacionado con la introducción manual de datos. Menos tiempo invertido, más dinero ahorrado, menos errores cometidos. ¿No es ese el objetivo? Creemos que sí.
Al automatizar estos procesos, aumentas inmediatamente tu escalabilidad. Con la ayuda de plataformas IDP (Procesamiento Inteligente de Documentos) como Klippa DocHorizon, el creciente número de documentos que necesitas procesar no afecta negativamente a tu eficiencia y productividad general. Estas soluciones pueden reconocer cualquier documento en cuestión de segundos, extraer de él los datos relevantes y categorizarlo de la forma que tu empresa requiera.
Gestión de recursos humanos
El claro indicio de que ya no puedes posponer más la ampliación de tus operaciones es el crecimiento del número de nuevos empleados. Cuantas más personas se incorporan a tu empresa, más difícil resulta hacer un seguimiento de sus planes de trabajo individuales.
Para encaminar los procesos de RRHH, puedes pasar a formato digital todo lo que necesite una firma. O crear tu propio centro de información. Mejor aún si puedes organizar un proceso de incorporación totalmente digital. El objetivo debe ser un proceso de incorporación que se pueda poner en marcha sin la presencia constante de RRHH.
Procesos contables
Probablemente puedas predecir lo que va a ocurrir si no tienes tu contabilidad ordenada antes de que te afecte el crecimiento acelerado. Puro caos. Afortunadamente, si empiezas ahora a hacer escalables tus procesos contables, tienes una gran oportunidad de evitarlo. Existen muchas soluciones digitales para la gestión financiera, como Klippa SpendControl.
Estas soluciones te permiten gestionar tus gastos y facturas de compra en un entorno digital. Cuando tu proceso de cuentas por pagar está automatizado, obtienes una perspectiva general mucho más clara, ahorras mucho tiempo y dinero y minimizas el riesgo de fraude. Se acabó el tener que buscar manualmente una factura que te enviaron hace un año o pedir disculpas a tus proveedores por no pagar a tiempo. También es una herramienta práctica para gestionar los gastos de tus empleados, incluso en equipos que crecen rápidamente.
Aumenta tu escalabilidad corporativa con Klippa
A estas alturas, deberías estar preparado para tomar tu siguiente decisión importante: ¿qué servicios puedes utilizar para hacer que tus procesos empresariales sean escalables? Sería un honor para nosotros poder ayudarte. Para facilitarte la búsqueda, te explicamos cómo puedes escalar tu negocio con nosotros.
Con Klippa DocHorizon, puedes olvidarte de la introducción manual de datos. Este producto es fácil de desarrollar y está debidamente documentado, por lo que podrás fácilmente integrar algunos componentes en tu software existente.
- Escanea, extrae y categoriza datos de la mayoría de tipos de documentos u objetos (por ejemplo, medidores de servicios públicos o etiquetas de precios) con una sofisticada aplicación móvil.
- Digitaliza todo tipo de documentos en cuestión de segundos con nuestra solución IDP ( Procesamiento Inteligente de Documentos) para no tener que volver a ordenar montones de papeles.
- Ahorra hasta un 70% de tu tiempo con el procesamiento automatizado de documentos. Ofrecemos soporte para una amplia gama de documentos en varios idiomas, como facturas, recibos, documentos de identidad, pasaportes, licencias de conducir y muchos más.
Klippa SpendControl es tu solución si quieres escalar tus procesos de gestión de gastos y facturas.
- En unos pocos clics, puedes añadir, procesar y aprobar tus gastos y facturas a través de la aplicación móvil o en la web.
- Siéntate y relájate porque el software de Klippa detectará automáticamente si alguna de las facturas o recibos enviados son fraudulentos.
- Disfruta de integraciones perfectas con el software de contabilidad de tu elección. También disponible en Marca Blanca con tu propia identidad corporativa.
En función de tus necesidades, podemos encontrar la respuesta perfecta ofreciéndote un producto listo para usar o trabajando juntos en una solución personalizada.
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