A Automação Robótica de Processos (RPA) tornou-se uma tecnologia essencial para as empresas que embarcam no seu percurso de transformação digital. Ao utilizar bots RPA, o trabalho tradicionalmente efetuado por humanos pode ser automatizado sem problemas. Tarefas como extrair anexos de e-mails recebidos, renomear ficheiros e armazená-los em pastas designadas já não necessitam de intervenção manual.
No entanto, um dos principais desafios que as plataformas RPA enfrentam é lidar com dados que residem em documentos não estruturados, como e-mails ou ficheiros PDF. Muitos fornecedores têm dificuldade em fornecer uma solução para integrar eficazmente dados não estruturados nos fluxos de trabalho de RPA, exigindo frequentemente anotações manuais extensas e perdendo o objetivo da automatização.
Estima-se que até 90% dos dados comerciais não estejam estruturados, o que deixa uma oportunidade substancial por explorar para a RPA.
Neste artigo, vamos esclarecer como o Reconhecimento Ótico de Caracteres (OCR) pode revolucionar a Automação Robótica de Processos (RPA) ao permitir a extração de dados de documentos, levando a níveis mais elevados de automatização e eficiência.
Vamos começar!
O que são dados não estruturados, RPA e OCR?
Antes de analisarmos a forma como estas tecnologias funcionam em conjunto, vamos primeiro compreender o seu significado:
- Os dados não estruturados referem-se a informações que não possuem um modelo de dados predefinido ou uma estrutura organizada, como bases de dados ou folhas de cálculo. Esta caraterística torna difícil o processamento automático de dados não estruturados. Exemplos de dados não estruturados incluem documentos de texto, imagens e e-mails.
- A Automação Robótica de Processos (RPA) é uma tecnologia que utiliza bots de software para automatizar tarefas repetitivas e baseadas em regras nos processos empresariais. Estes bots imitam as ações humanas, interagindo com diversas aplicações, sistemas e fontes de dados para concluir tarefas de forma eficiente e precisa.
- O software de OCR converte diferentes tipos de documentos, tais como documentos em papel digitalizados, ficheiros PDF ou imagens capturadas por uma câmara digital, em dados pesquisáveis e legíveis por máquina.
Com a ajuda do OCR, pode extrair dados de documentos nos seus fluxos de RPA e usufruir das vantagens da automatização.
Vantagens do OCR na RPA
A integração da RPA com o OCR ajuda-o a melhorar as capacidades de processamento de dados da sua organização. A fusão destas tecnologias permite-lhe alcançar níveis inigualáveis de eficiência, conformidade e rentabilidade no tratamento de grandes volumes de dados e documentos.
É por isso que o OCR na RPA já não é opcional, é obrigatório. Eis algumas das principais vantagens desta poderosa combinação:
- Maior precisão: O OCR garante uma extração exata de dados de documentos, enquanto os bots RPA os processam com elevada precisão. O que reduz o risco de erros que podem ocorrer durante a introdução manual de dados.
- Poupança de custos: A automatização reduz a dependência do trabalho manual, resultando em economia de custos em termos de tempo, recursos e despesas operacionais.
- Processamento de dados mais rápido: O OCR pode processar rapidamente os dados em tempo real. Os bots RPA validam e introduzem-nos nos sistemas de destino, resultando em tempos de resposta mais rápidos.
- Escalabilidade: As soluções de RPA e OCR podem ser facilmente escaladas para lidar com volumes crescentes de dados e requisitos de processamento de documentos. À medida que as necessidades empresariais crescem, as organizações podem expandir as suas capacidades de automatização sem um investimento adicional significativo.
- Análise de dados melhorada: O processamento automatizado de dados proporcionado pela RPA e pelo OCR gera dados mais fiáveis e consistentes, permitindo melhores conhecimentos para a análise de dados e a tomada de decisões.
Casos de uso de RPA com OCR
A nossa avançada tecnologia OCR (Reconhecimento Ótico de Caracteres) agiliza a extração de dados de documentos físicos e digitais. Em segundos, processa pedidos de venda e faturas, extraindo informações que, de outra forma, levariam funcionários de cinco a quinze minutos.
Nos últimos anos, identificámos diversos casos de uso para essa captura eficiente. Aqui estão alguns exemplos comuns:
- Atendimento ao Cliente
Reduza os tempos de resposta para consultas, automatizando a classificação e o direcionamento das solicitações para os agentes mais capacitados e especializados. O OCR acelera o processamento, diminuindo o tempo de espera do cliente. - Contas a Pagar – Processamento de Faturas
Automatize o processamento de faturas através de RPA com OCR e evite erros humanos. As informações são automaticamente extraídas e organizadas nos respetivos campos do software de contabilidade/ ERP, aumentando a precisão e eficiência. - Pedidos de Compra/ Venda
Simplifique a consistência de dados em sistemas corporativos, automatizando atividades de vendas graças à RPA com OCR. Isto resulta num banco de dados limpo, melhora a experiência do cliente e aumenta a satisfação dos funcionários. - Folhas de Pagamento
Agilize o processamento de folhas de pagamento e recibos com OCR na RPA, garantindo dados consistentes em todos os sistemas corporativos. - Armazenamento de Informações Relacionadas ao Cliente
Organize automaticamente informações do cliente via RPA, categorizando e filtrando dados relevantes, eliminando, assim, a necessidade de entrada manual e reduzindo o tempo em 70%. - Reembolsos
Aumente a velocidade no processamento de reembolsos com OCR, melhorando a experiência do cliente e as avaliações nos mecanismos de pesquisa. - Currículos (CVs) e Processos de Recrutamento
Utilize OCR em conjunto com RPA para filtrar e categorizar currículos, acelerando o recrutamento e proporcionando melhores insights sobre os candidatos. Facilite também o processo de integração, extraíndo dados diretamente para o sistema de RH.
OCR vs IDP
Embora a integração do OCR na RPA traga uma série de benefícios, muitas plataformas de RPA apenas fornecem capacidades básicas de OCR. Muitas vezes, é necessário fazer anotações em todos os documentos para criar um modelo para extração de dados. Estes modelos definem basicamente as regras para o software e onde procurar que informação.
Com este modelo em vigor, todos os documentos que seguem o mesmo esquema e estrutura podem ser processados sem qualquer dificuldade. No entanto, quando os documentos diferem do modelo pré-construído, rapidamente se torna uma confusão.
A solução? Com cada novo documento que pretende processar, é necessário criar novos modelos. Esta situação resulta numa quantidade significativa de tarefas de introdução manual de dados – precisamente o tipo de tarefas que tentou reduzir com a RPA.
Felizmente, existe uma alternativa mais avançada. Uma alternativa que não está limitada por modelos e esquemas específicos: O Processamento Inteligente de Documentos (IDP).
O IDP é uma forma de automatização inteligente de documentos que tira partido da ciência de dados para ajudar as máquinas a compreender os dados não estruturados e a transmiti-los posteriormente como dados estruturados. Combina OCR com algoritmos de Inteligência Artificial (IA) e Aprendizagem Automática (ML), permitindo um processo de extração de dados mais sofisticado e adaptável.
Ao utilizar soluções IDP, pode melhorar significativamente a precisão da extração de dados da plataforma RPA, processar uma variedade de tipos de documentos e utilizar melhor os seus dados.
Como utilizar o IDP em fluxos de RPA
O IDP e a RPA são um duo dinâmico de tecnologias, que trabalham em conjunto para capacitar as organizações com processos de dados automatizados. Juntas, extraem eficientemente informações valiosas de dados não estruturados, garantindo resultados rápidos e precisos e minimizando a necessidade de envolvimento humano.
O fluxo de trabalho geral do processamento de dados pode ser resumido em quatro etapas principais:
- Os documentos são digitalizados ou introduzidos na plataforma RPA: Estes documentos podem incluir faturas, formulários, recibos, contratos ou qualquer outra documentação relevante.
- Passagem pelo software IDP: Este analisa os padrões visuais dos caracteres nos documentos e converte-os em texto legível por máquina, extraindo os dados relevantes.
- Fluxos de RPA: Depois de passarem pelo software IDP, os dados ficam disponíveis para processamento posterior, deixando espaço para os bots RPA brilharem. Estes estão programados para ler e interpretar os dados extraídos, introduzindo-os automaticamente nas aplicações, bases de dados ou sistemas de destino.
- Quando o processamento de dados é concluído com êxito, o bot RPA pode notificar as partes interessadas, atualizar estados ou desencadear ações subsequentes, dependendo dos requisitos específicos do processo.
A RPA em conjunto com o IDP pode desbloquear uma vasta gama de benefícios em setores como o bancário, os cuidados de saúde, o setor jurídico, entre outros. Vejamos dois dos casos de utilização mais comuns.
Processamento de Recibos e Faturas
No domínio das finanças e da contabilidade, o processamento de faturas e recibos é muitas vezes uma tarefa morosa e propensa a erros. No entanto, com o IDP e a RPA, este processo crítico é automatizado sem esforço.
O IDP, a base desta automatização, captura eficazmente dados de recibos e faturas. Ao extrair de forma inteligente os principais detalhes, como nomes de fornecedores, números de faturas, datas, itens de linha e valores, o IDP estabelece a base para o processamento posterior.
Com os dados extraídos na mão, os bots RPA entram em ação. Validam meticulosamente as informações, cruzando-as com os registos existentes nos sistemas financeiros. Os dados validados são automaticamente introduzidos no seu sistema de contas a pagar ou software ERP, permitindo que os bots RPA iniciem o processamento de pagamentos, atualizem os registos financeiros e atribuam as despesas às contas adequadas.
Uma das vantagens mais significativas desta abordagem unificada é a apresentação de relatórios em tempo real. Os relatórios gerados pela RPA fornecem às equipas financeiras informações sobre as atividades de contas a pagar. A análise detalhada dos padrões de despesa, das faturas pendentes e das tendências de pagamento permite que a sua organização tome decisões baseadas em dados, otimize a gestão do fluxo de caixa e se mantenha à frente dos desafios financeiros.
Integração de funcionários
Para além das finanças, as vantagens do IDP e da RPA estendem-se a outro aspeto crucial das operações comerciais – o onboarding dos colaboradores. Os processos tradicionais de integração envolvem uma grande quantidade de papelada, introdução manual de dados e vários pontos de contacto com vários departamentos.
O processo de onboarding começa com a recolha de documentos dos novos funcionários, como documentos de identificação, currículos e contratos de trabalho. O software IDP digitaliza e extrai, sem esforço, informações relevantes destes documentos, incluindo dados pessoais, informações de contacto e condições de emprego.
Assim que a extração de dados estiver concluída, os bots RPA iniciam a introdução automática de dados no seu sistema de RH, garantindo que os registos dos colaboradores estejam atualizados e sem erros. Os bots podem ainda gerar e-mails de boas-vindas personalizados, agendar sessões de formação e atribuir tarefas aos departamentos relevantes, simplificando todo o fluxo de trabalho de integração.
A precisão e a rapidez do IDP garantem que o processo de integração começa com o pé direito. A sua equipa de RH fica livre para se concentrar em proporcionar uma experiência de integração acolhedora e personalizada aos novos contratados, enquanto estes podem começar a contribuir para a organização mais cedo, aumentando a produtividade geral.
Processamento Inteligente de Documentos com o Klippa DocHorizon
Quando procura automatizar totalmente os seus fluxos de documentos, precisa de uma plataforma RPA que possa tratar 100% dos seus dados, estruturados ou não. É aí que a Klippa o pode ajudar.
O Klippa DocHorizon é um software IDP de ponta a ponta que combina perfeitamente o poder do OCR com tecnologias avançadas de IA. É excelente na digitalização, extração, classificação, anonimização e validação de dados não estruturados com uma precisão apurada.
A nossa solução é facilmente implementada em qualquer plataforma RPA através de uma API. Funciona perfeitamente com recibos, faturas, extratos de cartões de crédito, contratos, passaportes, cartões de identificação, cartas de condução e muito mais.
Mais de 1.000 empresas já utilizam o DocHorizon e beneficiam de:
- Digitalização de documentos extremamente rápida: Transforme rapidamente os seus documentos em formatos digitais como PDF, JSON, CSV, XML e muito mais. O processo de conversão pode ser concluído em apenas alguns segundos.
- Implementação rápida: A nossa solução IDP vai além de simples regras e modelos, resultando em períodos de formação mais curtos e numa integração tecnológica mais rápida.
- Extraia dados de uma vasta gama de documentos: O DocHorizon pode extrair dados de recibos, faturas, extratos de cartões de crédito, contratos, documentos de identidade, documentos da Câmara de Comércio e muito mais.
- Escalabilidade melhorada: Ao contrário do OCR baseado em modelos, que pode tornar-se proibitivamente dispendioso, o nosso software IDP oferece uma escalabilidade flexível para empresas de todas as dimensões.
- Precisão sem igual: Atinge taxas de precisão de até 99% em comparação com a precisão de 60%-85% do OCR tradicional.
- Melhoria da imagem: O nosso software pré-processa e optimiza a imagem carregada para uma extração de dados mais precisa.
- Processamento em várias línguas: Oferecemos suporte para todas as línguas latinas.
A versatilidade do Klippa DocHorizon estende-se a vários setores, tornando-o um ativo inestimável para as empresas de contabilidade e software ERP, serviços financeiros, banca, marketing e fidelização.
Qualquer que seja o setor, o Klippa DocHorizon está preparado para revolucionar a forma como os dados são processados e utilizados, permitindo que as empresas prosperem no atual panorama competitivo.
Plataformas RPA que incluem o Klippa DocHorizon
O Klippa DocHorizon já está disponível em muitos dos 15 principais fornecedores de RPA, apresentados no relatório The Forrester Wave. Entre as principais opções estão Blue Prism, UiPath e Automation Anywhere.
Estas plataformas estabeleceram-se como líderes do setor, combinando a sua experiência em RPA com a nossa solução IDP, o que as torna excelentes opções para aproveitar o potencial da automatização e impulsionar a eficiência e a inovação empresarial.
Eleve o Nível dos Seus Fluxos de RPA
No atual cenário em rápida evolução, a automatização é uma necessidade para as organizações e a tecnologia OCR tradicional está a perder relevância rapidamente. Para se manterem competitivas, as empresas devem dar prioridade às plataformas RPA que podem gerir dados não estruturados e assim aumentar a rentabilidade, elevar as experiências dos clientes e otimizar a eficiência organizacional.
Com o Klippa DocHorizon, podemos ajudá-lo a aumentar as taxas de automatização e a reduzir os tempos de resposta, tratando os dados não estruturados nos seus fluxos de trabalho.
Está pronto para poupar tempo e custos automatizando totalmente os seus fluxos de documentos? Agende uma chamada com os nossos especialistas abaixo ou explore a nossa Rede de Parceiros!