Cómo la plataforma de contabilidad Pennylane integró Klippa DocHorizon para extraer datos de las facturas
Una charla con Thomas Cassou, Jefe de Datos de Pennylane.
Sector
Finanzas y contabilidad
Equipo
300+ empleados
Clientes
25,000+ clientes
Uno de los objetivos clave de cualquier software de contabilidad es ganar eficiencia. Por lo tanto, una buena funcionalidad de OCR y extracción de datos son importantes, algo que Pennylane encontró en Klippa DocHorizon. Thomas Cassou, Jefe de Datos de Pennylane, explica cómo y por qué integraron el software de Klippa para extraer datos de las facturas.
¿Qué hace Pennylane?
Pennylane es una plataforma de contabilidad todo en uno para propietarios de empresas y contables. Ayuda a las empresas a gestionar todas sus necesidades de contabilidad, desde la facturación y la contabilidad hasta la administración de pagos y gastos.
“Nos gusta describir lo que hacemos como una plataforma contable y financiera. Proporcionamos acceso en tiempo real a datos fiables y procesables tanto a los propietarios de las empresas como a sus contadores”, explica Thomas, Jefe de Datos de Pennylane.
El rol del OCR
Una de las funciones que ofrece Pennylane es la extracción de datos automatizada. Mediante el uso del software OCR de Klippa, los datos financieros se extraen automáticamente de los documentos (por ejemplo, facturas y recibos) y se introducen previamente en la plataforma.
¿Qué es OCR? el Reconocimiento Óptico de Caracteres es una tecnología que extrae texto de imágenes o documentos escaneados y los transforma en texto digital legible a máquina. Resulta útil cuando se necesitan datos para su procesamiento posterior, como en el sector de contabilidad, la gestión de gastos o la verificación de identidades.
Thomas explica: “El OCR y la extracción de datos de las facturas son cosas básicas que tienes que tener si quieres ampliar tu software de contabilidad. Si no lo tienes, no venderás tu producto”.
Para Pennylane, hay dos fuentes de información importantes. La primera es la cuenta bancaria de la empresa, que lleva un registro de las transacciones que se reciben o envían. La segunda son las facturas enviadas a los clientes o recibidas de los proveedores. Klippa entra en juego en el lado de las facturas.
“Recibimos facturas de muchas maneras y en muchos formatos de archivo diferentes. En cuanto recibimos una factura, podemos extraer de ella toda la información pertinente y almacenarla de forma estructurada en nuestra base de datos. De este modo, podemos empezar a entender qué facturas están conectadas con qué transacciones bancarias y los contables pueden empezar la gestión de cuentas.”
¿Por qué trabajar con un socio?
Si quieres incluir la tecnología OCR en un software de contabilidad, básicamente tienes dos opciones: o la desarrollas tú mismo o integras una solución existente en tu software.
Crear una solución de OCR desde cero requiere mucho tiempo de investigación y pruebas, fondos para tu equipo y espacio de oficina y, sobre todo, un cambio de enfoque de lo que tu empresa hace normalmente. Así que resulta bastante caro y complicado.
Por eso, Pennylane buscó una solución de OCR ya existente que pudiera integrarse en su plataforma de contabilidad.
“Si hubiéramos querido encargarnos de crear nuestro software de OCR internamente, nos habría resultado muy costoso y habría ralentizado nuestro tiempo de comercialización. Sabíamos que teníamos que encontrar un socio fiable”, explica Cassou.
La búsqueda de un proveedor de software OCR
Encontrar la solución de OCR adecuada no es fácil y requiere mucha investigación, comparaciones y discusiones.
Thomas explica cómo Pennylane inició su búsqueda de un proveedor de OCR: “Hay muchos proveedores de software en el mercado. No todos los proveedores ofrecen exactamente el mismo tipo de servicios y conectividad. En aquel momento, realizamos una prueba comparativa con distintos tipos de archivos, tipos de documentos, niveles de complejidad e idiomas, en la que participaron 5 proveedores.
Algunos proveedores solicitaron un conjunto de datos inicial para entrenar modelos específicos de machine learning, pero eso lleva semanas o incluso meses. Queríamos tener la experiencia “plug-and-play”. Desde el punto de vista del desarrollo, es la mejor manera de salir rápidamente al mercado”.
Tras la prueba comparativa, Pennylane optó por implementar la API de OCR de Klippa, DocHorizon. Sus funcionalidades, front end y back end, están integradas y adaptadas a la plataforma de Pennylane. Se trata de una combinación de los dos paquetes de software para responder lo mejor posible a las necesidades de la empresa.
¿Qué es una API? Una interfaz de programación de aplicaciones (API) es un intermediario de software que permite que dos aplicaciones se comuniquen entre sí. Las API se utilizan para integrar nuevas aplicaciones en sistemas informáticos ya existentes. Esto simplifica el desarrollo de aplicaciones, ahorra tiempo y dinero.
“Fue una decisión obvia y ahorramos mucho tiempo. Y el tiempo de ingeniería es bastante costoso”
Las razones por las que Pennylane eligió a Klippa
La prueba de Pennylane demostró que Klippa era la mejor solución para sus necesidades. Pero, ¿cuáles son los puntos clave?
La elección de asociarse con Klippa se basó en 4 factores distintivos:
Una verdadera experiencia plug-and-play
Fácil de integrar
El mejor rendimiento de su clase
Gran asistencia y colaboración
Una verdadera experiencia plug-and-play
Uno de los factores decisivos para elegir a Klippa fue que se trata de una verdadera solución plug-and-play. Klippa DocHorizon es una solución de escaneado de documentos ligera pero potente, que no requiere entrenamiento ni una costosa configuración.
“Sin altos costos de configuración y sin nada específico que hacer, pudimos empezar a enviar facturas de inmediato. Funcionó nada más instalarlo, lo que realmente acortó nuestro tiempo de lanzamiento al mercado”.
Fácil de Integrar
Otra gran ventaja para Pennylane fue la facilidad de integración: “Hoy en día, casi todas las empresas utilizan varias soluciones de software. Los servicios deben poder integrarse entre sí para sacarles el máximo provecho. La solución API nos funciona muy bien. Estaba bien documentada, así que fue fácil de integrar”.
Ya que Klippa fue construida por desarrolladores, para desarrolladores, conocemos la importancia de una buena documentación. Tanto nuestras soluciones API como SDK cuentan con la documentación adecuada para implementarlas fácilmente en aplicaciones móviles y web.
El mejor rendimiento de su clase
“La buena relación entre rendimiento puro y facilidad de implementación fue el motivo por el que nos decidimos por Klippa”, afirma Thomas. “A medida que crecía el volumen de las facturas que enviábamos, todo seguía funcionando sin problemas. Incluso cuando enviamos facturas para ser analizadas de forma sincrónica, obtenemos la respuesta correcta en cuestión de segundos. ¡Eso es realmente rápido!”.
Klippa DocHorizon convierte facturas y recibos en datos estructurados y lo hace de forma rápida y precisa. Para la mayoría de nuestras aplicaciones, la velocidad de conversión es de entre 1 a 5 segundos por documento.
Gran asistencia y colaboración
A la hora de elegir una solución de OCR, es lógico que quieras una solución preparada para el futuro que se mantenga al día de los últimos avances. O mejor aún, una solución que mejore cada vez más tus datos a medida que avanza.
Y eso es exactamente lo que Pennylane encontró en Klippa: “Las pocas veces que tuvimos problemas, por ejemplo con plantillas nuevas y poco comunes, recibimos mucha ayuda y normalmente se soluciona bastante rápido con unos pocos ajustes a tus sistemas. También tenemos un canal de Slack compartido con tu equipo, que es una forma muy cómoda de comunicarse.”
Reflexiones finales
En resumen, Pennylane consiguió integrar fácilmente la tecnología OCR en su plataforma de contabilidad haciendo uso de Klippa DocHorizon. Esto le ahorró a la empresa mucho tiempo de desarrollo y dinero, y acortó su tiempo de lanzamiento al mercado.
Al mismo tiempo, los usuarios de la plataforma ahorran mucho tiempo, ya que se liberan de tareas repetitivas y pueden dedicar su tiempo a tareas más valiosas.
Esto le da a Pennylane una ventaja significativa sobre sus competidores, convirtiéndola en una de las plataformas más innovadoras en el espacio de la contabilidad.
Por qué Pennylane decidió trabajar con un socio de OCR
La solución deseada
Pennylane buscaba una solución de OCR para ampliar su software de contabilidad. ¿Qué necesitaban?
¿Por qué Klippa DocHorizon?
Los resultados
“Klippa ofrece la mejor solución para Pennylane. El buen equilibrio entre rendimiento puro y facilidad de implementación fue la razón por la que nos decidimos por Klippa.”
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