O que é KYC? Tudo o que precisa de saber para estar em conformidade

De acordo com o inquérito global da PwC sobre crimes e fraudes económicas em 2022, o principal perpetrador externo de uma organização é o cliente. Isto significa que algumas das pessoas de quem tão desesperadamente precisa para que a sua organização prospere são as que mais o prejudicam.

De acordo com o inquérito, quase uma em cada cinco empresas afirmou que o seu incidente mais prejudicial teve um impacto financeiro superior a 50 milhões de dólares! Inacreditável, não é?

Ainda assim, na maioria dos casos, os clientes são a sua única via para o sucesso. Mas o que pode fazer para proteger a sua organização de pessoas que tentam cometer fraudes e ameaçam o seu negócio? É aqui que entram em ação os procedimentos KYC (Know Your Customer).

Com a implementação de processos KYC adequados, os clientes podem ser identificados e verificados para determinar se representam ou não um risco para a sua empresa.

Mas vamos começar pelo princípio. Em primeiro lugar, queremos responder à pergunta sobre qual o significado de KYC, prosseguir com o KYC em diferentes setores, fornecer-lhe uma lista de métodos de verificação KYC e terminar com uma FAQ esclarecedora. Depois de ter lido o blogue, poderá equipar a sua organização com os procedimentos corretos para combater a fraude.

O que é KYC?

KYC significa “Know Your Customer” (Conheça Seu Cliente). Trata-se de um processo obrigatório de diligência devida do cliente (CDD) levado a cabo pelas empresas para verificar a identidade dos seus clientes e para avaliar e monitorizar o risco dos mesmos. Em suma, os procedimentos KYC garantem que os clientes são quem dizem ser.

Geralmente, o KYC ajuda a prevenir o branqueamento de capitais, o financiamento do terrorismo e outras atividades financeiras ilegais. É um processo crítico para determinar perfis de risco de clientes e ajuda a identificar se um cliente cumpre os requisitos legais de uma organização. Embora o KYC seja importante para qualquer setor, é especialmente relevante para instituições financeiras e bancárias e outras empresas de alto risco, como as seguradoras ou imobiliárias.

Por exemplo, as instituições financeiras são obrigadas a realizar processos KYC antes de um cliente abrir uma conta bancária e, em seguida, monitorizar continuamente os padrões de transação para cumprir os regulamentos AML e KYC.

Para cumprir os requisitos KYC, os clientes devem fornecer um comprovativo da sua identidade e morada, para que as organizações possam efetuar a devida diligência e certificar-se de que os clientes são quem afirmam ser. Para esse efeito, são frequentemente exigidos documentos de identidade, como passaportes, cartas de condução, bilhetes de identidade e documentos de prova de morada, como extratos bancários ou recibos de vencimento.

Mas porque é que é necessário este longo processo? Vejamos o motivo pelo qual o KYC é tão importante para uma organização.

Qual a importância do KYC?

Conhece os seus clientes? Tem a certeza de que eles não representam qualquer risco para a sua organização e que são quem dizem ser? Se não conseguir responder afirmativamente a estas perguntas, então está na altura de implementar processos KYC. Porque os processos KYC permitem que a sua organização saiba exatamente a quem está a prestar serviços.

Os procedimentos KYC são importantes porque permitem desencorajar as pessoas que pretendem cometer fraudes de identidade ou de documentos. Ao passar por um processo KYC, a sua identidade será exposta aos responsáveis pela diligência devida do cliente, o que torna muito difícil que identidades fraudulentas passem o procedimento KYC.

Para além de prevenir a fraude, as empresas têm de cumprir os requisitos KYC (e os regulamentos AML) para evitar multas e sanções pesadas. Embora nem todos os setores sejam obrigados a ter um processo KYC, as instituições financeiras estão entre as que são obrigadas por lei a cumprir os requisitos KYC.

Embora nem todas as indústrias sejam obrigadas a efetuar diligências prévias de clientes, o risco de fraude, como a fraude de identidade, a fraude de documentos e o branqueamento de capitais, torna os procedimentos KYC muito cruciais. As organizações têm de cumprir duas componentes essenciais do KYC: Customer Due Diligence (CDD) e um Customer Identity Program (CIP). Com estas medidas em vigor, as organizações esperam evitar atos fraudulentos prejudiciais.

Vejamos o KYC em diferentes setores. Para facilitar a leitura, focar-nos-emos em três áreas, mas existem muitos mais aspetos que exigem procedimentos KYC.

KYC por Setor

Como já foi referido, o KYC é essencial em muitas indústrias. Cada uma apresenta riscos diferentes, o que se traduz em diferentes regulamentos e medidas necessárias para agir.

De seguida, discutiremos como funciona o KYC e quais os requisitos aplicáveis em três exemplos diferentes:

• KYC para o Setor Financeiro
• KYC para Empresas
• KYC para Cripto

KYC para o Setor Financeiro

O KYC para o setor bancário é altamente relevante e tem de ser realizado de forma exaustiva. Para o setor financeiro, o KYC já não é uma opção, mas é exigido por lei. Um banco ou outra instituição financeira tem de verificar a identidade dos clientes, caso contrário, podem ser aplicadas coimas pesadas ou outras sanções.

Por conseguinte, um banco deve dispor de um Customer Identity Program ou Programa de Identificação de Clientes no qual os dados são recolhidos, identificados e verificados.

Para além disso, as instituições financeiras devem realizar procedimentos de Customer Due Diligence ou Devidas Diligências de Clientes para monitorizar continuamente os clientes, recolher informações de identidade para criar perfis de risco e cruzar essas informações com bases de dados que contenham informações sobre pessoas politicamente expostas ou sanções.

Apenas com estes processos em vigor, bancos e outras instituições financeiras podem cumprir os regulamentos KYC e AML.

KYC para Empresas

Todas as empresas que integram clientes devem efetuar verificações KYC. Não se trata apenas de proteger a sua empresa contra a fraude, mas também de proteger os seus clientes.

Por exemplo, as empresas de aluguer de automóveis que oferecem um sistema de reservas online têm de garantir que as pessoas têm mais de 18 anos e possuem uma carta de condução. Para evitar multas e outras penalidades por alugar um carro a pessoas não autorizadas, estas empresas devem cumprir os requisitos do Know Your Customer e, por exemplo, verificar a idade e a carta de condução no processo de onboarding.

Mas e se tivesse de integrar clientes que não são particulares, mas sim empresas? Neste caso, efetuaria as chamadas verificações Know Your Business (Conheça Sua Empresa). O KYB (Know Your Business) é visto como uma extensão do KYC (Know Your Client), uma vez que foi introduzido muito mais tarde, após os regulamentos iniciais do KYC. Embora ambos os procedimentos envolvam controlos para verificar identidades, a principal diferença entre os dois é que o KYC se aplica a indivíduos, enquanto que o KYB se aplica a empresas.

KYC para Cripto

A popularidade das criptomoedas tem vindo a aumentar nos últimos anos. Este facto e o risco crescente de financiamento do terrorismo e de branqueamento de capitais são as razões pelas quais as plataformas de criptomoedas são agora regulamentadas como instituições financeiras. Como aprendemos anteriormente, todas as instituições financeiras precisam de cumprir os regulamentos KYC e AML e, portanto, devem integrar os respetivos processos de acordo com esses regulamentos.

O KYC para plataformas de cripto é usado principalmente para identificar e confirmar as informações pessoais dos utilizadores e clientes para verificar a idade, identidade e morada. O principal objetivo é determinar a probabilidade de os clientes apresentarem riscos de branqueamento de capitais.

Isto tem causado frustrações em clientes de plataformas de criptomoedas, uma vez que a ideia original da troca de criptomoedas era negociar anonimamente. No entanto, os reguladores estão a pressionar as empresas de cripto a introduzir medidas KYC para ter mais controlo sobre os clientes e as transações de criptomoeda.

Embora os três exemplos de indústrias tenham o mesmo objetivo principal em mente (identificar e verificar a identidade de um cliente), cada indústria continua a utilizar os regulamentos KYC com um objetivo ligeiramente diferente. Vejamos agora como os regulamentos KYC diferem consoante a região.

Regulamentos KYC a nível mundial

Os regulamentos KYC não diferem apenas por setor, mas também por região ou país. Para evitar que o blogue se torne demasiado longo, concentrar-nos-emos em três regiões diferentes, a União Europeia, o Reino Unido e os Estados Unidos.

União Europeia

Ao longo de trinta anos, a UE desenvolveu um quadro sólido para a prevenção do branqueamento de capitais e do financiamento do terrorismo. As regras da UE são muito abrangentes e ultrapassam as normas internacionais. Por conseguinte, a Comissão Europeia redigiu um plano de ação para uma política abrangente da União em matéria de luta contra o branqueamento de capitais e do financiamento do terrorismo, a fim de obter uma regulamentação mais harmoniosa, coesa e eficaz em matéria de combate ao branqueamento de capitais (AML).

Para além disso, em 2016, a Europa aprovou três diretivas AML (4AMLD, 5AMLD e 6AMLD) que alargam o âmbito dos requisitos KYC a novos setores.

Isto aumenta a necessidade de uma melhor Diligência Prévia do Cliente (CDD), uma vez que o processo inclui a recolha, verificação e manutenção de registos de Informações de Identificação Pessoal (Personal Identifiable Information – PII). Adicionalmente, os clientes têm de ser analisados com base em sanções e listas de pessoas politicamente expostas (Politically Exposed Persons – PEP) para avaliar o risco de cada cliente.

As informações acima mostram claramente que a regulamentação da UE é bastante rigorosa e sólida. É compreensível que não possamos fornecer todas as regras aplicáveis. Por favor, efetue você mesmo uma investigação específica do setor para evitar multas e outras sanções.

Reino Unido

Embora o Reino Unido disponha de leis e regulamentos sólidos em matéria de AML e KYC, os regulamentos não são demasiado específicos. Em vez disso, funcionam mais como diretrizes do que como requisitos rígidos. Essas diretrizes estão divididas em cinco partes de verificação de identidade e estão publicadas no Guia de Boas Práticas fornecido pelo governo do Reino Unido. Estas cinco partes são:

• Obtenção de provas da identidade reivindicada
• Verificar se as provas são válidas
• Verificar se a identidade reivindicada existiu ao longo do tempo
• Verificar se a identidade reivindicada apresenta um risco elevado de fraude de identidade
• Determinar se a identidade pertence à pessoa que a reivindica

Curiosamente, nem todos os passos têm de ser executados de uma só vez, uma vez que o nível de risco de um cliente determina quais as verificações que têm de ser executadas. Além disso, de acordo com os regulamentos AML atualizados de 2017, existem três requisitos específicos que têm de ser cumpridos:

• Identificar o cliente
• Verificar a identidade do cliente
• Avaliar o objetivo e a intenção das relações comerciais e das transações ocasionais

Se se encontrar no Reino Unido, faça a sua própria pesquisa sobre os regulamentos KYC e AML para além do nosso artigo, uma vez que é impossível abrangermos todos os regulamentos necessários para o seu setor específico.

Estados Unidos

Nos EUA, a U.S. Financial Crimes Enforcement Network (FinCEN) é a autoridade responsável pelos regulamentos KYC. A FinCEN estabelece regulamentos com o objetivo de prevenir atividades ilegais, como a fraude e o branqueamento de capitais. Em geral, nos EUA, existem três níveis de requisitos KYC:

• Customer Identification Program (CIP) → O CIP ou Programa de Identificação de Clientes exige que os clientes forneçam o seu nome completo, data de nascimento, morada e número de segurança social. Isto aplica-se independentemente do perfil de risco do cliente.
• Customer Due Diligence (CDD) → A legislação dos EUA exige que todas as instituições financeiras efetuem procedimentos CDD (Diligência Devida do Cliente) durante a integração de novos clientes. O CDD é uma série de verificações de antecedentes e rastreios de clientes para avaliar o seu perfil de risco e identificar a sua identidade.
• Enhanced Due Diligence (EDD) → A EDD ou Diligência Devida Reforçada é necessária para recolher informações adicionais. Esta medida entra em ação quando os clientes apresentam um risco mais elevado de financiamento do terrorismo, infiltração ou branqueamento de capitais.

Como mencionado anteriormente, por favor faça uma pesquisa adicional mais específica para o seu setor e país. De seguida, queremos falar sobre a configuração do seu processo KYC e quais os diferentes métodos de verificação KYC disponíveis.

Configurar o seu processo KYC

A configuração do seu processo KYC depende de vários fatores, como o país em que a sua empresa está localizada e o tipo de solução de que necessita. Para configurar o seu processo KYC, pode seguir estes passos:

1. Verifique os regulamentos específicos do seu setor e da sua região
2. Verifique os possíveis riscos na sua indústria
3. Verifique a escala do seu processo KYC
4. Escolha entre uma solução automatizada e uma solução manual
5. Encontrar um fornecedor que ofereça os métodos de verificação de que necessita
6. Configure o seu processo

Nos parágrafos seguintes, discutiremos esta questão com mais pormenor, para que possa tomar uma decisão informada sobre qual o método de verificação adequado à sua empresa.

Métodos de verificação KYC

Uma vez que existem vários métodos de verificação KYC disponíveis, a situação pode tornar-se rapidamente avassaladora. É por isso que, nos parágrafos seguintes, destacaremos dois métodos de verificação KYC diferentes para o ajudar a encontrar a resposta:

• Verificação manual KYC
• Automatização do KYC com o E-KYC

Verificação manual KYC

Muitas organizações, especialmente instituições financeiras, foram obrigadas a seguir os regulamentos KYC antes mesmo da automatização e de softwares de verificação terem existido. Isto significa que essas organizações se comprometeram com um processo de verificação KYC manual que ainda hoje executam.

A verificação manual do KYC exige que os responsáveis pelo CDD verifiquem manualmente todos os documentos fornecidos pelo cliente. Os clientes têm de se deslocar ao escritório de uma organização para que a sua identidade seja verificada de modo a que a organização se certifique de que eles são quem afirmam ser.

Isto é possível se tiver poucos clientes novos por dia, mas rapidamente se tornará num processo demorado para o cliente, mas também para os seus empregados, quando o número de clientes aumentar.

Ademais, a capacidade de manipular documentos aumentou drasticamente, uma vez que o software de edição de fotografias, como o Photoshop, está ao alcance de todos atualmente. Com as competências das pessoas a melhorar, torna-se cada vez mais difícil para o olho humano detetar manipulações e documentos fraudulentos. Por conseguinte, o controlo e a verificação manual de documentos abre as portas a inúmeras tentativas de fraude.

Ainda assim, se uma organização tiver de integrar menos de 40 clientes por dia, é provavelmente mais económico manter um processo de verificação manual.

No entanto, em geral, a utilização de software para automatizar os seus processos KYC torna-se rapidamente uma solução atrativa, uma vez que pode aumentar a velocidade do processo de verificação do cliente, mas também proteger a sua organização contra fraudes. O que isso significa será discutido nos parágrafos seguintes.

Automatização do KYC com o E-KYC

À medida que o número de clientes e, por conseguinte, o número de documentos necessários para a verificação da sua empresa aumentam, o processo KYC manual deixa de ser uma opção se a sua empresa estiver a tentar expandir-se. É por isso que as soluções de software que automatizam os processos KYC estão atualmente em ascensão. Estas soluções são também conhecidas como E-KYC.

Existem inúmeras razões pelas quais o KYC eletrónico (E-KYC) é o caminho a seguir:

• Custo → A velocidade mais rápida, a maior precisão e a melhor utilização dos recursos humanos tornam os processos KYC escaláveis e mais eficientes em termos de custos.
• Precisão → O software E-KYC pode verificar automaticamente a existência de erros e corrigi-los, o que melhora drasticamente a precisão do processo de verificação.
• Rapidez → Os procedimentos KYC manuais podem facilmente demorar até dois meses. Isto leva à frustração do cliente ou ao abandono do processo. Com o E-KYC, a integração do cliente torna-se mais rápida, uma vez que os documentos podem ser verificados 24 horas por dia e de forma mais eficiente.
• Adaptabilidade → Os regulamentos KYC mudam regularmente. Sistemas de conformidade que estão baseados em software podem ser facilmente alterados, por exemplo, através da simples atualização de um conjunto de regras ou de medidas de segurança.
• Integração → O software E-KYC é, na maior parte das vezes, integrado através de uma interface de programação de aplicações (API). Isto facilita muito a adição de novas funcionalidades para verificar as identidades dos clientes.
• Eficiência → Os documentos dos clientes podem ser automaticamente verificados e registados nas bases de dados pretendidas, o que conduzirá a um processo de integração mais eficiente.
• Experiência do cliente → A experiência do cliente é melhorada de várias formas. O processo mais rápido e mais eficiente torna a experiência mais agradável desde o início. Muitas vezes, as soluções E-KYC oferecem o processo KYC através do telemóvel, tornando a integração remota mais fácil, mais rápida e mais conveniente para o cliente. Desta forma, a identidade de um cliente pode ser verificada em qualquer lugar, o que significa que uma visita ao escritório se torna supérflua.

Depois de os dados dos clientes terem sido recolhidos no processo de integração digital, têm de ser continuamente atualizados, limpos e revistos periodicamente. Este processo é uma extensão do processo KYC e é conhecido como correção KYC. A frequência com que o processo de correção KYC é realizado depende em grande medida dos regulamentos em vigor no seu setor e do perfil de risco do seu cliente.

Se está a planear utilizar o software KYC, um dos principais aspetos a ter em conta são os métodos de verificação que pretende utilizar. Os parágrafos seguintes abordam as várias opções.

Verificação por selfie

Como mencionado anteriormente, o onboarding digital e remoto está a aumentar. Para as organizações, isso significa que estão a enfrentar o desafio de verificar identidades de forma segura e protegida num processo digital. Por conseguinte, a utilização da verificação por selfie proporciona uma solução adequada, na qual é pedido ao cliente que tire primeiro uma fotografia do seu documento de identificação e, em seguida, tire uma selfie.

Para utilizar esta solução, são necessários dois componentes:

• Um dispositivo de digitalização para tirar a selfie (normalmente um smartphone)
• Um software capaz de comparar as características faciais com o documento de identificação

O software compara a selfie enviada com a fotografia do cartão de identificação do cliente em tempo real. Para o efeito, as características biométricas faciais são analisadas e comparadas. Isto garante que os clientes não estão a utilizar um documento de identificação de outra pessoa para o processo de onboarding. A verificação de identidade por selfie tem algumas vantagens que melhoram o processo de onboarding da sua empresa:

• Proteção contra fraudes → A verificação de identidade que utiliza a verificação por selfie em tempo real acrescenta uma camada extra de proteção contra pessoas que tentam utilizar os documentos de identificação de outras pessoas. A verificação por selfie é fácil de utilizar, intransmissível e difícil de falsificar, uma vez que analisa as características biométricas faciais de uma pessoa, razão pela qual é muito vantajoso utilizá-la no seu processo de verificação KYC.
• Conformidade KYC → A utilização de uma selfie em tempo real como parte do seu processo KYC permite-lhe determinar se os clientes são quem dizem ser. Isso garante que você esteja em conformidade com esta parte dos regulamentos KYC, Anti-lavagem de dinheiro (AML) e requisitos do RGPD.
• Tempo de execução mais curto → Com uma solução automatizada para a verificação da identidade, o processo de onboarding dos clientes torna-se rápido e disponível em qualquer lugar, 24 horas por dia, 7 dias por semana. Com a verificação automatizada e remota da identidade de uma selfie, vários novos clientes podem ser integrados em segundos, o que significa que os tempos de resposta são reduzidos e a satisfação do cliente aumenta.

KYC com Liveness Check

A verificação da identidade dos clientes pode ser efetuada, como já foi referido, através da verificação por selfie em tempo real. Uma alternativa ainda mais segura é o KYC com Liveness Check.

O Liveness Check ou verificação de vivacidade garante que o cliente está fisicamente presente. O cliente tem de seguir os movimentos exigidos pelo software para as leituras biométricas, o que permite ao software validar e determinar se a pessoa por detrás da câmara é uma pessoa real.

A ordem das leituras biométricas é alterada em cada processo para evitar a falsificação do software. Isto torna o processo ainda mais seguro e permite-lhe estar em conformidade com o KYC.

Verificação de documentos KYC

O processo KYC é frequentemente acompanhado de muitos documentos. Todos eles têm de ser verificados, o que é muito importante, mas pode rapidamente tornar-se num processo lento quando feito manualmente.

As soluções de Processamento Inteligente de Documentos (IDP) podem processar automaticamente documentos de onboarding, tais como cartões de identidade, passaportes, contratos, licenças de residência, cartas de condução ou outros documentos emitidos pelo governo.

Isto não só acelerará o processo, como também lhe permitirá detetar fraudes em documentos, reconhecendo fotografias editadas e texto manipulado. Para além disso, as soluções IDP oferecem a possibilidade de anonimizar dados sensíveis nos documentos, o que protege as informações dos clientes contra violações de dados ou ataques de hackers. Embora tudo isto já o aproxime um pouco mais da conformidade KYC, pode ainda ir mais longe.

Para verificar identidades, pode ser aplicada uma funcionalidade bastante nova, a verificação com NFC. A tecnologia NFC permite-lhe aceder aos dados do cliente a partir de documentos de identidade (que possuem um chip RFID) e, em seguida, validar a autenticidade do documento. Uma vez que os dados de identificação pessoal incorporados nos chips RFID não podem ser alterados, a utilização desta tecnologia aumenta a segurança, garante a conformidade KYC e permite-lhe ter uma experiência de integração mais rápida e fiável para os seus clientes.

Comprovativo de morada

Com a verificação automatizada do comprovativo de morada, você pode simplificar o onboarding de clientes e cumprir os requisitos KYC. Ao combinar a verificação do comprovativo de morada com outras funcionalidades do software de verificação de identidade, a conformidade KYC e AML pode ser melhorada.

Com um software inteligente, a morada num documento pode ser automaticamente extraída, verificada com bases de dados existentes e depois validada. Esta solução não só acelera a integração digital dos seus clientes, como também evita possíveis fraudes de moradas ou documentos.

Isto parece-lhe algo de que precisa para o seu onboarding? Temos boas notícias, com a Klippa pode melhorar o seu processo de onboarding e tornar-se compatível com KYC! O que isso significa será explicado nos próximos parágrafos.

Automatize os processos KYC com a Klippa

Automatizar os processos KYC tornou-se uma obrigação para empresas se manterem em conformidade e competitivas. Para isso, a Klippa oferece a solução IDP, Klippa DocHorizon, para simplificar as suas verificações de onboarding e conformidade. Com o DocHorizon, o processamento manual de documentos de identificação e comprovativos de morada passa à história, uma vez que a digitalização, extração e verificação desses documentos KYC é totalmente automatizada.

Para além da nossa solução IDP, oferecemos software de verificação de identidade que lhe permite utilizar a verificação de identidade por selfie com uma verificação de vivacidade. O feedback do utilizador em tempo real garante que a experiência do cliente seja agradável e que o processo de verificação possa ser efetuado com precisão. Para além disso, pode adicionar tantas camadas de segurança quantas as necessárias.

Eis uma lista, para citar apenas algumas:

• Verificação de identidade por selfie
• Liveness Check
• Verificação de documentos de identificação
• Verificação de identidade com NFC
• Verificação do comprovativo de morada
• Verificação de idade

Pretende também aumentar a segurança do seu processo de onboarding e cumprir os mais recentes regulamentos KYC, proporcionando simultaneamente uma experiência de onboarding remota? Ao implementar a solução da Klippa nos seus sistemas, isso é possível. Basta reservar uma demonstração online gratuita abaixo, ou contactar um dos nossos especialistas para mais informações.

P.S. As perguntas frequentes abaixo podem já fornecer algumas respostas às suas perguntas.

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