É amplamente aceite que remover processos de contas a pagar em formato papel é uma boa prática. Então, porque é que os documentos em papel ainda existem em abundância em muitas empresas? De acordo com o Payments Journal, cerca de 70% de todo o processamento de faturas a nível mundial continua a ser feito em papel.
A razão mais invocada para explicar isto é o facto das empresas estarem confortáveis com o processo atual e serem normalmente pagas a tempo. Por conseguinte, não existe necessidade direta para a mudança.
Contudo, à medida que as empresas crescem, cresce também a quantidade de faturas a processar. É possível processar algumas faturas em papel por semana, mas e se isso se transformar em centenas ou mesmo milhares de faturas por semana? Facilmente se torna uma tarefa dispendiosa, demorada e propensa a erros.
Em tais situações, a digitalização de documentos pode trazer benefícios significativos a todos os parceiros comerciais.
Neste artigo, explicaremos o conceito de digitalização de faturas, o porquê de as digitalizar, o que pode fazer com elas uma vez digitalizadas, e como pode digitalizar faturas com o software OCR.
O que é a digitalização de faturas?
O termo digitalização de faturas é frequentemente utilizado para descrever duas coisas:
- A digitalização de faturas de fornecedores, como primeira etapa do processo de contas a pagar.
- A utilização de faturas eletrónicas, também conhecidas como e-faturas, em vez de faturas em papel.
Saiba que, neste blogue, quando falarmos de digitalização de faturas, referimo-nos ao seu primeiro significado. É o processo de digitalização de uma fatura em papel através da conversão do documento físico numa variante digital. Isto pode ser feito através do scan da fatura ou simplesmente tirando uma fotografia com a sua câmera.
Num mundo cada vez mais digital, os scanners de hardware são raramente utilizados. Em vez disso, a maioria das organizações utiliza uma solução de digitalização de faturas que extrai automaticamente dados de faturas.
Tais soluções utilizam a tecnologia de Reconhecimento Ótico de Caracteres (OCR) para reconhecer o texto e os números presentes em documentos.
Mas, falaremos sobre isso mais tarde. Vamos primeiro discutir a importância de digitalizar faturas.
Porque precisa de digitalizar faturas?
A digitalização de faturas é o primeiro passo na digitalização dos seus processos de contas a pagar. Assim que os dados do fornecedor estiverem disponíveis em formato digital, poderá racionalizar e automatizar o seu processamento de faturas.
Para além disso, existem muitas razões para digitalizar as suas faturas. Pode encontrar as quatros razões mais importantes abaixo:
- Pode processar faturas 3 vezes mais depressa
- Pode poupar até 50% em custos
- Pode minimizar a quantidade de erros
- Os seus funcionários agradecer-lhe-ão por isso
1. Pode processar faturas 3 vezes mais depressa
A digitalização de faturas permite-lhe poupar tempo, uma vez que reduz bastante o tempo gasto em papel, especialmente no que diz respeito à introdução manual de dados. A informação pode agora ser facilmente digitalizada em formatos digitais e os dados podem ser extraídos de documentos muito mais rapidamente.
De acordo com a investigação da Ardent Partners, a utilização de uma solução automatizada resulta num tempo de processamento 3 vezes mais rápido em comparação com um processo manual, baseado em papel.
2. Pode poupar até 50% em custos
As empresas beneficiam de poupanças de custo significativas com a digitalização de faturas. Para as faturas emitidas, por exemplo, já não é necessário imprimir faturas, o que requer tinta e papel, e enviá-las em envelopes. Para faturas recebidas, os custos relacionados com o processamento manual de faturas ficam elevados quando se tem de lidar com muitas faturas.
A automatização reduz estes custos para metade. No seu inquérito mundial sobre faturação eletrónica, por exemplo, a EY verificou que 52% das organizações afirmaram que a redução de custos era o principal benefício do processamento sem papel. Segundo o inquérito, o custo do processamento de uma fatura digital é inferior a metade de uma fatura em papel (7 euros em comparação com 15 euros).
3. Pode minimizar a quantidade de erros
A cópia manual de dados de faturas em papel conduz, inevitavelmente, a erros de entradas de dados. As taxas de erro variam tipicamente entre 0,55% e 3,6%, embora tenham sido encontradas taxas de erro tão elevadas como 26,9%. Mesmo que apenas 1% das entradas estejam erradas, o processamento de apenas 200 faturas por mês asseguraria a existência de múltiplos erros de entrada de dados por mês.
Felizmente, máquinas e computadores podem reduzir significativamente estas taxas de erro eliminando o risco de distrações, erros de teclas e outros erros normalmente encontrados na introdução manual de dados. Isto traduz-se em dados melhores e mais precisos que podem ser utilizados para tomar decisões empresariais bem informadas.
4. Os seus funcionários agradecer-lhe-ão por isso
O processamento de faturas em papel pode ser um processo muito demorado e aborrecido para os funcionários. O trabalho excessivo de introdução de dados pode também causar problemas físicos e psicológicos, tais como tensão ocular, síndrome do túnel do carpo, tenossinovite e stress emocional.
A automatização, por outro lado, melhora a satisfação e o empenho dos funcionários. Permite que se concentrem em tarefas mais significativas e valiosas e sentem uma gratificação instantânea a partir do seu trabalho diário. Parece um bom negócio, certo?
O que pode fazer com faturas digitalizadas?
A digitalização de faturas melhora a precisão e aumenta a eficiência dos seus funcionários e de todas as operações. Mas, que fluxos de trabalham beneficiam mais com faturas digitalizadas? Vamos analisar algumas delas para lhe mostrar como a digitalização de faturas pode fazer avançar o seu negócio.
- Guardar cópias digitais de faturas
- Extração de dados de faturas
- Processamento automatizado de faturas
1. Guardar cópias digitais de faturas
De acordo com um relatório da McKinsey, os funcionários passam em média 1.8 horas por dia, ou seja, 9.3 horas por semana, a pesquisar e a recolher informação. O tempo gasto nestas buscas ineficazes poderia ser produtivo se a informação fosse de fácil acesso, mas muitas vezes não o é.
Uma das formas de melhorar o tratamento de documentos é digitalizar os seus papéis de escritório essenciais em formatos digitais. Pode digitalizar as suas faturas ou qualquer documento em papel, utilizando aplicações móveis para criar cópias digitais.
A utilização de etiquetas relevantes ajuda a encontrá-las mais rapidamente. Marque os documentos com um nome de ficheiro descritivo, data de criação do documento, e assim por diante. Se precisar de fazer isso em grandes quantidades, certifique-se de ler o nosso blogue sobre como renomear ficheiros PDF com base no seu conteúdo.
Ao armazenar as faturas digitalmente, elas ocupam menos espaço, tornam-se mais fáceis de aceder e têm menos riscos de se danificarem. Como bónus, não tem de perder mais tempo a procurar aquela fatura perdida numa sala de arrumação cheia de pó.
2. Extração de dados de faturas
A extração de dados de faturas pode ser feita manualmente por escriturários que analisam a fatura em busca de erros, lêem o texto contido na mesma, e introduzem-no num software para armazenamento e futura recuperação.
No entanto, se tiver cópias digitais das suas faturas, também é possível que os dados sejam extraídos por máquinas. O software de OCR, por exemplo, é capaz de extrair dados estruturados de imagens, digitalizações e ficheiros sem qualquer intervenção humana.
O software é baseado em inteligência artificial e machine learning, tornando possível melhorar a precisão, trabalhar mais eficientemente e poupar recursos valiosos.
3. Processamento automatizado de faturas
O fluxo de trabalho que mais beneficia da digitalização de faturas é definitivamente o processamento de faturas. Em volumes baixos, não existe qualquer problema em processar faturas em papel manualmente. Mas, uma vez ser necessário processar e aprovar milhares de faturas por mês, torna-se rapidamente um pesadelo contabilístico sem fim.
Uma solução automatizada inteligente pode lidar com o processamento de faturas de forma mais eficiente. Envolve a extração de dados de faturas com OCR, tal como explicado acima, e a introdução contínua desses dados no seu ERP ou sistema de contabilidade.
Isto ainda pode parecer um pouco vago, por isso vamos analisar mais detalhadamente as etapas deste processo.
Como pode digitalizar faturas com OCR?
Todos sabemos como funciona o processo manual de captura de faturas, mas como é que uma solução automatizada executa a tarefa? Nos próximos parágrafos, discutiremos as três etapas de um processo automatizado de captura de faturas:
- Fazer upload da fatura para o software de OCR
- Conversão da imagem num ficheiro de texto
- Análise sintática TXT em JSON
1. Fazer upload da fatura para o software de OCR
Na primeira etapa do processo, é necessário carregar uma imagem ou ficheiro PDF de uma fatura para o software de OCR. Isto pode ser feito através de uma aplicação móvel ou web.
O software digitaliza e otimiza a qualidade da imagem. Aumenta a escala de cinzentos, otimiza a luminosidade e deteta as margens do documento. Para que o OCR funcione perfeitamente, é importante que se possa digitalizar a versão mais clara possível do documento. Textos ou marcas desfocadas na imagem podem causar erros.
O objetivo desta etapa é melhorar a qualidade da imagem. Desta forma, as distorções são eliminadas e as características da imagem são melhoradas. Esta etapa é muito importante porque aumenta as taxas de precisão nas etapas seguintes.
2. Conversão da imagem num ficheiro de texto
No passo seguinte, o software OCR converte automaticamente a imagem em texto (TXT). Analisa os padrões de luz e escuro que compõem as letras e números para transformar a imagem digitalizada em texto.
Nesta fase, todos os dados da fatura são extraídos, mas ainda não estão estruturados. Isto significa que ainda não podem ser interpretados ou processados noutras aplicações.
3. Análise sintática TXT em JSON
Na última etapa do processo, o software de OCR identifica o que cada parte da fatura é na realidade. Determina se um determinado campo corresponde ao número da fatura, montante total, data de emissão, e assim por diante.
Converte o ficheiro de texto para um formato estruturado, como o JSON. O JSON é normalmente utilizado para transmitir dados em aplicações web, uma vez ser um formato padrão baseado em texto para a representação de dados estruturados.
A partir daqui, é muito fácil armazenar a fatura capturada num formato recuperável, como uma base de dados ou um sistema ERP.
Comece a digitalizar as suas faturas com a Klippa DocHorizon
Ao longo deste artigo, discutimos a importância de digitalizar faturas e como o pode fazer com o software de OCR. Mas, compreender como pode ser adaptado ao seu caso específico de utilização e facilmente integrado nas operações existentes é outra coisa.
É aqui que o podemos ajudar. A nossa solução de Processamento Inteligente de Documentos, a Klippa DocHorizon, ajuda organizações em todo o mundo a automatizar os fluxos de trabalho relacionados com documentos.
Pode encontrar uma visão geral de algumas das suas características e funcionalidades abaixo:
- Envio de ficheiros a qualquer hora e em qualquer lugar via app, web e e-mail
- Extração em tempo real de pontos de dados importantes
- Processamento rápido e preciso em segundos
- Transformação de ficheiros JPG, PNG e PDF em texto pesquisável com OCR
- Exportação para formatos como PDF ou CSV, XLSX, XML e JSON estruturados
- Fácil integração via API ou SDK
- Classificação e ordenação de documentos para melhorar a visão geral
- Mascaramento de dados sensíveis, desde a anonimização até à remoção
- Verificação cruzada de documentos e pontos de dados com outras fontes
No vídeo seguinte, damos uma explicação fácil de acompanhar sobre como funciona a Klippa DocHorizon.
A Klippa DocHorizon é uma solução perfeita para empresas que gerem grandes volumes de faturas. Permite-lhe extrair dados de faturas e acelerar a introdução de dados no seu software de contabilidade ou ERP. Isto não só elimina a necessidade de armazenar ficheiros em papel, como também liberta os seus empregados de tarefas demoradas e enfadonhas.
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