Pagar tus facturas a tiempo es fundamental para mantener buenas relaciones con los proveedores, evitar recargos y sanciones por demora y preservar la calificación de crédito de tu empresa. Sin embargo, la gestión de las cuentas por pagar puede ser una tarea compleja y laboriosa, sobre todo para las empresas en crecimiento.
Si tú eres el responsable de estas tareas para tu empresa, sabes lo lentas y terribles que pueden llegar a ser. Introducir los datos de montones de documentos es un proceso desalentador. Y aún no hemos hablado del estrés que supone encontrar errores en la introducción de datos después de procesar manualmente esas pilas de documentos.
Afortunadamente, hay muchos sistemas de software que pueden ayudarte a automatizar y agilizar tus procesos de cuentas por pagar.
Si aún no utilizas ningún software de cuentas por pagar, te estás perdiendo muchas cosas. Goldman Sachs, por ejemplo, afirmó en uno de sus estudios recientes que automatizar tu proceso de cuentas por pagar con software puede ahorrarte hasta 16 dólares por cada factura y alrededor del 80% del tiempo de procesamiento. ¿No te gustaría aspirar a resultados similares?
En este artículo, examinaremos más de cerca algunos de los mejores sistemas de software de cuentas por pagar del mercado. Para ello, te ofreceremos un breve resumen de cada plataforma de software de cuentas por pagar, destacando sus principales características y para qué organizaciones son las más adecuadas.
Tanto si eres propietario de una pequeña empresa como si eres un profesional de las finanzas que trabaja para una gran corporación, encontrarás información valiosa que te ayudará a elegir el mejor sistema para tus necesidades.
Las mejores plataformas de software de cuentas por pagar
¿Qué es el software de cuentas por pagar?
En primer lugar, las cuentas por pagar son una cuenta de responsabilidad que registra el dinero que una empresa le debe a sus acreedores por bienes o servicios que ha recibido pero que aún no ha pagado.
El software de cuentas por pagar es un tipo de software que automatiza el proceso de seguimiento y gestión de las cuentas por pagar. El software ayuda a las empresas a agilizar sus procesos financieros automatizando tareas manuales como la introducción de datos, la aprobación de facturas y el procesamiento de pagos. Esto no sólo ahorra tiempo, sino que también reduce el riesgo de errores manuales y mejora la precisión de los informes financieros.
Ahora que ya sabes qué es el software de cuentas por pagar, veamos cómo configurar un sistema de cuentas por pagar y qué puede hacer el software por ti.
Creando un sistema de cuentas por pagar
El uso de una solución de software de cuentas por pagar puede ayudarte a establecer un sistema ágil y eficaz para gestionar tus cuentas por pagar. Con el software, puedes:
- Configura flujos de autorización: Define el proceso de aprobación de facturas y pagos, incluyendo quién debe aprobar las facturas, qué condiciones deben cumplirse y qué sucede cuando se rechaza una factura. Esto ayuda a garantizar que las facturas y otros pagos se aprueban a tiempo y de forma coherente.
- Define responsabilidades: Asigna tareas y responsabilidades a miembros específicos del equipo, como quién es responsable de la introducción de datos, la aprobación y el procesamiento de pagos. Esto ayuda a garantizar que todo el mundo conoce sus responsabilidades y reduce el riesgo de errores manuales y recargos por retrasos en los pagos.
- Establece las condiciones de pago: Define las condiciones de pago para cada proveedor, incluidas las fechas de vencimiento, los descuentos y los recargos por demora. Esto ayuda a garantizar que los pagos se realizan a tiempo y a aprovechar los descuentos por pago adelantado.
- Supervisa y controla los pagos: Supervisa y haz un seguimiento de los pagos para asegurarte de que se realizan a tiempo y de que se paga a los proveedores de acuerdo con las condiciones acordadas. Esto ayuda a mejorar el flujo de caja y reduce el riesgo de retrasos en los pagos.
Al establecer un sistema para gestionar tus cuentas por pagar, no sólo mejorarás la eficiencia y reducirás el esfuerzo manual, sino que también obtendrás más control sobre tu proceso de cuentas por pagar y aumentarás el conocimiento de la salud financiera de tu empresa.
En la siguiente sección, destacamos las mejores funciones de automatización que debe tener un buen software de automatización de cuentas por pagar.
Las mejores funciones de la automatización de cuentas por pagar
Cuando estes pensando en invertir en un software de automatización de cuentas por pagar, probablemente te estés preguntando qué características debe tener el software. Con todas las opciones disponibles en el mercado, cada una con sus propias capacidades, es difícil decidir qué es importante y qué no.
No existe un estándar de funcionalidades que un software de cuentas por pagar deba tener. Por otro lado, hay algunas funcionalidades comunes que es importante tener en cuenta a la hora de invertir en un software de cuentas por pagar. A continuación resumimos 10 de las mejores funciones.
- OCR para facturas y gastos: La tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) puede utilizarse para capturar automáticamente datos de facturas y gastos, reduciendo la necesidad de introducir datos manualmente.
- Prevención contra fraudes: Las funciones avanzadas de detección y prevención del fraude pueden ayudar a proteger contra facturas y pagos fraudulentos, reduciendo el riesgo de pérdidas financieras.
- Flujos/reglas de autorización: Definir el proceso de aprobación y establecer reglas de autorización puede ayudar a garantizar que las facturas se aprueben de forma oportuna y coherente y que los pagos se realicen según los términos acordados.
- Aprobaciones automatizadas: Automatizar el proceso de aprobación puede ayudar a agilizar la aprobación de facturas y pagos, reduciendo el tiempo que se tarda en aprobar las facturas.
- Reconocimiento de tasas de impuestos: El reconocimiento automatizado del tipo de impuesto puede ayudar a garantizar que se aplique el tipo de impuesto correcto a cada factura, reduciendo el riesgo de errores y mejorando la precisión.
- Opciones para asignar responsabilidades: Asigne tareas y responsabilidades a miembros específicos del equipo, como quién es responsable de la entrada de datos, la aprobación y el procesamiento de pagos. Esto ayuda a garantizar que todos sepan de qué son responsables, lo que crea un flujo de trabajo más estructurado dentro de los equipos.
- Almacenamiento de datos seguro: Un almacenamiento de datos dedicado, por ejemplo en un entorno en la nube, permite recuperar los archivos cuando sea necesario. De este modo se cumple la regulación legal y se puede acceder a los datos para posibles auditorías.
- Acceso móvil: Posibilidad de acceder al sistema de cuentas por pagar desde un dispositivo móvil, lo que te permite aprobar facturas y realizar pagos desde cualquier lugar y en cualquier momento.
- Soporte para múltiples monedas: Capacidad para gestionar facturas y pagos en múltiples monedas, especialmente para empresas con presencia global.
- Integración con otros sistemas: La integración con otros sistemas financieros, como los de contabilidad y planificación de recursos empresariales (ERP), proporciona una perspectiva completa de la situación financiera de la empresa y sincroniza tu software para los procesos de pago.
Algunas de estas funciones pueden ser redundantes para tu empresa, como la compatibilidad con varias monedas si sólo operas en un país. Sin embargo, esta lista puede ofrecerte una idea clara de lo que debes tener en cuenta cuando busques una solución adecuada de software de cuentas a pagar.
En la siguiente sección, te ofreceremos una lista de los mejores software de cuentas por pagar que existen en este momento. Explicaremos brevemente cada opción, resumiremos sus principales características y mencionaremos para qué tipo de organización es la más adecuada.
Las 8 mejores plataformas de software de cuentas por pagar
Sabemos que, como empresa, quieres obtener los frutos de las soluciones para cuentas por pagar hoy y no mañana. Para ayudarte a encontrar la mejor manera de automatizar tu proceso de cuentas por pagar, hemos resumido 8 de las mejores soluciones de software para cuentas por pagar de diferentes organizaciones.
1. Software de cuentas por pagar SpendControl de Klippa
SpendControl de Klippa es una plataforma de software de cuentas por pagar todo en uno que te ayuda a gestionar tus gastos y el procesamiento de facturas desde un entorno dedicado. Incluye dos módulos para gastos y facturas que pueden utilizarse juntos o por separado.
La solución también te permite procesar sin problemas tus cuentas por pagar en unos pocos clics, extraer automáticamente tus datos de cuentas por pagar con inteligencia artificial y automatizar los procesos de aprobación para un flujo de trabajo sofisticado.
Las funciones principales del SpendControl de Klippa son:
- Gestión de gastos y procesamiento de facturas sofisticados en una sola plataforma
- Aplicación móvil y entorno web fáciles de usar
- Capacidades de extracción de datos integradas gracias a la tecnología OCR propia de Klippa
- Flujos de trabajo de aprobación totalmente personalizables con reglas de negocio inteligentes
- Opciones para asignar responsabilidades y ciertas tareas a miembros específicos para la aprobación y el procesamiento de pagos
- Soporte multimoneda
- Cotejo bidireccional (pronto disponible el cotejo tridireccional)
- Más de 20 opciones de integración con softwares de contabilidad y ERP, como Xero, NetSuite, SAP y muchas otras integraciones
- Análisis de detección de fraude documental integrado
- Almacenamiento dedicado en la nube para acceder a los archivos por hasta 10 años para posibles auditorías
- Opción de marca blanca para una solución premium en tu identidad corporativa
Klippa SpendControl es ideal para: Empresas y organizaciones de todos los tamaños que buscan crecer mejorando la eficiencia de varios procesos de cuentas por pagar.
2. Rydoo
Rydoo ofrece una solución de gestión de gastos diseñada para procesar gastos desde la presentación de reclamaciones hasta su reembolso. Rydoo es una solución con varios controles incorporados para el cumplimiento de las normas y ofrece una perspectiva de tu estado financiero actual. Para una comparación directa entre Klippa y Rydoo, visita esta página de comparación.
Rydoo ofrece las siguientes funciones:
- Cuadro de mando consolidado
- Módulo de gestión de gastos completo
- Configuración de políticas incorporada para adherirse a las políticas financieras
- Vistas de gastos en tiempo real
- Perspectiva general de la información
- Varias integraciones con una amplia gama de casos de uso, como la movilidad y la productividad
La gestión de gastos de Rydoo es ideal para: Organizaciones pequeñas y medianas en busca de una solución específica para la gestión de gastos que mejore sus flujos de trabajo.
3. Freshbooks
Freshbooks es una solución de contabilidad que permite a los propietarios de pequeñas empresas o a trabajadores autónomos a organizar sus cuentas por pagar y seguir cumpliendo con las políticas y regulaciones financieras de su país. Es una solución fácil de usar, con un panel de control consolidado y múltiples plantillas listas para personalizar.
Freshbooks ofrece las siguientes funciones:
- Cuadro de mandos consolidado
- Plan de cuentas y categorías de gastos personalizables
- Almacenamiento de datos en la nube
- Informes detallados
- Conciliación bancaria automatizada
- Opciones de seguimiento para varios tipos de crédito
Freshbooks es ideal para: Organizaciones pequeñas, trabajadores autónomos, profesionales independientes o contables particulares.
4. Airbase
Airbase es un software de cuentas por pagar diseñado para facilitar las tareas de los equipos financieros mediante la automatización del proceso de cuentas por pagar. El software proporciona una visibilidad y un control claros de los procesos de pago de sus clientes y es fácil de manejar a través de su panel de control unificado. Además, incluye un programa de tarjetas corporativas y funcionalidades de reembolso a empleados.
Airbase ofrece las siguientes funciones:
- Flujos de trabajo de aprobación
- Automatización de procesos contables
- Informes en tiempo real
- Soporte para múltiples subsidiarias
- Programa de tarjetas corporativas
- Funciones de reembolso a empleados
- Múltiples opciones de integración
Airbase es ideal para: Organizaciones pequeñas, autónomos y profesionales por cuenta propia.
5. Tipalti
Tipalti ofrece una solución de pago basada en facturas integral que ayuda a las empresas a automatizar y agilizar su proceso de cuentas por pagar. La solución incluye tecnología OCR de extracción automática de datos para extraer diversos datos de las facturas.
Tipalti ofrece las siguientes funciones:
- Detección y prevención del fraude
- Controles financieros
- Soporte multimoneda
- Opciones de integración para distintos tipos de sistemas de contabilidad y ERP
- Conciliación de pagos
- Cotejo de 2 y 3 vías
- Almacenamiento de datos en la nube
Tipalti es ideal para: Empresas pequeñas y medianas que se centran en la optimización de las cuentas por pagar.
6. DocuWare
DocuWare es una solución de cuentas por pagar basada en facturas que puede capturar y almacenar facturas tanto digital como físicamente. Puede enviar facturas fácilmente mediante escaneado, correo electrónico y capturas móviles en una estructura de archivos con capacidad de búsqueda. También hay una versión disponible que no está basada en la nube. El software se integra con más de 500 programas de contabilidad diferentes, lo que te permite sincronizar tus datos con varias plataformas.
DocuWare ofrece las siguientes funciones:
- Procesos de aprobación personalizables
- Importación e indexación automatizadas para la captura de datos
- Almacenamiento seguro en la nube para documentos y archivos de facturas
- Accesibilidad y colaboración fácil con opciones de edición y comentarios en los flujos de trabajo
- Se integra con más de 500 programas de contabilidad diferentes
DocuWare es ideal para: Organizaciones medianas y grandes centradas en mejorar la eficiencia de las facturas y la automatización de los flujos de trabajo.
7. Lightyear
Lightyear es una solución ideal para que las grandes empresas consoliden las compras, la contabilidad y la aprobación de facturas en una sola plataforma. Además, es un software tanto de compras como de cuentas por pagar que ofrece posibilidades automatizadas de contabilidad y sincronización de inventarios.
Facilita el seguimiento de los recursos entre equipos y diferentes ubicaciones. Compartir y sincronizar datos de cuentas por pagar es fácil con Lightyear.
Lightyear ofrece las siguientes funciones:
- Opciones de órdenes de compra para crear, aprobar y enviar
- Extracción de datos inteligente
- Contabilidad automatizada con reglas de automatización
- Sistema de aprobación multinivel
- Cotejo de 3 vías
- Conciliación automática de extractos de proveedores
- Integraciones con software de contabilidad, ERP e inventario
Lightyear es ideal para: Empresas grandes y empresas que trabajan con varios equipos o líneas de productos en distintas ubicaciones.
8. Sage Intacct
Sage Intacct es una plataforma de gestión financiera con un software de cuentas por pagar integrado para agilizar el flujo de trabajo. Sus funcionalidades de cuadro de mando e informes permiten a sus clientes obtener visibilidad para una mejor toma de decisiones.
Sage Intacct es fácil de combinar con otro software propio o aplicaciones de automatización de terceros para aumentar sus funcionalidades.
Sage Intacct ofrece las siguientes funciones:
- Acceso centralizado y electrónico a las cuentas por pagar
- Automatización racionalizada del flujo de trabajo de cuentas por pagar
- Seguimiento en tiempo real de pagos, aprobaciones e informes
- Controles flexibles para flujos de trabajo y requisitos de aprobación
- Integraciones con otro software propio o soluciones de cuentas por pagar existentes
Sage Intacct es ideal para: Empresas pequeñas, fundaciones y organizaciones sin fines de lucro.
Esperamos que ahora tengas una mejor perspectiva de las opciones que hay en el mercado para tomar una decisión adecuada que se ajuste a tus necesidades. Tras analizar las distintas opciones, hay una solución que destaca por encima de las demás.
En la siguiente sección, te contaremos más sobre el software de cuentas por pagar número uno y por qué sería adecuado para tu empresa.
Prueba el software de cuentas a pagar SpendControl de Klippa
Como ya sabes, la automatización de cuentas a pagar puede agilizar significativamente tus procesos financieros y ahorrarte una cantidad significativa de tiempo y esfuerzo en tediosas tareas manuales. SpendControl de Klippa es un software de gestión financiero todo-en-uno que puede hacer que tus procesos de cuentas por pagar sean como una brisa.
Su tecnología OCR integrada hace innecesaria la introducción manual de datos y te permite extraer los datos de tus cuentas por pagar en cuestión de segundos. Además de la tecnología OCR incorporada, el software incluye una amplia gama de otras funcionalidades como gestión de gastos, procesamiento de facturas, cotejo de extractos de tarjetas de crédito con pagos, detección de fraudes, informes de gastos, sincronización de sistemas contables, two-way matching, etc.
Las ventajas de utilizar Klippa SpendControl incluyen:
- Ahorro de tiempo: Al automatizar las tareas de gestión financiera eliminas la necesidad de que los empleados introduzcan manualmente los datos de gastos en hojas de cálculo u otros sistemas. El tiempo ahorrado puede invertirse en tareas realmente importantes para el crecimiento de la empresa.
- Reduce los errores: La introducción manual de datos puede ser propensa a errores, especialmente cuando se trata de grandes volúmenes de datos. Klippa SpendControl automatiza la entrada de datos extrayendo los datos de recibos y facturas con gran precisión, reduciendo el riesgo de errores causados por equivocaciones humanas.
- Datos organizados y accesibles: Klippa SpendControl puede ayudar a mantener los registros financieros organizados y fácilmente accesibles, lo que puede ser útil para fines fiscales o para obtener información sobre los patrones de gasto.
- Reduce el riesgo de fraude: El posible fraude que puede poner en peligro a tu empresa se puede identificar rápidamente gracias a su análisis de detección de fraude incorporado, que identifica registros inusuales o documentos fraudulentos. Esto ayuda a detectar y prevenir actividades fraudulentas antes de que se conviertan en un problema grave.
- Agiliza las aprobaciones: Con los flujos de trabajo de aprobación digital de Klippa, los gerentes pueden revisar y aprobar rápidamente tanto los gastos como las facturas. Además, se pueden crear flujos de aprobación personalizados que garanticen que las transacciones financieras se aprueban de forma rápida y eficiente.
- Mejora el cumplimiento: Klippa garantiza el cumplimiento de la normativa fiscal y otros requisitos de información financiera al proporcionar registros precisos y detallados. Esto es esencial cuando las autoridades fiscales realizan auditorías.
Creemos que las amplias funcionalidades y el valor añadido de Klippa SpendControl lo convierten en el mejor software para automatizar tus procesos de cuentas por pagar. ¿Estás preparado para probarlo? Ponte en contacto con nosotros o reserva una demostración gratuita. Nos encantaría mostrarte cómo nuestra solución puede beneficiar a tu negocio.