Alguma vez lhe foi pedido para extrair os dados de um documento PDF? Por exemplo, registar os dados de uma fatura e introduzi-los num programa de contabilidade? Ou para copiar e colar informação num ficheiro de Excel?
Se este for o seu caso, pode ter-se perguntado se existe uma forma mais eficiente do que simplesmente copiar e colar manualmente os dados de um documento para o outro.
Embora o processo de copiar e colar possa funcionar se tiver apenas alguns documentos, torna-se um transtorno e também algo difícil na organização quando se tem centenas ou mesmo milhares de documentos.
Felizmente, iremos apresentar algumas das formas mais inteligentes para extrair dados de um documento PDF. Uma das quais pode ser completamente automatizada!
Vamos analisar a importância dos documentos PDF, os desafios da extração de dados PDF, e como a utilização de um software inteligente pode ajudar a automatizar este processo.
Qual é a utilidade dos ficheiros PDF?
Hoje em dia os ficheiros PDF estão entre os ficheiros digitais mais populares no mundo dos negócios.
Segundo o Adobe, mais de 300 mil milhões de PDFs foram abertos através dos produtos Adobe só em 2020.
É bastante utilizado para a troca de dados comerciais a nível interno e entre parceiros comerciais. Por exemplo, se trabalha nas áreas de recursos humanos ou contabilidade, é provável que esteja familiarizado com a compilação de dados a partir da seguinte lista de documentos em formato PDF:
- Faturas
- Recibos
- Extratos bancários
- Contratos
- Relatórios
- Encomendas de compra e venda
Os PDF tornaram-se assim a alternativa mais comum aos documentos em papel. São compatíveis entre sistemas e dispositivos operacionais, tornando-os uma opção conveniente para qualquer pessoa que precise de partilhar informação com um vasto público.
Os dados encontrados em ficheiros PDF, no entanto, não estão estruturados, o que significa que não estão organizados de acordo com parâmetros especificados. Isto torna quase impossível o uso dos dados num PDF, a menos que se aprenda a extrair os dados dos ficheiros PDFs para o formato adequado.
Mais à frente neste blogue, vamos apresentar as diferentes formas de extrair dados de um ficheiro PDF. Mas primeiro, vamos abordar a razão pela qual a extração de dados de PDF pode ser uma tarefa tão difícil.
Quais são os desafios da extração de dados em PDF?
A extração de dados de PDFs pode ser extremamente desafiante. Os desafios mais importantes incluem o seguinte:
- Difícil de editar: O formato PDF foi concebido para manter a integridade dos dados para garantir que o conteúdo tenha o mesmo formato em qualquer plataforma e em qualquer altura. Isto significa que não se pode editar ou extrair facilmente o conteúdo.
- Demora tempo: Como não é possível editar ou extrair facilmente conteúdo de PDFs, é necessário que alguém da sua equipa abra cada ficheiro PDF, encontre o texto correspondente, seleccione o texto, e em seguida copiar para outro ficheiro ou programa. Isto pode ocupar muito do tempo precioso dos seus empregados.
- Propenso a erros: A grande desvantagem de qualquer processo tedioso e repetitivo é que vem com erros. Se verificar apenas alguns documentos, provavelmente não se trata de um grande problema. Mas se tratar de centenas de documentos por dia, uma taxa de erro de apenas 1% já resulta em dezenas de erros por semana.
Agora que está mais familiarizado com os desafios da extração de dados de PDFs, apresentamos as 5 formas diferentes de extrair dados de documentos PDFs.
5 maneiras de extrair dados de documentos PDF
Vamos analisar as opções que tem quando se extraem dados de documentos PDF:
- Copiar e colar
- Conversores de PDF
- Entrada de dados manual de outsourcing
- Ferramentas de extração de tabelas PDF
- Automatizar a extração de dados PDF
Copiar e colar
Se tiver apenas alguns documentos, a forma mais fácil é provavelmente copiar manualmente os dados do PDF e colá-los no sistema ou plataforma que desejar.
Embora isto possa parecer a opção mais prática para obter informações do ponto A ao ponto B, é muito provável que ocorram erros como erros de digitação ou a falta de uma estatística importante.
Além disso, terá de reorganizar os dados manualmente, o que pode demorar bastante tempo. Uma vez que tenha de processar centenas de documentos diariamente, isto torna-se um verdadeiro incómodo.
| Advantages | Disadvantages |
| – Mais fácil – Não é necessário software ou equipamento extra | – Demora tempo – Propenso a erros – Baixa produtividade – Dados desorganizados |
Conversores de PDF
Um conversor de PDF permite-lhe extrair os dados de forma rápida e segura. Eis as ferramentas mais populares de conversão de PDF: Adobe, Cometdocs, PDF to Excel, e SimplyPDF.
Estas ferramentas geralmente utilizam a tecnologia de reconhecimento de texto de baixo custo para converter os PDFs em outros formatos, tais como Word, SOCX, e JPEG. Isto funciona simplesmente através do carregamento dos documentos PDF e da sua conversão para o formato que desejar.
Os conversores podem reduzir drasticamente os erros, mas tem algumas desvantagens: é impossível extrair dados em massa, por isso, no caso de ter muitos documentos, só pode utilizar o conversor através do carregamento de um PDF de cada vez. Além disso, os conversores só funcionam com ficheiros PDF nativos, pelo que não podem ajudar com documentos digitalizados.
| Advantages | Disadvantages |
| – Fácil de encontrar as ferramentas online – Opção de baixo custo | – Funções limitadas – Impossível extrair dados em massa – Os conversores de PDF só funcionam com PDFs nativos |
Entrada de dados manual de outsourcing
No caso do processamento de um grande número de documentos, a externalização da introdução manual de dados pode ser uma boa opção. Existem muitas empresas de introdução de dados que oferecem serviços de qualidade. Os melhores serviços em linha são os seguintes:
- Freelancer.com
- Upwork
- Hubstaff Talent
- Fiverr
A maioria destas empresas está sediada em África ou no Sul da Ásia, onde o salário médio é mais baixo do que na Europa Ocidental ou nos Estados Unidos.
Embora a subcontratação de serviços possa reduzir os custos e atrasos na extração de dados, a qualidade e a segurança dos dados podem estar em risco. As empresas de Outsourcing não são orientadas pelos mesmos padrões e missão que conduzem a sua empresa.
Estas empresas são motivadas pelo lucro, em vez dos seus objetivos internos de desempenho. Outro aspecto que deve considerar é a ameaça à segurança e à confidencialidade.
A informação dos seus clientes será exposta e capturada noutro local. Pense apenas em como os seus clientes reagiriam ao facto de os seus dados pessoais estarem a ser armazenados noutro local.
| Advantages | Disadvantages |
| – Maior grau de flexibilidade – Não há necessidade de contratar e formar mais empregados | – Padrões de qualidade mais baixos – Ameaça à segurança e confidencialidade |
Ferramentas de extração de tabelas PDF
Os documentos PDF incluem muitas vezes tabelas com texto, imagens e figuras. Geralmente, os dados relevantes encontram-se nas tabelas.
Torna-se particularmente difícil quando se trata de extrair tabelas de PDFs, mas felizmente, existem várias ferramentas disponíveis. Algumas das melhores ferramentas de extração de tabelas são:
- Tabula
- PdfTables
- Docparser
- Camelot
- Excalibur
Estas ferramentas permitem-lhe seleccionar uma secção no PDF traçando uma caixa à volta da tabela e em seguida extrair os dados em diferentes formatos, tais como CSV ou XLS.
Embora as ferramentas de extração de tabelas proporcionem resultados razoavelmente eficientes, poderá necessitar de peritos internos para o pôr a trabalhar para o seu caso de uso particular.
Além disso, a maioria destas ferramentas não fornecem o processo mais automatizado, e por norma só se pode trabalhar num documento PDF (nativo) de cada vez.
| Vantagens | Desvantagens |
| – Fácil de usar – Extrai a tabela de forma eficiente e precisa – Algumas ferramentas são gratuitas | – Só funciona com ficheiros PDF nativos – Requer peritos internos – Não é um processo totalmente automatizado |
Extração automatizada de dados PDF
A solução ideal para as empresas é a análise de todo tipo de ficheiros PDF com um mínimo de intervenção humana possível. Isto é possível com um software de OCR inteligente – isto pode soar intimidante no início, pois não é tão simples como a entrada manual ou mesmo os conversores de PDF.
No entanto, ao escolher a solução OCR, poderá extrair dados de PDFs em poucos segundos.
O software OCR utiliza uma tecnologia de reconhecimento de texto chamada Reconhecimento Ótico de Caracteres (OCR). Esta tecnologia identifica o texto em documentos e converte-o em dados legíveis por máquina. É seguro, extremamente eficiente, rápido, e escalável.
O software de OCR pode processar grandes volumes de PDFs nativos e não nativos. A única desvantagem é o tempo de implementação e os custos associados.
| Vantagens | Desvantagens |
| – Rápido e escalável – Eficiente e seguro – Capaz de processar PDFs nativos e não nativos em massa – Extrai dados de grandes volumes de documentos | – Tempo de implementação – Custos associados com o software |
Automatizar a extração de dados de PDFs com a Klippa
A forma mais fiável e rápida de extrair os dados de ficheiros PDF é sem dúvida através de uma solução de extração de dados automatizada.
Um bom exemplo de uma solução deste tipo é a Klippa DocHorizon. Pode ser facilmente integrado com o software e aplicações já existentes na sua empresa através da utilização da Klippa API.
Mas como é que isto funciona exatamente? Eis a explicação passo a passo:
(1) Upload do documento PDF para a API – No primeiro passo, o documento PDF tem de ser carregado para a API. É importante que o conteúdo do PDF seja nítido e não contenha ruído de fundo. O ficheiro pode ser carregado através da nossa aplicação móvel ou web.
(2) Pré-processamento do documento PDF – Nesta etapa, as características do documento são melhoradas para aumentar a precisão do reconhecimento. Pense como se fosse uma optimização do brilho de uma digitalização ou na melhoria da escala de cinzentos do documento.
(3) Conversão de imagem para texto – Na fase seguinte, o software converterá automaticamente o documento PDF num ficheiro de texto (TXT). Os dados do PDF são então extraídos, mas ainda não estruturados.
Dependendo do caso de utilização, a nossa solução consegue reconhecer o que cada parte do PDF realmente é. Por exemplo, se for uma fatura, determinará que parte é o montante total, qual o endereço, ou a data de vencimento, etc.
(4) Conversão para saída estruturada – Na fase final, a parser Klippa converte o ficheiro de texto em JSON. JSON é um formato padrão baseado em texto para representar dados estruturados e é normalmente utilizado para transmitir dados em aplicações web. A partir daqui, pode processar facilmente os dados a partir do PDF na sua base de dados ou software.
O Reconhecimento Ótico de Caracteres é o produto central da Klippa. Utilizamos as tecnologias de IA e Machine Learning, o que o torna o software mais preciso e rápido do mercado.
Ajudamos as empresas a preocuparem-se menos em delegar tarefas de manutenção e permitimos que a sua equipa faça uso de um software fácil de usar que acabará por lhe poupar tempo e dinheiro
Esperamos que tenha uma ideia mais clara das várias formas de extrair dados de documentos PDF.
Se quiser experimentar a nossa solução, por favor não hesite em contactar-nos ou planear uma demonstração gratuita abaixo.