Cada año que pasa, los controles KYC (Conoce a Tu Cliente) adquieren mayor importancia para las empresas de todos los sectores. Presumiblemente, estás aquí porque tú también necesitas integrar los controles KYC en tu proceso de incorporación.
Ya sea porque es obligatorio en tu sector o para proteger tus intereses, implementar KYC es una sabia elección. Nunca es mala idea identificar y verificar que tus clientes son quienes dicen ser. Es más, es la única forma de garantizar que no se produzca lavado de dinero o fraude a cuenta tuya.
Dado que no es sostenible asegurar la autenticidad de tus clientes basándote en lo sinceros que parecen, hay una serie de documentos acordados que se requieren para las pruebas KYC. ¿Tienes curiosidad por saber más al respecto? ¡Estupendo! No te mantendremos en suspenso mucho tiempo.
En este blog, vamos a discutir qué son exactamente los documentos KYC, explorar los diferentes tipos de documentos involucrados, e incluso destacar algunas de las ventajas de la automatización de tu proceso KYC.
¿Qué son los documentos KYC y cuáles son necesarios?
La documentación ” Conoce a tu cliente ” consiste en los documentos que te ayudan a verificar la identidad de tu cliente y a obtener cualquier información relevante para tu sector empresarial. En general, los documentos KYC se dividen en tres tipos: Prueba de identidad, Prueba de dirección y Prueba de ingresos. En los siguientes párrafos, examinaremos más detenidamente cada uno de ellos y explicaremos qué documentos pueden utilizarse para tales fines.
Documentos de prueba de identidad
Los documentos de prueba de identidad son la columna principal de todos los procesos KYC. No es difícil adivinar que se utilizan para confirmar si los datos recibidos son correctos y pertenecen a una persona real.
Por lo general, tendrás que verificar un número de identificación único, información personal como el nombre, la edad, el sexo o la firma, y una fotografía.
Los pasaportes, documentos nacionales de identidad y licencias de conducir son los documentos más solicitados para este fin. Pero la lista no se limita a estas formas de identificación.
Dependiendo del país y de las medidas de seguridad específicas, también puedes utilizar uno de los siguientes documentos:
- Partida de nacimiento
- Certificado de ciudadanía
- Credencial electoral (en México, India, Jamaica)
- Tarjeta de Salud (en Canadá)
- Tarjeta bancaria con fotografía (a menudo se utiliza para cheques en establecimientos comerciales)
Documentos de prueba de dirección
Aunque los documentos de prueba de identidad suelen ser suficientes para las comprobaciones de KYC, adquirir un comprobante de dirección es igual de vital en algunos casos.
Como su nombre indica, estos documentos son esenciales para confirmar la residencia de una persona en una dirección concreta. Por ejemplo, si formas parte del sector financiero, puede que necesites verificar que tus clientes viven en la dirección que indicaron durante el proceso de incorporación.
Cuando solicites documentos de prueba de dirección, asegúrate de su validez. Estos documentos no deben tener más de tres meses de antigüedad y deben mostrar un nombre que coincida con el que figura en los documentos de prueba de identidad facilitados por tu cliente.
Además, debe ser visible que el documento ha sido emitido por una organización reconocida de forma oficial con una dirección, un nombre y un logotipo.
Los ejemplos de documentos de prueba de dirección son:
- Facturas enviadas a la dirección de tu cliente (por ejemplo, facturas de servicios públicos)
- Extractos bancarios
- Cartas municipales
- Cartas de seguros
- Carta de empleo
- Contrato de alquiler/hipoteca
- Formulario de cambio de domicilio autorizado
Documentos de prueba de ingresos
Las pruebas de ingresos se utilizan con menos frecuencia, pero su importancia es innegable. Este tipo de documento es necesario para obtener información precisa sobre cuánto ganan tus clientes durante un periodo de tiempo. Así puedes asegurarte de que tienen una fuente de ingresos estable y pueden cumplir con sus obligaciones.
Por ejemplo, en el sector financiero no puedes quedarte sin este tipo de pruebas. Con compromisos financieros a largo plazo, como hipotecas y préstamos, es esencial evaluar todos los riesgos antes de tomar la decisión de prestar una importante suma de dinero.
Las hojas de pago son los documentos más utilizados para comprobar los ingresos. Sin embargo, hay más formas de verificar el nivel de ingresos de tus clientes. Puedes hacerlo solicitando:
- Carta de declaración de impuestos
- Extracto bancario
- Declaración de pagos ordenados por la corte (por ejemplo, manutención de los hijos y pensión)
- Prueba de subsidio por desempleo
- Recibos de pensión
- Carta de prueba de ingresos
Aunque te hemos ofrecido un resumen bastante completo de todos los documentos KYC, consulta los reglamentos de tu sector y país para ver qué documentos son necesarios en tu caso particular.
Documentos KYC obligatorios para bancos e instituciones financieras
KYC no es la única obligación legal para el sector financiero. Las regulaciones CDD (Debida Diligencia del Cliente) y AML (Anti-Lavado de Dinero) también son obligatorias. Y puesto que la verificación de los datos de tus clientes es una obligación tanto según la CDD como la AML, las pautas KYC te permiten cumplir con ambas regulaciones.
En general, para conseguir que tus clientes se incorporen, debes obtener un conjunto completo de documentos KYC. Siempre tendrás que pedir tanto una prueba de identidad como una prueba de dirección. Y, en el caso de los créditos, las hipotecas y las tarjetas de crédito, también tienes que pedir una prueba de ingresos.
Así pues, un posible conjunto de documentos para tu proceso de KYC sería:
- Pasaporte/DNI
- Factura/carta oficial enviada a la dirección de tu cliente
- Nóminas de un año o extracto bancario.
No obstante, para los bancos y las instituciones financieras, el proceso KYC no termina con la verificación inicial. También es necesario determinar el nivel de riesgo que puede plantear cada cliente tras su incorporación. En este caso, también son obligatorias la EDD (Debida Diligencia Reforzada) y la supervisión periódica de las transacciones financieras de tu cliente para detectar cualquier actividad sospechosa.
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Con todos los documentos que necesitas para llevar a cabo una verificación KYC exhaustiva, imagínate el tiempo que te va a llevar evaluar manualmente a cada cliente. Y cuantos más clientes tengas, más empleados necesitarás responsables únicamente del proceso KYC. Son gastos adicionales que consumen tus ingresos.
Automatizar todos los pasos, o al menos conseguir una automatización parcial, revolucionará tu negocio. Las funciones de seguridad del software de verificación de identidad actual permiten realizar comprobaciones más exhaustivas que la simple evaluación visual que se realiza al revisar manualmente los documentos. Por lo tanto, automatizar este proceso no sólo es más rápido, sino también más seguro.
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