42% dos trabalhadores de escritório disseram que seriam mais produtivos se tivessem menos tarefas administrativas, tais como classificar documentos, atualizar bases de dados, ou verificar se os documentos foram preenchidos de forma completa.
Este é o resultado de um inquérito da Automation Anywhere, líder global em Robotic Process Automation (RPA). Já experienciou isto no seu trabalho? Pense em todas as vezes que teve de passar por um documento vezes sem conta para se certificar de que todos os campos foram devidamente preenchidos pelo seu cliente. Ou quando recebeu aquele contrato há muito esperado, mas percebeu que lhe faltava uma assinatura.
Tecnicidades como estas podem resultar em atrasos de dias ou até mesmo de semanas. Em alguns casos, pode mesmo resultar em problemas de preenchimento dos documentos. Pense em todas as vezes que teve de passar por um documento vezes sem conta para se certificar de que todos os campos foram devidamente preenchidos pelo seu cliente.
Ou quando recebeu aquele contrato há muito esperado, mas percebeu que lhe faltava uma assinatura. Tecnicidades como estas podem resultar em atrasos de dias ou até mesmo de semanas. Em alguns casos, pode mesmo resultar em problemas de preenchimento dos documentos.
Não seria mais fácil verificar automaticamente se os documentos foram devidamente assinados e contenham toda a informação de que necessita com ajuda de uma solução de software inteligente?
Neste blogue, vamos explicar a importância de dizer adeus às verificações manuais e mostrar como pode automatizar as verificações de documentos.
Qual a importância de verificar se os documentos estão preenchidos de forma completa?
Começamos com a questão do porquê de ter de se preocupar em verificar os documentos. A resposta é bastante simples: se não verificar as informações ou assinaturas, pode estar perante sérios problemas.
Imagine a situação na qual tem uma relação comercial com outra empresa. Normalmente, o cliente dispõe de um contrato legalmente vinculativo, em que ambas as partes concordam com os termos e condições da cooperação. Em caso de litígio, pode sempre contar com o contrato e, no pior caso, recorrer ao tribunal para resolver a questão.
Se uma das assinaturas estiver em falta, terá uma pilha de papéis com termos e condições, mas nada que seja aplicável por lei. Isto pode não só levar a uma perda de negócio, mas pode causar sérios danos se tiver sido enganado.
Em outras situações, a informação é necessária para avaliar devidamente os riscos empresariais. Por exemplo, se for um banco e precisar de determinar se um pedido de empréstimo deve ou não ser aprovado, precisa de informações sobre a situação dos rendimentos de uma pessoa. Na falta desta informação, não poderá avaliar corretamente os riscos financeiros associados ao empréstimo e nunca poderá avaliar o pedido de empréstimo.
Mas o que torna isto por vezes tão difícil? Vejamos os desafios.
Quais são os desafios de verificar se os documentos estão completos?
Hoje em dia, muitas indústrias ainda lutam com enormes quantidades de documentos físicos, o que apresenta muitos desafios. Discutimos os mais importantes a seguir.
- Longos períodos de tempo de retorno
A verificação manual de grandes volumes de documentos é um processo demorado, especialmente documentos de várias páginas. Podem apresentar-se em diferentes formas, tais como ficheiros PDF, imagens, documentos Word, ou folhas de Excel. Podem também ter layouts diferentes, o que significa que a informação requerida está sempre em locais diferentes.
No caso de ter encontrado uma anomalia, pedir a reintrodução dos dados requer mais mensagens de volta e soma ao tempo de entrega. Em suma, pode levar muito tempo até que o processo esteja terminado, e todo esse tempo o seu cliente está à espera de uma resposta final.
- Leva tempo
Ter de verificar manualmente milhares de pedaços de papel não só consome tempo como também é uma tarefa entediante. Tais tarefas podem levar dias ou mesmo semanas para completar – o que parece ser um processo interminável!
- Erro humano
Uma grande desvantagem de qualquer processo manual é a introdução do erro humano. Ninguém é perfeito, por isso, certamente faltará a falta de uma assinatura ou a falta de uma informação. Se verificar apenas alguns documentos, isto provavelmente não é muito mau. Mas se tiver de verificar milhares de documentos, a taxa de erro de 1% já resulta em dezenas de erros.
Se tiver a sorte, estes erros acabarão por ser apenas um incómodo administrativo; na pior das hipóteses, podem resultar em sérios danos para a sua empresa.
- Escalabilidade
Não há muito que uma pessoa possa fazer num dia. Verificar algumas centenas de documentos por mês é aceitável. Mas o que acontece se for necessário verificar milhares ou mesmo milhões de documentos por mês?
Claro que é teoricamente possível aumentar a sua força de trabalho, mas a complexidade operacional que lhe está associada torna-o muito difícil na realidade.
Felizmente, estão disponíveis melhores opções sob a forma de soluções automatizadas. Vejamos como podem ajudá-lo a verificar se os documentos estão completos.
A solução: verificação automática dos documentos
A maioria das empresas entende agora que precisa de uma nova abordagem que envolva automatização e tecnologias como machine learning para melhorar os processos empresariais relacionados com a documentação. Mas nem todos sabem por onde começar, como funciona, e que processos podem ser automatizados.
No caso específico da verificação dos dados dos documentos, quase todas as etapas podem ser automatizadas e executadas por software de Processamento Inteligente de Documentos. Uma solução IDP como a Klippa DocHorizon, por exemplo, é capaz de verificar documentos em segundos. Desta forma, os clientes podem receber feedback em quase tempo real.
O cliente faz o upload de um documento sem a informação requerida? Ou um contrato sem uma assinatura nas páginas designadas? Não se preocupe, DocHorizon pode detetar automaticamente isto para si.
Mas como é que isto funciona exatamente?
A Klippa DocHorizon pode digitalizar automaticamente os documentos para a sua totalidade. O primeiro passo do processo é fornecer uma imagem ou um ficheiro PDF para a plataforma. Uma vez recebida, a Klippa DocHorizon transforma o documento em texto e identifica o significado de cada valor, utilizando a tecnologia de IA (Inteligência Artificial). Após esta etapa, o software dispõe de uma lista de todos os campos presentes no documento.
Agora que a lista de campos no documento está mapeada, o software pode validar esses campos com base nos requisitos dos dados para esse documento específico. Com base na correspondência entre os campos do documento e o requisito, o software determina se um documento está completo ou não. O software pode realizar verificações automáticas de preenchimento como, por exemplo:
- Quantos documentos estão presentes
- Determinar o tipo de documento
- Quantas páginas estão presentes por documento
- A presença e a validade de campos específicos, valores ou outros componentes (por exemplo, assinaturas, imagens, etc.)
- Comparação da presença e validade dos campos com uma lista de requisitos ou valores
- Verificação cruzada de determinados campos e valores entre documentos (por exemplo, o nome no contrato é o mesmo que no passaporte, etc.) ou com fontes terceiras (por exemplo, a sua base de dados, a base de dados da Câmara de Comércio, etc.)
No caso de serem encontradas quaisquer anomalias, o software identificará e comunicará este desfasamento em poucos segundos para que possa ser verificado pelo seu back office ou imediatamente devolvido ao cliente. Os clientes podem então rever e reenviar o documento, e assim terminar o processo. Isto reduzirá significativamente os tempos de entrega dos seus fluxos de trabalho.
A redução do tempo de retorno é apenas um dos benefícios da automatização. A substituição de tarefas manuais por soluções automatizadas também tem muitas outras vantagens, incluindo a redução de custos, maior eficiência, maior precisão e economia de tempo.
Para uma melhor compreensão de como a automatização pode beneficiar o seu negócio, iremos analisar mais de perto a comparação entre a verificação de documentos manual versus automática.
Verificação manual vs. verificação automática do documento
Como já dissemos anteriormente, a verificação manual vem com alguns desafios sérios, enquanto as verificações automáticas se tornam cada vez mais comuns. Apresentamos abaixo uma comparação entre a forma manual de verificação de documentos e a forma automatizada.
| Verificação manual | Verificação automatizada |
| Potencial perda comercial Grandes probabilidades de perda de negócios ou interrupção de negócios devido a atrasos. | Redução de custos Com verificações automáticas, poderá obter mais eficiência por menos custos. Será capaz de reduzir o tempo gasto na validação ou correcção de informações nos documentos em 70%, no mínimo. |
| Propenso a erros A verificação manual é susceptível ao erro humano. É muito fácil para uma pessoa falhar um campo vazio ou um dado em falta. | Minimização de erros Como mencionado anteriormente, ninguém é perfeito, nem sequer um computador. Mas está muito perto! O software nunca se cansa, ou se distrai e realizará consistentemente a tarefa para a qual está programado. Pode esperar uma taxa de precisão de quase 100%, o que significa que receberá dados completos para continuar o processo e evitar atrasos. |
| Lento Quando tem um fluxo de trabalho dentro da sua empresa no qual tem de verificar se certos documentos têm certas informações ou valores, isto pode levar muito tempo. O que pode resultar em tempos de entrega mais longos. | Rápido Uma solução automatizada deteta documentos com informação em falta quase em tempo real. Os alertas instantâneos permitem aos clientes preencherem rapidamente o campo e introduzirem o valor ou informação correta. |
| Difícil de escalar A verificação manual de documentos é uma tarefa exigente e demorada. Ter de criar uma equipa requer um investimento significativo em pessoal. Isto torna difícil para uma organização escalar a pedido. | Aumento da produtividade Um processamento mais rápido e poupança de tempo permitirá aos seus empregados concentrarem-se em outras tarefas mais importantes. |
| Insatisfação do cliente Atrasos e longos prazos de entrega podem resultar em insatisfação do cliente. | Aumento da satisfação do cliente É garantida uma maior eficiência e uma comunicação mais clara com o seu cliente. Poderá minimizar os inconvenientes administrativos para os seus empregados e clientes. |
Como pode ver, o controlo automático pode beneficiar o seu negócio de formas incríveis. Na secção seguinte, veremos alguns exemplos práticos de como pode aplicar uma solução automatizada.
Como a automatização pode transformar o seu negócio
Agora que falamos sobre as vantagens de utilizar software para digitalizar documentos para obter informações em falta, vamos falar de alguns exemplos práticos. Esperamos poder dar-vos alguma inspiração sobre o tipo de tarefas que podem ser automatizadas na sua empresa.
Abaixo podem encontrar-se três casos de uso comum:
- Autorização automatizada de recibos para programas de fidelidade
- Verificação automática dos contratos para verificar se estão completos
- Verificar automaticamente a prova do rendimento para verificar se está completo
Autorização automatizada de recibos para programas de fidelidade
Os programas de fidelidade recompensam os clientes que repetidamente compram a uma determinada marca. Geralmente isto funciona da seguinte forma: Uma empresa tem um programa de fidelidade para um novo produto que quer promover. Os clientes que compram o produto, podem enviar os seus recibos e receber uma percentagem do dinheiro de volta ou então podem ser recompensados com pontos de fidelidade.
Consegue imaginar o trabalho que seria verificar manualmente todos os recibos para verificar se os requisitos da campanha foram cumpridos? Verificar se cada participante comprou realmente o produto? Ou se foi comprado dentro do período de tempo da promoção? Etcetera.
Uma solução automatizada permite verificar se o produto está efetivamente no recibo. Além disso, pode verificar se o mesmo recibo foi enviado anteriormente e ainda verifica todos os outros requisitos da campanha.
Uma vez que isto seja feito, o software pode automaticamente configurar um pagamento que só precisa de ser confirmado. Isto resultará naturalmente num processamento mais rápido e clientes mais felizes, uma vez que estes receberão a sua recompensa muito mais rapidamente.
Verificação automática dos contratos para verificar se estão completos
As empresas utilizam contratos para proteger os seus direitos quando celebram um acordo com outra parte. Mas para que sejam executáveis, os contratos devem conter certos campos e elementos, tais como uma assinatura válida de ambas as partes. De que forma podemos automatizar tais verificações?
Vamos considerar o exemplo de um empregado que é responsável pelo envio de um contrato a um cliente.
Uma vez que o cliente envia o contrato de volta, este pode ser automaticamente transferido para o software e ser verificado quanto à sua completude. Se o software detetar que falta uma assinatura ou uma cláusula específica, pode automaticamente responder ao e-mail e pedir ao cliente para incluir o elemento em falta e voltar a apresentar o documento.
Isto torna este processo muito eficiente, resultando em clientes e empregados mais felizes.
Verificar automaticamente a prova do rendimento para verificar se está completo
A apresentação de prova de rendimento é um requisito quando se solicita empréstimos ou empréstimos hipotecários. Ajuda os bancos a verificar se um candidato tem uma fonte de rendimento estável e, portanto, poderá fazer pagamentos mensais a tempo. Muitas vezes são utilizadas folhas de pagamento, extratos bancários, e/ou cartas do empregador para este fim.
Tomemos o exemplo de um fornecedor de hipoteca que tem de ser verificado.
As folhas de vencimento podem variar de empresa para empresa, mas têm de conter pelo menos o salário, nome da empresa, data de início e horário de trabalho (ou seja, a tempo parcial ou a tempo inteiro). No caso de faltar qualquer informação, o fornecedor da hipoteca tem de contatar o requerente e pedir para voltar a apresentar o documento.
A verificação automatizada pode ser de grande ajuda para tais procedimentos. O software pode verificar automaticamente se a informação requerida está no documento no momento da apresentação, e dar um alerta instantâneo se faltar alguma coisa. Isto torna este processo muito mais fácil e mais rápido. E sem dúvida que lhe dará alguma paz de espírito!
Comece já a usar o software inteligente da Klippa
As empresas que se destacarão serão aquelas que se adaptaram à mudança, tornando-se mais ágeis, rentáveis, e proporcionando uma melhor satisfação dos clientes e empregados.
A Klippa pode ser o seu melhor aliado na verificação de qualquer tipo de documento e na extração de dados em tempo real. Podemos ajudá-lo com todos os casos mencionados neste blog, e muito mais!