Você está cansado de digitar, apagar e corrigir erros sem fim, causados pela entrada manual de dados? Se você faz parte de qualquer tipo de organização, provavelmente já conhece o processo lento e sujeito a erros de lidar com documentos manualmente. E não é apenas um incômodo – isso está custando caro. Erros na entrada manual podem levar a perdas financeiras, registros imprecisos e decisões tomadas com base em informações incorretas.
A automação pode simplificar o processo de entrada de dados e eliminar todas as falhas do processamento manual. Sua equipe pode se libertar das tarefas repetitivas e propensas a erros, focando no que realmente importa. Quer descobrir como isso é possível? Vamos começar!
O que é a Automação da Entrada de Dados?
A entrada de dados automatizada significa transferir dados automaticamente para sistemas de computador, bancos de dados ou planilhas, sem a necessidade de inserção manual. Isso é possível graças a soluções avançadas de processamento de documentos e automação de dados.
Com a automação da entrada de dados, você pode reduzir significativamente o tempo e os recursos gastos no processamento manual, levando a operações mais eficientes, precisas e escaláveis.
Como isso funciona? Com a eliminação da entrada manual de dados, você reduz erros humanos e economiza ainda mais. Além disso, não será necessário aumentar a equipe quando a demanda aumentar. A automação cuida de tudo. E, como bônus, sua equipe ficará mais satisfeita, pois poderá focar em tarefas mais interessantes, em vez de digitar os mesmos dados repetidamente.
Como Automatizar a Entrada de Dados?
Para começar sua jornada de automação da entrada de dados, você precisará identificar as tarefas repetitivas que envolvem inserção de dados, escolher as ferramentas certas e implementar um software que agilize esses processos. Aqui estão os passos para melhorar o seu fluxo de trabalho de gerenciamento de dados:
1. Avalie Seus Processos Atuais
Revise os processos atuais de entrada de dados e identifique quais tarefas consomem muito tempo, mas não exigem esforço manual para serem concluídas. Pense na inserção de dados de faturas no Excel ou no cadastro de informações de clientes no seu sistema CRM—por que gastar tanto tempo quando a automação pode lidar com isso de forma muito mais rápida e precisa?
2. Escolha as Ferramentas Certas para Sua Equipe
Softwares de entrada de dados variam em complexidade, propósito e nível de automação. É importante escolher o que melhor atende às suas necessidades com base nos processos atuais e nos recursos da sua equipe. Aqui estão algumas das soluções mais utilizadas para automação de entrada de dados:
- Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR) ajuda a extrair dados de imagens e documentos, convertendo-os em texto para processamento posterior. O OCR, sozinho, não processa os dados, mas elimina a necessidade de digitar as informações manualmente.
- Automação de Processos Robóticos (RPA) é uma tecnologia que utiliza bots de software para automatizar a entrada de dados com base em regras pré-programadas. No entanto, para obter dados de documentos, o RPA precisa do OCR para lidar com dados não estruturados, já que sua especialidade é a automação e não o processamento.
- Processamento Inteligente de Documentos (IDP) combina o poder de IA, OCR e RPA. Além de extrair e processar automaticamente os seus dados, essa tecnologia pode automatizar todo o fluxo de trabalho de dados, desde a extração de documentos ou e-mails até a entrega dos dados no destino final. Nesse sentido, o software de IDP é um passo à frente das outras opções.
3. Planeje os Passos de Implementação
Você precisa de uma conexão simples por API, um componente SDK ou uma solução de automação sem código, onde a configuração é feita em poucos cliques? Mapeie como você integrará o novo software de automação de entrada de dados ao seu ecossistema de negócios atual e treine sua equipe para garantir que a transição seja o mais suave possível.
4. Monitore os Resultados e Ajuste Conforme Necessário
Monitore regularmente o desempenho da sua solução de automação de entrada de dados, colete feedback da sua equipe e faça ajustes conforme necessário. Lembre-se, nenhuma solução é perfeita logo na implementação e geralmente leva um tempo para alcançar o nível de desempenho desejado.
Esse investimento inicial trará retorno quando a entrada manual de dados deixar de ser uma preocupação para a sua empresa. E, se você implementar a automação em apenas um processo, assim que estiver funcionando, veja onde mais na sua empresa essa automação pode ser aplicada. O céu é o limite!
Duas Formas de Automação de Entrada de Dados
Quando você estiver pronto para automatizar seus processos de entrada de dados, estaremos aqui para ajudar! Com a Klippa, você pode implementar um fluxo de entrada de dados ágil e eficiente, projetado especificamente para o seu fluxo de trabalho. Aqui estão nossas duas soluções de automação de entrada de dados:
Plataforma de Processamento Inteligente de Documentos
O Klippa DocHorizon foi desenvolvido para ajudar sua empresa a superar os desafios da entrada manual de dados. Nossa plataforma utiliza OCR com inteligência artificial e aprendizado de máquina (ML) para extrair dados com precisão de documentos, e-mails ou imagens, verificar a exatidão e integrá-los perfeitamente aos seus sistemas atuais.
Se você precisa automatizar a entrada de dados em diversos processos da sua empresa, certamente poderá se beneficiar de:
- Criar seus próprios fluxos de processamento conectando qualquer funcionalidade do DocHorizon em uma única interface: extração de dados, captura, classificação, conversão, anonimização, verificação e muito mais.
- Extrair e verificar dados de qualquer documento em todos os idiomas do alfabeto latino ou personalizar campos de dados para extração e automação de entrada de dados para qualquer caso de uso.
- Conectar facilmente nossa solução a mais de 50 opções de integração de dados, incluindo soluções em nuvem, análise de e-mails, FTP, CRM, ERP e software de contabilidade, além de conexão via API e SDK.
Os casos de uso possíveis incluem processamento de recibos para programas de fidelidade, automação de processos de “Conheça Seu Cliente” (KYC), automação de processamento de hipotecas, verificação de comprovantes de renda, e muito mais.
O Klippa DocHorizon atua como um sistema automatizado de entrada de dados. Ele obtém seus documentos de um local designado, extrai os dados relevantes e os encaminha no formato desejado para o destino de sua escolha. Simples assim! Tudo sem intervenção manual.
Solução de Gestão de Despesas
Se seu foco principal é automatizar a entrada de dados de faturas e recibos para o processo de contas a pagar e gestão de despesas na sua empresa, o Klippa SpendControl é a solução ideal.
Esta é uma solução completa de gestão de despesas e pré-contabilidade, que permite não apenas a automação da entrada de dados, mas também:
- Enviar e aprovar faturas, recibos e solicitações de reembolso diretamente do seu smartphone ou aplicativo web (nosso software automatiza a entrada de dados de todos os documentos enviados!).
- Criar seus próprios fluxos de aprovação para quando uma fatura ou recibo for enviado, evitando atrasos nos processos de aprovação.
- Registrar automaticamente dados totalmente preparados, validados e precisos em seu sistema de contabilidade ou ERP.
Com o Klippa SpendControl, você tem uma visão completa de todas as suas operações financeiras em tempo real, sem precisar digitar nada manualmente. Não é um sonho?
Abrace o futuro das operações empresariais com a Klippa e elimine os obstáculos no seu processo de entrada de dados, transformando-os em uma vantagem competitiva.
Interessado em saber mais? Entre em contato com nossos especialistas para ver de perto o impacto que a Klippa pode ter nos seus processos de entrada de dados ou agende uma demonstração gratuita logo abaixo!