Com o tempo, você provavelmente acumulou milhares de documentos no seu arquivo, certo? E talvez nem tenha certeza do que está guardado ali. É por isso que é tão importante ter uma forma fácil de descobrir e acessar tudo o que está arquivado.
Agora, aqui vai o alerta: talvez você esteja armazenando dados confidenciais que, pelas regras do GDPR (Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados), não deveriam estar lá. Ou seja, sem saber, pode estar infringindo as regulamentações.
A gente sabe, arquivos não são o assunto mais empolgante do mundo. Mas, ter tudo sob controle faz toda a diferença. A boa notícia? Vivemos na era do arquivamento inteligente! Com ele, você pode navegar pelos seus documentos, organizá-los com rótulos, classificá-los e ainda garantir que está cumprindo as leis de privacidade.
Neste blog, vamos mostrar como você pode organizar seu arquivo de forma rápida e simples, utilizando rótulos inteligentes e garantindo conformidade com o GDPR por meio da anonimização.
A Importância do Arquivamento Inteligente para seu Negócio
Um arquivo bem organizado pode ser um verdadeiro tesouro de informações para a sua empresa. Por isso, é crucial saber o que está guardado e como acessar esses documentos quando precisar.
Se você está lendo este artigo, provavelmente percebeu que não tem total controle sobre o que está no seu arquivo e está buscando uma forma mais eficiente de organizá-lo ou uma solução para questões de conformidade. Algumas perguntas comuns podem surgir:
- “Possuímos informações sobre tal assunto em nosso arquivo?”
- “Preciso de um documento que contenha essas informações, mas como faço para encontrá-lo?”
- “É permitido manter esses documentos arquivados?”
Você pode ter acumulado muitos documentos e informações, mas, por estarem desorganizados, fica difícil usá-los quando você precisa. Talvez seus arquivos sejam corporativos ou pessoais, armazenados na nuvem ou em papel. A questão é: como organizar tudo isso de forma prática e segura?
A solução é o arquivamento inteligente. Com ele, você transforma essa desordem em algo totalmente acessível, facilitando a busca por documentos importantes, garantindo conformidade com as regulamentações e trazendo mais eficiência para o seu trabalho.
Quais são os Benefícios do Arquivamento Inteligente?
O arquivamento inteligente oferece diversos benefícios, especialmente quando você opta por rotular e anonimizar automaticamente seus arquivos com a tecnologia da Klippa. Aqui estão alguns dos principais:
- Controle total sobre seu arquivo: Você terá uma visão clara de tudo o que está armazenado, o que pode revelar informações valiosas que você nem sabia que tinha.
- Arquivo pesquisável e acessível: Localizar documentos se torna rápido e fácil, seja por tópicos, códigos ou rótulos, otimizando seu tempo.
- Conformidade com o GDPR: Garantia de que seus dados estão em conformidade com as regulamentações, como o GDPR, através da anonimização automática de dados sensíveis.
- Segurança dos dados valiosos: Anonimizar dados confidenciais assegura que você mantenha informações importantes armazenadas de forma segura, sem comprometer a privacidade.
- Eliminação da necessidade de back-office: Com automação inteligente, você reduz a necessidade de uma equipe grande para gerenciar e organizar arquivos, liberando recursos para atividades mais estratégicas.
- Economia de tempo e custos: A automatização do processo de arquivamento e anonimização elimina a necessidade de um back-office dedicado, resultando em economia significativa de tempo e custos, com a IA operando de forma rápida e eficiente.
Agora, vamos explorar como colocar isso em prática de forma simples e eficaz.
Como Tornar seu Arquivo Pesquisável?
Se você não tem certeza dos documentos que possui em seu arquivo, o primeiro passo para o arquivamento inteligente é identificar de forma rápida e eficaz cada um dos documentos armazenados. Pense em tipos de documentos como PDFs, documentos do Word, planilhas do Excel, e-mails, imagens, digitalizações ou qualquer outro tipo.
Extraindo texto de arquivos não textuais
Os arquivos que contêm texto digital já possuem funções pesquisáveis. Portanto, se você tiver apenas PDFs, documentos do Word, planilhas do Excel ou arquivos TXT, talvez já seja capaz de navegar pelos arquivos. Isso é útil se você precisa localizar rapidamente todos os arquivos que contêm um determinado tópico.
No entanto, muitos arquivos contém digitalizações de documentos e outros tipos de imagem. O texto nesses documentos ainda não foi digitalizado. Uma excelente solução para torná-los pesquisáveis é extrair automaticamente o texto usando a tecnologia de Reconhecimento Ótico de Caracteres (OCR). O OCR API da Klippa é uma ótima solução.
Com a ajuda do OCR, a API da Klippa é capaz de detetar automaticamente pixels contendo caracteres textuais em arquivos de imagem. Ele pode fazer isso de forma precisa e confiável para uma quantidade ilimitada de arquivos. Isso significa que não importa quantos arquivos não textuais você tenha em seu banco de dados, a API pode extrair o texto de forma totalmente automática e rápida. Você pode então ter, por exemplo, arquivos PDF/A que são pesquisáveis e compatíveis com GDPR. Assim, você não precisa de um back office para examinar todos os documentos em seu arquivo. Muito bacana, certo?
Usando seu arquivo pesquisável
O arquivo pesquisável está agora ao seu alcance. Agora você pode determinar o que fazer com os documentos. Você ainda precisa de todos esses arquivos? Você pode excluí-los? Qual é a maneira inteligente de localizar documentos com características específicas? Todas essas são perguntas relacionadas ao processo. É útil identificar os seguintes objetivos:
- Identifique quais documentos você não precisa para limpar seu arquivo ou remover informações confidenciais.
- Identifique quais arquivos manter e os rotule, para que você possa acessar facilmente certas informações.
- Identifique quais documentos contêm informações úteis sobre clientes ou mercado, que você pode usar para definir uma estratégia de negócios.
- Identifique quais documentos contêm informações confidenciais, para que você possa garantir que está em total conformidade com os regulamentos de privacidade, tornando-os anônimos ou removendo-os.
Estes são alguns exemplos do que você pode fazer com seu arquivo depois de torná-lo pesquisável.
Como Rotular e Classificar seu Arquivo?
Uma vez que seu arquivo possa ser pesquisado, ele pode ser agrupado e classificado para melhorar sua visão geral; transferir facilmente grupos de arquivos em seu banco de dados para quem precise ou para garantir que certos arquivos sejam restritos a colegas específicos.
É importante definir as características a quais você gostaria de agrupar seus arquivos. Pense no seguinte contexto de rotulagem:
- Tipos de documentos: .pdf, .docx, .xml, .xlsx
- Características de documentos: documentos de identidade, e-mails, faturas, recibos, formulários de inscrição, formulários de contato, balanços, fotos de clientes, etc.
- Grupos de documentos: documentos financeiros, documentos de clientes, documentos de RH, documentos jurídicos, etc.
- Números ou códigos de documentos
- Documentos contendo informações específicas (relacionadas ao GDPR): nomes e endereços, detalhes de contato, informações específicas do cliente, detalhes de localização, etc.
Estabelecer os parâmetros é uma etapa importante antes de começar a rotular documentos. Dessa forma, você pode manter seus rótulos legais e limitados e não inventar rótulos aleatoriamente.
Depois de escolher seus parâmetros, você pode começar a rotular e classificar seus arquivos pesquisáveis. Claro, você sempre tem a opção de etiquetar manualmente. Mas isso se tornaria incontrolável e sujeito a erros. Felizmente, também é possível aplicar algoritmos OCR e IA da Klippa para identificar e rotular/ classificar documentos automaticamente.
Um documento contendo informações específicas pode ser automaticamente rotulado com o parâmetro de sua escolha. Assim, por exemplo, qualquer documento pode ser rotulado dependendo do número do casos correspondente, todos os passaportes podem ser rotulados como “Documentos de identidade” ou podem até mesmo ser anônimos ou removidos.
Navegar em grupos rotulados é muito mais fácil do que vasculhar milhões de arquivos apenas com a barra de pesquisa. Se você tiver um arquivo digital que pode ser acessado por centenas de funcionários em seu arquivo, certifique-se de limitar o acesso a grupos específicos. Além do mais, você obtém uma visão imediata de quantos arquivos possui em um determinado grupo e pode determinar qual é sua próxima ação para os documentos. Assim, você poderá acessar e obter rapidamente um documento do arquivo.
Como Anonimizar Dados Confidenciais em seu Arquivo?
Um objetivo importante de ter os documentos em seu arquivo identificados e rotulados é sua conformidade com o GDPR ou outras regulamentações relacionadas à privacidade. Se você não tiver conhecimento de nenhum dado armazenado em seu banco de dados, poderá enfrentar graves consequências se a segurança for violada. Isso não apenas permite que os cibercriminosos compartilhem informações que não são suas, mas também resulta no comprometimento dos dados privados do cliente, multas e, provavelmente, má imprensa para seus negócios.
Portanto, a solução óbvia é detetar dados confidenciais em seu arquivo e remover ou tornar esses documentos anônimos. Com a ajuda da API OCR da Klippa, você pode detetar automaticamente combinações específicas de nomes, endereços, números de contas bancárias ou outras informações privadas e torná-las anônimas, removendo essas linhas específicas em um documento ou excluindo os documentos totalmente.
Você tem a opção de extrair automaticamente linhas específicas de documentos antes de optar por excluí-los. Isso garante que nenhuma informação valiosa do cliente seja perdida, pois ela pode ser necessária para fins de conformidade, pesquisa ou marketing.
Uma alternativa à exclusão de arquivos é torná-los anônimos ou pseudônimos. Isso permite que você mantenha seus arquivos sem perder uma parte de seu banco de dados. Dessa forma, você tem todos os dados de que precisa, além de cumprir com os regulamentos do GDPR.
Com todas essas informações em mãos, você já entende como o arquivamento inteligente pode otimizar seus processos, garantir a conformidade e facilitar o acesso aos seus documentos.
Agora, é hora de descobrir como a Klippa pode transformar sua gestão de arquivos e levar sua organização para o próximo nível.
Organize Seu Arquivo de Forma Inteligente com a Klippa
Você tem um arquivo que precisa ser organizado? Não tem certeza do que está armazenado ou se está em conformidade com o GDPR? Esse é o momento ideal para agir! A Klippa oferece soluções de arquivamento inteligente que não só organizam seus documentos, mas também garantem conformidade total com as regulamentações.
Com a nossa tecnologia de OCR e IA, você pode automatizar processos complexos como rotulagem, classificação e anonimização de dados sensíveis. Isso significa mais eficiência, economia de tempo e a certeza de que seus documentos estão seguros e acessíveis sempre que precisar.
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