O processo KYC (Know Your Customer ou Conheça Seu Cliente) é complexo. Determinar se deve fazer negócios com alguém envolve desafios significativos de custo, tempo e recursos. Quase metade dos entrevistados no relatório da Thomson Reuters sobre Anti-Lavagem de Dinheiro concordaram que a maior dificuldade é a incapacidade de validar informações.
A melhor solução para superar este obstáculo é a automatização. Os avanços tecnológicos abriram caminho para processos mais eficientes de integração e verificação de clientes. Muitas empresas já implementaram métodos como verificação de identidade remota, verificação automatizada de documentos e avaliação de riscos.
Neste artigo, exploraremos o KYC, comparando os processos tradicionais com os automatizados, e apresentaremos três casos práticos de automação de KYC.
KYC: Uma rápida atualização
Provavelmente você já está familiarizado com o termo KYC, mas uma pequena atualização nunca faz mal, certo?
KYC (Conheça Seu Cliente) é o processo obrigatório de verificação da identidade, adequação e riscos envolvidos na manutenção de uma relação comercial. O cumprimento das normas de KYC ajuda a prevenir e identificar esquemas fraudulentos, incluindo o financiamento ao terrorismo e outras atividades ilegais.
Por lei, as instituições financeiras precisam verificar a identidade dos seus clientes. Para ficarem atentas a atividades suspeitas, essas instituições verificam a identidade e o propósito do cliente no momento do cadastro e abertura de conta.
Qual a importância do KYC?
Os procedimentos de KYC garantem que sua empresa saiba com quem está fazendo negócios. Isso mantém os fraudadores longe e ajuda sua organização a se manter em conformidade com regulamentos locais e internacionais. No final, isso reduz o risco de responsabilidades legais, danos à reputação e multas pesadas.
Uma verificação ruim de KYC pode causar sérios danos ao seu negócio. Um banco, por exemplo, pode abrir uma conta para alguém utilizando uma identidade falsa. Os riscos de fraude variam desde roubo de identidade até lavagem de dinheiro e fraude fiscal.
O Processo Tradicional de KYC e Seus Desafios
Normalmente, para iniciar o processo Conheça Seu Cliente (KYC), as instituições financeiras pedem que seus clientes forneçam informações sobre sua identidade e atividades financeiras. Isso pode variar desde documentos de identidade e endereços comerciais até números de segurança social e informação UBO (ou seja, o proprietário beneficiário final). Outras informações podem também ser requeridas, tais como demonstrações financeiras.
Como funciona?
Os documentos e informações têm de ser apresentados à empresa. Isto pode ser feito de duas maneiras:
- Offline: os clientes têm de preencher um formulário de registo de cliente. Para o fazer, devem primeiro descarregar o formulário e imprimi-lo. Depois têm de preencher o formulário com as informações necessárias. Finalmente, o cliente tem de fornecer à empresa cópias dos documentos solicitados e do formulário. Tudo isto é feito em papel.
- Online: os clientes devem preencher o formulário diretamente no website da empresa e carregar os documentos de suporte necessários em formato digital.
Os documentos de identidade dos clientes (por exemplo, passaporte ou bilhete de identidade) são então verificados manualmente quanto à autenticidade e dados pessoais.
Se tudo estiver correto, os empregados da empresa extraem a informação dos documentos e transcrevem-na para o software utilizado. A partir daí, a informação sobre os documentos de suporte é comparada com a informação sobre os formulários. Para cada cliente, o processo envolve múltiplos documentos, longos tempos de processamento e um alto risco de erros de digitação.
Esse extenso processo de conformidade com os requisitos KYC exige um investimento significativo. Grandes instituições financeiras chegam a gastar até 500 milhões de dólares anualmente em KYC e diligências devidas aos clientes, de acordo com a Thomson Reuters. Em média, empresas financeiras gastam cerca de 60 milhões de dólares por ano.
Desvantagens do Processo Tradicional
É seguro concluir que o processo tradicional de KYC é lento e chato. Vamos rever alguns dos desafios e desvantagens da gestão manual do processo KYC:
- Demorado: Verificações manuais de KYC consomem muito tempo, especialmente quando várias documentações precisam ser processadas simultaneamente. As suas equipas têm de extrair manualmente a informação dos documentos e introduzi-la no seu software ou na sua base de dados. Isto leva tempo, muito tempo. Certas informações poderão ter de ser cruzadas com a Câmara de Comércio, prova de residência ou outras fontes que podem ser de difícil acesso.
- Atrasos no Atendimento: O tempo que decorre entre o início e o fim do processo KYC é o tempo que os clientes estão à espera. A gestão manual do KYC atrasa significativamente a resposta ao seu cliente e pode levar a uma dupla frustração. O seu pessoal será pressionado pelo tempo e sobrecarregado pela quantidade de trabalho a ser feito. O seu cliente terá de esperar muito tempo para obter uma resposta ao seu pedido. Os longos tempos de resposta são, portanto, um verdadeiro obstáculo na jornada de um cliente.
- Risco de erros: A possibilidade de erros de digitação é enorme. Um único cliente representa vários documentos a serem processados. Para não mencionar o facto de os funcionários terem de lidar com vários clientes ao mesmo tempo. Os erros manuais podem ser um problema real para a sua organização. Uma letra ou número é colocado no lugar errado e a identidade errada é registada. Em média, a taxa de erro de uma verificação manual KYC situa-se entre 2 e 5%.
- Custos elevados: A gestão manual da KYC representa um custo significativo para a sua empresa. Pode custar até $25.000 para integrar um novo cliente, com uma média de $6.000 por cliente. Além disso, o tempo que cada funcionário gasta verificando documentos, extraindo dados e transcrevendo-os no sistema poderia ser melhor aproveitado em atividades comerciais mais estratégicas.
- Segurança e privacidade dos dados: Quanto mais empregados tratarem os dados sensíveis dos seus clientes, maior é a probabilidade de uma fuga de dados e violação da sua conformidade com o GDPR. Ninguém quer que os seus documentos de identidade e outras credenciais sejam tratados dezenas de vezes por várias pessoas diferentes.
Estas desvantagens podem levar a mais problemas para a sua organização. Pense no desgaste da equipa, frustração do cliente, má reputação, e assim por diante. Felizmente, muitos procedimentos KYC podem ser automatizados.
Na secção seguinte, iremos discutir um processo KYC automatizado e ainda revelar as razões mais importantes pelas quais deve automatizar o seu processo KYC.
O Processo de KYC Automático e Seus Benefícios
A automatização dos procedimentos KYC pode ser feita de muitas maneiras diferentes. Uma forma popular e moderna de o fazer, é combinar algoritmos de IA com OCR e integrações de API de terceiros.
Essas tecnologias são utilizadas para automatizar fluxos de trabalho, extrair dados de documentos e acelerar os processos de triagem, identificação e verificação. Com isso, os funcionários podem analisar e processar documentos em questão de segundos, garantindo a verificação rápida e precisa da identidade dos clientes.
Isto pode trazer muitos benefícios a curto e a longo prazo.
Benefícios da Automatização de KYC
Automatizar o processo de KYC oferece diversos benefícios. A seguir, destacamos os mais importantes. Vale lembrar que cada empresa pode obter vantagens específicas, de acordo com suas necessidades e contexto operacional.
- Poupança de tempo: A automatização permite poupar muito tempo e dinheiro. A verificação KYC automatizada pode ser realizada em segundos, normalmente entre 3 a 5 segundos. As suas equipas são assim libertadas desta tarefa e podem concentrar-se em ações de maior impacto para a sua empresa.
- Melhoria da fiabilidade: Ao confiar a extração de dados e verificação de identidade a um software, isto irá reduzir drasticamente o risco de erro porque a informação é extraída e integrada automaticamente na sua base de dados.
- Aumento da satisfação dos clientes e empregados: Os seus clientes recebem a resposta aos seus formulários muito mais rapidamente. Já não têm de esperar dias e dias. As suas equipas, ficam aliviadas de uma tarefas repetitivas e frustrantes. O que resulta numa maior produtividade em tarefas que são essenciais para o crescimento do seu negócio.
- Cumprimento do GDPR: O tratamento dos documentos de identidade de muitas pessoas pode ser um verdadeiro desafio. Os dados são sensíveis e sujeitos a regulamentos rigorosos de GDPR. Com um software de KYC para a conformidade, por exemplo, é possível anonimizar automaticamente os documentos ou remover certos pontos de dados a fim de os cumprir. Os dados permanecem confidenciais e só são lidos pelo software.
A automação do KYC pode ser um verdadeiro game changer para a sua empresa. É uma das formas mais eficazes de aumentar a eficiência e, consequentemente, a produtividade. Não importa o tipo de aplicação, a automação do KYC sempre traz vantagens.
Para mostrar como isso funciona na prática, vamos explorar três casos de uso comuns na próxima seção.
Casos de Uso da Automação de KYC
Como é que a automatização KYC funciona na prática? Como são realizadas as diferentes etapas?
Aqui estão três casos de uso que lhe permitirão ver exatamente como uma solução automatizada pode transformar o seu processo KYC.
Onboarding Digital de Clientes
O processo de onboarding oferece aos clientes uma primeira impressão valiosa do que podem esperar da sua empresa, sendo uma etapa essencial da experiência do cliente.
No caso das companhias de seguros, muitas já utilizam a verificação automatizada de KYC, permitindo que os futuros segurados se registrem online. Isso garante que a seguradora confirme a identidade dos clientes, assegurando que eles sejam quem dizem ser.
O processo segue estes passos:
- Primeiro, os clientes preenchem um formulário online com as informações necessárias e fazem o upload dos documentos de identificação.
- Em seguida, o software de OCR digitaliza os documentos e compara os dados de identificação com as informações fornecidas no formulário.
- Se necessário, as identificações podem ser verificadas em listas negras ou outras bases de dados para validação adicional.
- Por fim, as informações são automaticamente transferidas para a base de dados da empresa, garantindo uma verificação rápida, precisa e sem o risco de erro humano.
Assegurar a autenticidade da identidade dos clientes é uma prioridade fundamental para este setor.
Registro Remoto de Condutores
Cada vez mais empresas dos setores de logística e aluguel de veículos estão adotando soluções digitais de KYC. Para elas, é crucial conhecer a identidade dos seus usuários, o que ajuda a evitar problemas como roubo de veículos, multas e outros prejuízos. Mas como essas empresas simplificam a verificação de antecedentes sem prejudicar a experiência de onboarding?
Com uma solução KYC automatizada e digital, é possível verificar remotamente a carta de condução e a biometria dos usuários de forma rápida e eficaz:
- Os utilizadores só precisam de tirar uma fotografia da sua carta de condução e, opcionalmente, de outro documento de identidade.
- O software de OCR digitaliza os documentos, analisa-os e deteta se são genuínos ou não.
- O software também extrai informações sobre a elegibilidade do veículo e do condutor da carta de condução. Desta forma, é possível verificar se alguém está autorizado a conduzir um determinado veículo (por exemplo, um camião ou autocarro).
- Também pode ser solicitada uma selfie do condutor, que será comparada automaticamente com a foto na carteira de motorista para validar a identidade.
- Quando não são detetadas anomalias, o condutor é registado e designado para o veículo certo.
Como tal, não há necessidade de comprometer a experiência do utilizador para apanhar condutores fraudulentos.
Verificação Automática de Idade
No processo de onboarding, as empresas que oferecem serviços restritos por idade, como sites de apostas, álcool e/ou tabaco ou jogos com conteúdo sensível, precisam garantir que estão atendendo apenas ao público adequado. Para isso, podem exigir que os usuários forneçam documentos de identidade, que são verificados automaticamente.
Por exemplo, plataformas de apostas online, que possuem regulamentações legais rigorosas, são proibidas para menores de idade. Elas precisam assegurar que qualquer cliente que crie uma conta tenha pelo menos 18 anos, garantindo o cumprimento da lei e a proteção da plataforma.
A idade dos clientes pode ser verificada automaticamente através da validação da autenticidade dos documentos de identificação e da verificação da data de nascimento. O processo ocorre da seguinte forma:
- Os potenciais clientes enviam os seus documentos de identidade diretamente no site de apostas online.
- Após o envio, a data de nascimento é verificada para garantir que o cliente tenha a idade mínima exigida.
- O cliente também é solicitado a fazer o upload de uma fotografia.
- O software, então, extrai a foto do documento de identidade e a compara com a imagem fornecida. Nessa etapa, o sistema verifica se a pessoa no documento é a mesma da foto enviada.
- Opcionalmente, as identidades podem ser cruzadas com listas negras ou outras bases de dados para garantir que a pessoa é permitida na plataforma.
Isto permite a uma plataforma de apostas aceitar ou rejeitar com segurança o registo de um cliente.
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