Las organizaciones con mejores resultados son las que basan sus decisiones en información actualizada y precisa. Sin embargo, muchas empresas tienen dificultades a la hora de obtener información, sobre todo si esta información se encuentra en una gran variedad de fuentes. Estas organizaciones suelen tratar con formatos de información no estructurados, como imágenes o documentos escaneados, lo que dificulta la extracción de datos.
Esto supone un gran problema cuando las organizaciones tienen que procesar cientos, miles o incluso millones de documentos al mes. Procesar grandes cantidades de documentos no estructurados y convertirlos en formatos listos para la empresa no es lo más óptimo, ya que es propenso a errores, caro e ineficaz.
Por suerte, existen diferentes métodos para automatizar el trabajo manual que consiste en extraer información de documentos digitales o físicos. Tecnologías como el Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) y la Inteligencia Artificial (IA) suelen ser clave para ayudar a las empresas a extraer información de forma eficiente.
En este artículo, exploraremos qué es la extracción de información, cómo funciona, sus ventajas, casos de uso y presentaremos una solución que puede ayudar a tu organización a automatizar la extracción de información.
¡Empecemos!
¿Qué es la extracción de información?
La extracción de información es el proceso de extraer información de formatos no estructurados (ej., PNG, JPEG, PDF) y convertirla en formatos estructurados, editables, con capacidad de búsqueda y legibles por un dispositivo técnico (ej., JSON, CSV, XLSM). A menudo, las empresas obtienen datos listos para el negocio convirtiendo PDF a Excel.
La extracción de información permite la consolidación de datos. Múltiples fuentes de información, normalmente mal organizadas y completamente desestructuradas, pueden convertirse en información útil que puede almacenarse o analizarse aún más.
Disponer de información clara sobre el modo de funcionamiento de tu organización es la base para hacer un análisis crítico del proceso de toma de decisiones, mejoras del servicio, proyecciones de ventas y optimización de costos, entre otras cosas.
Entonces, ¿cómo puede tu empresa extraer información? En general, existen tres técnicas de extracción de información para empresas:
- Extracción de Información Manual
- Extracción de Información Automatizada
- Extracción de Información Automatizada con Human-in-the-loop
1. Extracción de Información Manual:
La extracción manual de información es el acto de obtener información manualmente a partir de una fuente de datos. Esto ocurre en muchos procesos empresariales. En tu empresa, por ejemplo, puede que tengas un empleado procesando facturas.
El empleado lee el documento físico o digital y escribe la información en tu software de cuentas por pagar. Éste puede ser un método práctico cuando hay que extraer información de pocos documentos.
Sin embargo, extraer la información manualmente es repetitivo, lleva mucho tiempo y es propenso a errores, lo que genera gastos innecesarios. Por eso, muchas empresas recurren a soluciones automatizadas para administrar el proceso de extracción de información.
2. Extracción de Información Automatizada:
Entonces, ¿cómo pueden las empresas automatizar la extracción de información? Con un software de extracción de información que utilice tecnologías como el OCR y la IA, las empresas pueden extraer automáticamente información de cualquier tipo de documento.
El OCR, en pocas palabras, es una tecnología que puede convertir una imagen a texto. Las tecnologías de IA, por otro lado, ayudan a reconocer la información, clasificar los documentos y verificar la información. En términos sencillos, la IA da sentido a la información extraída y reconoce campos de datos, como el número de factura o el importe total.
La combinación de IA y OCR permite que el software de extracción de información extraiga datos de los documentos con precisión y rapidez. Con el software de extracción de información integrado con estas tecnologías, el proceso de extracción de información puede realizarse en cuestión de segundos.
Veamos una tercera forma de extraer información de documentos.
3. Extracción de Información Automatizada con Human-in-the-loop:
La automatización Human-in-the-loop combina las dos formas anteriores. Incluso con la tecnología más avanzada, es casi imposible extraer datos de documentos con una precisión del 100% todo el tiempo.
En algunos casos, un 1% de errores en la extracción de información puede costar ya millones de euros a las empresas. Por eso, en muchos casos, combinar lo mejor de los humanos y lo mejor de la Inteligencia Artificial puede dar los mejores resultados.
Hagamos un cálculo sencillo. Supongamos que tu organización procesa 1.000.000 documentos al mes. Supongamos que cada error (por documento), en promedio, te cuesta 100 euros. El 1% de los errores equivaldría a 1.000.000 euros.
Por eso algunas industrias prefieren combinar la automatización con la inteligencia humana para minimizar los errores costosos.
Ahora que ya conoces la definición de extracción de información y los métodos, veamos más de cerca el proceso automatizado con software.
¿Cómo extraer información automáticamente?
Con el software de OCR, tu organización puede procesar automáticamente cualquier tipo de documento o imagen en cuestión de segundos. Pero, ¿cómo es el proceso de extracción de información?
El proceso de extracción de información de un documento suele funcionar de la siguiente manera:
- Subida del documento – En primer lugar, hay que subir el documento no estructurado al software. Esto puede hacerse vía web, correo electrónico, ordenador o dispositivo móvil. A menudo, la forma más fácil de hacerlo es tomar una foto con un dispositivo móvil utilizando un SDK de escaneo de documentos. El archivo de entrada puede enviarse al software en múltiples formatos no estructurados, como JPG, PDF, PNG, TXT y muchos otros.
- Imagen a TXT – Una vez subido el documento al software, comienza la extracción real de la información. El único problema es que el ordenador aún no puede leer lo que hay en el documento o la imagen. Por lo tanto, la imagen debe transformarse en un archivo TXT mediante OCR.
- Conversión del formato de la información – en el último paso, el software de extracción de información lee el archivo TXT y lo convierte en un formato estructurado como JSON, XML y CSV. Una vez hecho esto, la información se almacena en una base de datos o se pasa a otro software.
Ahora que ya sabemos cómo extraer la información de documentos de texto no estructurados, veamos cómo esto puede beneficiar a tu empresa.
Los beneficios clave de la extracción automatizada de información
Muchas empresas están aprovechando las soluciones de extracción de información automatizada impulsadas por la IA para obtener diversos beneficios.
Los principales beneficios de utilizar una solución de extracción de información automatizada incluyen:
- Mejora de la precisión hasta >95%.
- Aumenta la productividad de los empleados por 6 horas a la semana
- Reduce los costos operativos hasta en un 70%
- Escalabilidad para la expansión del negocio
- Tiempo de respuesta más rápido
Mejora de la precisión hasta >95%.
Sustituir la introducción manual de datos por la extracción automatizada de información reduce drásticamente los errores costosos. Las máquinas cometen menos errores que los humanos, ya que no se cansan ni se distraen.
Manejar grandes cantidades de información manualmente suele aumentar la posibilidad de que se produzcan errores en la introducción de datos. Por ejemplo, un número de factura puede escribirse mal o pasarse por alto fácilmente.
Automatizar el proceso de extracción de información de los documentos dará lugar a datos más precisos en general. Con información más precisa, podrás tomar decisiones empresariales más acertadas y precisas.
Aumenta la productividad de los empleados 6 horas a la semana
Con la extracción automatizada de información, los empleados pueden dejar atrás las tediosas tareas manuales. La automatización no sólo es más rápida, sino que los empleados pueden realizar más trabajo relacionado con tu negocio principal en el mismo periodo de tiempo.
De hecho, una encuesta realizada por Smartsheet concluyó que la automatización de tareas repetitivas libera el tiempo de los empleados por 6 o más horas a la semana. Esto supone una enorme diferencia en la productividad de casi una jornada laboral completa.
Reduce los costos operativos hasta en un 70%
Una de las razones más comunes para que las empresas automaticen la extracción de información es el dinero. La extracción manual de información representa más horas de trabajo para los empleados o incluso la contratación de más personas para realizar tareas manuales.
Los estudios demuestran que la extracción manual de información suele suponer un costo de procesamiento más elevado, de un 60% a un 70% más caro que una alternativa automatizada.
Escalabilidad para la expansión del negocio
Cuando una empresa crece, crece también la cantidad de documentos entrantes y salientes que hay que procesar y almacenar. Las empresas no quieren aumentar su personal sólo porque necesitan extraer información de más documentos. Eso alejaría a la empresa de su actividad principal.
Esto puede evitarse adoptando una solución automatizada para extraer la información. Como resultado, la empresa puede ampliar su negocio sin tener que preocuparse de grandes volúmenes de documentos.
Tiempo de respuesta más rápido
Extraer información de un documento manualmente está restringido a una sola persona a la vez, lo que puede dar lugar a un largo tiempo de respuesta. Esto puede provocar que los papeles se acumulen, que los empleados o clientes esperen una respuesta, etc. Con un software de extracción de información, los tiempos de respuesta pueden pasar de días o semanas a unos pocos segundos.
Ahora que conocemos las ventajas principales de la extracción automática de información, veamos sus casos de uso.
Casos de Uso de la Extracción de Información
Existen varios casos de uso en los que la extracción de información marca la diferencia. Esto es válido no sólo para las grandes organizaciones, sino básicamente para cualquier empresa que maneje una cantidad considerable de documentos. Lo más probable es que trabajes con fuentes de información como facturas, recibos, tarjetas de identificación, medidores de servicios públicos, etiquetas de precios y documentos de identidad.
En la siguiente lista encontrarás algunos de los casos de uso más comunes de la extracción de información (la lista no es exhaustiva):
- Automatización de Cuentas a Pagar
- Incorporación de Clientes Automatizada
- Extracción de PDF a Excel
- Conversión de Imagen-a-Texto
- Procesamiento de recibos para campañas de fidelización
- Automatización de Entrada de Datos
- Extracción de información de PDF
- Recolección de Datos para Reclamaciones por Daños de Carteles
- Extracción de Firmas de los Documentos
Es bastante interesante ver cómo las diferentes aplicaciones de la extracción automatizada de información pueden maximizar el beneficio de muchas industrias. Si no ves tu caso de uso aquí, no te preocupes, hay una alta probabilidad de que podamos ayudarte con tu caso de uso específico.
Echemos un vistazo a nuestra solución, Klippa DocHorizon.
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Klippa se especializa en la automatización de la extracción de información para cualquier flujo de trabajo relacionado con documentos. Con años de dedicación, Klippa DocHorizon se creó para ayudar a organizaciones de todo el mundo a acelerar el proceso de extracción de información de diversos objetos y tipos de documentos.
Con Klippa DocHorizon, no sólo puedes automatizar la extracción de información, sino también clasificar, convertir, anonimizar y verificar cualquier documento gracias a la tecnología OCR integrada con la IA. No importa a qué retos de automatización de documentos te enfrentes, Klippa puede automatizarlo por ti.
Si tu organización está buscando una solución para extraer información de los documentos, DocHorizon es la solución perfecta para ti.
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