Dado que fraudes como el robo de identidad van en aumento, los procesos de Conoce a Tu Cliente (KYC) son más importantes que nunca para prevenir el fraude y garantizar el cumplimiento de la legislación contra el lavado de dinero (AML). Para ello, las organizaciones utilizan varios softwares, como el Software de Verificación de Identidad, para asegurarse de que los clientes son quienes dicen ser durante el proceso de incorporación.
Sin embargo, con el pasar del tiempo, los datos de los clientes, las normas de almacenamiento de datos y los requisitos de AML cambian. Esto exige un enfoque nuevo y diferente para recibir y actualizar los datos como una extensión del proceso KYC, que también se conoce como remediación KYC.
La remediación KYC es el proceso de actualización, limpieza y revisión periódica de la información que tienes de tus clientes. Tienes la información relacionada con KYC de tus clientes obtenida a través de documentos como el DNI o cualquier otro documento obligatorio. Estos datos deben actualizarse con frecuencia en función de dos factores. En primer lugar, en función de la regulación existente en tu sector de actividad. En segundo lugar, en función del nivel de riesgo AML asignado a tu cliente según su información.
Debido al gran número de documentos que hay que revisar, algunas empresas no realizan esta importante tarea. Otras se sienten completamente abrumadas y no saben cómo cumplir con esta obligación de forma eficaz y eficiente.
Afortunadamente, hemos creado este artículo para explicarte cómo poner en marcha un proceso de remediación KYC eficaz y adaptado para tu sector. Descubre cómo cumplir con la ley de la forma más sencilla posible leyendo este artículo.
¿Por qué es importante la remediación KYC?
La importancia de la remediación KYC se basa en muchos factores. Tu organización debe asegurarse de que la información que posee sobre tus clientes es precisa, relevante y está actualizada. Pero ten en cuenta de que la razón principal para llevar a cabo la remediación KYC es seguir cumpliendo con las regulaciones KYC y AML.
Echemos un vistazo a los puntos clave para resaltar la importancia de realizar una verificación de este tipo.
Las regulaciones KYC y AML están evolucionando constantemente
Cuando las regulaciones cambian, es posible que no sepas de inmediato cuáles de tus clientes deben actualizar su información o documentos. Por ejemplo, algunos documentos deben actualizarse cada tres meses, como la Prueba de Residencia.
Las empresas que no lleven a cabo la corrección KYC corren el riesgo de infringir la legislación KYC y AML y enfrentarse a una multa severa. Solo en 2020, el número de multas impuestas por la Inteligencia AML fue de más de 20 billones de euros. Más adelante en este artículo, damos consejos sobre cómo estar al tanto de las regulaciones.
Las regulaciones KYC y AML evolucionan constantemente para adaptarse al ritmo de los estafadores y delincuentes financieros. Los gobiernos o las autoridades financieras actualizan estas regulaciones. Al realizar correcciones periódicas de KYC, te aseguras de que sigues cumpliendo la legislación más reciente de tu país y sector.
Los datos no actualizados representan un alto riesgo para cualquier organización
Guardar información anticuada de tus clientes puede ser un riesgo para tu negocio porque estarías trabajando con datos irrelevantes. Podrías encontrarte trabajando con delincuentes o estafadores sin saberlo. De hecho, la falta de visibilidad sobre los cambios relacionados con la situación de tu cliente puede ser tu punto débil.
Dado el hecho de que estás trabajando con información sensible, también tienes que cumplir con el GDPR. Uno de los artículos del GDPR establece que las empresas tienen que eliminar los datos sensibles de sus clientes cuando estos estén desactualizados o ya no se utilicen. Esto se denomina “derecho al olvido“. En pocas palabras, si los datos están obsoletos, ya no te son útiles, por lo que puedes eliminarlos.
Estar lo más cerca posible a las necesidades de tus clientes
Es importante estar al tanto de los cambios en la vida de tus clientes, y de si estos cambios afectan su capacidad para formar parte de tu negocio. Además, al conocer mejor sus vidas, puedes ofrecerles la mejor solución posible para su situación. Por ejemplo, puedes adaptar tu oferta de servicios en función del nuevo domicilio de tu cliente. Al estar cerca de las necesidades de tus clientes, puedes ofrecerles un mejor servicio y, por tanto, construir una relación de confianza.
Todas estas razones te muestran la importancia de llevar a cabo un proceso de remediación KYC: estar atento a los cambios, a los riesgos que pueden representar los datos desactualizados y permanecer cerca de las necesidades de tus clientes. Dado que puede resultar tedioso revisar tu lista de clientes, algunas partes de la remediación KYC pueden automatizarse. Para hacerlo con eficacia, necesitas un proceso sencillo y eficaz, del que hablaremos a continuación.
Cómo es el proceso de remediación KYC
En cierto modo, la corrección de KYC puede considerarse una extensión del proceso de incorporación de clientes, ya que revisarás los documentos de tus clientes y determinarás qué falta y dónde.
Hay varios pasos que deben realizarse sistemáticamente para garantizar el cumplimiento. Algunos llevan mucho tiempo si se hacen manualmente. Afortunadamente, la tecnología actual permite que algunos de estos pasos se realicen automáticamente.
Veamos los pasos que se dan durante el proceso de remediación KYC y cuáles pueden automatizarse.
Paso 1: Revisa las nuevas regulaciones
Las regulaciones KYC y AML cambian a lo largo del tiempo para mantenerse al día con los estafadores. Por ejemplo, las regulaciones se actualizan para prevenir fraudes como el robo de identidad, la falsificación de documentos, etc. Por este motivo, el primer paso en el proceso de remediación KYC es examinar las nuevas regulaciones y requisitos AML o KYC en tu país de operaciones.
De hecho, en Europa se han introducido más de 5 nuevas regulaciones en los últimos tres años. Si no sigues de cerca los cambios, no podrás aplicarlos. Como resultado, dejarás de cumplir con las regulaciones y posiblemente te enfrentarás a multas y a un mayor riesgo de brechas de seguridad.
Paso 2: Revisa tu cumplimiento
Una vez que conozcas los cambios, debes asegurarte de que sigues cumpliendo con las nuevas reglas. ¿Tu organización ya cumple la ley? ¿Hay alguna documentación nueva que tengas que pedirle a tu cliente? ¿Hay algún cambio en la forma en que debes almacenarse la información sensible?
Hacer un seguimiento de los cambios en la regulación te ayudará a adaptar tus procesos para garantizar el cumplimiento de las regulaciones KYC y AML.
Paso 3: Adapta tu proceso KYC para cumplir con la regulación actual
Paso 3: Adapta tu proceso KYC para cumplir con la regulación actual
Ahora puedes empezar a adaptar tu proceso de KYC. Para que tu organización siga cumpliendo con los nuevos cambios, debes ponerlos en práctica lo antes posible.
Rastrea y actualiza las diferentes formas en las que realizabas la incorporación KYC. Ajusta y aplica las diferentes formas de hacer la remediación KYC.
Mientras tanto, probablemente estés incorporando nuevos clientes. Puedes hacerlo de acuerdo con las nuevas regulaciones.
Paso 4: Verifica si faltan datos o están desactualizados
¿Con qué frecuencia revisas si los datos de tus clientes están actualizados? Probablemente no lo suficiente. Las personas se mudan, los documentos caducan o, en general, sus vidas cambian y, por tanto, también sus datos. Por eso, es posible que los datos que obtuviste de tus clientes hace un año ya no sean exactos.
Con los cambios en la regulación, es posible que necesites más información de los clientes que no les pediste durante su incorporación. O incluso puede que tengas que eliminar algunos datos porque ya no son necesarios.
Trabajar con datos desactualizados o que no están completos es un riesgo que debes tomar en serio. Puede llevar a una oferta que ya no se adapte a la situación actual del cliente o a que un cliente cambie de un nivel de riesgo a otro.
Paso 5: Ponte en contacto con tus clientes para obtener la información que falta
Al llevar a cabo la corrección de KYC, puedes darte cuenta de que te faltan ciertos documentos o información de tu cliente. Ponte en contacto con ellos y obtén toda la información necesaria. Por ejemplo, podría tratarse de una prueba de residencia más reciente, según exige una nueva regulación.
Una vez hecho esto, tu información y tu base de datos estarán actualizadas y más parecidas a la situación real de la base de clientes.
Paso 6: Repítelo
Los pasos descritos anteriormente deben repetirse para cada cliente y en función de su nivel de riesgo. Se recomienda asignar un plazo específico de revisión para cada nivel de riesgo. Los indicadores generales de riesgo son: la ubicación del cliente, el tipo de cliente (particular o empresa), el volumen y el importe de la transacción, y cómo se ha realizado (en efectivo o a través de una cuenta bancaria). A partir de ahí, se puede evaluar el nivel de riesgo.
Por ejemplo, la mayoría de las empresas trabajan de la siguiente manera:
- Un nivel de riesgo AML bajo requiere una revisión KYC cada 24 o 36 meses.
- Un nivel de riesgo medio pide una revisión cada 12 a 24 meses.
- Para un nivel de riesgo alto, se cuenta de 6 a 12 meses.
Las nuevas regulaciones también pueden significar una forma de asignar el nivel de riesgos. Al incorporar a un cliente, le has asignado un nivel de riesgo que puede representar en relación con el AML. Ahora puedes reevaluar el nivel de riesgo de cada cliente que tengas basándote en las actualizaciones de las regulaciones AML y KYC.
El proceso de remediación manual requeriría que tus empleados y responsables CDD emplearan una cantidad significativa de tiempo para asegurarse de que los datos están actualizados. Esto incluiría pedirle a tus clientes que presenten documentos, verificar los documentos, introducir datos en la base de datos y actualizar el perfil del cliente.
Se trata de un proceso que lleva mucho tiempo y que hay que repetir para cada cliente cada vez que sus datos queden obsoletos o caduque la validez de la información facilitada.
Por suerte, existen formas para que las empresas automaticen algunos pasos del proceso de remediación KYC. Las siguientes secciones presentan las ventajas de esta automatización y te introducen a un proveedor de soluciones apropiado.
Cómo puedes automatizar algunos pasos de tu proceso de remediación KYC
Con las tecnologías modernas y la accesibilidad a varios programas informáticos, puedes automatizar algunas partes del proceso de remediación KYC.
Por ejemplo, ya no es necesario que tus empleados envíen correos electrónicos manualmente a los clientes cuando tengan que presentar documentos para actualizar su información. Hay un montón de herramientas de automatización de correo electrónico que pueden automatizar eso para ti mediante la configuración de reglas. Por ejemplo, puedes configurar una regla para que se envíe un correo electrónico recordatorio a los clientes 1 mes antes de que caduque el documento de identidad.
Del mismo modo, puedes eliminar la introducción manual de datos y la verificación de documentos con un software OCR adecuado, como Klippa DocHorizon. Ya no es necesario pasar incontables horas revisando correos electrónicos, descargando los documentos recibidos de los clientes, leyendo los documentos, verificando su validez e introduciendo la información necesaria en la base de datos. Dado que estas son las tareas que pueden causar mayores retrasos en tu proceso de remediación KYC, vamos a explicar con más detalle cómo DocHorizon puede ayudarte a automatizarlas.
Actualiza y ordena la información del cliente automáticamente
Klippa DocHorizon es un software basado en la IA que utiliza la tecnología OCR para convertir una imagen o un documento a texto estructurado. Con este software, puedes extraer la información recibida de tus clientes en forma de imagen, correo electrónico o documento automáticamente.
Una vez extraída la información y convertida a texto legible digitalmente, el programa puede configurarse para introducirla automáticamente en tu base de datos. La conexión entre el software y tu base de datos puede establecerse mediante API.
El software también es capaz de detectar el fraude de documentos mediante el análisis de datos EXIF. Esto añade una capa de seguridad adicional cuando se trabaja con muchos documentos y se minimiza el riesgo de aceptar y procesar documentos falsificados.
Dicho esto, todos los documentos recibidos de tus clientes pueden digitalizarse y el software puede incluso clasificar o etiquetar los documentos en función de sus características con la IA.
Al utilizar DocHorizon puedes eliminar la introducción manual de datos y automatizar partes de tu flujo de trabajo para la remediación de KYC. ¿Y por qué deberías hacerlo? Échale un vistazo a los beneficios a continuación.
Los beneficios de la remediación automatizada de KYC
Al automatizar algunos pasos de tu remediación KYC, puedes esperar los siguientes beneficios para tu organización.
- Reduce el tiempo y aumenta la escalabilidad: en lugar de que tus empleados realicen una tarea manual, pueden centrarse más en tareas esenciales para tu negocio. Además, el software necesita menos tiempo para procesar los documentos que un empleado.
- Aumenta la eficiencia con una forma automatizada de recolectar y verificar los documentos de los clientes. La introducción manual de datos y el procesamiento de documentos no son eficientes y requieren demasiado tiempo. En su lugar, puedes automatizar la entrada de datos haciendo que los documentos se escaneen y extraigan en cuestión de segundos con un software de OCR.
- Mayor precisión de los datos gracias al software de extracción de datos, que te garantiza que los datos de tus clientes en tu base de datos son precisos.
- Mantén tu base de datos actualizada y con capacidad de búsqueda, lo que facilita el acceso a tu base de datos para realizar verificaciones y actualizaciones periódicas.
- También se pueden ejecutar controles cruzados con bases de datos de terceros de forma automática, lo que te permite validar la información de tus clientes.
- Reduce los riesgos de fraude al detectar documentos alterados o fraudulentos con la detección de fraude documental.
Una solución KYC personalizada para completar tu proceso KYC
La obligación de cumplir las regulaciones AML y KYC puede ser una gran presión para las organizaciones. Cada nueva actualización de dichas regulaciones puede llevar a una modificación de tu proceso KYC y puede cambiar la lista y los documentos necesarios para tus clientes.
Ya te hemos explicado la importancia de automatizar el proceso de remediación KYC. Acabas de leer sobre todos los beneficios que puedes esperar como resultado de ello.
Ahora es el momento de que encuentres al proveedor de soluciones de remediación KYC adecuado para ayudarte a automatizar algunos de los pasos mencionados anteriormente. Puedes comenzar tu camino hacia la automatización y disfrutar de los beneficios con Klippa DocHorizon, el cual puede ser personalizado de acuerdo a tus necesidades.
¿Quieres reducir el tiempo, garantizar el cumplimiento y minimizar el fraude? Todo lo que necesitas hacer es ponerte en contacto con nuestros especialistas para obtener más información, solicitar un presupuesto o programar una demostración gratuita en línea mediante el siguiente formulario.