¿Tu empresa maneja un gran número de facturas a diario? ¿Y tu equipo sigue procesándolas manualmente? Entonces entiendes la dificultad; esta antigua forma de procesar las facturas resulta en una gran cantidad de cuellos de botella que afectan a la eficiencia de tu empresa.
Entre los problemas que se derivan del proceso manual se encuentran los altos costos, los largos tiempos de procesamiento y, como resultado, los largos plazos de entrega. Además, es casi imposible detectar las facturas fraudulentas y evitar los errores humanos.
Por suerte, ahora tienes la posibilidad de automatizar el procesamiento de tus facturas y aprovechar las ventajas del software de escaneo automático de facturas.
En este artículo te presentamos qué es el software de escaneo de facturas y cómo funciona. También encontrarás las cinco razones principales y los beneficios de utilizar un software de escaneo de facturas.
¿Qué es el software de escaneo de facturas?
El software de escaneo de facturas lee, escanea y extrae datos de las facturas. Para procesar los documentos presentados, el software utiliza el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y la inteligencia artificial.
El OCR es una tecnología que extrae datos, como textos, de imágenes o documentos escaneados. Para ello, utiliza su capacidad para reconocer e identificar caracteres individuales. Después la IA ayuda al software a determinar las distintas partes de la factura. Por ejemplo, puede reconocer y extraer los importes del impuesto sobre el valor añadido (VAT), las partidas presupuestarias, los detalles del comerciante y los números de las facturas.
En combinación con la IA, el software alcanza una gran precisión en la detección y extracción de datos. Toda la información deseada puede ser extraída de la factura en función a tus necesidades, incluyendo:
- Direcciones de los comerciantes
- Nombres de los comerciantes
- Partidas, incluyendo la descripción, la cantidad y los precios
- Números de pedido
- Métodos de pago
- Fechas de entrega
- Números de factura
Es posible que recibas facturas que varían en forma, idioma o formato. Con el software de escaneo de facturas, podrás procesarlas en un abrir y cerrar de ojos, sin importar el idioma, la configuración o el formato.
Utilizar un software de este tipo para escanear facturas y extraer los datos automáticamente es un gran paso hacia el procesamiento automatizado de facturas. Ahora que ya sabes qué es un software de escaneo de facturas, vamos a ver las 5 razones para utilizar una solución de este tipo.
¿Por qué deberías utilizar un software de escaneo de facturas?
El uso de un software de escaneo de facturas mejorará el procesamiento de tus documentos de varias maneras. A continuación te presentamos las cinco ventajas de utilizar una solución de este tipo:
- Reduce los costos
- Acorta el tiempo de entrega
- Limita los errores humanos
- Automatiza la detección de fraudes
- Aumenta la escalabilidad
1. Reduce los costos
Una de las primeras razones para recurrir a la automatización es la reducción de costos. Con una solución automatizada, puedes reducir tus costos de procesamiento de facturas entre un 40 y un 70%. ¿Por qué? Porque ahora las facturas se pueden procesar de forma más rápida y menos costosa.
2. Acorta el tiempo de entrega
Tanto si estás procesando facturas para pagarle a tus proveedores como para reembolsar los gastos de la empresa, tu objetivo principal es un pago rápido y fiable. La automatización con el software de escaneo de facturas ayuda a reducir tu tiempo de entrega.
Mientras que se tarda un promedio de 10 días en procesar manualmente una factura, con el software de escaneo de facturas sólo se necesitan de 3 a 5 segundos para extraer todos los datos. Durante este tiempo, la factura se escanea y todos los datos se detectan y se extraen hacia tu programa de contabilidad o base de datos para su uso a futuro. Como el tiempo de extracción se reduce drásticamente, el tiempo de procesamiento también es mucho más corto.
En términos concretos, las facturas se pueden procesar a tiempo, por lo que se reducen drásticamente los riesgos de multas por demora. Los gastos de la empresa también se pueden reembolsar más rápidamente, lo que hace que los empleados estén más contentos.
3. Limita los errores humanos
Con una tasa de error que oscila entre el 0,55% y casi el 4%, la entrada manual de datos es propensa a los errores. Estos errores pueden ser desde escribir mal una letra o un número hasta procesar una factura dos veces. El impacto de estos errores en tu negocio puede ser grave.
Con el software de escaneo de facturas, la precisión de la extracción de datos puede llegar al 99%. Dado que todos los datos se detectan con OCR e IA, se minimizan los errores de escritura y los despistes.
También puedes decidir que uno de tus empleados participe en el proceso automatizado, la llamada automatización Human-in-the-Loop, y alcanzar una precisión lo más cercana posible al 100%. Esto mejora la calidad de los datos procesados y ofrece una perspectiva real del estado financiero de tu empresa.
¿Cómo funciona Human-in-the-loop? Con la automatización Human-in-the-loop, incluyes a uno de tus empleados en el proceso estableciendo reglas que definen cuándo un empleado debe asistir al software. Por ejemplo, puedes elegir que se realice una verificación manual para cada factura de un proveedor determinado, o para cada factura a partir de un monto específico.
La combinación del software de escaneo de facturas con Human-in-the-Loop te ayuda a alcanzar la mayor precisión posible.
4. Automatiza la detección de fraudes
Los estafadores son cada vez más sofisticados. Las facturas fraudulentas pueden ser de todo tipo y tamaño. Pueden estar alteradas, duplicadas o completamente inventadas. Esa es otra razón para optar por un software de escaneo de facturas.
Algunos programas de escaneo de facturas te ayudan a evitar el fraude detectando los documentos fraudulentos. ¿Se presentó una factura dos veces? Entonces el escaneo automático de facturas puede enviarte una advertencia. ¿Se ha alterado algún carácter? El software puede detectarlo automáticamente gracias al análisis EXIF y a la detección de Photoshop, y envía una advertencia.
5. Aumenta la escalabilidad
Procesar manualmente unas pocas facturas al día es manejable. Pero con el crecimiento de tu negocio, puede que tengas que procesar cientos, si no miles, de facturas. ¿Contratarás a 20 empleados nuevos? Eso no es escalable. Pero un software de escaneo de facturas sí lo es. Con el software, puedes escalar fácilmente la capacidad de procesamiento hacia arriba y hacia abajo, en función del volumen de documentos.
Gracias a estas cinco ventajas, el procesamiento de facturas nunca volverá a ser lo mismo!
El mejor software de escaneo para tus facturas
El mejor software de escaneo de facturas para ti puede ser diferente del software para otra empresa. Puede que estés buscando una aplicación que escanee tus facturas. O tal vez tengas una aplicación propia que quieres mejorar con capacidades de OCR y escaneo de facturas.
En ese caso, Klippa tiene la solución ideal para ti. El software de escaneo de facturas de Klippa se encarga de escanear las facturas y te permite extraer, validar y procesar todos los datos que necesites. Se puede integrar fácilmente en tu software existente a través de la API o el SDK de Klippa.
¿Cuál es la diferencia entre las API y los SDK de Klippa?
Nuestra API es el servicio de enviar un documento a nuestro software de OCR y recibir de vuelta un formulario de datos estructurados en cuestión de segundos. Está bien documentado, por lo que no es demasiado difícil para que un desarrollador lo implemente. Lo que sí es necesario es tener una solución de captura de facturas, como una aplicación móvil, que pueda capturar la factura.
Nuestros SDKs son una mejor opción si estás buscando una solución integral para escanear facturas. Nuestro SDK de cámara, por ejemplo, es un módulo de cámara completo que garantiza la captura de una buena imagen de la factura. Proporciona información en tiempo real al usuario, mejora la calidad de la imagen (por ejemplo, optimizando el brillo) y, por tanto, mejora la precisión del reconocimiento.
Es posible vincular el SDK de la cámara Klippa a nuestra API de OCR. Después de escanear la factura, se gestiona automáticamente una solicitud a través de la API y se envían datos estructurados a la aplicación.
La principal ventaja del SDK es que sus desarrolladores no tienen que construir todos los componentes ellos mismos. Pueden “utilizar” fácilmente el trabajo de otras personas. Esto supone un gran ahorro de tiempo y de costos de desarrollo.
¿Cómo funciona?
La automatización es la mejor manera de evitar muchos -si no todos- los inconvenientes del procesamiento manual de las facturas. Agiliza el proceso y lo hace más fácil y rápido.
Sólo hay que seguir unos pocos pasos. El siguiente vídeo muestra cómo funciona la digitalización de facturas con Klippa:
- Para iniciar el proceso, debes enviar la factura al software de escaneo de facturas. Puedes hacerlo escaneando la factura con tu teléfono, reenviando un correo electrónico o subiendo un documento PDF.
- En pocos segundos, el software de OCR procesa la factura. Escanea y detecta la factura y mejora la calidad de la imagen para aumentar la precisión. Luego, todos los datos se extraen y estructuran automáticamente.
- Los datos extraídos se devuelven en un formato estructurado, como JSON, CSV, XLSX o UBL.
- Ahora puedes almacenar los datos en tu base de datos y utilizarlos para el procesamiento futuro.
Automatiza el escaneo de facturas con Klippa
A lo largo de este artículo, hemos hablado de las ventajas y funcionalidades del software de escaneo de facturas. Pero entender cómo puede adaptarse a tu caso de uso específico e integrarse sin problemas en las operaciones existentes es otra cosa.
Aquí es donde te podemos ayudar. Nuestros especialistas estarán encantados de pensar junto a ti y responder todas las preguntas que tengas. Ponte en contacto con nosotros a través del siguiente formulario de demostración o contáctanos directamente.