Según el Instituto de Finanzas y Gestión (IOFM), el 84% de los trabajadores de Cuentas por Pagar (AP) son optimistas sobre el progreso que su departamento realizará en los próximos tres años en la eliminación de los procesos de facturación y pagos a papel.
¿Esto te sorprende? Pues no debería. Puede que no se hable tanto de la automatización de AP como de la automatización de marketing o ventas, pero su impacto es igual de significativo. Un proceso de cuentas por pagar automatizado crea valor al agilizar los procesos de cuentas por pagar ineficaces y te proporciona un mayor control sobre las facturas y los pagos a tus proveedores.
Pero, ¿cómo puedes demostrar el valor de la automatización de las cuentas por pagar a los responsables clave de la toma de decisiones en tu empresa? También es posible que tú mismo seas el responsable de tomar las decisiones y estés intentando comprender el ROI (retorno de la inversión) de invertir en la automatización de las cuentas por pagar. Este blog responderá a todas tus preguntas e incluso incluye una calculadora gratuita del ROI. Simplemente siéntate y disfruta de la experiencia.
¿Qué son las cuentas por pagar?
Empecemos por explicar el concepto de cuentas por pagar, para que todos estemos en la misma página. Las cuentas por pagar pueden definirse como “una cuenta dentro del registro contable general que representa la obligación de una empresa de pagar una deuda a corto plazo a sus acreedores o proveedores”.
Así que, básicamente, es todo el dinero que aún tienes que pagarle a tus proveedores.
Normalmente, un proveedor te suministra un producto, digamos por ejemplo un robot magnífico para recoger pedidos, y envía una factura a tu empresa para el pago. Esa factura da lugar a una cuenta por pagar en el sistema de contabilidad de tu empresa. Los detalles exactos de este proceso pueden variar en función de la naturaleza del pedido, el sector o los protocolos de cada empresa.
Otro uso común de “AP” se refiere al departamento de negocios o división que es responsable de hacer los pagos que la empresa debe a los proveedores y otros acreedores.
Es posible que también hayas oído hablar de las cuentas por cobrar, que es básicamente el proceso equivalente pero para el proveedor. Cuando pagas a tu proveedor, añades un apunte en tus cuentas por pagar y el proveedor añade un apunte similar en sus cuentas por cobrar.
¿Todo claro hasta ahora? Continuemos con las tareas asociadas a las cuentas por pagar
¿Qué tareas están asociadas a las cuentas por pagar?
En pocas palabras, el flujo de trabajo de AP es el proceso de aprobación de facturas antes de que se procese el pago. Un flujo de trabajo típico comienza al recibir la factura del proveedor. Esta factura debe organizarse, revisarse en busca de irregularidades, corregirse, ser aprobada por una persona autorizada, procesarse, pagarse y añadirse a los libros de la empresa.
Este proceso puede parecer sencillo, pero puede llevar mucho tiempo. Para demostrarlo, a continuación analizaremos con más detalle algunas de las tareas relacionadas con las cuentas por pagar:
- Organización
Cuando se tiene un proceso AP manual, es necesario abrir sobres, correos electrónicos, facturas electrónicas y otros medios de comunicación para registrar las facturas. Todos estos documentos deben imprimirse, clasificarse, agruparse y organizarse antes de que puedan enviarse al siguiente paso del proceso. Muchas empresas destinan una parte sustancial de los recursos de su equipo financiero a asegurarse de que organizan las facturas correctamente, lo que, para ser sinceros, es un poco una pérdida de tiempo. Pero hablaremos de ello más adelante.
- Validación y verificación de errores
A continuación, hay que verificar cada factura para asegurarse de que no hay discrepancias entre la factura y los documentos de compra originales. Las irregularidades pueden incluir discrepancias en los precios o faltas de información, como el número de confirmación del pedido. A menudo, las facturas también deben compararse con las órdenes de compra pendientes, que se utilizan para pre-autorizar las compras en muchas empresas. Este proceso es muy similar al de comparar las compras con los extractos bancarios ( por ejemplo, la conciliación) y es una tarea muy tediosa.
En caso de irregularidades, la factura se devuelve a la persona o proveedor correspondiente para que la corrija, tras lo cual se envía de nuevo a través del flujo de trabajo de aprobación.
- Envío para su aprobación
Cuando tienes otra fase de autorización en tu proceso de AP, tienes que enviar tus facturas bien organizadas y verificadas al responsable de la aprobación junto con los detalles relevantes mencionados anteriormente. En caso de que la factura se te devuelva con la necesidad de más información, se añade otra tarea al proceso y tienes que reunir esta información primero.
- Seguimiento
Puede que pienses que has terminado con la factura después de enviarla al aprobador y que no hayan más preguntas, pero no es así. En muchos casos, tendrás que hacer un seguimiento para asegurarte de que aprueban la factura a tiempo. Si no lo hacen, el pago puede retrasarse, lo que a su vez puede provocar retrasos en las entregas de productos o sanciones por demora en el pago, lo que añadiría costos innecesarios al proceso.
- Realización del pago y archivado
En el último paso del proceso, una vez obtenidas todas las aprobaciones, puede efectuarse el pago y la factura debe archivarse y almacenarse, normalmente en el sistema de contabilidad o de planificación de recursos empresariales (ERP) de la empresa. Este paso no sólo lleva tiempo, sino que también es esencial para fines de auditoría.
¿Cuáles son las desventajas de no automatizar el proceso de cuentas por pagar?
En un estudio realizado por PayStream Advisors, que encuestó a más de 400 empleados de back-office de varios sectores y segmentos del mercado, los problemas principales de las organizaciones en sus procesos de cuentas por pagar son el enrutamiento manual de las facturas para su aprobación, la introducción manual de datos y el elevado volumen de facturas impresas. Estos problemas y muchos otros, como las facturas perdidas y un elevado número de discrepancias y excepciones en las facturas, son síntomas comunes de un proceso manual de cuentas por pagar.
A continuación se exponen algunos de las desventajas asociadas a las técnicas de procesamiento manual de facturas.
- Es costoso
Por desgracia, no existe una cifra exacta para los costos de procesamiento de facturas. Empresas de investigación, como Everest Group, han descubierto que el costo promedio de procesar manualmente una sola factura puede oscilar entre 12 y 30 dólares. Otras empresas han podido reducir esta diferencia a entre 13 y 15 dólares. Las empresas con un proceso AP más complejo pueden esperar que los costos alcancen casi los 40 dólares por factura. Imagina lo que esto significa para una factura de 10 dólares (o su equivalente en euros); los costos de procesarla trascienden fácilmente el importe real de la factura. Multiplica esta cifra por cientos o miles de facturas al mes y comprenderás que se trata de una operación costosa para tu empresa.
- Es lento y requiere mucho tiempo
Con un proceso de cuentas por pagar manual, aprobar y pagar una factura puede llevar días o incluso semanas. Un proceso de aprobación tan lento puede provocar retrasos en el pago de las facturas, lo que, a su vez, puede dar lugar a penalizaciones por demora, malas condiciones de pago y, en algunos casos, a que proveedores de calidad se nieguen a trabajar con tu empresa.
- Es propenso al error humano
Como dice una vieja frase: “Los errores nos hacen humanos”. Cuando los procesos los llevan a cabo seres humanos, los errores son inevitables. El problema de los errores en AP es que un pequeño error puede dar lugar a problemas mayores, como retrasos costosos y tiempo adicional innecesario dedicado a la reconciliación.
- Te hace perder dinero
Como hemos señalado, los errores en las cuentas por pagar pueden ser costosos y perjudicar los resultados de tu empresa. Pueden dar lugar a impuestos mal gestionados, pagos duplicados y pagos de más. Los problemas de multas por pagos atrasados, fraudes, descuentos omitidos y notas de crédito olvidadas también son muy comunes en el procesamiento manual de las cuentas por pagar. Cuando esto ocurre, se produce una fuga de dinero en tu proceso, que puede ser muy difícil de detectar dentro de las operaciones existentes. En empresas con grandes volúmenes de transacciones, esto puede representar cantidades significativas cada año.
- Es aburrido
A nadie le apetece sentarse en la misma mesa e introducir datos aburridos durante horas, ¿verdad? Pero, por desgracia, en eso consiste el procesamiento manual de facturas. Consiste en tareas tediosas y repetitivas que, probablemente, conducen a un equipo aburrido e ineficiente.
Por suerte, existe una solución a estos problemas: ¡la automatización de las cuentas por pagar!
¿Qué es la automatización de cuentas por pagar?
Como su nombre indica, la automatización de cuentas por pagar se refiere a la tecnología que se utiliza para agilizar y automatizar los procesos de cuentas por pagar, eliminando las tareas manuales y proporcionando más visibilidad y control sobre los datos financieros importantes.
Normalmente se trata de un software específico que permite presentar y aprobar facturas digitalmente, en lugar de dejarlas físicamente en los organizadores. Algunas soluciones leen las facturas con OCR e IA y extraen la información por sí mismas, lo que significa que nadie de tu equipo tiene que introducir datos. Para tener una idea completa de las posibilidades, hablaremos brevemente de un ejemplo empresarial.
Cuando se apuesta por la automatización de las cuentas a pagar, el proceso suele comenzar con la captura de los datos de las facturas en formato digital. Esto suele ocurrir a través de una forma de escaneo o métodos de captura, como la solución de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) de Klippa.
A continuación, el software de automatización de Klippa gestionará la codificación y el enrutamiento de la factura a través del flujo de trabajo digital, que funciona en base a una lógica específica configurada por la propia organización. En otras palabras, puedes indicarle al software quién debe verificar y aprobar la factura en cada nivel de autorización.
Todo el proceso puede integrarse con el ERP o el sistema de contabilidad de tu empresa, transfiriendo sin problemas los datos entre los sistemas sin sobrecargar el entorno ERP ni los recursos informáticos de la empresa. ¿No te parece bien?
¿Cuáles son las ventajas de la automatización de cuentas por pagar?
Puede que ya estés empezando a ver la necesidad de automatizar tus cuentas por pagar y el proceso de aprobación de facturas. La última pregunta que nos queda es si puedes esperar un retorno de tu inversión. Para responder a esta pregunta, empezaremos con la parte del “retorno” del ROI, seguida de los costos de implementación y uso de una herramienta, y terminaremos con una calculadora gratuita del ROI.
Entonces, ¿qué puedes conseguir con esta tecnología de procesamiento automatizado?
- Reduce el tiempo utilizado en un 70%
En promedio, la automatización de las cuentas por pagar en un departamento de cuentas por pagar puede reducir el tiempo dedicado a un proceso manual de cuentas por pagar hasta en un 70%, lo que deja más tiempo para que el personal se ocupe de otras responsabilidades. La lógica es muy sencilla: tecnologías como el OCR digitalizan la información de las facturas casi al instante. Lo que antes era un proceso de introducción de datos lento y repetitivo, ahora se hace en cuestión de segundos. - Acorta los plazos de entrega de días a minutos
Según un estudio de The Aberdeen Group, las empresas con una automatización mínima pueden tardar 16,3 días en procesar una factura. Con una solución sólida de automatización de cuentas por pagar, el tiempo que transcurre entre la recepción de una factura y la realización del pago puede ser mucho menor, lo que reduce los tiempos de respuesta y mejora las relaciones con los proveedores. También tendrás más información en tiempo real sobre tu situación financiera y evitarás las penalizaciones por demora debidas a retrasos en los pagos. - Reduce los errores en un 97%
Como sabes, todos cometemos errores, especialmente en tareas repetitivas y manuales. Los programas informáticos, en cambio, las repiten sin cesar y sin errores. Al automatizar el proceso de cuentas por pagar, podrás validar los datos de las facturas en las primeras fases del proceso, eliminar los errores humanos manuales, marcar las facturas duplicadas y facilitar una mejor colaboración entre proveedores. En los pocos casos en que el sistema no reconozca un dato de la factura, por ejemplo debido a un diseño diferente o a una imagen de baja calidad, bastará con una rápida verificación humana. - Hace que las cuentas por pagar sean accesibles desde cualquier lugar
Los procesos en papel requieren que alguien esté físicamente presente en el lugar adecuado. Las facturas deben colocarse en el organizador correcto y archivarse en el armario adecuado. Los procesos digitales, sin embargo, pueden realizarse desde cualquier lugar del mundo con una conexión a Internet (suponiendo que estén basados en la nube). Con la solución ideal, los gestores simplemente reciben una notificación en su smartphone cuando hay una nueva factura que aprobar, la autorizan pulsando un botón y ¡listo! - Conduce a un ahorro de costos de más del 70+%
Hemos dejado la mejor razón para el final. Podemos afirmar sin temor a equivocarnos que la automatización de las cuentas por pagar te ahorrará mucho dinero. En concreto, la automatización elimina los procesos manuales que elevan los costos del procesamiento de cuentas por pagar, incluido el personal adicional a medida que aumenta el volumen de facturas a procesar, la introducción de datos de facturas, el archivado de facturas y todas las demás cosas que hemos cubierto en este blog hasta ahora.
Las empresas de investigación han descubierto que las facturas procesadas manualmente cuestan, en promedio, entre 12 y 30 dólares por factura a procesar, mientras que las facturas totalmente automatizadas sólo cuestan 3,50 dólares por factura a procesar.
Además, piensa en los costos de enviar las facturas a una ubicación central para su procesamiento. O los costos de almacenar cajas, armarios y otras herramientas de archivo llenas de facturas y documentos en papel. Son costos tangibles y reales que se eliminan con el software de automatización de cuentas a pagar.
¿Y te ofrecen los proveedores descuentos sobre el importe de la factura a cambio de pagos adelantados? El 80% de las empresas encuestadas para el informe IOFM’s de cuentas por pagar de Benchmarking respondieron “sí” a esta pregunta. Con un sistema automatizado y la posibilidad de que los responsables de la aprobación accedan al estado de los pagos desde cualquier lugar y en cualquier momento, las facturas avanzan eficazmente por el proceso de cuentas por pagar. Esto te permite obtener la mayoría, si no todos, los descuentos por pagos adelantados que se te ofrecen y reducir al mínimo las penalizaciones por demora.
Éstos son sólo algunos ejemplos de las ventajas que la automatización de las cuentas por pagar puede aportar a tu empresa. Estamos seguros de que, una vez que empieces, encontrarás muchos más.
¿Cuáles son los costos de la automatización de las cuentas por pagar?
En la mayoría de los casos, la automatización nos facilita la vida a todos. Pero sigue siendo una inversión, así que echemos un vistazo a los costos de la ecuación.
El procesamiento automatizado de cuentas por pagar conlleva una serie de inversiones, entre las que se incluyen las siguientes:
- Licencias de software de automatización para cuentas por pagar
Los proveedores de automatización de cuentas por pagar suelen utilizar un plan de precios de software como servicio (SaaS). Te ofrecen un costo por licencia y usuario o una cuota de suscripción mensual basada en el nivel de funciones y el número máximo de documentos y usuarios. Puedes hacerlo tan caro (o tan barato) como quieras, pero normalmente el precio por usuario oscila entre 4 y 25 euros, a veces combinado con un precio por factura que oscila entre 0,10 y 0,50 euros. - Configuración e implementación
La facilidad de implementación y configuración de una solución de automatización es un factor importante a tener en cuenta. ¿Tu software de automatización requerirá mucho tiempo de TI para configurarlo o es bastante sencillo? Lo ideal es elegir una opción de automatización de flujos de trabajo de código bajo con asistentes y reglas fáciles de usar para que cualquiera pueda utilizarla. También es bastante común que los proveedores de software cobren por paquetes de implementación e incorporación al momento de la inscripción, que pueden incluir la configuración de conexiones de datos, sesiones de capacitación y configuraciones del panel de control. Esto depende realmente del tipo de solución que elijas: los precios van desde soluciones SaaS listas para usar, con tarifas de instalación normalmente bajas que no superan unos pocos miles de euros, hasta soluciones empresariales personalizadas que pueden ir de decenas de miles a millones de euros. - Cambios en los sistemas y procesos
La automatización del proceso de gestión de cuentas por pagar también implica cambios en los sistemas y métodos que utilizas. Tus empleados tendrán que acostumbrarse a la nueva forma de trabajar. Sería útil cuantificar los cambios y tener en cuenta los costos y el tiempo que requiere el proceso de administración del cambio. - Equipo adicional
La mayoría de los proveedores de software disponen de aplicaciones móviles para que puedas escanear documentos sólo con tu smartphone. Así de fácil. En tal caso, no es necesario invertir en equipos de escaneado adicionales. Sin embargo, no olvides tener en cuenta los costos de los escáneres de hardware si crees que los necesitas
¿Cómo calcular el ROI de tu inversión para la automatización de cuentas por pagar?
Ahora que ya hemos hablado de las ventajas y los costos de la automatización de tu proceso de cuentas por pagar, vamos a calcular el retorno de tu inversión.
Para mayor claridad, sólo incluimos los resultados tangibles de la automatización de las cuentas por pagar, como el ahorro en costos laborales y la minimización de errores en las facturas. Estos beneficios se traducen directamente en el balance final de tu empresa. Otros resultados, como los descuentos por pago adelantado y el ahorro en costos de almacenamiento, que pueden variar mucho de un caso a otro, no se han tomado en cuenta.
En el proceso de cálculo del ROI de una herramienta de automatización de cuentas a pagar, tenemos en cuenta los siguientes parámetros*:
- El número promedio de facturas mensuales de tus proveedores
Supongamos que tu empresa procesa manualmente 500 facturas al mes. Parece una cantidad justa, ¿verdad? - El tiempo promedio dedicado a procesar una factura
Un profesional del sector de las cuentas por pagar procesa en promedio 5 facturas manuales por hora (es decir, 12 minutos por factura). Esto incluye la introducción de datos, la verificación de la introducción manual y el procesamiento de la factura.
La herramienta de automatización de cuentas a pagar promedio permite a ese mismo profesional procesar las facturas seis veces más rápido, lo que se traduce en un tiempo promedio de 30 facturas por hora (es decir, 2 minutos por factura). - Tiempo promedio dedicado a la aprobación de una factura
Además de procesar una factura, el responsable de su aprobación debe verificarla y aprobarla. Supongamos que el responsable de aprobación promedio, a menudo un directivo, aprueba 10 facturas por hora (es decir, 6 minutos por factura).
Con una herramienta de automatización de cuentas por pagar, esto puede hacerse electrónicamente y el responsable de la aprobación debería poder trabajar el doble de rápido, lo que se traduciría en un promedio de 20 aprobaciones por hora (es decir, 3 minutos por factura). - Porcentaje de facturas con errores
Como ya hemos dicho, los errores ocurren, nos guste o no. Suponemos que el 10% de las facturas contienen errores, ya sea desde el principio cometidos por el proveedor o tras un procesamiento defectuoso por parte de los empleados. - Promedio de tiempo dedicado a corregir una factura
Detectar el error, devolver la factura, pedir más información y corregirla puede llevar mucho tiempo. Suponemos que un empleado corrige 3 facturas manualmente cada hora (es decir, 20 minutos por factura).
Una solución automatizada no añade errores al proceso, por lo que las únicas facturas defectuosas que quedan son las que proceden directamente del proveedor. Tu empleado sólo tiene que dedicar algo de tiempo a devolver las facturas defectuosas al proveedor, opcionalmente con algunos comentarios. Cinco minutos por factura deberían bastar. - El sueldo promedio por hora
Los promedios de la industria dicen que el costo total de un profesional de cuentas por pagar para una empresa (salario + beneficios) es de unos 30 euros por hora. No tenemos en cuenta el salario -supuestamente- más elevado del responsable de la aprobación. - Gastos de instalación e integración
Supongamos que el proveedor del software está de buen humor y te cobra “sólo” 2.500 euros por la instalación inicial. También quieres que la herramienta de automatización de cuentas por pagar se integre con tu sistema ERP. Esto te costaría 100 euros más al mes. - Cuota de suscripción mensual
Con 500 facturas al mes, es decir, 6000 facturas al año, y hasta 10 usuarios, acabas en el nivel premium del proveedor de software. Pagarás 0,19 euros por factura y 5 euros por usuario. Esto te cuesta 145 euros al mes.
*Puedes personalizar estos parámetros a tu gusto.
En la situación anterior, dedicaste ~167 horas al mes al procesamiento, aprobación y corrección de facturas. Esto se traduce en una nómina de 60.000 euros al año (166,7 horas x 30 euros x 12 meses). Gracias a las ventajas de la automatización, el número de horas dedicadas puede reducirse a ~46 horas, ¡lo que supone un ahorro de costos laborales de 43,5k al año!
Toma esta cifra y divídela por la inversión total del primer año (2500 euros de instalación + 145 euros x 12 meses de uso + 100 euros x 12 meses de integraciones) y ahí lo tienes: ¡un ROI del 700% (es decir, factor 7) en tu inversión de automatización de cuentas por pagar!
¿Quieres ver los cálculos exactos? ¿ o quieres calcular el ROI para tu situación específica?
Siéntete libre de usar nuestra plantilla gratuita para calcular el ROI de la automatización de las cuentas por pagar a traves del siguiente enlace: Descarga la planilla
¿Cómo implementar el software de automatización para cuentas por pagar?
Nos imaginamos que después de leer este blog estas convencido de el valor de software para la automatización de cuentas por pagar. Puedes incluso verificarles el ROI a los encargados de la toma de decisiones en tu compañía. Pero, ¿ahora qué?
Si estas buscando agregar la automatización en tus procesos de cuentas por pagar, deberías investigar diferentes soluciones de automatización para las cuentas por pagar para asegurarte de obtener la que mejor se adapte a tu organización. Es crucial que el software de automatización para cuentas por pagar seleccionado sea compatible con cada situación de procesamiento de recibos para poder obtener un proceso de cuentas por pagar completamente automático y que el ahorro de tiempo y dinero sea el más óptimo.
Ademas, es importante entender como la nueva solución para automatizar las cuentas por pagar se integra con tus sistemas de ERP o de contabilidad, para de eso modo asegurar la sincronización de datos y de tener un proceso optimizado. Klippa, por ejemplo, tiene integraciones con jugadores tal y como SAP, NetSuite, Xero y muchos más.
Nuestros especialistas de producto están más que dispuestos en guiarte por este proceso. Te pueden decir todo lo que la automatización de cuentas por pagar puede hacer por tu empresa y como se puede integrar fácilmente con sistemas y operaciones existentes.
Puedes ponerte en contacto con nosotros directamente o puedes planear una demostración gratuita de 30 minutos, en la que te enseñaremos como funciona nuestro software y como beneficiara a tu organización.