Alguma vez teve de renomear um conjunto de ficheiros PDF com base no seu conteúdo? Isto é, precisou de verificar o conteúdo no interior dos ficheiros para os depois renomear e reorganizar? Se este é o seu caso, provavelmente já se questionou se existiam outras formas de tornar este processo mais fácil e rápido.
Hoje em dia, PDFs são um dos ficheiros mais utilizados para partilhar informação entre organizações. Muitas vezes, o nome do ficheiro não está relacionado com o conteúdo do documento, tornando muito difícil a organização dos seus documentos e a identificar documentos específicos.
Felizmente, estamos aqui para lhe dizer que temos a solução perfeita para si. Com um software de Processamento Inteligente de Documentos (IDP), poderá renomear ficheiros com base no seu conteúdo, identificar ficheiros mais rapidamente, e obter a informação de que necessita sem nunca ter de abrir os ficheiros.
Está curioso em saber como? Neste blog, explicaremos porque deve renomear ficheiros PDF, os desafios de o fazer manualmente, e como a Klippa DocHorizon pode automatizar estas tarefas enfadonhas.
Porque é necessário renomear ficheiros PDF?
Os PDFs estão aqui para ficar. No mundo empresarial atual, são o formato de documento de eleição para a maioria das empresas, graças ao facto de não serem editáveis e da sua grande conveniência.
Contudo, organizar um grande número de ficheiros PDF nos arquivos da sua empresa ou no Sistema de Gestão Documental (DMS) pode ser um verdadeiro desafio. Na maioria das vezes, os nomes dos ficheiros não têm nada a ver com o conteúdo do documento.
Tomemos como exemplo um cliente que envia uma fatura em formato PDF. Cada organização segue uma convenção de nomeação de ficheiros diferente. Portanto, o cliente pode enviar uma fatura com o nome “Organização A”, mas a Organização A quer renomear a fatura para “Fatura – Organização A – Outubro 2022”.
Outro exemplo é quando uma empresa tem engenheiros a trabalhar no terreno. Eles enviam frequentemente fotografias ou documentos para a sede, mas os engenheiros não têm tempo para prestar atenção aos nomes dos ficheiros. Na sede, contudo, querem identificar facilmente o que são os ficheiros, pelo que alguém no back office tem de renomear os ficheiros. Normalmente, isto é baseado numa certa convenção de nomes de ficheiros (FNC – File Naming Convention).
Uma FNC adequada fornece estrutura e também ajuda outros a navegar pelo seu trabalho, proporcionando uma melhor compreensão. Aqui estão alguns exemplos da diferença entre uma FNC clara e uma FNC inexistente ou pouco clara:
Ficheiros que aplicam uma FNC consistente e clara:
- 20220108_ProjetoABC_FolhaDesign_João.pdf
- 20220110_ProjetoABC_Minutos_Vendas_Reunião.pdf
- 20220202_ProjetoABC_Folha_Dados_Inquérito_Funcionários.pdf
- 20220227_ProjetoABC_AnáliseDados_Boris.pdf
- 20220420_ProjetoABC_RelatórioConsultoria_Final.pdf
Ficheiros que não utilizam uma FNC clara:
- Folha_dados_2022
- Análise_dados
- Projeto design.pdf
- Relatório_consultoria_Gabriela
- Minutos reunião Jan 22
Nomear os seus ficheiros de uma forma consistente, proporciona-lhe uma visão geral do conteúdo do ficheiro. Para além disso, todos os ficheiros são organizados de uma forma lógica.
A FNC precisa de incluir algumas diretrizes rigorosas que têm de ser acordadas no seio da equipa que a emprega. Existem algumas diretivas básicas que podem ser seguidas, como a utilização de abreviaturas consequentes, o acordo sobre os componentes que precisam de ser incluídos, e a documentação destas decisões.
No entanto, quando não é seguida corretamente, a FNC pode muito rapidamente falhar.
Se isso acontecer, terá de renomear muitos ficheiros para corrigir a estrutura de nomenclatura e organização dos ficheiros. Na secção seguinte, vamos abordar as duas formas de o fazer.
Duas formas de renomear ficheiros PDF
Quando se trata de renomear ficheiros PDF, tem duas opções:
- Renomear manualmente os PDFs
- Renomear automaticamente os PDFs
Renomear manualmente os PDFs
Se tiver apenas alguns PDFs, pode facilmente fazê-lo manualmente. É assim que funciona:
1 – Encontrar e selecionar o PDF ou pasta de destino
2 – Verificar o conteúdo interno
3 – Tocar no ícone ”Renomear” no canto superior direito da janela PDF
4 – Introduzir o novo nome e tocar no botão ”Mudar”.
Embora esta pareça ser a opção mais fácil, se tiver de renomear centenas de ficheiros todas as semanas, facilmente se torna no seu pior pesadelo.
Imagine o tempo que desperdiçaria a analisar e verificar todos os documentos um a um. É necessário que alguém no back office abra cada ficheiro, leia o conteúdo no seu interior, renomeie o ficheiro, e finalmente reorganize o documento no seu DMS (Document Management System).
Ademais, renomear manualmente ficheiros PDF é algo bastante propenso a erros. Qualquer pessoa poderá não utilizar o FNC acordado da forma correta, o que, por sua vez, leva a uma organização subotimizada do seu DMS.
Renomear automaticamente os PDFs
Podemos, portanto, concluir que renomear manualmente os PDFs não é a forma ideal de o fazer, especialmente quando existem muitos documentos que precisam de ser renomeados.
Nesse caso, a forma mais eficiente de renomear e organizar PDFs é utilizando um software de Processamento Inteligente de Documentos.
Uma solução IDP pode renomear automaticamente ficheiros PDF com base no conteúdo e oferece uma vasta gama de outros benefícios, com a ajuda das tecnologias de Reconhecimento Ótico de Caracteres (OCR) e de IA.
Com o software de IDP, é possível identificar o texto nos documentos e convertê-lo em dados legíveis por máquina. Estes dados podem então ser utilizados para renomear o ficheiro. Por exemplo, o software pode identificar a data, o nome do cliente e o número do documento e adicioná-los ao nome do ficheiro.
Para além disso, o software IDP pode processar grandes volumes de PDFs nativos e não nativos (por exemplo, PDF digitalizado), poupando até 70% no tempo de processamento.
O software IDP é sem dúvida a melhor opção se tiver de renomear muitos ficheiros PDF em massa. Na secção seguinte, vamos analisar este assunto mais detalhadamente.
Como renomear PDFs com base no conteúdo com uma solução IDP?
Como foi anteriormente referido, as soluções de IDP podem ajudá-lo a automatizar o processo de renomear PDFs com base no conteúdo. Os benefícios mais importantes destas soluções são a sua rapidez, precisão e segurança.
Um exemplo de uma solução de IDP que pode renomear ficheiros PDF é a Klippa DocHorizon. Vejamos como funciona esta solução:
- Envio do PDF – No primeiro passo, os ficheiros PDF têm de ser submetidos à nossa plataforma. Isto pode ser feito fornecendo-nos uma pasta da Google Drive ou enviando-nos os ficheiros por e-mail. Pode até conceder à Klippa acesso a um servidor onde os seus ficheiros estão localizados que nós tratamos do resto.
- Digitalização do PDF – Quando o software digitaliza o PDF, a qualidade do documento é melhorada. O brilho da imagem é otimizado e os contrastes são melhorados, a fim de aumentar a precisão do reconhecimento.
- Extração da informação – Nesta fase, todos os dados do PDF são extraídos. Dependendo do caso específico de utilização, a nossa solução pode reconhecer as diferentes partes do PDF. Se for uma fatura, por exemplo, determinará que parte corresponde ao montante total, à morada ou à data de vencimento.
- É fornecida uma cópia renomeada – Com base nos critérios previamente definidos, o ficheiro PDF será renomeado. Isto pode ser feito com base em números (por exemplo, números de faturação), nomes de clientes, datas, e assim por diante. Tudo isto acontece num piscar de olhos.
- O documento é guardado – O ficheiro é guardado e reorganizado nos seus arquivos ou em qualquer outra plataforma que utilize, sem qualquer trabalho manual envolvido.
Uma solução de IDP comprovada oferece-lhe um sistema de gestão de ficheiros seguro e atualizado. Isto não só conduz a enormes poupanças do tempo, como também aumentará a satisfação dos empregados. A sua força de trabalho terá mais tempo para o pensamento estratégico e outras tarefas significativas, proporcionando uma satisfação imediata.
Casos de utilização de uma solução IDP para renomear ficheiros PDF
Concorda que uma solução de Processamento Inteligente de Documentos (IDP) pode trazer muitas coisas boas para a sua empresa? A fim de lhe dar uma compreensão ainda melhor de como pode beneficiar de uma tal solução, apresentar-lhe-emos dois casos de utilização:
- Renomear ficheiros para projetos ou clientes
- Digitalizar arquivos legados
(Re)nomear ficheiros para projetos ou clientes
Vamos supor que tem pastas cheias de documentos e ficheiros diferentes de vários clientes que precisam de ser organizados. Começa por abrir todos os documentos, procurando informações específicas, e depois renomeia-os de uma forma consistente. Por exemplo, com base na data, número do documento e nome do projeto. Em seguida, os ficheiros são colocados na pasta desejada.
Imagine a quantidade de trabalho e tempo que isto levará e o quão propenso a erros este método é. Para apenas um documento isto talvez ainda soe exequível. Mas, e se tiver milhares ou milhões de ficheiros? Renomear manualmente os ficheiros e organizá-los com base em projetos, clientes, ou outras características pode ser muito demorado.
Felizmente, existem soluções que o podem ajudar a automatizar este tipo de processos. Com a Klippa DocHorizon, pode ler, compreender e extrair automaticamente o conteúdo de documentos. Isto permite-lhe abrir automaticamente documentos como faturas, identificar pontos de dados específicos, como o nome do cliente, e utilizá-los para alterar o nome do ficheiro e/ou a localização da pasta.
Todas as faturas do cliente X vão para a pasta X e todas as faturas do cliente A para a pasta A. Numa questão de segundos, os seus ficheiros são renomeados e estruturados de forma consistente, sem erros, e facilmente acessíveis para si e para a sua equipa.
Digitalizar arquivos legados
No caso de ainda ter um arquivo antigo cheio de armários com milhares de documentos em papel, torna-se difícil encontrar um certo documento quando precisa dele. Mesmo que tenha uma estrutura lógica de nomenclatura no local, o processo é demorado e está desatualizado.
E se a sua organização decidiu mover os seus ficheiros antigos para um ambiente digital, tal como a Google Drive, Dropbox, ou talvez um DMS? Como se certificará de que tudo é nomeado, etiquetado, e organizado corretamente? Este pode ser um processo muito enfadonho se tiver de o fazer manualmente.
É aqui que uma solução de IDP pode ser bastante útil. Com uma solução de IDP, como a Klippa DocHorizon, é possível transformar uma digitalização, imagem ou PDF de um documento em dados estruturados.
Esta solução permite identificar, para cada documento, o emissor, o cliente ou projeto, a data em que foi enviado, entre muitas outras coisas. Esta informação pode, então, ser utilizada para alterar automaticamente os nomes dos ficheiros e pastas. Por último, os documentos renomeados podem ser importados para a base de dados ou DMS que utiliza.
Renomeie automaticamente ficheiros PDF com a Klippa DocHorizon!
Com a Klippa DocHorizon, poderá renomear ficheiros PDF com base no seu conteúdo quase em tempo real. Poderá também identificar ficheiros mais rapidamente, e ainda obter todos a informação necessária sem precisar de abrir os ficheiros manualmente.
A Klippa pode ajudá-lo a processar os seus ficheiros PDF sem esforço, de uma forma que beneficie tanto a sua empresa como os seus funcionários. Podemos garantir-lhe que os seus funcionários ficarão gratos por se libertarem de tarefas tão desgastantes.
Caso tenha curiosidade em saber como a Klippa o pode ajudar, agende uma demonstração gratuita através do formulário abaixo, ou contacte-nos para mais informações.