Compreendemos as dificuldades que as empresas enfrentam atualmente para tratar e processar um grande número de documentos, desde recibos a faturas, entre outros documentos internos. O processamento manual destes documentos expõe as organizações a erros na extração de dados e abre portas para fraudes documentais. De facto, um estudo da Gartner sugere que o custo anual dos erros humanos de introdução de dados é de quase 1 milhão de dólares.
Para isso, a tecnologia de Reconhecimento Ótico de Caracteres (OCR) alimentada por IA tem sido um fator de mudança para várias empresas que lidam com a extração de dados de documentos como recibos, faturas ou ordens de compra. A utilização do OCR para a extração e reconhecimento de itens de linha oferece uma abordagem simplificada para lidar com grandes quantidades de dados em diversos setores, como o financeiro, o retalho e outros.
Neste artigo, vamos aprofundar os detalhes da extração e reconhecimento de itens de linha, e como pode extrair dados de itens de linha de recibos ou faturas com a Klippa. Vamos começar!
Porque é que o reconhecimento e processamento de itens de linha é útil para as empresas?
À medida que o mundo progride em direção à automatização e à inteligência artificial, surgem cada vez mais motivos para as empresas se questionarem de que maneira a automatização as pode beneficiar. Mas como exatamente as empresas podem utilizar o OCR para a extração de itens de linha? Bem, aqui estão alguns casos de utilização para examinar como isto pode ser feito.
Casos de utilização
Existem muitos casos de uso para extração e processamento de itens de recibos e faturas. No entanto, eis alguns dos casos de utilização com que nos deparamos frequentemente:
- Automatização de contas a pagar: O reconhecimento de itens de linha simplifica a extração de detalhes, quantidades e preços de produtos, para acelerar os processos de contas a pagar e a receber.
- Relatórios de despesas: As empresas podem automatizar a gestão de despesas, reduzindo a introdução manual de dados e garantindo a exatidão dos reembolsos, através de OCR para extração de dados de itens de linha.
- Aquisição e gestão de fornecedores: A extração de itens de linha pode ser utilizada para simplificar a extração de dados, aumentando a eficiência do acompanhamento de encomendas, gestão de fornecedores e garantia de conformidade. As faturas ou ordens de compra podem ser digitalizadas para uma extração e processamento rápidos.
- Digitalização de recibos para programas de fidelização: A extração de itens de linha pode ser utilizada para identificar itens frequentemente comprados por clientes inscritos em programas de fidelização. Esta informação pode ajudar as empresas a adaptar os prémios de fidelização e as ofertas às preferências individuais dos clientes, melhorando a retenção e o envolvimento dos clientes.
- Compensação de recibos para campanhas de fidelização: A extração de itens de linha é uma ferramenta valiosa para empresas que promovem campanhas de fidelização, nas quais os clientes podem ser solicitados a apresentar recibos para ganhar prémios ou pontos. O reconhecimento de itens de linha possibilita a validação automática de recibos, assegurando que os clientes sejam creditados com precisão por suas compras.
Como é que a extração de linhas funciona com o OCR?
A tecnologia OCR é uma ferramenta poderosa que melhora a qualidade de um texto digitalizado ou de uma imagem e segue vários passos para extrair os dados que foram capturados. Para a extração de itens de linha, o software de OCR permite-lhe digitalizar recibos e faturas, eliminando a necessidade de extração manual de itens de linha individuais. Desta forma, é possível manter a exatidão, evitar fraudes e poupar tempo.
Existem duas abordagens principais ao OCR: OCR de modelos e OCR de aprendizagem automática (Machine Learning) e diferem na sua capacidade de extrair e processar itens de linha de forma eficiente. O OCR de modelos é, como o nome indica, baseado em modelos pré-determinados. Um sistema baseado em modelos requer intervenção manual frequente, o que pode ser moroso e ineficiente quando se lida com vários formatos de documentos.
Um OCR alimentado por IA (Inteligência Artificial), como o OCR de aprendizagem automática, por outro lado, é uma solução mais eficiente para a extração de itens de linha. O OCR baseado em IA aproveita as capacidades de aprendizagem não só para reconhecer diferentes tipos de documentos e campos de dados, mas também para se adaptar e aprender com diversos formatos de documentos, tornando-o a escolha ideal para empresas que procuram uma extração automatizada de itens de linha.
Ao processar uma vasta gama de faturas e documentos de uma variedade ainda maior de fornecedores e prestadores de serviços, a eficiência e a otimização são muito importantes. Com uma tecnologia de Machine Learning e OCR alimentado por IA, como o Klippa DocHorizon, isso pode obtido mais facilmente.
Vamos ver como a Klippa extrai itens de linha de recibos e faturas.
Extração de itens de linha de recibos
A extração de itens de linha para recibos é normalmente utilizada por empresas e organizações no setor de retalho e administração financeira. Por exemplo, como uma empresa no setor da fidelização, pode exigir que os seus clientes apresentem recibos para ganharem prémios ou pontos. A extração e o processamento de itens de linha fornecem uma validação automatizada de recibos, garantindo que os clientes que ganham as recompensas tenham compras válidas e precisas.
Eis como funciona o processo. Primeiro, precisa de uma fotografia ou cópia do recibo para o processamento. Assim que tiver uma fotografia de um recibo, esta pode ser carregada para a API de OCR através de telemóvel, web, FTP ou até mesmo por e-mail. Assim que os recibos são recebidos pelo motor de OCR da Klippa, este começa a efetuar o reconhecimento de padrões e a análise do layout, e identifica que a imagem é um recibo. Em seguida, o software OCR da Klippa identifica e extrai texto de várias secções do recibo, incluindo os itens de linha individuais, datas e informações do comerciante.
Em seguida, separa os itens de linha individuais no recibo, incluindo nomes de produtos, quantidades, preços e montantes totais. Os dados extraídos são convertidos num formato legível por máquina, como JSON, CSV, XML, etc., utilizando algoritmos de aprendizagem automática (machine learning). Estes dados são depois devolvidos como um resultado da API para processar facilmente o recibo na sua base de dados ou no seu sistema de software existente.
Os dados estruturados estão, assim, prontos para serem utilizados em análises de dados, estratégias de fidelização, gestão de despesas e contabilidade. Com estes passos, o processo de extração e processamento de itens de linha torna-se mais rápido, mais eficiente e menos propenso a erros em comparação com a alternativa manual.
Extração de itens de linha de faturas
Os setores e profissionais financeiros são os que mais obtêm benefícios com a extração de itens de linha de faturas. Por exemplo, a extração precisa de itens de linha é essencial para o rastreamento de despesas, validação de faturas e gestão eficaz das contas a pagar e a receber. Ao automatizar este processo, é possível torná-lo mais eficiente, reduzindo a dependência da intervenção humana e protegendo a empresa contra possíveis fraudes.
A boa notícia é que o processo de digitalização e extração é bastante semelhante ao processo de digitalização de recibos. Assim que a imagem ou documento é digitalizado e identificado como uma fatura, a API de OCR analisa o documento e destaca e extrai as informações relevantes, como nomes de empresas, valores, números de telefone e valores de IVA.
Estes detalhes são extraídos e convertidos num formato legível por máquina, como JSON, CSV, XML, etc., pronto para prosseguir. Nesta fase, pode facilmente processar as faturas para verificar existência de fraude nos documentos através de correspondência bidirecional (two-way matching), por exemplo. O Klippa DocHorizon tem incorporada a tecnologia OCR que lhe permite efetuar estas tarefas e muito mais.
Estas tecnologias não só poupam tempo, como também melhoram significativamente a precisão, tornando-as indispensáveis para as empresas que gerem diversas faturas de fornecedores.
As vantagens do processamento automatizado de itens de linha
Após introduzi-lo ao processo de extração de itens de linha e explicar o seu funcionamento, vamos agora explorar as vantagens de automatizar o processamento desses itens de linha.
- Precisão: Reduza os erros de introdução manual de dados com extração e reconhecimento automatizados, conduzindo a dados mais precisos e fiáveis.
- Eficiência de tempo: Poupe tempo e recursos automatizando a extração de itens de linha de documentos, permitindo que os funcionários se concentrem em tarefas de maior valor acrescentado.
- Poupança de custos: Diminua os custos operacionais associados à introdução manual de dados e melhore a eficiência no geral.
- Poupe tempo: Poupe tempo utilizando o processamento automatizado de documentos, com a tecnologia OCR da Klippa, e elimine a introdução e o processamento manual de documentos.
- Escalabilidade: Aumente ou diminua facilmente com base nas necessidades da empresa sem necessidade de mão de obra adicional.
- Melhoria da experiência do cliente: Forneça respostas mais rápidas e mais precisas às perguntas e pedidos dos clientes.
Extração de itens de linha perfeita com o Klippa DocHorizon
Quer pretenda automatizar a gestão de despesas, o processamento de faturas, os processos de contas a pagar ou a validação de recibos para campanhas de fidelização, o Klippa DocHorizon tem tudo o que precisa. O DocHorizon é uma solução de processamento inteligente de documentos (IDP) que aproveita o poder do OCR e de várias tecnologias de IA para processar uma vasta gama de documentos.
Eis as vantagens de utilizar o DocHorizon:
- Processamento em vários idiomas: O Klippa DocHorizon é capaz de processar documentos em todas as línguas latinas. Isto garante flexibilidade e acessibilidade, tornando-o a escolha ideal para empresas com necessidades linguísticas diversas.
- Precisão e eficiência: A tecnologia OCR avançada do DocHorizon garante a precisão na extração de itens de linha e no processamento de documentos. Minimiza os erros, poupa tempo e melhora a eficiência geral.
- Automatize o fluxo de trabalho de processamento de documentos: Com a plataforma DocHorizon, configure facilmente fluxos de trabalho e automatize processos empresariais relacionados com documentos.
- Integração simplificada: Integre perfeitamente o DocHorizon com os seus sistemas, bases de dados e soluções ERP existentes para melhorar o seu fluxo de trabalho e maximizar os benefícios da automatização.
- Deteção de fraudes: Detete fraudes em documentos com análises EXIF e de cópia-colagem com algoritmos inteligentes de IA.
Curioso para descobrir como a solução da Klippa pode ajudá-lo a melhorar o processamento de recibos e faturas com reconhecimento e extração de itens de linha? Marque uma demonstração online gratuita abaixo!