Mais frequentemente do que gostariam, empresas registam uma perda significativa de dinheiro devido à fraude de faturas. Só nos últimos três anos, foi detetado um aumento de 75% na fraude de faturas e pedidos de pagamento, deixando empresas de todas as dimensões com perdas financeiras substanciais. Isto não só mostra a frequência com que tais ações fraudulentas ocorrem, como também sugere que a sua empresa pode ser potencialmente alvo de tal fraude documental.
Entre o tratamento de vários documentos ao mesmo tempo, o processamento de várias faturas em simultâneo e a pressão de uma data de vencimento próxima, pode acontecer que aprove por engano uma fatura fraudulenta, sem aviso prévio.
Felizmente, existem soluções que o podem prevenir a si e à sua empresa contra estas práticas maliciosas. Quais são essas soluções? Isso será discutido posteriormente neste artigo.
Neste artigo, abordaremos mais detalhadamente a fraude em faturas, os tipos mais comuns deste tipo de fraude e mostraremos como proteger a sua organização de tais ameaças. Vamos começar!
O que é a fraude de fatura?
Uma fraude de fatura é essencialmente um pedido de pagamento falso enviado por golpistas, agindo como fornecedores ou vendedores regulares e confiáveis de uma empresa. A intenção por detrás destas atividades fraudulentas é extrair uma quantia de dinheiro de uma organização.
As faturas fraudulentas que são enviadas apresentam ligeiras alterações em relação a certos detalhes. Estes podem ser o endereço de pagamento ou as informações da conta bancária, que são fáceis de perder e frequentemente ignorados.
Na verdade, o processo de fraude com faturas é bastante extenso e começa mesmo antes do envio da fatura falsa ou do e-mail falsificado. Vejamos como funciona o processo de fraude de faturas.
Como funciona a fraude de fatura?
Para se fazerem passar por vendedores de confiança, os burlões infiltram-se na base de dados ou numa sequência de e-mail de uma empresa, que contém detalhes de pagamento e outras informações privadas. Ao acederem a todos estes dados, os burlões descobrem e exploram os pontos fracos do processo de contas a pagar de uma empresa.
Tal como mencionado anteriormente, as secções mais importantes de uma fatura são frequentemente ignoradas. Estas incluem o número da fatura, as informações da conta bancária ou o endereço de pagamento. Curiosamente, são exatamente essas secções que os fraudadores se tornaram mestres em falsificar. O olho humano muitas vezes não consegue detectar pequenas alterações, razão pela qual os erros manuais ocorrem com frequência e resultam em complicações posteriores.
Para além disso, a probabilidade de negligenciar estes detalhes cruciais é especialmente alta quando a fatura envolve nomes de vendedores ou fornecedores com os quais a empresa já teve experiências anteriores e considera confiáveis.
Esta prática é agravada pelo facto de que, na maioria dos casos, as faturas têm prazos específicos de pagamento, variando de 7 a até 90 dias. Para cumprir estes prazos, cria-se um senso de urgência, levando a pessoa responsável pela aprovação e assinatura da fatura a apressar-se e a negligenciar detalhes. Esta estratégia é frequentemente empregada pelos perpetradores de fraudes e pode assumir diversas formas. Continue a leitura para descobrir se sua empresa já enfrentou algum tipo específico de fraude em faturas.
Tipos comuns de fraude em faturas
Atualmente, os fraudadores ampliaram a variedade das suas atividades fraudulentas, visando um espetro mais amplo de organizações. Como resultado, desenvolveram várias abordagens para conduzir essas atividades. Vamos explorar os tipos mais comuns de fraudes de faturas:
- Faturas fraudulentas (e-mails de phishing)
- Faturas inflacionadas
- Esquemas de faturas
- Sequências de e-mail comprometidas
- Fraude interna
Faturas fraudulentas (e-mails de phishing)
Faturas falsas, ou e-mails de phishing, são faturas fictícias criadas por golpistas para se passarem por fornecedores regulares ou parceiros comerciais de diversas empresas. Nestes casos, nenhum produto foi entregue, mas uma fatura falsa foi emitida, solicitando a transferência de uma determinada quantia para a conta do fraudador.
Esse tipo de fraude pode ser identificado por meio de uma verificação de inventário, ao constatar que os produtos não podem ser devidamente contabilizados, ou caso alguém observe que a Ordem de Compra relacionada à fatura simplesmente não existe.
Faturas inflacionadas
Os fraudadores apresentam faturas falsas, com preços inflacionados, visando extorquir dinheiro das empresas. O montante em questão não é significativo, justamente para evitar levantar suspeitas. No entanto, para este tipo de fraude, conhecida como fraude de fornecedor, os burlões baseiam-se no elevado volume de faturas falsas que são enviadas, em detrimento da quantia mencionada nas próprias faturas.
Esquemas de faturas
Quando existem várias faturas de diversos fornecedores num curto período de tempo, os burlões aproveitam-se do ambiente agitado do departamento de contas a pagar. Enviam a mesma fatura várias vezes, seja para os mesmos produtos, apresentando o mesmo número de fatura, data ou montante. No entanto, o truque está no conteúdo do documento.
Os burlões gostam de utilizar números de conta, moradas ou números de contacto legítimos, mas fazem pequenos ajustes:
- Alteram um dígito do número da conta bancária
- Alteram um dígito do número de telefone
- Alteram completamente o endereço de pagamento
- Mudam o domínio de um sítio Web, por exemplo, de .com para .org
Outro truque está no valor indicado na fatura. Geralmente, faturas falsas exibem quantias em valores arredondados, algo que provavelmente não aparecerá em faturas legítimas. Por isso, da próxima vez, olhe melhor para o montante que tem de aprovar!
Sequências de e-mail comprometidas
Como mencionámos anteriormente neste artigo, os fraudadores descobrem os pontos fracos de uma empresa infiltrando-se nas sequências de e-mails das empresas que pretendem atingir.
Consequentemente, obtêm acesso ao e-mail dos funcionários de um fornecedor, normalmente através de uma mensagem de phishing, e desviam a sequência de e-mail. O que é que isto significa exatamente? Simplificando, o burlão tem agora acesso a todas as informações de pagamento mencionadas na sequência de e-mail e tem a liberdade de atualizar o método de pagamento inicial para um método direto, na sua conta.
Fraude interna
É importante lembrar que as contas a pagar ainda são um processo manual para a maioria das organizações, o que dá luz verde a pessoas com más intenções para cometerem atos fraudulentos. Tendo em conta que ainda é necessário processar muito papel, por vezes este pode cair nas mãos erradas.
Nestes casos, as fraudes de faturas têm um autor interno, como o controlador financeiro ou o responsável pelo departamento de contas a pagar. Este adquire a fatura recebida do fornecedor e, em vez de a pagar e transferir o dinheiro para a conta correta e legítima, redireciona o dinheiro para uma conta de terceiros.
Eles alteram brevemente os dados do fornecedor no sistema de contas a pagar, para evitar serem detetados, antes de os voltarem a alterar para o estado original. Só então, aprovam e assinam a fatura correta e transferem o montante para o fornecedor.
Como proteger a sua organização
Infelizmente, existem muitos tipos de fraude em faturas e os burlões estão cada vez mais aptos a infiltrar-se na base de dados das empresas. Também parecem conseguir utilizar a tecnologia como meio de alterar as faturas. Uma empresa pode ser facilmente afetada por estas ações fraudulentas, mesmo de um ponto de vista interno.
Então, qual é a solução quando a sua empresa é potencialmente alvo de burlões? Vamos rever algumas das formas de proteger a sua empresa contra a fraude de faturas:
- Estabeleça pontos de contacto regulares com o seu fornecedor: o contacto regular com fornecedores recorrentes pode aumentar a confiança e o nível de segurança entre eles.
- Acompanhe a atividade dos fornecedores: é essencial examinar se existe alguma atividade invulgar vinda subitamente dos seus fornecedores.
- Verifique quaisquer alterações nas informações de pagamento: não se esqueça de que é crucial verificar as informações de pagamento dos seus fornecedores; se houver alguma alteração inesperada nos métodos de pagamento, convém verificar.
- Correspondência bidirecional: requer que os dados da fatura sejam comparados com o pedido de compra.
- Automatização das contas a pagar: todas estas medidas podem ser facilmente implementadas através de software de contas a pagar, para melhorar ainda mais a camada de segurança do processo de contas a pagar.
Como a automatização pode ajudar
Descobrimos agora as inúmeras formas de uma empresa se proteger contra a fraude de faturas e as muitas formas que esta pode assumir. Mas como é que se implementam estas medidas, assegurando ao mesmo tempo que todas as operações decorrem sem problemas? A resposta é a automatização.
O software de contas a pagar com processamento automático de faturas traz grandes benefícios, substituindo o terrível processo de tratamento manual de faturas e diminuindo a taxa de erro que ocorre nas operações de processamento manual.
Algumas das vantagens do processamento automático de faturas incluem:
- Verificação das informações e da exatidão dos dados da fatura
- Redução dos erros de processamento manual
- Criação de uma síntese de todas as etapas envolvidas no processo de Contas a Pagar
- Ativação de um controlo de pagamento duplo, que deteta facturas duplicadas para evitar pagamentos duplicados
- Comunicação de eventuais discrepâncias entre a fatura e os dados do pedido de compra
- Verificação da validade dos vendedores e fornecedores, acedendo ao número de registo da respetiva Câmara de Comércio
Proteja o seu negócio com o Klippa SpendControl
Encontrar um sistema de processamento automático de faturas que cumpra todos os critérios pode ser um desafio, mas não impossível. A Klippa SpendControl, por exemplo, pode ajudar a automatizar o processo de contas a pagar da sua empresa, com a máxima eficiência e segurança com a sua tecnologia OCR incorporada em IA.
Facilmente integrado com o seu ERP ou sistema de contabilidade, o Klippa SpendControl apresenta grandes vantagens que não só facilitarão o processamento de faturas, como também evitarão fraudes e protegerão o seu negócio. Ofereça à sua empresa a oportunidade de:
- Enviar facilmente ficheiros através da aplicação Klippa, da Web ou por e-mail. Também é possível enviá-los em lote, para reduzir o esforço e maximizar a eficiência.
- Obter acesso a todas as faturas anteriores, localizadas num ambiente de nuvem designado. Mantenha o controlo de todas as faturas e esteja bem preparado para a sua próxima auditoria.
- Extrair dados, utilizando a tecnologia de extração de dados com IA, que ajuda a reconhecer detalhes como o número da fatura, o endereço de pagamento e até mesmo diferentes moedas.
- Prevenir a fraude, com a ajuda de uma análise integrada que deteta facturas fraudulentas e duplicadas.
- Automatizar processos de aprovação e melhorar o curso de produtividade da sua organização. Crie processos de aprovação de faturas fixos ou variáveis e facilite o fluxo de trabalho da sua empresa.
- Desfrutar de uma integração perfeita com uma variedade de software ERP ou de contabilidade, como NetSuite, SAP, Xero e muitos outros.
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