La introducción de datos sigue siendo un reto importante para muchas organizaciones. Según Zapier, el 76% de los trabajadores pasan hasta 3 horas al día moviendo datos de un lugar a otro, el 83% de los trabajadores pasan la misma cantidad de tiempo corrigiendo errores de entrada de datos, y el 73% de los trabajadores pasan hasta 3 horas encontrando información de un documento en particular. Mucho tiempo perdido, ¿no crees?
Por suerte, no tienes por qué contribuir a estas cifras. Con la tecnología sofisticada de hoy en día, puedes sustituir la introducción manual de datos y otras tareas de registro de datos para mejorar la eficiencia operativa.
En este blog, te explicaremos las ventajas de la introducción automatizada de datos y enumeraremos las 8 mejores soluciones de software de introducción de datos que pueden ayudarte a automatizar tareas tediosas. Pero antes, comencemos con la definición de un software de entrada de datos.
¿Qué es el Software de Entrada de Datos?
El software de introducción de datos es una solución que te permite automatizar la transferencia de datos de un sistema a otro, eliminando la introducción manual de datos.
Hoy en día, el software de entrada de datos es lo suficientemente sofisticado como para extraer automáticamente los datos de un documento y luego limpiarlos, validarlos y almacenarlos en sistemas centralizados como las bases de datos. La mayoría de los programas de introducción de datos se integran con herramientas y aplicaciones de terceros, lo que permite una administración más amplia de los datos.
Esto suena bastante prometedor, ¿verdad? Pero, ¿qué más puedes esperar de un software de introducción de datos? ¡Veámoslo a continuación!
Cinco Razones Por Las Que Debería Utilizar un Software de Entrada de Datos Automatizado
Los sistemas de introducción de datos ofrecen innumerables ventajas a las empresas. Para que tengas una idea de cómo te beneficiaría, a continuación enumeramos cinco razones:
- Digitalización sencilla de documentos impresos – El software de introducción de datos te ayuda a digitalizar todos los documentos físicos enviando los datos extraídos a una base de datos o a un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP).
- Tiempo de entrega más rápido – Puedes eliminar largas horas de registro e introducción manual de datos gracias a la automatización inteligente.
- Minimización de los errores humanos – Las soluciones automatizadas prácticamente no requieren interacción humana, lo que reduce el número de costosos errores humanos.
- Escalabilidad – Con el software de entrada de datos automatizada, puedes escalar eficientemente tus tareas de entrada de datos sin aumentar los gastos generales.
- Reducción de los costos operativos – Menor tiempo de entrega, minimización de los errores humanos y opciones de escalabilidad sin aumentar los costos. Todos estos factores te permitirán ahorrar dinero de forma significativa a largo plazo.
¿Han despertado estas cinco razones tu interés por sustituir la introducción manual de datos? ¿Estás pensando en utilizar un software de automatización de la introducción de datos? Estupendo, ¡nosotros te ayudamos!
En la siguiente sección, hemos enumerado nuestra selección de los 8 mejores softwares de entrada de datos automatizada.
Las 8 Mejores Opciones de Software de Entrada de Datos en 2024
Encontrar el software adecuado para la entrada de datos no es fácil, y requiere mucho tiempo para investigar y comparar varias soluciones. Hay muchas soluciones de software disponibles en el mercado. Sin embargo, no todos los software de automatización de entrada de datos ofrecen exactamente el mismo tipo de funcionalidades y características.
Por eso te presentamos una lista de los 8 mejores software de entrada de datos para la automatización en una comparación fácil de seguir:
- Klippa DocHorizon
- DocSumo
- Rossum
- UI Path
- AutoEntry
- Foxtrot RPA
- Nanonets
- DocParser
1. Klippa DocHorizon
Klippa DocHorizon es una solución versátil de captura de datos y Procesamiento Inteligente de Documentos (IDP) que puede automatizar eficazmente las tareas de introducción manual de datos. Puede extraer datos de imágenes, matrículas, medidores de servicios públicos, documentos, PDF y muchos otros objetos con una precisión de hasta el 99%.
Los usuarios pueden recibir los datos extraídos en varios formatos, como CSV, JSON, PDF y muchos más. Los datos estructurados extraídos pueden transferirse automáticamente a diversos sistemas, como sistemas ERP, software de contabilidad o bases de datos.
Klippa DocHorizon te permite automatizar la entrada de datos con detección de objetos, clasificación de documentos, verificación, anonimización de datos y captura remota de datos con dispositivos móviles.
Con Klippa DocHorizon, puedes ahorrar hasta un 70% del tiempo de procesamiento de datos y de tu presupuesto gracias a la automatización inteligente de la entrada de datos.
Características Principales:
- Te permite reconocer y convertir varios documentos como recibos, facturas, contratos, formularios y pasaportes en datos estructurados en un instante.
- El software mejorado con IA te permite capturar datos no estructurados de cualquier documento
- Automatización de la entrada de datos con un motor preciso de extracción y análisis de datos
- Apto para el archivado digital, la gestión de datos y la validación
- La sofisticada detección de objetos permite escanear códigos de barras, etiquetas de precios y contadores de servicios públicos.
- Soporte multilingüe
- Extracción de partidas
Ventajas:
- Categoriza el tipo de documento por ti con la clasificación de documentos
- Puedes convertir cualquier dispositivo móvil en un escáner móvil
- Puede entender documentos en más de 50 idiomas
- Permite la anonimización de datos para el cumplimiento de las regulaciones de privacidad de datos
- Fácil de usar para los desarrolladores, lo que permite configuraciones rápidas
- Varias integraciones a través de API y SDK bien documentados
Desventajas:
- Aún no se ha desarrollado un sistema de informes de datos
- La interfaz del usuario está en desarrollo
2. Docsumo
Docsumo ayuda a las empresas capturando datos y analizando documentos no estructurados mediante Machine Learning. Gracias a su sofisticada tecnología, Docsumo no se limita a las plantillas y no requiere configuraciones manuales.
Los usuarios pueden simplemente subir documentos y reenviar los datos capturados a otro software, eliminando la introducción manual de datos. Tiene una interfaz de usuario (UI) sencilla, lo que hace que sea fácil de usar incluso para quienes no tienen muchos conocimientos técnicos.
Características Principales:
- Captura y transporte automatizados de datos
- Administración de datos
- Agregación de datos
Ventajas:
- Interfaz de usuario (UI) sencilla
- Asistencia al cliente disponible
- API personalizable para muchos casos de uso
- Múltiples tipos de resultados
Desventajas:
- Se desearía un sistema de informes más complejo
- Aún no se pueden procesar eficazmente los documentos escritos a mano
- No hay anonimización de datos
3. Rossum
Rossum es una solución de procesamiento de documentos en la nube basada en la IA que automatiza los procesos empresariales. Puede utilizarse para recibir documentos a través de múltiples canales, categorizar documentos, automatizar la captura de datos, validar datos e integrarse en un software de contabilidad.
Rossum es una plataforma sólida para la introducción automatizada de datos cuando se trata de documentos financieros como facturas. Cuenta con la certificación ISO 27001 y cumple la reglamentación HIPAA, por lo que cuenta con la confianza de grandes empresas.
Características Principales:
- Extracción de datos
- Extracción de direcciones de correo electrónico
- Captura y transferencia de datos
- Extracción de imágenes
- Clasificación de documentos
- Verificación de datos
Ventajas:
- Integraciones con API
- Alerta de pagos duplicados
- Certificación ISO
Desventajas:
- Carece de analítica de datos
- No hay controles cruzados con bases de datos de terceros
- No puede procesar documentos con un número de páginas elevado
- No hay anonimización de datos
4. UiPath
Una herramienta de automatización de flujos de trabajo potente como UiPath es flexible y fácil de escalar tanto si tu organización es pequeña, mediana o grande. UiPath puede procesar grandes volúmenes de documentos y extraer datos en un formato estructurado sin necesidad de codificación.
A menudo UiPath es preferido por las grandes organizaciones, como los gobiernos, para automatizar tareas y agilizar los procesos de atención al público.
Características Principales:
- Captura y transferencia de datos
- Extracción de documentos
- Panel de control personalizable
- Automatización de procesos empresariales
- Extracción de datos web
- Replicación de datos
- Extracción de direcciones de correo electrónico
Ventajas:
- Integraciones mediante API
- Solución de código reducido
- Integración con terceros disponible
- Administración de datos sencilla
- Múltiples fuentes de datos
Desventajas:
- Demasiados productos hacen que su uso resulte abrumador
- Las actualizaciones no son estables, lo que puede alterar tus flujos
- Puede ser caro
- Sin anonimización de datos
5. AutoEntry
AutoEntry es una gran plataforma de software para la automatización de la entrada de datos para empresas pequeñas y medianas. Te permite enviar datos para su extracción de múltiples maneras, como a través de un sitio web, una aplicación móvil o direcciones de correo electrónico únicas.
AutoEntry destaca cuando se trata de extraer datos de recibos, facturas y extractos bancarios con precisión. El enfoque basado en reglas de esta herramienta de entrada de datos te permite categorizar automáticamente un documento a lo largo del tiempo sin intervención humana.
Características Principales:
- Extracción de datos
- Captura de imágenes
- Categorización de documentos
- Códigos de IVA sugeridos automáticamente
- Proveedores sugeridos automáticamente
- Múltiples opciones de exportación
Ventajas:
- Fácil de usar
- Puede conectarse a tu software de contabilidad
- Aplicación móvil disponible
Desventajas:
- Limitado al sector de contabilidad y gestión de cuentas
- Las funcionalidades de la plataforma son mínimas
- Servicio de atención al cliente lento
- No es la más precisa
- No hay anonimización de datos
6. Nintex RPA
Nintex RPA, como su nombre indica, es una solución RPA creada para automatizar procesos manuales como la introducción de datos. Nintex RPA le proporciona a las empresas bots bien entrenados para automatizar tareas rutinarias simples. Estos bots pueden trabajar de la misma forma que los humanos, pero pueden trabajar 24 horas al día, 7 días a la semana, con un mínimo de errores.
Nintex RPA es una interfaz sin código, que es una herramienta perfecta para usuarios sin conocimientos técnicos. Al igual que muchos otros software de entrada de datos, puede extraer datos de documentos estructurados y no estructurados, lo que lo convierte en un fuerte candidato, especialmente para usuarios sin conocimientos técnicos.
Características Principales:
- Múltiples formatos de datos
- Funciona en sistemas Windows
- Encriptación de datos
- IA, Machine Learning y OCR
- Flujo de trabajo configurable
- Captura y transferencia de datos
- Extracción de datos
- Administración del flujo de trabajo
Ventajas:
- Fácil de usar
- Compatible con la automatización a nivel de empresa
- Algunas opciones de personalización
- No necesita codificación ni programación
Desventajas:
- Carece de integraciones con otros productos
- Sin documentación exhaustiva
- Sin anonimización de datos
7. Nanonets
Nanonets es un software de OCR que utiliza Deep Learning para extraer datos de archivos no estructurados, como imágenes y documentos escritos a mano. Con Nanonets, los usuarios pueden automatizar los procesos de entrada de datos con bastante facilidad gracias a su interfaz fácil de usar.
También tiene posibilidades de integración a través de API, por lo que es una solución sólida para la administración del flujo de trabajo. Además de la extracción de datos, el OCR de Nanonets puede verificar documentos y es compatible con la incorporación de documentos.
Características Principales:
- Captura y transferencia de datos
- Extracción de datos
- Soporte multilingüe
- Edición de textos
- Automatización del proceso de aprobación
- Validación de datos
- Mejora de datos
- Automatización del flujo de trabajo
Ventajas:
- Posibilidades de integración con API
- Interfaz fácil de usar
- Personalizable a pedido
Desventajas:
- La anotación de tablas no está a la altura de los estándares
- El proceso de entrenamiento del modelo puede ser tedioso
- Resultados limitados cuando se implementa de forma local
- No hay anonimización de datos
8. Docparser
Docparser es una sólida solución de administración de documentos que incorpora almacenamiento empresarial en la nube para poder ofrecer un sistema centralizado a sus usuarios. La tecnología OCR y el reconocimiento de texto incorporado pueden extraer datos de diversos documentos, incluso de códigos de barras. La salida de datos puede descargarse como Excel, CSV, JSON o XML.
Las funciones de preprocesamiento de imágenes de Docparser, como el recorte automático, el cambio de tamaño y la rotación automática, le permite a los usuarios extraer datos de imágenes cómodamente. El software puede integrarse con aplicaciones de terceros mediante API y es una solución eficaz para sustituir la introducción manual de datos.
Características Principales:
- Captura y transferencia de datos
- Base de datos de clientes
- Extracción de datos
- Uso compartido en la nube a través de Google Drive
- Compatible con el escaneo de códigos de barras
- Compatible con múltiples formatos de imagen
Ventajas:
- Integración con APIs
- Incorporación con el almacenamiento empresarial
- Extrae texto y procesa imágenes
Desventajas:
- No es posible realizar búsquedas en los documentos analizados
- Falta de funciones de filtración avanzadas
- Limitado por el enfoque basado en plantillas
- Sin anonimización de datos
Esperamos que la lista de los 8 mejores softwares de introducción de datos te haya dado una idea de las soluciones disponibles en el mercado. Algunas soluciones contienen funcionalidades diferentes a otras. Por lo tanto, depende en gran medida de tu caso de uso y de tu sector cuál es el mejor software para ti.
Sin embargo, si quieres una solución sofisticada que pueda automatizar tus tareas de entrada de datos, Klippa DocHorizon está ligeramente por encima del resto. ¿Por qué?
Simplemente porque contiene características esenciales que el software de automatización de entrada de datos debe tener en 2024. Veamos estas características esenciales que ofrece Klippa DocHorizon.
Características Esenciales del Software de Automatización de Entrada de Datos
No importa en qué sector te encuentres. La siguiente lista de características son necesarias para un software de automatización de entrada de datos para cualquier tarea de entrada de datos:
- Clasificación de documentos
- Extracción de datos
- Verificación de datos
- Anonimización de datos
- Conversión de datos
- Escaneo móvil
- Detección de fraude
¡Exploremos más detalles!
Clasificación de Documentos
Clasificar y organizar los datos toma tiempo, lo que suele ocurrir cuando los datos llegan a tu sistema. Por eso, el software de entrada de datos necesita funciones de clasificación de datos que te ayuden a automatizar el proceso de categorización de documentos.
Klippa DocHorizon puede automatizar la clasificación de documentos y datos por ti. Para obtener más detalles sobre cómo lo hacemos, consulta este artículo.
Extracción de Datos
¿Tu organización tiene que extraer manualmente los datos útiles de documentos mal estructurados o de fuentes de datos no estructuradas, como las imágenes? Esto no solo consume tus recursos, sino que además es susceptible a errores humanos que pueden resultar muy costosos.
Las técnicas automatizadas de extracción de datos te permiten extraer cómodamente datos útiles de los documentos, normalmente en cuestión de segundos, mediante OCR. Klippa DocHorizon, integrado con IA y OCR, puede ayudarte a extraer datos con una precisión de hasta el 99%.
Verificación de Datos
El proceso de verificación de datos es simplemente el proceso para evaluar si los datos extraídos o introducidos en un sistema se han hecho con precisión. Un software automatizado de introducción de datos con esta función puede ayudarte a evitar todos los errores de introducción de datos y a garantizar que los datos sean útiles y correctos.
Klippa DocHorizon consigue esto mediante la verificación cruzada de documentos y puntos de datos con otras fuentes, como bases de datos de terceros. También puede verificar la autenticidad y validez de documentos o datos extraídos de archivos. Esto acaba ahorrándote tiempo y recursos valiosos.
Anonimización de Datos
No se puede pasar por alto la importancia de la reglamentación sobre la privacidad de los datos. Las organizaciones procesan cada vez más datos, pero no todas las personas de una organización deben tener acceso a datos sensibles desde el punto de vista de la privacidad. Los softwares más sofisticados para la introducción de datos pueden ofrecer una función para salvaguardar los datos con la anonimización de datos.
Con la anonimización, una de las técnicas de enmascaramiento de datos, se pueden enmascarar datos sensibles automáticamente. Klippa es uno de los pocos proveedores de software de entrada de datos automatizada que puede ayudarte a garantizar el cumplimiento del GDPR con la anonimización de datos.
Conversión de Datos
Ejemplo de conversión de datos
Para transformar archivos de datos no estructurados, como documentos impresos o imágenes, en datos significativos que puedan almacenarse, es necesario convertir los archivos. Es esencial que el software de entrada de datos pueda convertir archivos JPG, PNG y PDF a texto legible o que se pueda buscar con OCR.
Klippa DocHorizon ofrece la posibilidad de exportar a formatos como PDF, CSV, XLSX, XML y JSON. Los archivos se pueden subir fácilmente a través de la aplicación, la web e incluso el correo electrónico.
Escaneo Móvil
¿Qué ocurre si tú o tus empleados no tienen acceso a un escáner? ¿Y si tienes que tomar imágenes de los documentos con tu teléfono y pasar después por el proceso de introducción de datos, imagen por imagen?
Eso ya no es así, ya que algunos proveedores de software de introducción de datos te permiten convertir tu smartphone en un escáner de documentos que cabe en tu bolsillo.
Klippa, por ejemplo, permite digitalizar y escanear documentos fácilmente con un sofisticado SDK de escaneo móvil de documentos. Con la documentación adecuada disponible, puedes integrarlo fácilmente a tus soluciones existentes.
Detección de Fraude
Ejemplo de detección de fraude
Procesar documentos falsos puede costarte millones. El fraude documental es difícil de detectar a simple vista, sobre todo cuando se reciben grandes cantidades de documentos. Además de introducir los datos manualmente, es increíblemente difícil detectar irregularidades o la validez de los documentos.
Aquí es donde brillan las tecnologías de OCR y de IA, ya que no se limitan a la fisiología humana. Descubre cómo Klippa puede ayudarte a detectar el fraude de documentos con nuestro sofisticado software para la automatización de la introducción de datos.
Conclusión
Trabajar con datos no tiene por qué llevar mucho tiempo ni ser complicado. Tampoco tiene por qué quitarle mucho tiempo a tus empleados ni recursos financieros a tu empresa.
Si te preguntas si existe una solución para automatizar la entrada de datos, la respuesta es sí. Existe un sofisticado software de introducción de datos que puedes utilizar para eliminar las tareas manuales de introducción de datos de una vez por todas.
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