Los procesos financieros son la columna vertebral de toda empresa. También son algunas de las tareas más difíciles de gestionar, sobre todo si se llevan a cabo manualmente. Consumen mucho tiempo y son propensos a errores, lo que supone una carga para el departamento financiero.
Entre la gestión de los balances y la elaboración del cierre del año, los expertos financieros también tienen que verificar manualmente los datos financieros y asegurarse de que todas las cifras cuadran. Este proceso no sólo es tedioso, sino también ineficaz a largo plazo.
Para simplificar las tareas y eliminar el trabajo repetitivo, las empresas están recurriendo a la automatización, concretamente a la automatización robótica de procesos (RPA). Si no estás familiarizado con la RPA o no estás seguro de sus ventajas, ¡no te preocupes!
En este blog, aprenderás qué es la automatización robótica de procesos y cómo puede beneficiar a los departamentos financieros, y obtendrás ejemplos reales basados en casos de uso de RPA. Por último, te ofreceremos información sobre una solución de automatización robótica de procesos, para que tú también puedas automatizar tareas financieras.
¡Comencemos!
¿Qué es la RPA en el sector financiero?
La automatización robótica de procesos (RPA) es una tecnología de software diseñada para simplificar flujos de trabajo complejos mediante la automatización de tareas repetitivas. Utiliza robots de software e inteligencia artificial para eliminar la necesidad de completar manualmente las tareas financieras.
La RPA en finanzas ayuda a las empresas a aumentar la productividad de los empleados y la precisión de la extracción de datos. Lo hace agilizando los flujos de trabajo y estandarizando los procesos financieros mediante el uso de tecnología moderna. En lugar de extraer manualmente los datos de recibos o facturas, las empresas pueden dejar estas prácticas en manos de la automatización robótica.
Tomemos como ejemplo los gastos acumulados. A menudo, las empresas reciben estos pagos más tarde de lo previsto. Este retraso afecta la exactitud de la hoja de balance y puede incluso alterar el volumen de negocios de una empresa. RPA puede registrar cualquier pago inminente de forma automática, equilibrando así los libros contables en tiempo real.
Para sacar el máximo partido de la RPA en finanzas, las organizaciones han implementado esta tecnología en muchas prácticas financieras y contables. Veamos algunos de los casos de uso de RPA en finanzas y veamos cómo la automatización puede ser el mejor amigo de un contable.
Casos de uso de RPA en finanzas
La automatización robótica de procesos en finanzas es un gran recurso para muchas organizaciones si se utiliza adecuadamente. Además de realizar un seguimiento del balance y gestionar los pagos pendientes, RPA en finanzas puede ser una gran herramienta para automatizar también otros procesos financieros, como:
- Contabilidad
- Procesamiento de facturas
- Cuentas por pagar
- Gestión de gastos
- Procesamiento de órdenes de compra
Contabilidad
Como ya sabrás, la contabilidad manual es un proceso lento y tedioso. Es una tarea que requiere una doble verificación de los errores manuales, lo que sólo ralentiza el proceso. La RPA resulta muy útil y agiliza el proceso contable por completo, permitiendo una contabilidad robotizada.
Automatizar la contabilidad ayuda a cualquier organización, independientemente de su tamaño o carga de trabajo. Las empresas en crecimiento que carecen de un departamento financiero dedicado pueden completar fácilmente sus tareas de contabilidad mediante la implementación de RPA. El mismo proceso se aplica a las grandes empresas con una gran cantidad de documentación financiera que procesar. El software lee y extrae con precisión los datos de los documentos financieros y actualiza los libros en tiempo real.
Procesamiento de Facturas
Como las facturas se presentan en muchos formatos diferentes, normalmente no estructurados (por ejemplo, archivos PDF), los empleados de back-office tienen dificultades para procesar estos documentos. Automatizar el procesamiento de las facturas representa una mejora tanto para los proveedores como para los compradores.
El RPA permite escanear las facturas, reduciendo así la necesidad de gestionarlas manualmente y las confirmaciones de pago. Todos los datos se transfieren a un sistema contable, lo que garantiza transacciones más seguras y rápidas. El software también alerta a los usuarios si hay duplicados o facturas falsas, minimizando el riesgo de fraude en las facturas.
Cuentas por Pagar
La implementación de la automatización robótica de procesos en el proceso de cuentas por pagar mejora significativamente la precisión de los informes financieros. El software ayuda a automatizar el proceso de gestión de cuentas por pagar, ayudando a tu departamento de cuentas por pagar a aumentar la eficiencia del flujo de trabajo, pero también la velocidad de aprobación de los pagos. Completar los pagos a tiempo beneficia tanto a los compradores como a los proveedores, ya que crea una relación basada en la confianza mutua.
Tareas como la introducción de datos o la aprobación de pagos se automatizan ahora mediante la automatización robótica de procesos. RPA agiliza los procesos de cuentas por pagar, por ejemplo, el proceso factura-pago, reduciendo los errores manuales y ahorrando tiempo valioso para tu organización.
Gestión de Gastos
Procesar los gastos de los empleados o reembolsar los gastos de viaje puede ser una tarea laboriosa y que requiere mucho tiempo cuando se hace manualmente. No sólo exige una cantidad significativa de tiempo y esfuerzo, sino que también abre la puerta a posibles errores o, peor aún, al fraude documental.
La gestión de gastos mediante RPA implica automatizar los flujos de trabajo de aprobación, las cuentas de gastos e incluso los reembolsos de gastos. Con la ayuda de la automatización robótica de procesos, los datos de los recibos, por ejemplo, se extraen automáticamente y se transfieren al sistema contable. Esto garantiza un proceso de reembolso mucho más rápido y seguro, ya que sólo los usuarios autorizados tienen autoridad para aprobar los pagos.
Procesamiento de Órdenes de Compra
El procesamiento de órdenes de compra, al igual que el procesamiento de facturas, es una tarea que lleva mucho tiempo y que a menudo requiere la introducción manual de datos. Las órdenes de compra se envían a los compradores en formatos no estructurados, lo que dificulta su procesamiento.
Con RPA, se puede escanear la orden de compra y extraer los datos con precisión. Los datos obtenidos de una orden de compra se introducen automáticamente en el software y se transfieren a tu sistema contable.
RPA para el procesamiento de órdenes de compra también incluye la disminución de los riesgos de que se produzcan actividades fraudulentas, como el fraude de proveedores. La automatización robótica de procesos es capaz de analizar cualquier discrepancia entre las órdenes de compra y las facturas, mejorando la relación entre compradores y proveedores.
Incluso si estás procesando una factura o elaborando el cierre de fin de mes, la RPA en finanzas es un gran activo. Por eso, implementar la automatización robótica de procesos en los servicios financieros puede beneficiarte mucho. ¿Tienes curiosidad por saber cuáles son esos beneficios? Sigue leyendo y veamos algunas de las ventajas de utilizar RPA en finanzas.
Ventajas del RPA en Finanzas
La automatización robótica de procesos puede ayudar a automatizar incluso las tareas financieras más detalladas y tediosas. Dejar atrás la introducción manual de datos y adoptar la RPA conlleva múltiples ventajas, entre ellas:
- Es rentable: Las empresas pueden ahorrar hasta un 30% de su presupuesto automatizando los procesos financieros.
- Reduce el tiempo de procesamiento: La implementación de la automatización robótica de procesos en las tareas financieras puede reducir hasta en un 90% el tiempo de procesamiento, lo que permite que los empleados se centren en actividades de mayor valor añadido.
- Minimiza los errores: La RPA ayuda a agilizar las tareas financieras, reduciendo los errores humanos en el proceso y mejorando la calidad de los resultados.
- Aumenta la eficiencia del flujo de trabajo: Con RPA, la precisión de la extracción de datos aumenta, eliminando la necesidad de verificación manual. De este modo, las operaciones empresariales pueden continuar sin problemas, mejorando la eficiencia del flujo de trabajo.
RPA es un gran complemento si buscas mejorar tus operaciones empresariales o ahorrar grandes cantidades de capital. Sin embargo, su implementación puede llevar mucho tiempo, y como ya sabrás, el tiempo es dinero.
En lugar de aventurarte en todo un proceso de asignación de tiempo y recursos para configurar la automatización robótica de procesos desde cero, es posible que quieras buscar soluciones listas para usar, como Klippa DocHorizon.
La Mejor Alternativa a RPA en Finanzas
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- Verificación cruzada de documentos y puntos de datos, por ejemplo con two-way matching
- Integración perfecta con software existente a través de API o SDK
- Detecta recibos o facturas duplicados para evitar pagos dobles
- Introduce datos automáticamente para mejorar la eficacia operativa
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