Por qué deberías cambiar hoy mismo la introducción manual de datos por la IA

Sabías que tus empleados dedican entre 1 y 3 horas diarias a tareas de introducción de datos? Al menos, eso es lo que respondió el 76% de los trabajadores de oficina en un estudio realizado por Zapier.

La introducción manual de datos es una de las tareas más tediosas y repetitivas en tu negocio. Requiere mucho tiempo y es propensa a errores humanos que te impiden realizar operaciones eficaces.

Lo más probable es que seas consciente de estos hechos y quieras mejorar, pero el caso es que eres como el resto de nosotros. Estás muy ocupado y la sola idea de asumir una tarea más te complicaría el día.

Afortunadamente para ti, existe una solución de entrada de datos automatizada que es fácil de implementar y puede eliminar esta tediosa tarea de tu lista de tareas pendientes de una vez por todas.

A lo largo de este artículo, hablaremos de los problemas a los que te enfrentas con la introducción manual de datos, por qué deberías empezar hoy mismo con la introducción de datos automatizada y cómo hacerlo con Klippa DocHorizon.

Los problemas de la introducción manual de datos

Los problemas de la introducción manual de datos
Seguramente, antes tu empresa no procesaba tantos documentos y aún podías gestionarlos manualmente. Sin embargo, tu empresa ha crecido, y con ella también el volumen de documentos. Por tanto, ya no puedes hacerlo manualmente.

Si aún no has cambiado a una solución automatizada, es probable que experimentes uno o varios de los siguientes problemas con la introducción manual de datos:

• Es ineficaz y lleva mucho tiempo
• Da lugar a errores
• Desmotiva a los empleados
• Causa descontento en los clientes

Es ineficaz y lleva mucho tiempo

Déjame refrescarte la memoria sobre la introducción manual de datos.

Es un trabajo tedioso, repetitivo, que exige muchas horas y mucha dedicación por tu parte y la de tus colegas.

Trabajar con grandes volúmenes de documentos lleva mucho tiempo. Con grandes volúmenes de documentos, la introducción manual de datos se vuelve ineficaz y lleva mucho tiempo.

Basta con echar un vistazo al siguiente cálculo. Por lo general, una persona teclea unas 40 palabras por minuto. Supongamos ahora que el número promedio de palabras a introducir por documento es de 400. Eso significa que tardaría unos 10 minutos en completar un solo documento. Y ten en cuenta que, después de esto, ni siquiera has considerado el tiempo necesario para revisar lo que se ha introducido.

Ahora imagina que tienes que procesar miles o incluso millones de documentos.

Tienes que contratar personal adicional o trabajar incontables horas extras, o ambas cosas, para completar tareas de introducción de datos poco valiosas. La introducción manual de datos simplemente te cuesta inmensas cantidades de dinero.

La regla 1-10-100 de George Labovitz y YuSang Chang lo explica bastante bien.

Según esta regla, te cuesta 1 $ verificar la exactitud de los datos en el punto de entrada. Luego, 10 $ para identificar y limpiar los datos cuando llegan en forma de lote, e incluso 100 $ o más cuando no se corrigen los datos inexactos.

Da lugar a errores

El proceso de introducción manual de datos no sólo es tedioso. También es propenso a errores, lo que afecta a muchas áreas de tu negocio.

La tasa de error típica de la introducción manual de datos es de aproximadamente el 1%. Por lo tanto, en cada 100 puntos de entrada de datos, habrás cometido al menos un error. Esto puede causar muchos problemas a ti y a tu empresa.

Algunos de ellos son:

• Los errores humanos dan lugar a información inexacta que puede generar costos cada vez mayores. Por ejemplo, puedes recibir una multa por haber completado incorrectamente tus declaraciones fiscales.
• Los errores son caros y tardan mucho tiempo en corregirse, sobre todo cuando se tarda un tiempo en detectarlos y solucionarlos.
• Los errores crean posibles problemas financieros, ya que incluso pequeños errores tipográficos pueden tener un gran impacto en tus finanzas.
• Los errores conducen a posibles problemas de cumplimiento, como fraude, robo, lavado de dinero y malversación.

Los errores humanos suelen acabar siendo factores de pérdida de tiempo y dinero.

Desmotiva a los empleados

Los procesos de introducción y reintroducción manual de datos son exigentes. Tus empleados necesitan mucha dedicación y compromiso para hacerlo bien. Es difícil mantener la concentración y desmotiva rápidamente a los empleados.

La falta de compromiso de los empleados genera inconvenientes adicionales. También puede afectar el estado mental y físico de tus empleados.

Gallup comparó a los empleados no comprometidos con los comprometidos. Los resultados son alarmantes.

Los empleados no comprometidos tienen:

• Una probabilidad del 61% más alta de agotamiento
• Una probabilidad del 48% más alta de sufrir estrés diario.
• Una probabilidad del 66% más alta de tener preocupaciones diarias
• El doble de tristeza y enfado diarios

Al estar desmotivados, los empleados tienen dificultades para concentrarse plenamente y, por lo tanto, se convierten en un riesgo para tu organización.

Causa descontento en los clientes

Los datos de los clientes deben tratarse con sumo cuidado. Tu base de datos de clientes contiene información valiosa que facilita el modo en que tu empresa llevará a cabo operaciones en el futuro.

Los errores en los datos pueden causar un efecto dominó en toda tu empresa, afectando a los responsables de la toma de decisiones, a los directivos y a los trabajadores de línea, entre otros. A la larga, puede disminuir la satisfacción de los clientes y los índices de adquisición.

Cuando tienes clientes insatisfechos, tienes un problema. Un cliente insatisfecho le cuenta su experiencia a entre 9 y 15 personas. Y casi el 13% se lo cuenta a más de 20 personas. La noticia se difunde más rápido de lo que puedes solucionarla.

¿No puedo simplemente subcontratar mis tareas de introducción de datos?

Sí, claro que puedes, ¡pero no deberías! A menudo es mucho más barato y parece una salida fácil, pero en general la subcontratación tiene varios inconvenientes.

Los tres inconvenientes más notables son:

• Exposición de información sensible; ya que siempre existe cierto riesgo cuando terceros tienen acceso a los datos de tu empresa.
• Atención y apoyo compartidos; porque los especialistas en introducción de datos subcontratados también atienden a otros clientes.
• Prioridades y objetivos desalineados; porque muchos proveedores no operarán en tu mejor interés. Se guían por los ingresos y no por los objetivos y normas de calidad de tu empresa.

Como puedes ver, estos son temas críticos que deben manejarse con mucho cuidado. Por lo tanto, subcontratar las tareas de introducción de datos no suele ser la opción preferida.

Ahora, echemos un vistazo a lo que deberías haber hecho hace mucho tiempo ¡automatizar las tareas de introducción de datos!

Los beneficios de la entrada de datos automatizada que te estás perdiendo

Los beneficios de la entrada de datos automatizada que te estás perdiendo hoy en día
Seguro que te gustaría evitar tener que introducir datos varias horas al día. Con una solución de entrada de datos automatizada, eso es posible.

Podrías destacar entre tus competidores, pero como sigues atascado con la introducción manual de datos, te estás perdiendo enormes ventajas.

Las más importantes son:

• Podrías ahorrar hasta un 70% en tiempo y dinero
• Podrías tener un 97% menos de errores
• Podrías tener empleados felices y productivos
• Podrías minimizar el papeleo

Podrías ahorrar hasta un 70% en tiempo y dinero

Sigues malgastando grandes sumas de dinero cada día que pasa.

Mientras tanto, las organizaciones que han implantado una solución de entrada de datos automatizada disfrutan de operaciones eficaces. Ahorran más del 70% de tiempo y dinero.

La automatización de la entrada de datos es la clave para que las operaciones de entrada de datos sean más rápidas y eficientes. Tus empleados y compañeros dispondrán de tiempo libre para dedicarlo a tareas de mayor importancia.

Al minimizar el tiempo dedicado a la introducción de datos, se reducen los gastos generales. Ya no tendrás que preocuparte de contratar personal adicional ni de trabajar horas extras.

Podrías tener un 97% menos de errores

Actualmente tienes problemas con los errores que se producen durante la introducción manual de datos, y pueden salirte caros muy rápido.

Sin embargo, si utilizas una solución de entrada de datos automatizada, no tendrás estas preocupaciones.

Las máquinas y los ordenadores siempre le ganarán a los humanos en tareas de introducción de datos repetitivas y tediosas. No hay distracciones ni problemas personales que afecten a su trabajo. Se concentran al 100% y su rendimiento es constante.

Mejor aún, si una solución funciona con IA, puede aprender de sus errores y optimizar los resultados con el tiempo, reduciendo tu tasa de error hasta un 97%.

Podrías tener empleados felices y productivos

Es posible que tú, tus empleados y tus compañeros estén desmotivados. Puede que ya te parezca normal.

Como hemos comentado antes, los empleados que no están comprometidos suponen un riesgo para las empresas.

Sustituir las tareas repetitivas de introducción de datos por la IA te da libertad y flexibilidad para centrarte en tareas más importantes. Por lo tanto, tú y tus compañeros trabajaran más en tareas que les gustan y serán un 70% más productivos.

Podrías minimizar el papeleo

Hoy en día puede que te encuentres atrapado detrás de montones de papeles. El café se derrama sobre ellos, haciéndolos ilegibles y acaban perdidos entre cientos de otros documentos importantes.

Ya has invertido mucho tiempo y esfuerzo para encontrarlos al día siguiente, ilegibles e inutilizables. Tu duro trabajo y dedicación no han valido la pena.

Con un software de entrada de datos automatizada, los documentos se pueden digitalizar, por lo que ya no tendrás que preocuparte por montones de papeles y documentos ilegibles.

Por qué automatizar tu entrada de datos con Klippa

En este blog te explicamos por qué la introducción manual de datos es un problema y por qué la introducción automatizada de datos es el futuro. Organizaciones de todo el mundo se esfuerzan continuamente por conseguir operaciones más eficaces.

Klippa construye varias tecnologías que ayudan a negocios como el tuyo a evitar el problema que estás experimentando y hacer tu vida más fácil.

Klippa DocHorizon

Klippa DocHorizon es nuestra solución de Procesamiento Inteligente de Documentos (IDP). Se utiliza para automatizar las tareas de introducción de datos en empresas de muchos sectores.

Con nuestra solución, que funciona con OCR e IA, puede extraer, clasificar y verificar datos importantes en cuestión de segundos. Los datos no estructurados pueden estructurarse al instante y almacenarse en las bases de datos de tu empresa.

Si te preguntas de qué tipos de documentos podemos extraer datos, aquí tienes algunos ejemplos:

Los socios que utilizan Klippa DocHorizon ahorran tiempo, reducen costos y evitan el fraude. ¿Estás preparado para mejorar tus resultados con la entrada de datos automatizada?

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