Todos los meses, los departamentos de contabilidad de todo el mundo tienen que lidiar con las facturas de los proveedores. Mientras éstas se acumulan, uno de los mayores retos del proceso contable es verificarlas. Es importante verificar la exactitud de todas las facturas recibidas por la empresa antes de autorizar el pago.
Para verificar la factura, es necesario cotejar todos los detalles de la compra (mencionados en la factura) con otros documentos (por ejemplo, la orden de compra). Este proceso de verificación se denomina cotejo de facturas y puede convertirse en una tarea muy tediosa si se realiza manualmente.
Pero antes de hablar de cómo se puede mejorar este proceso manual, analizaremos qué es 2-way matching, cómo funciona y por qué es importante en las cuentas por pagar.
¿Qué es el two-way matching?
El two-way matching, también conocido como combinacion de dos vías o combinación de órdenes de compra, es un proceso que verifica las discrepancias entre la factura y la orden de compra (PO), comparando detalles específicos tanto en la factura como en la orden de compra. Una vez completado este proceso, la factura se aprueba y se paga o se deniega.
Si los dos documentos no coinciden, la factura se retiene sin pagar hasta que se atiendan o corrijan los errores.
Por lo general, las empresas utilizan el two-way matching para reducir el tiempo dedicado a la verificación de facturas, evitar el riesgo de error humano y garantizar que los importes de las facturas son correctos.
Ahora que ya sabemos qué es el two-way matching, deberíamos echar un vistazo a cómo funciona el proceso de cotejo de facturas.
Cómo funciona el two-way matching de facturas
El proceso de cotejo de facturas consta de varios pasos que debe seguir un contable. Estos pasos son los siguientes:
Paso 1: Una empresa recibe una factura de un proveedor por los bienes/servicios solicitados mediante la orden de compra.
Paso 2: La factura se almacena manualmente en la base de datos de la empresa receptora y se coteja con el pedido correspondiente.
Paso 3: La forma en que se ejecuta este paso viene determinada por la denominada tolerancia. Los valores de tolerancia se establecen de antemano y deciden la acción a tomar cuando los documentos coinciden (o no). Pueden darse dos situaciones:
- Situación 1: Si se cumple la tolerancia, la factura se aprueba y se paga.
- Situación 2: Si no se cumple la tolerancia y se producen discrepancias entre la factura y el pedido, la factura se pone en espera. En este caso, la factura no se aprueba ni se paga. El gestor de cuentas por pagar tiene que resolver manualmente el problema.
Paso 4: La factura se aprueba manualmente o se devuelve al proceso de cotejo de facturas para su aprobación. Una vez aprobada la factura, se programa el pago y se completa la transacción entre la empresa y el proveedor.
Si crees que este proceso no le ofrece a tu empresa suficiente seguridad contra el fraude en las facturas, también puedes optar por diferentes tipos de cotejo de facturas. Los describiremos brevemente en la siguiente sección.
Tipos comunes de cotejo de facturas
Aunque el two-way matching es la forma más sencilla y directa de cotejar facturas, no es el único tipo de cotejo. Algunas empresas optan por la combinación de facturas de tres o cuatro vías, lo que aumenta drásticamente el nivel de complejidad, pero también el nivel de seguridad y precisión.
Veamos rápidamente cómo funcionan estos métodos.
Three-way matching (combinación de tres vías)
En su mayor parte, el two-way matching y el three-way matching siguen el mismo proceso. La diferencia principal es que el three-way matching compara una factura, una orden de compra y un recibo de la factura. Sólo cuando los tres documentos coinciden, la factura se aprueba y se paga.
Four-way matching (combinación de cuatro vías)
Con el four-way matching, la complejidad y, por tanto, la seguridad del proceso aumentan realmente. En primer lugar, el departamento de recepción almacena los datos del recibo de entrega que acompaña a una compra y se asegura de que se inspeccionan todos los artículos para comprobar que las cantidades son correctas. A continuación, el departamento emite un comprobante de inspección.
A continuación, se cotejan la orden de compra, el comprobante, la nota de inspección y la factura. Sólo si toda la información coincide, se aprueba y paga la factura.
Suena bastante complejo y lento. Entonces, ¿por qué tendría que pasar un departamento de contabilidad por estos procesos?
¿Por qué es importante el two-way matching en las cuentas por pagar (AP)?
La respuesta es muy sencilla: el two-way matching es un proceso esencial que garantiza que las discrepancias, los errores o incluso la falta de honestidad del proveedor no den lugar a pagos incorrectos.
Veamos un ejemplo. Una empresa envía una orden de compra para un juego de muebles de oficina nuevos por un precio de 10.000 dólares. El proveedor recibe, revisa y acepta la orden de compra y, a continuación, entrega los muebles solicitados.
Después de introducir manualmente toda la información en tu base de datos y de cotejar el pedido y la factura, descubres que, por error o deliberadamente, el proveedor emitió un recibo por valor de 12.000 dólares. Aquí es donde el two-way matching te ayuda a descubrir el error y garantiza que la factura no se pague inmediatamente. Gracias a este proceso, ¡te has ahorrado 2.000 dólares!
Aunque esto es una gran noticia, por supuesto, todavía hay muchas cosas que pueden salir mal si el proceso de cotejo de facturas se hace manualmente. Los datos inexactos, los largos flujos de aprobación y pago, la falta de concentración de los empleados y los documentos fraudulentos hacen que el two-way matching sea un proceso frágil.
Pero no tiene por qué ser así, ya que el proceso de cotejo de facturas puede automatizarse con software. Veamos a continuación una posible solución.
Automatiza el cotejo de facturas con el software de Klippa
Anteriormente, mencionamos algunas cosas que podrían salir mal en un proceso manual de cotejo de facturas. Con un software basado en OCR para el procesamiento de cuentas por pagar como Klippa SpendControl, estos retos son historia. SpendControl puede ayudarte a automatizar el two-way matching desde el primer paso (entrada de datos) del cotejo de facturas.
La introducción de datos de órdenes de compra, facturas y otros documentos es un paso crucial en el proceso de cotejo, ya que todo el proceso se basa en esta información. Como nuestro software es capaz de introducir datos automáticamente en tu sistema de contabilidad, se evitan los errores humanos derivados de la introducción manual de datos.
En general, el software de Klippa es capaz de leer y extraer datos relevantes de facturas, órdenes de compra y otros documentos con la ayuda de OCR. Esto significa que la variedad de documentos que intervienen en el proceso de cotejo pueden ser registrados de forma fiable y la información almacenada en tu base de datos.
Dado que todos los documentos pasan del formato físico al digital, el software es capaz de compararlos y cotejarlos automáticamente. Esto es posible gracias a las condiciones especificadas antes del proceso de cotejo. Estas condiciones, determinadas por ti, le indican al software a qué información debe prestar atención en un documento. Así es como se ve el two-way matching cuando está automatizado.
Klippa SpendControl puede ayudar a tu equipo de contabilidad con aún más funciones. Tu equipo de contabilidad puede establecer reglas personalizadas que determinen qué ocurre cuando los documentos cumplen o no ciertas condiciones. Esto se traduce en flujos de trabajo automatizados en los que los documentos se trasladan instantáneamente a las personas relevantes dentro de tu proceso de cuentas por pagar, ahorrando tiempo y esfuerzo.
Además, nuestro software puede reconocer automáticamente documentos fraudulentos y duplicados, ayudándote a pagar siempre las cantidades correctas.
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