A implementação de um sistema de automatização do trabalho administrativo irá aumentar a eficiência e produtividade em toda a sua organização. Ao automatizar os fluxos de trabalho, os funcionários poupam tempo e recursos para se concentrarem em tarefas mais importantes.
Uma forma comum de automatizar o trabalho administrativo é a utilização de software de Processamento Inteligente de Documentos (IDP). Tais soluções permitem às organizações eliminar erros humanos dispendiosos e proporcionar uma vasta gama de outros benefícios com a ajuda de tecnologias de Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR) e de IA.
Ainda não automatizou as suas tarefas administrativas? Ainda passa inúmeras horas em tarefas administrativas tediosas e repetitivas? Quer maximizar a eficiência dentro da sua organização?
Se a sua resposta for sim, então conhecerá as vantagens e soluções para automatizar tarefas administrativas neste artigo.
Quais são os aspetos problemáticos do trabalho administrativo?
O trabalho administrativo manual vem com muitas desvantagens, e quanto mais tempo se espera para automatizar o trabalho administrativo, mais tempo se está em desvantagem em relação aos seus concorrentes.
Aqui estão os inconvenientes mais críticos do trabalho administrativo.
- O trabalho administrativo consome muito tempo
- É um trabalho aborrecido e repetitivo
- Os erros humanos
- A carga de trabalho administrativo está continuamente a aumentar
- Os seus empregados são menos produtivos
O trabalho administrativo consome muito tempo
De acordo com o Anatomy of Work Index, os empregados passam em média 60% do seu tempo em tarefas administrativas.
Isto faz com que as pessoas gastem apenas 27% do seu tempo dedicado ao cumprimento de tarefas para as quais são educadas e contratadas. Os restantes 13% do tempo é gasto em planeamento estratégico e análise prospetiva.
É um trabalho aborrecido e repetitivo
Os funcionários qualificados que são contratados, acabam muitas vezes por realizar tarefas tediosas e repetitivas para as quais estão sobrequalificados. O seu tempo valioso acaba muitas vezes por ser utilizado para tarefas manuais de introdução de dados e outros trabalhos administrativos.
Os seus empregados acabam por gastar inúmeras horas em tarefas administrativas, tarefas essas que deveriam ser automatizadas.
Erros humanos
Todos nós cometemos erros por vezes, e por norma não há problema. No entanto, mesmo os erros mais pequenos podem acabar por ser extremamente dispendiosos. Imagine um erro tipográfico na declaração de impostos da sua empresa. Pode levar a uma multa grave ou a um novo cálculo por parte das autoridades fiscais.
Por isso, deve fazer tudo o que estiver ao seu alcance para evitar erros que podem acabar por prejudicar o seu negócio.
A carga de trabalho administrativa está constantemente a aumentar
À medida que o seu negócio cresce, também cresce a sua carga de trabalho. Contratar mais pessoal para cumprir as tarefas administrativas só aumenta os seus custos gerais e não é a melhor solução a que se pode recorrer.
Em última análise, a sua empresa ao tentar lidar manualmente com todas as suas tarefas administrativas resultará em custos operacionais mais elevados e ainda em mais tempo gasto em trabalho administrativo.
Os seus empregados são menos produtivos
Segundo o estudo de McKinsey sugere que 60% de todas as ocupações têm pelo menos 30% das atividades que poderiam ser automatizadas.
Isto significa que até um terço do tempo gasto em trabalho administrativo poderia ser gasto em tarefas que proporcionam maior valor para o seu negócio.
O que é a automatização administrativa?
A automatização administrativa é o processo de utilização da tecnologia para automatizar tarefas administrativas. De uma maneira simplificada, a automatização é a ação de cumprir automaticamente tarefas repetitivas e monótonas.
Com um esforço administrativo, pouco ou nada manual é necessário para cumprir os fluxos de trabalho administrativo.
Um software com parâmetros específicos para satisfazer as suas necessidades é tudo o que necessita. Quando o software é implementado nas suas operações, as suas tarefas administrativas repetitivas serão automatizadas e nunca mais farão parte das suas tarefas diárias.
Que trabalho administrativo pode ser automatizado?
Se quer fazer crescer o seu negócio, então certamente que não pode continuar a gastar a maior parte do seu tempo em tarefas administrativas.
Necessita de um sistema fiável que resolva as suas tarefas mais repetitivas e demoradas.
Aqui está uma lista de tarefas diárias que devem ser automatizadas:
- Captura de dados de faturas
- Manutenção de bases de dados de clientes
- Gestão de despesas comerciais
- Classificação, etiquetagem e classificação de documentos
- Parsing e cópia de dados de documentos
- Verificação da autenticidade dos documentos
- Verificação da identidade dos seus clientes
Captura de dados de faturas
Os procedimentos manuais de captura de faturas são enfadonhos e repetitivos. Não só torna os seus empregados muito menos produtivos, mas também permite a ocorrência de erros dispendiosos.
Poupar tempo e reduzir erros, através da automatização da captura de faturas. A solução de OCR para faturas da Klippa oferece um processo rápido e eficiente. Vai poder poupar o seu negócio até 70% no tempo de processamento.
Basta transferir para o sistema um documento digitalizado ou uma fotografia de uma fatura. A nossa tecnologia OCR integrada extrai informações importantes do documento e converte-as em dados estruturados. A partir daqui, o processamento dos dados na sua base de dados é tão fácil como 1, 2, 3.
Manutenção das bases de dados de clientes
Contratar mais pessoal é uma solução ineficiente para este problema, uma vez que apenas resultará em custos gerais indesejados e ainda assim não evitará erros como os erros de digitação, que podem prejudicar o seu negócio.
A solução que muitas empresas já implementaram é uma solução de Processamento Inteligente de Documentos (IDP) que proporciona uma vantagem competitiva.
Uma solução IDP pode fornecer-lhe um processo de onboarding de clientes totalmente automatizado e digital. Utiliza tecnologia OCR e AI para extrair automaticamente informação de documentos de identificação. A informação extraída pode ser instantaneamente carregada para a sua base de dados de clientes. Além disso, o software pode detetar tentativas de fraude, verificando os dados com listas de contas fraudulentas.
Gestão de despesas comerciais
É crucial para qualquer organização ter uma visão clara das suas despesas. Contudo, poucos apreciam o processo de verificação cruzada e de verificação diária de um monte de números. Para não mencionar o impacto que os erros humanos podem ter no seu negócio.
Existem soluções para isto que podem tanto eliminar estes erros como também poupar-lhe tempo e dinheiro. As principais características destes processos são a segurança, a precisão e a rapidez.
A solução de gestão de despesas da Klippa oferece todas estas características. Com a Klippa, você e os seus colegas podem beneficiar de um processo de fluxo de trabalho altamente eficiente, que irá racionalizar as suas despesas empresariais e tornar a sua organização mais eficiente.
Classificação, etiquetagem e classificação de documentos
Provavelmente, para qualquer negócio, classificar e rotular documentos é a tarefa mais tediosa e repetitiva quando feita manualmente.
Isto gera funcionários insatisfeitos e evita que os seus funcionários gastem o seu tempo em tarefas críticas que conduzem o seu negócio.
Felizmente, já não há necessidade de o seu negócio continuar este processo manualmente. Com OCR e tecnologia de machine learning, este processo pode ser automatizado.
Com a automatização do fluxo de trabalho, o seu negócio pode melhorar imensamente a sua produtividade, evitar a perda de documentos devido a erros humanos e reduzir ainda os custos adicionais que até agora eram uma necessidade para controlar o seu processo de fluxo de trabalho.
Parsing e copiar os dados de documentos
Tentar introduzir os dados manualmente de forma correta e analisar documentos é outra tarefa administrativa bastante demorada. Os funcionários precisam de agendar uma quantidade infinita de horas para completar estas tarefas. Mais uma vez, estas tarefas administrativas não são propriamente muito valiosas para os seus objetivos comerciais.
As soluções IDP que utilizam a tecnologia OCR e AI podem fazer todo o processo por si. Esta solução não só é muito mais produtiva e eficiente do que os humanos, como também eliminará quaisquer erros humanos que até agora tenham afetado os seus processos documentais.
Uma boa solução de OCR pode analisar e extrair dados de qualquer tipo de documento, independentemente do tamanho do conjunto de dados. Com a tecnologia de OCR à nossa disposição hoje, pode fazer um trabalho leve a partir da extração de dados relevantes e obter uma vantagem competitiva sobre os seus concorrentes.
Verificação da autenticidade dos documentos
Pode ser difícil saber se um documento é original ou legítimo. Não só lhe custa tempo para verificar cada documento, como também a possibilidade de erro está presente, o que poderá acabar por prejudicar imensamente o seu negócio.
O software foi desenvolvido para o ajudar a automatizar o processo de verificação de documentos. Além de poupar o seu negócio grandes quantidades de tempo e custos operacionais, também assegurará que todos os documentos são autênticos e genuínos.
Verificação da identidade dos seus clientes
A verificação da identidade do seu cliente precisa de ser feita de forma segura.
Com um software inteligente é possível simplificar o processo de onboarding dos seus clientes com uma solução de verificação de identidade. O software certo identifica automaticamente as tentativas de fraude e abuso e facilita todo o seu processo de verificação de identidade.
Quais são as vantagens da automatização das tarefas administrativas?
Conforme acima referido, foram desenvolvidas muitas tecnologias para realizar tarefas administrativas que são repetitivas. A razão para este desenvolvimento é que a maioria das empresas luta para acompanhar o seu fluxo de trabalho. Isto resulta em longas horas de trabalho e funcionários insatisfeitos.
As soluções de software para automatizar tarefas administrativas permitem às empresas que se dediquem mais tempo em tarefas que são realmente importantes.
A automatização não só lhe poupa tempo e dinheiro, como também lhe proporciona o controlo do seu negócio.
Alguns dos principais benefícios da automatização do fluxo de trabalho administrativo são indicados abaixo:
- Faça o seu negócio crescer mais depressa
- Melhorar a experiência do cliente
- Redução de 70% nos custos operacionais
- Fluxos de trabalho melhorados
- Aumento da satisfação dos empregados
Faça o seu negócio crescer mais depressa
A automatização do fluxo de trabalho ajuda as empresas a ter um melhor controlo e a gastar menos tempo em tarefas repetitivas e tediosas. Funcionários qualificados e instruídos passam assim mais horas em tarefas essenciais e que irão de facto fazer crescer o seu negócio. Como resultado, irá maximizar o tempo gasto no crescimento do seu negócio da forma mais rápida possível.
Melhorar a experiência do cliente
Todos ficam a ganhar com a automatização. Os seus clientes ficarão satisfeitos com processos rápidos e também torna-se extremamente conveniente para o seu negócio, sem sacrificar a qualidade do serviço oferecido.
Redução de 70% nos custos operacionais
Um projeto bem sucedido de automatização administrativa pode reduzir até 70% dos custos operacionais à medida que os profissionais especializados ganham mais tempo para completar as tarefas para as quais foram contratados.
Os custos associados aos erros humanos também serão reduzidos. Um estudo McKinsey de 2020 concluiu que, de todas as questões relacionadas com o trabalho humano, 28% poderiam ter sido evitadas. E não é segredo que os erros humanos podem acabar por ser muito caros para as empresas.
Hoje em dia, as empresas simplificam o seu fluxo de trabalho com software de automatização para obter os melhores resultados possíveis.
Fluxos de trabalho melhorados
Ter um fluxo de trabalho eficiente pode ser uma das partes mais importantes para que as empresas funcionem devidamente. Este aspeto pode afetar muitos setores de qualquer organização e deve ser altamente valorizado.
Com o software de automação, pode gerir o fluxo de trabalho desde a sua equipa de vendas até aos recursos humanos. Estas ferramentas ajudarão a sua empresa a melhorar o seu fluxo de trabalho em todos os departamentos e gerirá todos os fluxos de trabalho para si.
Aumentar a satisfação dos empregados
Cada vez mais empresas confiam no software de automação. Um fator muito importante para isto é o aumento da satisfação e produtividade dos empregados. Uma ferramenta de automatização proporciona aos empregados uma solução simples para realizar o seu trabalho.
Ter empregados satisfeitos é talvez um dos fatores mais importantes quando se trata de produtividade e de um ambiente de trabalho saudável. A automatização é, portanto, a ferramenta número um e deve ser utilizada o mais minuciosamente possível.
Casos de utilização comum de automatização de processos empresariais
Agora que sabe que tipos de tarefas administrativas podem ser automatizadas e os benefícios da automatização, vamos analisar alguns casos de uso comum para a automatização de processos administrativos.
Alguns casos de uso comuns para processos administrativos a serem automatizados são;
- Verificação automatizada de identificação para verificações KYC
- Captura de dados de recibos de programas de fidelização
Verificação automatizada de identificação para verificações KYC
O KYC, também conhecido como o processo Know Your Customer é um processo obrigatório que os bancos e as instituições financeiras têm de cumprir. O KYC é um processo de integração de clientes em que as organizações se certificam de que os seus novos clientes são quem afirmam ser. Contudo, a gestão dos procedimentos KYC pode ser difícil e desafiante.
Felizmente, pode simplificar o processo de integração do seu cliente com a automatização. Os avanços na tecnologia ajudam as empresas a automatizar e criar processos KYC seguros.
As soluções de software para procedimentos KYC foram desenvolvidas em conjunto com a tecnologia AI e OCR, que fornecem processos completos e seguros. O software de verificação de identidade da Klippa é totalmente automatizado e oferece um processo de integração do cliente 24 horas por dia que é facilmente implementado na web e em dispositivos móveis.
A integração digital de novos clientes está a tornar-se a nova norma devido a todas as suas vantagens. Apenas alguns passos simples são necessários para uma ótima experiência do cliente durante o processo de onboarding.
- Primeiro, o cliente preenche um formulário online no website e submete os documentos de identificação necessários.
- Durante a segunda etapa, o software de OCR digitaliza e extrai dados do documento de identificação, e examina a identificação para verificar a sua validade.
- Na etapa final, toda a informação é automaticamente entregue na base de dados das empresas sem falhas, de forma segura, e sem erros.
Captura de dados de recibos de programas de fidelização
Os processos comerciais referentes a recibos podem e devem ser automatizados. Estes processos variam desde a captura e análise de dados até à extração de dados e verificações de validação de recibos. Como já se pode esperar, é uma tarefa difícil de concluir diariamente e coloca muita pressão no seu back office.
Um caso de uso comum é a digitalização de recibos para campanhas de fidelização. Numa campanha, os clientes enviam os seus recibos ao vendedor, que em troca o vendedor compensa pela compra do seu produto ou serviço. Isto pode ser feito, por exemplo, através da atribuição de pontos de fidelidade ou de um cashback.
Entretanto, o back office precisa de verificar a prova de compra a partir de múltiplos documentos financeiros, atualizar as bases de dados de clientes, e conceder aos clientes os seus pontos de fidelidade ou de cashback.
A automatização pode remover estas tarefas tediosas e repetitivas do back office através da implementação de software OCR para recibos.
Automatizar a captura de dados a partir de recibos de programas de fidelização vêm com uma variedade de benefícios. Algumas das mais importantes estão listadas abaixo.
- Poupar até 70% no tempo de processamento na captura de dados a partir de recibos
- Poupar 40 a 75% em custos operacionais e gastar mais tempo em tarefas críticas
- Evite tentativas de duplicação da sua campanha de fidelidade com a tecnologia de OCR
- Prevenção de erros humanos e erros dispendiosos
Automatizar tarefas administrativas com a Klippa
É cada vez mais importante encontrar uma vantagem competitiva sobre os seus concorrentes.
Com a Klippa pode gerir automaticamente o seu fluxo de trabalho. Digitalização de documentos, extração de dados, anonimização, conversão, classificação e verificação de documentos, tudo isto num só local.
As nossas soluções são eficazes e escaláveis para gerir os seus fluxos de trabalho empresariais. Com a solução Klippa DocHorizon, os nossos clientes poupam tempo, reduzindo custos, e prevenindo fraudes.
Se tiver alguma dúvida sobre as soluções que oferecemos, não hesite em contatar um dos nossos especialistas através da nossa página de contato.