De acordo com um estudo da International Data Corporation (IDC), a introdução manual de dados de faturação representa 30% do tempo dos departamentos de contabilidade e dos contabilistas. Isto significa que quase um terço do seu tempo é gasto numa tarefa que pode ser facilmente automatizada.
Quando as faturas são recebidas por uma empresa, estas vêm de múltiplas fontes e os dados precisam de ser introduzidos no sistema de contabilidade. Podem existir faturas físicas em papel, ficheiros PDF, documentos Word, e inúmeros outros formatos. As faturas podem ter itens de linha que também precisam de ser extraídos da papelada.
Como já sabe, o processamento de faturas é demorado e enfadonho, resultando em longos tempos de entrega, erros humanos, e problemas de segurança de dados. Mas infelizmente, ninguém pode passar sem registos contabilísticos e contabilísticos atualizados.
O software de OCR pode ser a solução para esta dor de cabeça de contabilidade.
Neste artigo, vamos explicar os benefícios da utilização de software de OCR para contabilidade, como funciona, e como pode mudar a forma como gere a sua contabilidade.
Mas primeiro, vejamos os problemas do processo tradicional!
Qual é o problema com a contabilidade tradicional?
Os departamentos de contabilidade tratam e processam vários documentos financeiros tais como faturas, recibos, ou ordens de compra como parte dos seus fluxos de trabalho diários. E à medida que um negócio cresce, estes têm de processar muitos desses documentos.
As empresas tendem a ter equipas dedicadas a verificar documentos financeiros, introduzir os dados no seu software de contabilidade ou ERP, verificar os dados com base em documentos de apoio, e finalmente realizar transações, se necessário.
Por exemplo, uma empresa pode precisar de verificar a fatura de um fornecedor em relação a uma ordem de compra (OC) que tinha colocado, antes de aprovar a fatura.
Fazer isto manualmente implica vários desafios, alguns dos quais parecem óbvios, outros podem ser inéditos para si.
Longo tempo de retorno
De acordo com a pesquisa liderada pela Ardent Partners, leva em média 8,3 dias para processar manualmente uma fatura. Este é um tempo considerável que pode levar a um atraso no pagamento. Um atraso que pode levar a multas por atraso no pagamento, mas também a um atraso na atualização financeira da empresa.
É também tempo de desviar as suas equipas de tarefas e ações mais centradas no desenvolvimento financeiro ou criativo do seu negócio.
Um esgotamento financeiro
Um estudo da Researchgate estimou o custo do processamento manual de uma fatura em 14 euros. Multiplique este montante pelo número de faturas que tem de processar. Sim, é muito caro. Sim, é uma enorme quantia de dinheiro.
Maior risco de erro
Cada tarefa repetitiva, tal como copiar manualmente dados de faturas e recibos, conduz inevitavelmente a erros. E estes erros podem ter consequências dispendiosas. Pode, por exemplo, arquivar incorretamente os seus impostos comerciais e receber uma multa. Estes erros resultam do facto de a introdução manual de dados ser uma tarefa tediosa e os seres humanos serem facilmente distraídos pela natureza.
O risco de perda de faturas
Com a constante deslocação entre equipas diferentes, é comum perder uma fatura. De acordo com um estudo do IOFM, 39,5% dos funcionários consideram as faturas perdidas ou deslocadas como o seu principal desafio.
Estas faturas são perdidas mas ainda precisam de ser cumpridas e integradas no seu software de contabilidade. É claro que só se apercebe disto depois de ter sido enviado um lembrete pelo seu credor, resultando muitas vezes em penalidades de atraso de pagamento e numa relação danificada.
Espaço para a fraude
Ao processar grandes quantidades de faturas, é difícil detetar faturas que são apresentadas duas vezes.
Além disso, como pode detetar que um número ou item da fatura tenha sido alterado? Os fraudadores, por exemplo, podem alterar a conta bancária ou o montante total a ser pago. Se feito de forma hábil, é quase impossível detetar tais tentativas com o olho humano. Como resultado, pode incluir informações fraudulentas ou registar a mesma fatura duas vezes.
Felizmente, discutiremos como o software de OCR pode atuar como um remédio nos parágrafos seguintes.
A utilização do OCR na contabilidade
Ponha fim às secretárias cobertas de papel, aos e aos contabilistas exaustos, dores de cabeça, e cálculos intermináveis.
Utilizar uma solução de OCR para contabilidade significa automatizar o processamento de faturas, recibos, e outros documentos financeiros. Dará ao seu negócio um enorme aumento de eficiência e verá a sua produtividade melhorar.
O Reconhecimento Ótico de Carateres, ou OCR, é uma tecnologia que transforma qualquer texto manuscrito ou dactilografado em texto digital. Uma vez reconhecidos e extraídos, os dados são estruturados e prontos para serem processados no seu programa de contabilidade ou ERP.
Isto significa que pode digitalizar documentos financeiros e automatizar o seu processamento e gestão. Mas por que razão deveria fazer isso em primeiro lugar? Quais são as vantagens para o seu negócio?
Os benefícios do OCR para a contabilidade
Existem várias vantagens na utilização de software de OCR para a contabilidade. Os seus empregados já não estão sobrecarregados com montanhas de faturas para processar. O processo é muito mais fácil. Todo o processo é racionalizado e automatizado.
Discutiremos mais detalhadamente os benefícios mais importantes de seguida.
3 vezes mais rápido tempo de processamento de faturas
O software de OCR poupa tempo, uma vez que reduz consideravelmente o tempo gasto em papel, principalmente na área da introdução manual de dados. A informação pode agora ser facilmente digitalizada em formatos digitais e os dados podem ser extraídos de documentos muito mais rapidamente.
De facto, a pesquisa anteriormente citada da Ardent Partners descobriu que a utilização de uma solução automatizada resulta num tempo 3 vezes mais rápido para processar uma única fatura.
Poupança definitiva até 75%
Ao eliminar os processos ineficientes de introdução e verificação manual de dados, é possível reduzir os custos operacionais em até 75%. Pode reduzir o custo de levar as pessoas a trabalhar nos aspetos da contabilidade relacionados com os dados. Além disso, permite eliminar os custos relacionados com o armazenamento e processamento de documentos.
Maior precisão
O software OCR utiliza algoritmos de IA para oferecer um elevado grau de precisão ao mesmo tempo que extrai dados de documentos. Uma vez que uma pequena gralha na contabilidade pode levar a resultados aterradores, isto é da maior importância para os contabilistas.
A maioria das soluções de OCR garantem uma taxa de precisão superior a 90%. Se necessitar de uma taxa de exatidão tão próxima de 100% quanto possível, pode optar por incluir um funcionário no processo. A isto chama-se automação Human-in-the-Loop (HITL).
Com a automatização HITL, a maior parte do trabalho é automatizada. Com base em regras comerciais, tais como um limiar de confiança (por exemplo, inferior a 70%) ou todas as faturas de um determinado fornecedor (por exemplo, por saber que são problemáticas), pode encaminhar documentos para um funcionário para serem verificados manualmente.
Desta forma, combina-se o melhor da inteligência humana com o poder da IA e consegue-se um nível de precisão ainda maior.
Escalabilidade melhorada
É claro que, em volumes baixos, é totalmente correto ter um funcionário das finanças a processar manualmente 50 faturas por mês. Mas o que acontece se precisar de processar e aprovar milhares de faturas por mês? Vai escalar a sua equipa financeira de 1 a 100 pessoas, ou vai tentar automatizar esta tarefa?
Ao implementar uma solução automatizada, as empresas ganham controlo sobre os seus custos gerais e reduzem a complexidade operacional que surge com a escala. Além disso, os fornecedores de software podem automaticamente escalar os seus servidores a pedido sem qualquer recrutamento adicional, espaço de escritório, contratos, e assim por diante.
Agora que sabe uma ou duas coisas sobre os benefícios da utilização do OCR para a contabilidade, a última pergunta a responder é como funciona. Na secção seguinte, guiá-lo-emos através das diferentes etapas do processo.
Como funciona o software de OCR para contabilidade?
O OCR para contabilidade tem muitos casos interessantes no que diz respeito à automatização dos fluxos de trabalho relacionados com a documentação. O caso de uso mais comum para documentos financeiros é o OCR para faturas, também conhecido como digitalização de faturas e processamento automático de faturas.
Para explicar o funcionamento do software de OCR, discutiremos as três etapas neste caso de utilização:
- Capturar e carregar a fatura para o software de OCR
- Conversão da imagem num ficheiro de texto
- Parsing TXT no JSON
1. Capturar e carregar a fatura para o software de OCR
Na primeira etapa do processo, uma imagem ou ficheiro PDF de uma fatura tem de ser carregada para o software de OCR. Isto pode ser feito através de uma aplicação móvel ou web.
A fatura pode ser carregada com ou sem o fundo. Se a imagem for enviada sem ser cortada (com fundo), o software cortará automaticamente o fundo.
É importante que a imagem contenha a fatura completa, sem qualquer ruído e com qualidade decente para garantir um resultado preciso. Se isto for difícil de conseguir com uma solução existente, a qualidade da imagem pode ser melhorada utilizando um SDK de digitalização móvel.
2. Conversão da imagem num ficheiro de texto
No passo seguinte, o software OCR converte automaticamente a imagem em texto (TXT). Todos os dados da fatura são extraídos, mas ainda não estruturados. Isto significa que ainda não pode ser interpretado ou processado através de outras aplicações.
3. Parsing TXT no JSON
Na terceira etapa do processo, o software reconhece o que cada parte da fatura realmente é. Determinará por exemplo, o número da fatura, o montante total, o endereço, ou a data de compra.
Converte o ficheiro de texto para um formato estruturado, como o JSON. O JSON é normalmente utilizado para transmitir dados em aplicações web, uma vez que é um formato padrão baseado em texto para a representação de dados estruturados.
A partir daqui, é muito fácil processar os dados das faturas capturadas no seu programa de contabilidade.
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Ao longo deste artigo, discutimos os benefícios e as funcionalidades do software de OCR para a contabilidade. Mas compreender como pode ser adaptado ao seu caso específico de utilização e facilmente integrado nas operações existentes é outra coisa.
É aqui que o podemos ajudar. A nossa solução de Processamento Inteligente de Documentos, Klippa DocHorizon, pode ser integrada através da Klippa API ou SDK. Uma vez que é criada de uma forma fácil de desenvolver, os nossos componentes podem ser facilmente integrados no software existente de uma organização.
Além disso, como a nossa solução está bem documentada, os criadores vão poder encontrar toda a informação de que necessitam para a implementar com sucesso. Desta forma, a solução Klippa pode ser integrada dentro de um dia.
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