La captura de datos es crucial para el funcionamiento de las empresas. Con 97 zettabytes de datos creados sólo en 2022 (en todo el mundo), no es sorprendente que los datos se consideren uno de los bienes más valiosos para las empresas.
Por desgracia, más del 80 % de los datos empresariales están atrapados en formatos no estructurados, como documentos, correos electrónicos, archivos PDF e imágenes. Se dice que uno de los mayores retos para las empresas es convertir los datos no estructurados en datos estructurados, con capacidad de búsqueda y legibles por máquinas. Sin embargo, este proceso es necesario para utilizar los datos en una tarea o proceso concreto, por ejemplo, introducirlos en un programa informático o utilizarlos en una hoja de Excel.
Aquí es donde entra en juego la captura de datos.
Pero empecemos por el principio. Primero queremos definir qué es la captura de datos, guiarte a través del proceso de captura de datos y terminar con un método de captura de datos que te facilite empezar.
¿Cuál es la definición de captura de datos?
La captura de datos es el proceso de extraer información estructurada y no estructurada de cualquier tipo de documento (en papel o electrónico). A continuación, esta información se transforma en un formato legible por máquina, de modo que pueda almacenarse, procesarse y utilizarse con mayor eficacia.
Tradicionalmente, la captura de datos se hace manualmente, pero la cantidad de información que las empresas tienen que procesar hoy en día ha impulsado los avances tecnológicos en el campo de la Inteligencia Artificial (IA). Esto ha llevado a la tecnología a llevar el proceso de captura de datos a nuevas alturas a través de la automatización. Pero hablaremos de esto más adelante.
En primer lugar, veamos el proceso de captura de datos, ya que ayuda a entender qué es la captura de datos y cómo funciona.
El proceso de captura de datos
Normalmente, el proceso de captura de datos comienza con un formulario completado por una persona. Pongamos como ejemplo: Un paciente visita al médico por primera vez y tiene que responder a un cuestionario. El nombre, la dirección y otros datos relevantes se escriben en el formulario (a papel).
Pero, ¿cómo se puede utilizar ahora la información proporcionada? Alguien tiene que introducir los datos en un sistema electrónico o una base de datos para digitalizar la información del paciente. Sólo entonces los datos del paciente resultan accesibles y útiles para las personas que los necesitan.
En resumen, el proceso de captura de datos es el siguiente:
- Los datos se reciben en forma de imagen, correo electrónico, documento, etc.
- Los datos se extraen y recogen (manual o automáticamente) para poder guardarlos en formato digital
- Los datos extraídos pueden utilizarse para otros procesos
Para obtener datos se pueden utilizar distintos métodos. La mayoría de estos métodos hacen que la recolección de datos sea más precisa, sencilla, rápida, transparente y eficaz. Pero veamos los distintos métodos en detalle.
Métodos de captura de datos
El método de captura de datos utilizado difiere en gran medida en función del tipo de empresa y de la información necesaria. Durante mucho tiempo, los datos se han capturado manualmente, lo que (con el crecimiento de las empresas) resulta ser demasiado lento y propenso a errores.
Analicemos a continuación los distintos métodos disponibles:
Captura manual de datos
Como ya se ha mencionado brevemente, la captura manual de datos ha sido el método utilizado durante muchos años. Este método sigue siendo adecuado para empresas con volúmenes de datos reducidos, pero también presenta varios inconvenientes.
La calidad de los datos capturados está limitada por la persona que los extrae y recoge. Este método ha dado lugar a costosos errores, por lo que no es de sorprender que las empresas intenten sustituir la captura de datos manual por la captura de datos automatizada.
Captura de datos automatizada
Los datos pueden encontrarse en varios formatos, lo que hace que la captura manual de datos sea un reto, ya que no es escalable. Con la captura de datos automatizada, las empresas pueden extraer y recolectar datos de diversos formatos con gran precisión y en un par de segundos, lo que la hace mucho más escalable.
Esto es posible gracias a las siguientes tecnologías:
- Reconocimiento óptico de caracteres (OCR) → El OCR se utiliza para convertir texto en datos legibles por máquina leer y extraer texto de documentos escaneados, archivos PDF, imágenes, etc. para que los datos sean utilizables. El OCR se utiliza mucho en sectores con un gran volumen de datos, como el medico, los seguros o las finanzas.
- Reconocimiento inteligente de caracteres (ICR) → El ICR es una variante del OCR y está ampliamente adoptado por bancos y organizaciones financieras. Esta tecnología es capaz de leer caracteres manuscritos y convertirlos en datos significativos legibles por máquina.
- Procesamiento inteligente de documentos (IDP) → Con tecnologías basadas en IA combinadas con OCR, IDP es capaz de automatizar los flujos de trabajo de procesamiento de documentos. IDP permite extraer, clasificar y verificar datos.
Hay muchos métodos más para la captura de datos, como la Lectura Óptica de Marcas (OMR), el Web Scraping, las Tarjetas de Banda Magnética y las Tarjetas Inteligentes, que las empresas pueden explotar. Para que este blog sea fácil de leer, sólo hemos cubierto los cuatro métodos anteriores.
El camino a seguir es el uso de la captura automatizada de datos, ya que es mucho más adecuada para las empresas que operan hoy en día. A continuación explicaremos las ventajas de la captura automática de datos.
Ventajas de la captura de datos automatizada
La captura de datos automatizada no sólo te permite capturar datos con mayor precisión y en un par de segundos. Le proporciona a tu empresa muchas más ventajas. Analicémoslas a continuación.
- Mejora la satisfacción de los empleados → ¿Alguna vez has intentado copiar manualmente información de un archivo PDF? Exactamente. No funciona. La captura manual de datos hace que la vida de los empleados sea innecesariamente frustrante y lenta. Con la captura de datos automatizada se puede reducir la carga de trabajo y hacerla más eficiente, ya que elimina la necesidad de introducir datos manualmente. Esto hace que los empleados estén más contentos y les permite centrarse en tareas productivas y valiosas.
- Menos errores → Con el tiempo, los humanos se fatigan y pierden la concentración, lo que provoca errores y equivocaciones costosas. Con una solución automatizada, los errores humanos se reducen drásticamente y se evitan errores costosos.
- Mejora la seguridad → Almacenar documentos impresos puede, en primer lugar, ocupar mucho espacio, pero también son difíciles de almacenar de forma segura. La información confidencial y sensible podría quedar expuesta a personas no autorizadas. Con las soluciones automatizadas de captura de datos, esto es historia. Existen algunas soluciones que permiten encriptar y enmascarar la información sensible, protegiéndola de fugas de datos y accesos no autorizados.
- Acceso centralizado → Almacenar los documentos a papel en un archivo hace imposible acceder a los datos desde ubicaciones remotas. Esto significa que los procesos se ralentizan y los flujos de trabajo se interrumpen. Con la captura de datos automatizada, los datos se pueden almacenar en la nube, lo que permite que varias personas y departamentos tengan acceso a los datos necesarios.
- Mejora la toma de decisiones → Con el método de captura de datos más eficiente, la captura de datos automatizada, las empresas pueden recolectar más datos con precisión y sin retrasos. Esto permite a las empresas basar sus decisiones en información precisa, fiable y actualizada.
- Disponible las veinticuatro horas del día → ¿Operas a nivel internacional? Entonces es importante que tengas acceso a los datos necesarios las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Con una solución automatizada que almacena los datos en una nube, los empleados de todo el mundo no están restringidos a horarios de apertura o ubicación geográfica. Los datos están accesibles cuando y donde quieras.
Con estas ventajas, queda bastante claro cómo la captura de datos automatizada puede beneficiar a tu empresa. Para visualizar la captura de datos automatizada y mostrar el proceso en acción, queremos hablar de algunos casos de uso típicos de la captura de datos automatizada.
Sectores que utilizan la captura de datos automatizada
A continuación analizamos cinco sectores con distintos casos de uso de la captura de datos automatizada para entender su importancia. La lista no es exhaustiva.
- Banca
- Contabilidad
- Legal
- Recursos Humanos
- Ventas (retail)
Banca
La captura de datos automatizada se utiliza normalmente en el sector bancario para:
- Procesar documentos bancarios como formularios de apertura de cuentas, extractos bancarios, declaraciones de impuestos, solicitudes de tarjetas de crédito, solicitudes de transferencia de fondos y mucho más.
- Validar y organizar los datos de identificación de los clientes.
- Verificar identidades y documentos KYC con, por ejemplo, identificación biométrica e informar de los fraudes detectados.
Contabilidad
Las empresas de contabilidad tienen que procesar un gran volumen de datos en varios formatos. Por ello, la captura automatizada de datos puede beneficiar enormemente al sector:
- Ser más capaces de gestionar el alto volumen de documentos como facturas, recibos, declaraciones de impuestos, hojas de pago y mucho más.
- Flujos de trabajo de aprobación de gastos empresariales mejorados y más rápidos
- Introducción de datos automatizada
Legal
La mayoría de las veces los abogados tienen varios clientes a la vez. Esto genera una gran cantidad de información y datos. Por lo tanto, la captura automatizada de datos es estupenda para:
- Procesar documentos legales como contratos, permisos y otros documentos legales.
- Simplificar el proceso de incorporación de nuevos clientes.
- Mejorar los flujos de trabajo y centralizar los datos en una sola ubicación.
Recursos Humanos
En sus operaciones cotidianas, RRHH depende en gran medida de los datos para gestionar eficazmente a sus empleados. Con las soluciones automatizadas de captura de datos, RRHH puede:
- Actualizar las hojas de pago y las nóminas automáticamente.
- Acelerar el proceso de incorporación de los empleados.
- Acelerar las evaluaciones previas a la contratación.
Ventas (retail)
El sector de ventas puede utilizar la captura de datos automatizada de varias formas:
- Utilizando la información encriptada de los códigos de barras para hacer un seguimiento del inventario.
- Mejorando la experiencia del cliente mediante el uso de códigos QR para dirigir a los clientes a páginas web, documentos u otra información.
- Procesando documentos de proveedores como facturas u órdenes de compra.
Ahora que ya hemos hablado de los distintos métodos de captura de datos, de las ventajas de la captura de datos automatizada y de cómo es la solución en práctica, es posible que te preguntes cómo empezar e implementar una solución de este tipo en tu propia empresa.
¿Cómo empezar con la captura de datos automatizada?
En general, hay muchas soluciones de software OCR que son capaces de automatizar la captura de datos, Klippa es una de ellas. Con los SDKs de escaneo móvil de Klippa la captura de datos se vuelve realmente fácil ya que pueden convertir dispositivos móviles en máquinas de captura de datos.
Mediante la implementación de SDKs móviles de Klippa, tus empleados pueden capturar documentos con su teléfono móvil y extraer rápidamente toda la información relevante. A continuación, los datos pueden guardarse en tu propia base de datos o sistema electrónico como Enterprise Resource Planning (ERP) o contabilidad para su procesamiento posterior.
Nuestra solución de software móvil simplifica todo el proceso ya que proporcionamos las siguientes características con nuestros SDKs:
- Comentarios al usuario en tiempo real → Guía a los usuarios a la hora de tomar una foto (por ejemplo, “Acércate al documento”, “Mantén la cámara quieta” y “Condiciones demasiado oscuras”), para que la calidad de la imagen capturada sea lo más alta posible.
- Manejo de condiciones de poca luz (oscuridad extrema) → Los usuarios pueden encender el flash a través del control de flash, lo que le ayuda a obtener la imagen más clara posible.
- Recorte automático de imágenes → Nuestro SDK de escaneo reconoce los bordes de un documento y lo recorta automáticamente. Esto hace que el proceso de obtener una imagen limpia y de alta calidad sea muy cómodo.
- Mejora de la imagen → La calidad del documento se mejora gracias a las funciones de procesamiento de imágenes de nuestro SDK de cámara para garantizar la mejor calidad de imagen posible para la extracción de datos.
- Detección automática de varios tipos de documentos → Esto hace que nuestros SDKs sean adecuados para varias industrias y permite a los usuarios cambiar entre tipos de documentos si es necesario.
- Alta precisión en la extracción de datos (hasta el 95%) → Solo los datos precisos son datos valiosos. Nuestros SDKs de escaneado combinados con OCR garantizan una alta precisión, lo que le permite a los usuarios utilizar los datos extraídos para otros procesos empresariales.
Además, nuestras soluciones cumplen con el GDPR, ya que no guardamos ninguna información tuya o de tus clientes en nuestra base de datos. Los SDKs de Klippa son personalizables y están bien documentados, por lo que es súper fácil implementarlos en tu propia solución.
¿Tú también quieres capturar datos de forma más precisa y eficiente para mejorar tu negocio? Obtén más información sobre nuestros SDK de escaneo móvil programando una demostración gratuita a continuación o poniéndote en contacto con uno de nuestros expertos.