Aunque la tecnología se ha convertido en una parte importante de nuestra vida cotidiana, algunas empresas todavía tienen que descubrir las maravillas de la automatización para sus procesos empresariales.
Tomemos, por ejemplo, una tarea como el procesamiento de facturas. Según estadísticas recientes, el 86% de las PYME siguen dependiendo en gran medida de los recibos de facturas en papel y de la introducción manual de datos. No sólo es una tarea tediosa y repetitiva, sino que consume mucho tiempo valioso.
Las empresas que extraen información manualmente de las facturas dedican aproximadamente 25 días a una sola factura. Y eso, por supuesto, si la factura no presenta errores de antemano. ¿Por qué dedicar tanto tiempo a extraer y teclear manualmente datos importantes de las facturas cuando se puede facilitar el proceso automático de reconocimiento de facturas con un software de escaneado de facturas?
En este blog, explicaremos qué es un software de captura de datos de facturas, los criterios para elegir el que se adapte a su organización y veremos un desglose de los 8 mejores software de captura de facturas de 2025.
¡Comencemos!
Los Mejores Software de Escaneo de Facturas en 2025
1. Klippa SpendControl
Klippa SpendControl es una solución todo incluido que combina módulos de procesamiento de facturas, manejo de gastos y tarjetas de crédito corporativas.
Nuestro software utiliza la tecnología de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) para el reconocimiento automático de facturas y asegurar la captura de datos exacta para poder aprobar facturas, archivar, y enviar directamente a tu administración financiera.
Pros
- Gestiona tus facturas de proveedores, gastos de empleados y tarjetas de crédito corporativas en una sola plataforma
- Escanea, envía, procesa y aprueba facturas vía web o aplicación móvil
- Obtén un 99% de precisión en la extracción de datos de facturas con el OCR de Klippa
- Retoma el control de tus cuentas a pagar con cuadros de mando intuitivos
- Personaliza tu gestión de aprobación con flujos de autorización multinivel
- Nunca deje de cumplir con las regulaciones fiscales y de privacidad de datos con nuestra solución certificada por ISO27001 y compatible con GDPR
- Confía en la compatibilidad automática multidivisa para los pagos internacionales
- Evita el fraude en las facturas con la detección de duplicados y fraudes incorporada
- Integra SpendControl con su software de contabilidad y ERP, como Quickbooks, NetSuite o SAP
Contras
- No hay opciones de integración para sistemas de viajes o inventario
- Actualmente no cuenta con 3-way matching (próximamente)
Precio
- Demostración en línea gratis
- Plan efectivo: Para hasta 4.000 facturas al año y 10 usuarios, 95 $/mes
- Plan Premium: Para hasta 12.000 facturas al año y 30 usuarios, 275 $/mes
- Plan personalizado: Una solución totalmente personalizable y adaptada a las necesidades de tu empresa con SSO para la gestión de usuarios y flujos de trabajo.
Más información sobre nuestros módulos de procesamiento de facturas y sus precios aquí.
Tipo y tamaño de empresa ideal: Klippa SpendControl es más adecuado para pequeñas y medianas empresas que buscan una solución de automatización de AP escalable que procese facturas de proveedores, gastos de empleados y transacciones de tarjetas de crédito en una sola plataforma.
2. Klippa DocHorizon
Klippa DocHorizon es una plataforma inteligente de procesamiento de documentos que utiliza software OCR potenciado por IA para escanear, extraer y procesar información con precisión. La solución ayuda a las empresas a automatizar todos sus flujos de trabajo de documentos con clasificación, extracción, verificación de facturas, detección de fraude en facturas y cualquier otro tipo de documento.
Pros
- Extracción de datos rápida y precisa con OCR de facturas desarrollado internamente
- Detección integrada de facturas fraudulentas
- Cotejo bidireccional de pedidos de compra y facturas
- Comprobación cruzada entre documentos y puntos de datos
- Verificación de la autenticidad de las facturas
- Clasificación, etiquetado y ordenación de archivos y partidas individuales
- Enmascaramiento, anonimización y redacción de datos
- Totalmente adaptable a sus necesidades específicas
Contras
- Disponible sólo para lenguajes del alfabeto latino
- No es una solución de manejo financiero todo incluido.
Precio
- Los precios personalizados dependen de las necesidades y los casos de cada empresa
- Los clientes pueden rellenar una solicitud de precios y obtener asesoramiento personalizado
Tipo y tamaño de empresa ideal: Klippa DocHorizon es una plataforma versátil que puede beneficiar a pequeñas, medianas y grandes empresas, incluidos, entre otros, los sectores financiero, minorista y de identidad.
3. Docsumo
Docsumo es una plataforma de inteligencia artificial de documentos que extrae y convierte documentos como nóminas, facturas y extractos bancarios en datos legibles.
Pros
- Escaneado de datos basado en IA a partir de documentos estructurados y no estructurados
- Extracción y validación de datos a partir de cualquier formato: PDF, imagen o Excel
- 2 niveles de comprobaciones de precisión: validaciones automatizadas y revisiones manuales
- Ingesta de datos de facturas desde bandejas de entrada de correo electrónico, escáneres u otros sistemas de gestión de documentos
- Autoclasificación y división de documentos
Contras
- Según las opiniones de los usuarios, la plataforma es relativamente cara para adaptarse a las pequeñas empresas (G2)
- No ofrece detección de fraudes o duplicados
- No incluye concordancia de dos o tres vías.
- No incluye categorización de datos, clasificación, validación ni análisis sintáctico de correos electrónicos en el módulo básico.
Precio
- Plan de crecimiento: Para empresas que necesitan automatizar uno o dos tipos de documentos, a partir de 500 $/mes
- Plan de negocio: Plataforma para empresas que necesitan capturar puntos de datos específicos de documentos y formarse en sus datos, precios personalizados
- Plan Enterprise: para empresas que necesitan procesar varios tipos de documentos, formarse sobre sus datos e implementar flujos de trabajo personalizados, precios personalizados
Tipo y tamaño de empresa ideal: Docsumo es más adecuado para pequeñas y medianas empresas que procesan y escanean principalmente documentos de estructura relativamente sencilla.
4. Rossum
Rossum es una plataforma de tratamiento de archivos que procesa digitalmente diversos documentos y los almacena en la nube. Esta característica permite el acceso a la nube, lo que deja fuera los costes adicionales de mantenimiento para almacenar documentos.
Pros
- Procesamiento de documentos basado en IA
- Detección integrada de fraudes y anomalías en las facturas
- Entrada de datos automatizada, verificación y validación de facturas
- Visibilidad de las transacciones en tiempo real
- Flujos de trabajo automatizados de aprobación de facturas con reglas de negocio
Contras
- Según los comentarios de los usuarios, la plataforma tiene limitaciones a la hora de procesar y extraer datos de documentos escritos en idiomas distintos del inglés (GetApp).
- Según las opiniones de los usuarios, Rossum no puede escanear correctamente líneas de documentos con diseños poco habituales (Capterra).
- Según las opiniones de los usuarios, la plataforma puede resultar difícil de costear y gestionar para las pequeñas empresas debido a sus elevados costes operativos y a su complejidad (Software Advice).
Precio
- Precios personalizados, en función de los requisitos y necesidades de la empresa
Tipo y tamaño de empresa ideales: Rossum es más adecuado para empresas medianas y grandes que manejan un gran volumen de facturas principalmente en inglés.
5. Nanonets
Nanonets es un software automatizado de introducción de datos que utiliza inteligencia artificial. Permite escanear facturas y recibos y extraer datos en tiempo real.
Pros
- Escaneado de datos de facturas mediante OCR
- Extracción de datos de facturas no estructuradas, hasta los elementos de línea de nivel SKU
- Importación de PDF o imágenes por correo electrónico, API, escritorio, Drive, Dropbox, RPA o almacenamiento en la nube
- Flujos de trabajo de aprobación automatizados con políticas personalizadas
- Integración con los sistemas de contabilidad más populares, como QuickBooks, Microsoft Dynamics, Sage, etc.
Contras
- El software requiere una configuración de autoservicio, y la formación y asistencia personalizadas sólo están disponibles con el plan premium «Enterprise».
- El software puede resultar relativamente caro para las pequeñas empresas
- Según las opiniones de los usuarios, la plataforma puede resultar costosa para empresas con un volumen de facturación moderado (G2).
- Según los comentarios de los usuarios, la plataforma no es muy fácil de usar y puede llevar mucho tiempo dominarla (Capterra).
Precio
- Plan Starter: Prueba la plataforma con funciones limitadas. Las primeras 500 páginas son gratuitas, después 0,3 $/página + 0,5 $/paso de integración del flujo de trabajo.
- Plan Pro: Herramientas avanzadas en la plataforma. 999 $/mes/flujo de trabajo
- Plan Enterprise: Complementos de flujo de trabajo personalizados, precios personalizados
Tipo y tamaño de empresa ideal: Nanonets es más adecuado para pequeñas y medianas empresas con cierta infraestructura de soporte técnico debido a sus funciones avanzadas que requieren una formación importante y a sus elevados requisitos de potencia de procesamiento.
6. Tungsten Automation (antes Kofax)
Tungsten Automation es un software de introducción automática de datos, creado para automatizar procesos y tareas de carácter financiero. Ayuda al usuario a capturar datos de facturas y validarlos.
Aunque Tungsten Automation ayuda a automatizar el proceso de escaneado de facturas y es capaz de convertir datos a múltiples formatos, carece de la capacidad de personalizar acciones dentro del software. Esto significa que el usuario tiene una pequeña variedad de tareas que puede realizar con los datos escaneados.
Pros
- Captura y validación de facturas a partir de papel, PDF, archivos adjuntos de correo electrónico y formatos electrónicos mediante tecnología OCR.
- Cotejo bidireccional y tridireccional
- Aprobación automatizada y flujos de trabajo de excepciones con reglas de negocio
- Visibilidad del estado de las facturas con cuadros de mando en tiempo real
- Se integra con los sistemas ERP y de contabilidad más populares, como Microsoft D365 y Oracle
Contras
- Según los comentarios de la plataforma, el software de verificación de facturas presenta problemas ocasionales con la precisión de la extracción de datos (Trust Radius).
- Según los comentarios de los usuarios, el software carece de opciones de personalización, en particular para los informes y los ajustes del flujo de trabajo (Capterra).
Precio
- La información sobre los modelos de precios no está disponible en el sitio web oficial
Tipo y tamaño de empresa ideales: Tungsten Automation es más adecuado para empresas medianas y grandes con grandes volúmenes de facturas y operaciones con varias entidades.
7. Docparser
Docparser es una herramienta de análisis y automatización de facturas basada en la nube. Permite extraer datos de imágenes escaneadas, archivos PDF y documentos de Word y convertirlos a JSON, CSV, XML y Excel.
Aunque ofrece al usuario la posibilidad de convertir los datos escaneados a varias extensiones, carece de capacidad para filtrarlos y dividirlos. Esencialmente, el software tiene problemas para separar datos y diferenciar nombres, ubicaciones, partidas, números y fechas.
Además, Docparser no lee automáticamente el archivo a medida que se carga. El usuario debe seleccionar manualmente los datos que necesita escanear y mencionar qué tipo de documento ha cargado.
Pros
- Extracción de datos de facturas recibidas en PDF, por fax o por correo postal
- Importación de facturas desde Box, Dropbox, Google Drive, OneDrive, etc. con integraciones en la nube incorporadas
- Procesamiento de facturas con diseños conocidos y desconocidos con analizadores de documentos personalizados
- Procesamiento automatizado de pedidos de compra, envíos y albaranes
- Conversión de documentos PDF a CSV, XML, Excel y JSON
Contras
- No realiza comparaciones a dos o tres bandas (two or three-way matching)
- Según los comentarios de los usuarios, el elevado coste del software podría no estar justificado para las pequeñas empresas (GetApp)
- Según las opiniones de los usuarios, la plataforma experimenta problemas de rendimiento ocasionales, como retrasos al guardar cambios o cargar páginas (Software Advice).
- Según las opiniones de los usuarios, el filtrado y la división de los datos escaneados puede ser un problema para el software (Software Advice)
Precio
- Plan de inicio: Procesamiento de 1200 documentos al año con 15 analizadores sintácticos diferentes, desde 32,50 €/mes, facturados anualmente
- Plan profesional: Procesamiento de 3000 documentos al año con 50 analizadores diferentes, desde 61,50 $/mes, facturación anual
- Plan Business: Procesamiento de 12000 documentos al año con 500 analizadores sintácticos diferentes, desde 133 $/mes, facturación anual
- Plan Enterprise: Paquete personalizado para requisitos específicos de análisis sintáctico, precios personalizados
Tipo y tamaño de empresa ideal: Docparser es más adecuado para pequeñas y medianas empresas que requieren analizadores de documentos personalizados.
8. Hyperscience
Hyperscience es un software de entrada de datos automatizada que utiliza una combinación de tecnología OCR, visión por ordenador, aprendizaje automático y procesamiento del lenguaje natural para leer y extraer datos de las facturas.
Aunque predica que el software de procesamiento inteligente de documentos tiene la capacidad de extraer con precisión datos de documentos como las facturas, sigue requiriendo la implementación de humanos en el bucle. Por sí solo, el software encuentra errores, por lo que es necesaria la intervención humana.
Además, los usuarios han informado de que el servicio de atención al cliente de Hyperscience aún debe mejorar, ya que el nivel de servicio y ayuda que se les ofreció fue insatisfactorio.
Pros
- Extracción de datos de formatos estructurados, semiestructurados y no estructurados mediante tecnología de aprendizaje automático
- Clasificación automatizada de todo tipo de documentos
- Detección automatizada de documentos duplicados
- Flujos de trabajo de procesamiento de facturas con reglas de negocio
- Integración con sistemas Blue Prism, Salesforce, Box, Pega, Bizagi, NICE e ImageTrust
Contras
- Según la información pública disponible, Hyperscience no ofrece detección de fraude en las facturas
- Opciones de integración limitadas, sin integración directa con programas de contabilidad o ERP
- Los usuarios señalan problemas con la extracción semiestructurada y retrasos ocasionales en la detección de caracteres en idiomas distintos del inglés (G2)
- Aunque ofrece funciones avanzadas, la plataforma puede resultar muy cara, sobre todo para las pequeñas y medianas empresas
Precio
- La información sobre los modelos de precios no está disponible en la web oficial. Los usuarios informan de que el coste de la plataforma empieza en 50.0000 $/año
Tipo y tamaño de empresa ideal: Hyperscience es más adecuado para empresas medianas y grandes que requieren funciones avanzadas y utilizan integraciones compatibles.
A la hora de implantar una solución automatizada para el escaneado de facturas, hay que tener en cuenta muchos aspectos. Echemos un vistazo a los factores más importantes que hay que tener en cuenta a la hora de elegir un software de automatización del procesamiento de facturas.
¿Qué es el Software de Escaneado de Facturas?
El software de escaneado de facturas es una herramienta especializada que automatiza la extracción de datos de facturas de proveedores. Mediante el uso de OCR e IA, escanea y captura automáticamente la información de las facturas, convirtiendo datos complejos en un formato estructurado sin entrada manual.
En lugar de dedicar un tiempo valioso a introducir detalles manualmente, este software automatiza el procesamiento de facturas y extrae información clave como:
- Información de entrega: Recupera fechas de entrega, direcciones y números de seguimiento.
Al implantar una solución de escaneado de facturas, puede acelerar drásticamente el tiempo que se tarda en procesar las facturas. Esta eficiencia no sólo reduce la posibilidad de errores humanos, sino que también mejora la precisión de los datos. Además, el uso de herramientas automatizadas como ésta ayuda a evitar posibles fraudes en las facturas al detectar rápidamente incoherencias o anomalías en los datos.
¿Por Qué es Importante el Software de Escaneado de Facturas?
La adopción de sistemas de automatización de facturas, como el software de escaneado de facturas, está aumentando rápidamente en todos los sectores, impulsada por la necesidad de eficiencia y precisión en las operaciones financieras. Las empresas están reconociendo el inmenso valor de la automatización de sus flujos de trabajo de procesamiento de facturas, lo que lleva a un crecimiento significativo en este segmento del mercado.
El mercado mundial de software de procesamiento de facturas se valoró en 2286,3 millones de USD en 2021 y se prevé que crezca de 2436,3 millones de USD en 2022 a la impresionante cifra de 7188,8 millones de USD en 2030.
Los datos no pueden mentir, el software de reconocimiento de facturas ha dejado de ser un lujo para convertirse en una necesidad para las empresas que pretenden optimizar sus operaciones financieras y mantener una ventaja competitiva.
Sin embargo, con esta abundancia de opciones en el mercado, ¿cómo puedes decidir qué tecnología de captura de facturas es la más adecuada para tu empresa? Para ayudarte, hemos elaborado una lista exhaustiva de los criterios para elegir el mejor software de escaneado de facturas para tu empresa.
Cómo Elegir un Software para Escanear Facturas
Como ya se ha mencionado, hay muchas cosas que debe tener en cuenta a la hora de elegir un software de captura automática de facturas. Eche un vistazo a algunos de los criterios más importantes a la hora de considerar un escáner de facturas:
Extracción de datos precisa
Asegúrese de que el software de captura de facturas tiene un alto índice de precisión en la extracción de datos de varios formatos de factura. Busque soluciones de escaneado de facturas que utilicen tecnología OCR avanzada, que puede reducir los errores de introducción manual de datos y garantizar una fiabilidad constante en diversos tipos de documentos.
Detección de duplicados y fraudes
Las funciones avanzadas de detección de duplicados y fraudes son vitales para mantener la integridad financiera. El software de verificación de facturas debe ser capaz de identificar y marcar facturas duplicadas, así como detectar anomalías que puedan indicar actividades fraudulentas. Entre las funciones clave se incluyen:
- Cotejo Bidireccional (Two-Way Matching:): consiste en comparar los datos de la factura con el pedido correspondiente para garantizar que el importe facturado y los artículos coinciden con lo que se pidió.
- Cotejo tripartito (Three-Way Matching): este proceso va un paso más allá al cotejar también la factura y el pedido con el informe de recepción (entrada de mercancías). De este modo se garantiza que los artículos facturados se han recibido realmente y se encuentran en la cantidad y el estado correctos.
Capacidad de integración
El software que elijas debe integrarse perfectamente con tu ERP, contabilidad y otros sistemas financieros existentes. La compatibilidad con las principales plataformas, como QuickBooks, SAP u Oracle, es crucial para agilizar el flujo de trabajo y sincronizar los datos en tiempo real.
Además, considera la capacidad del software para conectarse con sistemas más antiguos a través de integraciones API o conectores personalizados. Esto garantiza que incluso los sistemas heredados puedan beneficiarse del nuevo software, preservando la infraestructura existente y evitando costosas revisiones.
Flujos de aprobación
Busca un software que pueda dirigir automáticamente las facturas a los aprobadores correctos basándose en reglas empresariales predefinidas. Los flujos de trabajo de aprobación eficaces son cruciales para garantizar que las facturas se revisan y autorizan de forma puntual y precisa. Tenga en cuenta las siguientes características a la hora de evaluar las capacidades del flujo de trabajo de aprobación:
- Aprobaciones multinivel: Permitir que las facturas de mayor valor pasen por varios niveles de autorización en función del importe, el departamento u otros criterios.
- Jerarquías de aprobación: El software debe permitirle establecer jerarquías que reflejen su estructura organizativa, incluyendo aprobadores alternativos y rutas de escalado para excepciones.
- Aprobaciones móviles y remotas: Las aprobaciones remotas son esenciales para mantener la continuidad del flujo de trabajo, especialmente para los aprobadores que se desplazan con frecuencia o trabajan a distancia.
Seguridad y conformidad
Verifica que el software cumpla con las normas y regulaciones de la industria, como GDPR, HIPAA o SOC 2. Características como el cifrado, los controles de acceso de usuarios y los registros de auditoría son esenciales para mantener la integridad y confidencialidad de sus datos.
Opciones de personalización
Cada empresa tiene necesidades únicas. Asegúrese de que el software ofrece opciones de personalización para adaptar los flujos de trabajo, las plantillas y las herramientas de generación de informes a sus requisitos específicos. Esto puede mejorar la eficacia operativa y garantizar que el software se adapte perfectamente a sus procesos empresariales.
Asistencia al cliente y formación
Una asistencia al cliente fiable es crucial para resolver cualquier problema que pueda surgir. Busque proveedores que ofrezcan servicios de asistencia completos, como chat en directo, asistencia telefónica y correo electrónico. Además, el acceso a recursos de formación como seminarios web, tutoriales y manuales de usuario puede ayudar a su equipo a maximizar el potencial del software.
Como acabamos de descubrir, existen numerosos programas de procesamiento inteligente de documentos para escanear facturas. Aunque todos cumplen el propósito de escanear facturas, muchos carecen de funciones importantes que realmente mejoran el proceso de escaneado de facturas.
Klippa SpendControl, sin embargo, satisface las necesidades más importantes y cumple todos los criterios necesarios para automatizar con éxito el escaneado de facturas, sin ningún tipo de compromiso. ¿Por qué conformarse con un software que sólo puede realizar una parte de la tarea?
Descubramos juntos cómo tu y tu empresa pueden beneficiarse de nosotros usando Klippa SpendControl.
Automatiza el Escaneado de Facturas con Klippa
Klippa SpendControl es una solución de gestión financiera todo en uno que mejora significativamente el proceso de cuentas a pagar dentro de su organización. Gracias a la tecnología OCR, puede leer, escanear y procesar facturas automáticamente en cuestión de segundos.
¿Cómo puede beneficiar a su organización la digitalización automática de facturas? Estas son solo algunas de las ventajas de utilizar Klippa SpendControl:
- Envía archivos fácilmente a través de la aplicación Klippa, el sitio web o el correo electrónico. También es posible enviarlos en bloque, para reducir el esfuerzo y maximizar la eficiencia.
- Obtén acceso a todas las facturas anteriores, ubicadas en un entorno en la nube designado. Realiza un seguimiento de todas las facturas y esté bien preparado para su próxima auditoría.
- Extrae datos, gracias a la tecnología de extracción de datos de IA, que ayuda a reconocer detalles como el número de factura, la dirección de pago e incluso diferentes divisas.
- Evita el fraude, con la ayuda de un análisis integrado que detecta duplicados y le protege del fraude en las facturas.
- Automatiza los procesos de aprobación y mejore el curso de productividad de su organización. Cree procesos de aprobación de facturas fijos o variables y facilite el flujo de trabajo de su empresa.
- Experimenta una integración perfecta con una variedad de ERP o software de contabilidad, como NetSuite, SAP, Xero y muchos más.
Nuestros expertos estarán encantados de ayudarte con cualquier pregunta o consulta que puedas tener. Ponte en contacto con nosotros o programa una demostración gratuita y obtenga más información sobre Klippa SpendControl.