¿Alguna vez te has preguntado qué ocurre cuando el entendimiento operativo entre los departamentos de una empresa no está alineado? Tristemente, esto es muy común en muchas empresas, y puede conducir rápidamente al caos, a malentendidos y a estructuras empresariales indefinidas.
Si esta es la base de tu empresa, es muy probable que tus empleados no estén satisfechos con su trabajo, se produzcan errores y baje el rendimiento empresarial. Esto significa que será difícil ampliar tu empresa, ya que las operaciones no funcionan bien.
¿Cómo puedes evitarlo? Una posible solución es la implementación de reglas de negocio bien definidas. Al ser reglas predefinidas, aportan estructura y determinan las responsabilidades, por lo que reducen los errores. Pero hablaremos de ello más adelante.
En este blog, explicaremos primero qué son las reglas de negocio y por qué son importantes, continuaremos con las razones por las que las reglas de negocio deben automatizarse y terminaremos con una posible solución de automatización.
¡Empecemos!
¿Qué son las reglas de negocio?
Las reglas de negocio se establecen para definir cómo deben realizarse los procesos de negocio. Pretenden ser instrucciones específicas que describen cómo deben completarse las actividades empresariales.
Las reglas de negocio añaden un cierto nivel de control a los procesos empresariales y, cuando se aplican correctamente, reducen las incoherencias, los malentendidos y los errores.
En general, las reglas de negocio se integran en los flujos de trabajo de aprobación dentro de tu organización, como la aprobación de facturas o la aprobación de gastos empresariales, para hacer que tu negocio sea más eficiente en cuanto a costos y tiempo.
Ahora que sabemos qué son las reglas de negocio, queremos explicar por qué son importantes.
¿Por qué son importantes las reglas de negocio?
En resumen, las reglas de negocio son importantes porque hacen que tu empresa sea más eficiente. Esto se nota especialmente cuando tu empresa crece y los flujos de trabajo se hacen más complejos.
La adición de un conjunto de normas aclara las expectativas de los procesos empresariales, ayuda a los empleados a alcanzar los objetivos de la organización y, por lo tanto, reduce los errores innecesarios y costosos.
Ahora ya sabemos qué son las reglas de negocio y por qué son importantes para las empresas. Echemos un vistazo a diferentes ejemplos de reglas de negocio, para que puedas imaginar cómo serían las reglas de negocio en tu propia organización.
Ejemplos de reglas de negocio
Las reglas de negocio pueden aplicarse de muchas formas distintas. A continuación, expondremos algunos ejemplos para que visualices cómo podrían aplicarse las reglas de negocio en tu empresa. Pero ten en cuenta que esta lista no es exhaustiva:
- Aprobación de facturas
- Asignación de empleados a tareas determinadas
- Aprobación de gastos de viaje
Aprobación de facturas
La aprobación de facturas como parte del proceso de cuentas por pagar es un asunto delicado (especialmente cuando se hace manualmente). Más a menudo de lo esperado, las empresas tienen que lidiar con incoherencias que rápidamente conducen a fraudes de facturas y otros errores.
Con las reglas de negocio, esto puede limitarse o incluso evitarse, ya que pueden añadirse condiciones a los flujos de trabajo empresariales que distribuyen la responsabilidad financiera asignada a los empleados. Se puede asignar a distintos usuarios un nivel de permiso diferente que les permita aprobar o no determinados gastos.
A modo de ejemplo: Podrías establecer reglas como “Si el importe total de una factura es superior a “x” se requiere la aprobación adicional de un gerente para finalizar la compra.”
Asignación de empleados a tareas determinadas
Como ya hemos dicho, las reglas de negocio ayudan a clarificar los procesos y las expectativas. Con las reglas de negocio, las tareas pueden asignarse fácilmente a determinados empleados mejorando el flujo de los procesos empresariales.
De este modo, queda claro quién es responsable de cada parte de un proceso empresarial y quién está autorizado a aprobar determinados tipos de gastos, lo que reduce el tiempo y los errores.
A modo de ejemplo: Una regla de negocio podría ser “Sólo el gerente de un departamento está autorizado a emitir pagos en nombre del equipo”.
Aprobación de gastos de viaje
Cuando los empleados necesitan viajar por motivos de trabajo, los gastos se acumulan. Para optimizar el proceso de aprobación de gastos de viaje, se pueden aplicar reglas de negocio. Una regla de negocio podría, por ejemplo, darle a los empleados la autoridad para aprobar gastos hasta una cierta cantidad sin permiso adicional.
Por otro lado, una regla de negocio puede determinar cuándo un informe de gastos de viaje necesita una revisión adicional o la aprobación de una autoridad superior. Esto puede hacerse manualmente, pero funciona mucho mejor cuando se hace automáticamente. En la sección siguiente se explica por qué se hace de esa manera.
¿Por qué automatizar las reglas de negocio?
Implementar reglas de negocio por sí mismas sigue requiriendo que las personas las sigan y las ejecuten. Esto da lugar a errores e incoherencias. Combinar las reglas de negocio con la automatización le permite a las empresas implementarlas como parte de sus flujos de trabajo empresariales.
De este modo, las tareas y la información se envían automáticamente a las personas responsables, que pueden ejecutar las acciones necesarias.
He aquí un ejemplo: Imagina a contables revisando facturas. Cuando detectan incoherencias, los contables tienen que emitir manualmente una alerta y redirigir la factura a la persona adecuada para resolver el problema. En el peor de los casos, incluso tienen que enviar un documento físico a la persona responsable.
Al automatizar todo el flujo de trabajo, los documentos se digitalizan y pueden fluir automáticamente a las personas adecuadas. Esto puede hacerse con un par de clics, lo que requiere un esfuerzo mínimo para aprobar o rechazar una factura.
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Esto conduce a flujos de aprobación rápidos, empleados satisfechos y cifras de negocio precisas. Además, la perfecta integración de Klippa SpendControl con tu software de contabilidad existente te permite gestionar fácilmente tu proceso de cuentas por pagar sin tener que cambiar entre múltiples sistemas.
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