A captura de faturas e o processamento de faturas são tarefas cruciais no processo de contas a pagar. Infelizmente, isto pode custar muito tempo e consumir horas de um dia. De acordo com um estudo efetuado pela Zapier, por exemplo, 76% dos trabalhadores passam 1-3 horas por dia a mover dados de um local para outro e menos de 3 horas do seu dia em trabalho de maior importância!
É inevitável, no entanto, que uma organização necessite de extrair informações das faturas. O processo de captura inclui a extração de dados relevantes da fatura, tais como o nome do fornecedor, o número da fatura e o montante total. Para além disso, a informação capturada tem de ser validada e introduzida no sistema de contabilidade.
Quer isto dizer que o tempo dos funcionários qualificados tem de ser continuamente gasto nestas tarefas repetitivas e aborrecidas? Felizmente, não!
Foi desenvolvido um software inteligente que oferece às organizações a capacidade de digitalizar e extrair dados das faturas rapidamente. Isto não se traduz apenas numa poupança de tempo, mas também de custos e recursos.
Neste artigo, explicaremos o que é a captura de faturas, como o software pode automatizar o processo e quais os benefícios que a implementação de uma solução de captura de faturas traz para uma organização.
O que é a captura de faturas?
A captura de dados de faturas é executada pelo departamento de contas a pagar (AP – Accounts Payable) e descreve o processo de extração de dados das faturas, validando a informação extraída e introduzindo-a no sistema de contabilidade.
Para uma pequena organização, este sistema pode ser literalmente apenas um livro em papel que indica as despesas, os fornecedores que recebem pagamentos e outros detalhes de pagamento. Mas mesmo para muitas equipas de contas a pagar em organizações maiores, o processo de captura de faturas ainda é realizado manualmente, exigindo que os funcionários introduzam os dados um a um no sistema de contabilidade.
O mesmo se aplica à aprovação de faturas. Muitas vezes ainda é feito manualmente, envolvendo uma cópia em papel da fatura que passa de secretária em secretária. Imagine o caos que é causado numa grande organização por ter um processo manual de captura de faturas como o que acabámos de descrever.
Felizmente, isto já não tem de ser assim, uma vez que as soluções de Processamento Inteligente de Documentos (IDP), como o Klippa DocHorizon, foram desenvolvidas para as equipas de contas a pagar capturarem automaticamente os dados das faturas.
Nos parágrafos seguintes, discutiremos a razão pela qual a captura de dados de faturas é importante, seguida dos diferentes tipos de captura de faturas.
Porque é que a captura de faturas é importante?
A captura de faturas é importante para evitar a má gestão e a imprecisão das despesas de uma organização. Os dados exatos e as faturas processadas atempadamente são absolutamente cruciais, pois têm impacto na capacidade de funcionamento de uma organização.
Quando uma fatura é emitida, a atenção deve centrar-se na realização da mesma com o mínimo de erros possível, uma vez que as finanças da organização, as relações com os fornecedores e os clientes dependem muito disso. O pagamento do montante correto e atempado deve ser o foco para evitar uma grande acumulação de faturas e clientes e funcionários frustrados.
Além disso, um processo de captura de dados de faturas rápido e preciso evita que as organizações paguem multas por atraso no pagamento e se deparem com falhas de comunicação entre as várias partes interessadas. A captura de faturas é importante porque ajuda a promover uma boa gestão dos fornecedores, uma vez que os pagamentos são efetuados atempadamente, os erros são evitados e a comunicação é melhorada.
A captura de faturas permite às organizações expandir o seu negócio, aumentar a produtividade dos funcionários qualificados e reduzir significativamente os custos.
Em conclusão, um processo de captura de faturas que funcione corretamente tem um grande impacto numa organização. Continue a ler para saber quais as opções que uma organização tem para capturar dados de faturas.
Tipos de captura de dados de faturas
Nos parágrafos seguintes, pretendemos dar uma visão clara dos três diferentes tipos de captura de faturas e apresentar as vantagens e desvantagens de cada um deles.
- Captura manual de dados
- Captura automatizada de dados
- Human-in-the-loop
Captura manual de dados
A captura manual de dados de faturas é feita há muitos anos e tem-se revelado cada vez mais difícil à medida que as organizações crescem rapidamente. As equipas de contas a pagar recebem frequentemente faturas em vários formatos, como cópia impressa, anexo de e-mail ou fax. A extração manual de dados destas faturas torna-se cada vez mais difícil.
Vamos discutir primeiro as vantagens e desvantagens para o ajudar a formar a sua própria opinião.
Vantagens
- Para as pequenas organizações, a recolha manual de dados pode ser a opção mais inteligente, uma vez que não é necessário pagar uma taxa mensal de licença de software
- A recolha manual de dados é a opção mais fácil de implementar
- As organizações com um baixo volume de faturas podem manter uma visão geral das despesas
Desvantagens
- É um processo demorado, o que leva a atrasos nos pagamentos ou, pior ainda, a penalizações por atraso no pagamento → 45% das faturas demoram uma semana ou mais a ser processadas
- A recolha manual de dados é propensa a erros, o que conduz a informações não fiáveis e a erros dispendiosos
- Custos elevados → Empresas de investigação como o Everest Group descobriram que o processamento manual de uma única fatura pode custar entre 12 e 30 dólares, uma vez ser um processo demorado que envolve muitos recursos
- Baixa produtividade, uma vez que os trabalhadores qualificados têm de gastar o seu tempo em operações manuais aborrecidas, em vez de utilizarem as suas competências em trabalho de valor acrescentado
- Fraca escalabilidade, uma vez que a gestão manual das faturas se torna quase impossível quando uma organização cresce
- Má gestão dos fornecedores devido a atrasos nos pagamentos, má comunicação ou erros
- Fraca visibilidade devido à existência de faturas em papel, o que dificulta a partilha de uma fatura entre departamentos
- As organizações de média e grande dimensão enfrentam atrasos no processamento de faturas devido ao elevado volume, resultando consequentemente em atrasos nos pagamentos
Quando as organizações crescem e registam um aumento do volume de faturas, o processamento manual de faturas torna-se uma opção pouco viável.
Captura automatizada de dados
A captura de dados totalmente automatizada utiliza uma solução de software que é capaz de extrair dados estruturados das faturas sem qualquer intervenção humana. O software baseia-se na inteligência artificial e na aprendizagem automática (machine learning), o que permite melhorar a precisão, trabalhar de forma mais eficiente e poupar recursos valiosos.
Com a implementação da introdução automática de dados, muitos dos desafios da recolha manual de dados podem ser ultrapassados. Vejamos as vantagens e desvantagens desta solução.
Vantagens
- Maior precisão dos dados porque o algoritmo extrai exatamente os dados apresentados
- Processamento de faturas 40 a 70% mais rápido, uma vez que o processo não está limitado às horas de trabalho e à capacidade dos funcionários
- Rentável porque as faturas podem ser processadas mais rapidamente, o que poupa horas de trabalho aos funcionários e evita que as organizações paguem penalizações por atrasos de pagamento
- Escalável, uma vez que os processos não dependem de humanos
- Os algoritmos não se cansam ou aborrecem com tarefas repetitivas, não sendo necessário fazer pausas ou dormir
- Maior produtividade, uma vez que os contabilistas podem concentrar o seu tempo em tarefas geradoras de valor em vez de tarefas repetitivas e morosas
- Processo de captura de faturas previsível, que permite às organizações assegurar o pagamento de clientes e fornecedores numa data e hora pré-determinadas
Desvantagens
- Os algoritmos podem ainda apresentar erros quando confrontados com formatos de fatura mais complicados
- Seria necessária uma mudança fundamental na gestão e nos processos globais
- Poderão ser necessários conhecimentos técnicos para manter o software
Human-In-The-Loop (HITL)
A captura de dados de faturas com uma configuração “human-in-the-loop” combina o melhor de uma solução de captura de faturas totalmente automatizada (IA) com o melhor da inteligência humana.
Este processo de captura de dados utiliza software que é alimentado por inteligência artificial e aprendizagem automática, mas também envolve um ser humano que valida e aprova os dados extraídos. Desta forma, é possível obter a maior precisão possível.
Vantagens
- Os erros cometidos pelo software podem ser corrigidos por uma pessoa antes de os dados serem armazenados na base de dados
- O melhor da inteligência humana é combinado com o melhor da inteligência artificial
- O mais elevado nível de precisão possível, porque os dados extraídos são duplamente verificados por um ser humano antes de serem guardados na base de dados
- Utiliza a velocidade da captura automatizada de dados de faturas
- Mesmo os dados dos formatos de fatura mais difíceis podem ser extraídos, uma vez que tanto o ser humano como a IA trabalham em conjunto
Desvantagens
- Continua a envolver os recursos de um empregado
- O processo de recolha de dados é limitado pelo horário de trabalho e pela capacidade do operador do circuito
Comparação das três opções
O quadro seguinte apresenta uma comparação entre as três opções diferentes: captura de dados manual, automatizada e com intervenção humana.
Com esta visão geral, torna-se imediatamente claro qual a melhor opção para a sua organização.
Para muitas organizações, a captura manual de dados não é uma opção devido ao elevado volume de faturas que têm de ser processadas. Nestes casos, uma solução automatizada de captura de faturas torna-se uma necessidade.
Nas últimas secções deste artigo, discutiremos as funcionalidades, o funcionamento e as possibilidades de implementação.
O que pode fazer uma solução de captura de faturas?
Agora que discutimos os três tipos diferentes de captura de dados de faturas, gostaríamos de nos aprofundar nos detalhes de uma solução de captura de faturas. Iremos abordar as seguintes funcionalidades da solução:
- Digitalização
- Reconhecimento Ótico de Caracteres (OCR)
- Extração de dados
- Conversão
- Classificação
- Anonimização de dados
- Deteção de fraudes
Digitalização
Uma solução de captura de faturas oferece a funcionalidade de digitalização de faturas. Aqui, a digitalização é referida como o processo de leitura de uma fatura com OCR, que será explicado mais detalhadamente no próximo parágrafo.
Uma vez concluído o processo de digitalização, todas as informações relevantes são convertidas em dados estruturados. Grande parte do processo de digitalização pode ser automatizada por soluções inteligentes como a API de OCR da Klippa.
Reconhecimento Ótico de Caracteres (OCR)
O OCR funciona de forma a transformar uma imagem em texto e, em seguida, num formato legível por máquina, como CSV, JSON ou XML. Com esta tecnologia, a captura manual de dados de faturas passou à história!
O OCR é alimentado por IA e provou ser muito útil na captura de dados de faturas, uma vez que ajuda os funcionários a trabalhar mais rapidamente e com uma taxa de erro mínima.
Extração de dados
Uma solução de captura de faturas também oferece a funcionalidade de extração de dados. As operações e os processos da organização podem ser melhorados através da extração de dados de uma fatura e, em seguida, do processamento, armazenamento e análise desses dados.
Conversão
Por vezes, é difícil trabalhar com imagens. É por isso que a solução de captura de faturas tem a funcionalidade de converter uma imagem num ficheiro de texto digital.
Desta forma, as imagens e os PDF podem ser convertidos em formatos como JSON, CSV, XML, PDF/A e XLSX.
Classificação
Uma funcionalidade adicional de uma solução de captura de faturas é a ordenação e classificação de documentos desconhecidos. Este processo é também conhecido como classificação de documentos e funciona com a ajuda de algoritmos inteligentes.
As características de um documento são extraídas e enviadas para um algoritmo, que determinará então a forma de classificar o documento. Isto pode ser útil para uma série de casos de utilização. Um exemplo poderia ser a classificação de um documento com dados sensíveis, como o nome e o endereço de um cliente numa fatura, resultando na ação de anonimização de dados.
Anonimização de dados
A anonimização de dados é também conhecida como mascaramento de dados. Com esta técnica de segurança, os dados sensíveis dos documentos podem ser ocultados e o abuso de informações pode ser evitado.
O nosso guia definitivo sobre a anonimização de dados oferece uma explicação mais aprofundada do processo de anonimização de dados e explica as diferentes técnicas que podem ser utilizadas.
Deteção de fraudes
Infelizmente, os autores de fraudes utilizam frequentemente a tecnologia, como o Photoshop, para criar faturas falsas ou manipular o montante total de uma compra.
Uma solução de captura de faturas pode ser utilizada para detetar estas tentativas de fraude de documentos. O software sinalizaria automaticamente estas faturas e pouparia muito dinheiro a uma organização.
Como funciona a captura de dados de faturas?
Todos nós sabemos como funciona o processo manual de captura de faturas, mas como é que uma solução automatizada como o Klippa DocHorizon executa a tarefa? Nos próximos parágrafos, vamos discutir as quatro etapas do processo automatizado de captura de facturas:
- Capturar e carregar a fatura para a API
- Converter a imagem num ficheiro de texto
- Analisar TXT em JSON
- Verificar os dados extraídos
1. Capturar e carregar a fatura para a API
Na primeira etapa, uma imagem ou um ficheiro PDF de uma fatura tem de ser carregado para a API. Isto pode ser feito através de uma aplicação móvel ou web.
A fatura pode ser carregada com ou sem o fundo. Se a imagem for enviada sem recorte, a API corta automaticamente o fundo.
É importante que a imagem contenha a totalidade da fatura, sem qualquer ruído e com uma qualidade decente para garantir um resultado preciso. Se isto for difícil de conseguir com uma solução existente, a qualidade da imagem pode ser melhorada utilizando o nosso SDK de digitalização móvel.
2. Converter a imagem num ficheiro de texto
No passo seguinte, a nossa solução de captura de faturas converterá automaticamente a imagem em texto (TXT). O software reconhece o que é realmente cada parte da fatura. Determina qual é, por exemplo, o número da fatura, o montante total, o endereço ou a data de compra.
Os dados da fatura são extraídos, mas ainda não estão estruturados.
3. Analisar TXT em JSON
Na fase final, o parser da Klippa converte o ficheiro de texto em JSON com a ajuda da aprendizagem automática.
O JSON é normalmente utilizado para transmitir dados em aplicações Web, uma vez que é um formato padrão baseado em texto para a representação de dados estruturados.
A partir daqui, será muito fácil processar os dados da fatura capturados na sua base de dados.
Verificar os dados extraídos
Esta etapa é opcional e utilizada para verificar se os dados são capturados com elevada qualidade, exatidão e consistência.
Normalmente, o processo de verificação é executado com uma fonte de terceiros, como a base de dados da Câmara de Comércio.
Que campos da fatura podem ser capturados?
Antes de uma organização se comprometer com uma solução de captura de dados de faturas, deve garantir que a solução pode capturar os campos relevantes.
O Klippa DocHorizon pode extrair os seguintes campos de uma fatura:
- Tipo de documento
- Número da fatura
- Idioma da fatura
- País de origem
- Nome do comerciante
- Endereço do comerciante
- Dados de contacto do comerciante
- Website do comerciante
- Dados do cliente
- Método de pagamento
- Montantes de IVA e montante total
- Número de IVA
- Montante do troco
- Número do cartão
- A moeda e o montante total
- Data da compra
- Número da ordem de compra
- Data de vencimento
- Data de entrega
- Número da Câmara de Comércio
- Preços, quantidade, descrição e categoria dos itens de linha
Para além de extrair os campos acima mencionados, a solução de captura de faturas pode realizar verificações automáticas. Estes consistem em verificações cruzadas para identificar faturas fraudulentas e hashing de imagem para encontrar duplicados.
Como é que a nossa solução pode ser integrada – a diferença entre a API e o SDK da Klippa?
Se está a pensar em utilizar a Klippa como solução, deve saber a diferença entre a nossa API e o nosso SDK.
O nosso SDK de digitalização de documentos pode ajudar a melhorar a qualidade de uma imagem, otimizando o brilho e identificando as margens da imagem. Ele pode ser implementado em aplicativos iOS e Android para ajudar as organizações a capturar dados de faturas. Funcionalidades como a correção da perspetiva, o feedback do utilizador em tempo real e o ajuste da luz garantem que os utilizadores podem tirar fotografias com a melhor qualidade possível.
Isto torna o processamento posterior destas faturas mais fácil e mais preciso. O nosso SDK permite a uma organização transformar qualquer dispositivo num digitalizador de faturas rápido e preciso.
A nossa API permite-lhe enviar um documento através de uma aplicação móvel, e-mail ou aplicação Web para o nosso software, resultando num formato de dados estruturados em segundos. Se já tem um software ou aplicação existente no qual pretende integrar a tecnologia OCR, a nossa API de OCR é frequentemente a melhor escolha.
Para além disso, o SDK da Klippa pode ser ligado à nossa API de OCR baseada na nuvem. Isto significa que um documento digitalizado é processado através da API, resultando numa resposta JSON que é devolvida à aplicação.
Uma das principais vantagens é, naturalmente, o facto de, ao utilizar as nossas soluções, os programadores da sua organização não terem de desenvolver eles próprios todos os componentes. Isto poupa custos, tempo e outros recursos.
Klippa como solução para a captura de faturas
Ao longo do artigo, mencionámos algumas características do software Klippa DocHorizon e como este pode ajudar uma organização a otimizar o seu processo de captura de dados de faturas.
A nossa solução de captura de faturas pode ser integrada através da nossa API ou SDK. Uma vez que foi criada de uma forma simples para o programador, os nossos componentes podem ser facilmente integrados no software existente de uma organização.
Como a nossa solução está bem documentada, os programadores encontrarão toda a informação de que necessitam para implementar a API com sucesso. Desta forma, a solução da Klippa pode ser integrada num dia.
Se está à procura de uma solução de captura de faturas que alivie as equipas de contas a pagar de um trabalho assustador e repetitivo, então a Klippa está aqui para o ajudar. Entre em contacto com um dos nossos especialistas ou preencha o formulário de demonstração abaixo. Estamos ansiosos por trabalhar consigo!