La mise en œuvre d’un système d’automatisation du travail administratif augmentera l’efficacité et la productivité de votre organisation. En automatisant les flux de travail, les employés libèrent du temps et des ressources pour se concentrer sur les tâches importantes qui comptent.
Un moyen courant d’automatiser le travail administratif consiste à utiliser des logiciels de traitement intelligent des documents (IDP). Ces solutions permettent aux organisations d’éliminer les erreurs humaines coûteuses et offrent un large éventail d’autres avantages grâce aux technologies de reconnaissance optique de caractères (OCR) et d’intelligence artificielle.
Vous n’avez pas encore automatisé les tâches administratives ? Vous passez encore d’innombrables heures à effectuer des tâches administratives fastidieuses et répétitives ? Vous souhaitez maximiser l’efficacité au sein de votre organisation ?
Oui ? Alors vous découvrirez dans cet article les avantages et les solutions pour automatiser les tâches administratives.
Quels sont les points sensibles du travail administratif ?
L’accomplissement manuel du travail administratif présente de nombreux inconvénients, et plus vous attendez pour automatiser le travail administratif, plus vous êtes désavantagé par rapport à vos concurrents.
Voici les inconvénients les plus critiques du travail administratif.
- Le travail administratif prend beaucoup de temps
- C’est un travail fastidieux et répétitif
- Les erreurs humaines sont garanties
- La charge de travail administratif ne cesse d’augmenter
- Vos employés sont moins productifs
Le travail administratif prend beaucoup de temps
Selon l’Indice de l’Anatomie du Travail, les employés consacrent en moyenne 60 % de leur temps à des tâches administratives.
Cela signifie que les personnes ne consacrent que 27 % de leur temps à l’accomplissement des tâches pour lesquelles elles ont été formées et embauchées. Les 13 % restants sont consacrés à la planification stratégique et aux analyses prospectives.
C’est un travail fastidieux et répétitif
Les employés qualifiés qui sont embauchés se retrouvent souvent à effectuer des tâches fastidieuses et répétitives pour lesquelles ils sont sur-qualifiés. Leur temps précieux finit souvent par être utilisé pour des tâches de saisie manuelle de données et autres travaux administratifs.
Au lieu d’utiliser vos employés le plus efficacement possible, comme vous l’auriez souhaité, ils finissent par consacrer d’innombrables heures à des tâches administratives qui devraient être automatisées.
Les erreurs humaines sont garanties
Il nous arrive à tous de faire des erreurs, et ce n’est pas grave. Cependant, même les plus petites erreurs peuvent s’avérer extrêmement coûteuses. Imaginez une erreur typographique dans la déclaration fiscale de votre entreprise. Elle pourrait entraîner une grave amende ou un nouveau calcul de la part des autorités fiscales.
Vous voulez donc faire tout ce qui est en votre pouvoir pour éviter les erreurs qui peuvent finir par nuire à votre entreprise.
La charge de travail administratif ne cesse d’augmenter
La croissance de votre entreprise entraîne une augmentation de votre charge de travail administratif. L’embauche de personnel supplémentaire pour faire face aux tâches administratives ne fait qu’augmenter vos frais généraux et n’est pas la meilleure solution à adopter.
En fin de compte, si votre entreprise essaie de gérer manuellement toutes vos tâches administratives, les coûts opérationnels seront plus élevés et vous passerez encore plus de temps à effectuer des tâches administratives.
Vos employés sont moins productifs
Une autre étude de McKinsey suggère que 60 % de toutes les professions ont au moins 30 % d’activités qui pourraient être automatisées.
Cela signifie qu’un tiers du temps consacré aux tâches administratives pourrait être mieux employé à des tâches qui apportent plus de valeur à votre entreprise.
Qu’est-ce que l’automatisation administrative ?
L’automatisation administrative est le processus qui consiste à utiliser la technologie pour automatiser les tâches administratives. En termes simples, l’automatisation est l’action de remplir automatiquement des tâches répétitives et monotones.
Avec l’automatisation administrative, un effort manuel quasi-faible est nécessaire pour accomplir les flux de travail administratifs.
Un logiciel avec des paramètres spécifiques pour répondre à vos besoins est généralement tout ce dont vous avez besoin. Lorsque le logiciel est mis en œuvre dans vos opérations, vos tâches administratives répétitives seront automatisées et ne feront plus jamais partie de vos tâches quotidiennes.
Quelles tâches administratives peuvent être automatisées ?
Si vous voulez développer votre entreprise au maximum de son potentiel, vous ne pouvez pas continuer à consacrer la majeure partie de votre temps aux tâches administratives.
Vous avez besoin d’un système fiable qui prenne en charge vos tâches les plus répétitives et les plus chronophages. Votre flux de travail administratif ne doit pas faire partie de votre liste de contrôle, il doit être automatisé.
Voici une liste de tâches quotidiennes qui devraient être automatisées.
- Capturer les données des factures
- Maintenir les bases de données clients
- Gestion des dépenses de l’entreprise
- Classer, étiqueter et trier des documents
- Analyser et copier les données des documents
- Vérification de l’authenticité des documents
- Vérifier l’identité de vos clients
Capturer les données des factures
Les procédures manuelles de capture des factures sont fastidieuses et répétitives. Non seulement elles rendent vos employés beaucoup moins productifs, mais elles sont également source d’erreurs coûteuses.
Gagnez du temps et réduisez les erreurs en automatisant la capture des factures. La solution OCR de Klippa pour les factures offre un processus rapide et clair et peut faire gagner à votre entreprise jusqu’à 70% de temps de traitement.
Il suffit de télécharger un document numérisé ou une photo d’une facture dans le système. Notre technologie OCR intégrée extrait les informations importantes du document et les convertit en données structurées. À partir de là, le traitement des données dans votre base de données est aussi simple qu’un jeu d’enfant.
Gestion des bases de données clients
Il peut être difficile de suivre l’accueil des clients et la gestion des bases de données clients dans une entreprise en pleine croissance. L’embauche de personnel supplémentaire est une solution inefficace à ce problème. En effet, cela ne fait qu’entraîner des frais généraux indésirables et ne permet pas d’éviter des erreurs telles que les fautes de frappe, qui peuvent nuire à votre entreprise.
La solution que de nombreuses entreprises ont déjà mise en œuvre est une solution de traitement intelligent des documents (IDP) qui leur donne un avantage concurrentiel.
Une solution IDP peut vous fournir un processus d’enregistrement numérique des clients entièrement automatisé. Elle utilise la technologie OCR et l’IA pour extraire automatiquement les informations des documents d’identité. Les informations extraites peuvent être instantanément téléchargées dans votre base de données clients. En outre, le logiciel peut détecter les tentatives de fraude en croisant les données avec des listes noires ou des listes de comptes frauduleux.
Gestion des dépenses de l’entreprise
Il est crucial pour toute organisation d’avoir une vue d’ensemble claire de ses dépenses. Toutefois, rares sont ceux qui apprécient le processus de recoupement et de vérification d’un tas de chiffres au quotidien. Sans parler de l’impact que les erreurs humaines peuvent avoir sur votre entreprise.
Il existe des solutions qui peuvent à la fois éliminer ces erreurs et vous faire gagner du temps et de l’argent. Les caractéristiques les plus importantes de ces processus sont qu’ils doivent être sécurisés, précis et rapides.
La solution de gestion des dépenses de Klippa offre toutes ces caractéristiques. Avec Klippa, vous et vos collègues pouvez bénéficier d’un processus de travail très efficace, qui rationalisera vos dépenses professionnelles et rendra votre organisation plus efficace.
Classer, étiqueter et trier des documents
Dans toute entreprise, le classement, le tri et l’étiquetage des documents sont probablement les tâches les plus fastidieuses et les plus répétitives manuellement effectuées. Les employés détestent passer d’innombrables heures sur des tâches pour lesquelles ils sont sur-qualifiés.
Cela crée des employés insatisfaits et empêche vos employés de consacrer leur temps aux tâches essentielles qui font tourner votre entreprise.
Heureusement, il n’est plus nécessaire pour votre entreprise de poursuivre ce processus manuellement. Grâce à l’OCR et à la technologie de machine learning, ce processus est aujourd’hui automatisable.
Grâce à l’automatisation des flux de travail, votre entreprise peut :
- augmenter considérablement sa productivité
- éviter de perdre des documents en raison d’erreurs humaines
- réduire les frais généraux supplémentaires qui, jusqu’à présent, étaient nécessaires pour contrôler votre processus de flux de travail.
Analyser et copier les données des documents
Essayer manuellement de saisir correctement les données et d’analyser les documents est une autre tâche administrative qui prend beaucoup de temps. Les employés doivent prévoir un nombre infini d’heures pour accomplir ces tâches. Une fois de plus, ces tâches administratives n’apportent pas grand-chose à vos objectifs commerciaux.
Les solutions IDP qui font appel à l’OCR et à l’IA peuvent effectuer l’ensemble du processus pour vous. Non seulement une telle solution est beaucoup plus productive et efficace que les humains, mais elle élimine également toutes les erreurs humaines qui ont affecté jusqu’à présent vos processus documentaires.
Une bonne solution OCR peut analyser et extraire des données de tout type de document, quelle que soit la taille de l’ensemble de données. Grâce à la technologie OCR dont nous disposons aujourd’hui, vous pouvez extraire des données pertinentes en toute simplicité et obtenir un avantage concurrentiel sur vos concurrents.
Vérification de l’authenticité des documents
Il peut être difficile de savoir si un document est original ou légitime. Non seulement la vérification de chaque document vous coûte du temps, mais le risque d’erreur est également présent, ce qui peut finir par nuire considérablement à votre entreprise.
Des logiciels ont été développés pour vous aider à automatiser le processus de vérification des documents. Outre le fait qu’il permet à votre entreprise de gagner beaucoup de temps et d’économiser des coûts opérationnels, il vous garantit également que tous les documents sont authentiques et véritables.
Vérifier l’identité de vos clients
L’accueil des clients et des consommateurs est une tâche non seulement importante, mais aussi délicate. Comme vous le savez probablement déjà, la vérification de l’identité de vos clients doit être effectuée pour des raisons de confidentialité et de sécurité.
Grâce à un logiciel, vous pouvez simplifier votre processus d’accueil des clients avec une solution de vérification de l’identité. Le bon logiciel identifiera automatiquement les tentatives de fraude et d’abus et facilitera l’ensemble de votre processus de vérification d’identité.
Quels sont les avantages de l’automatisation des tâches administratives ?
Comme indiqué ci-dessus, de nombreuses technologies ont été développées pour effectuer les tâches administratives et rendre obsolète le travail manuel. La raison de ce développement est que la plupart des entreprises ont du mal à suivre leur flux de travail. Il en résulte de longues heures de travail et des employés insatisfaits.
Les solutions logicielles d’automatisation des tâches administratives permettent aux entreprises de consacrer plus de temps aux tâches importantes qui font prospérer leur activité.
L’automatisation ne vous fait pas seulement gagner du temps et de l’argent, elle permet également à votre entreprise d’avoir le contrôle.
Les principaux avantages de l’automatisation du flux de travail administratif sont énumérés ci-dessous.
- Accélération la croissance de votre entreprise
- Amélioration de l’expérience client
- Réduction de 70 % des coûts opérationnels
- Amélioration des flux de travail
- Augmentation de la satisfaction des employés
Accélération de la croissance de votre entreprise
L’automatisation des flux de travail permet aux entreprises d’avoir un meilleur contrôle et de consacrer moins de temps aux tâches répétitives et fastidieuses. Les employés qualifiés et formés peuvent consacrer plus d’heures à des tâches essentielles qui contribueront à la croissance de votre entreprise. Par conséquent, vous maximiserez le temps consacré à la croissance de votre entreprise aussi rapidement que possible.
Amélioration de l’expérience client
L’accueil des clients avec une bonne automatisation est une situation gagnante-gagnante. Vos clients seront satisfaits du processus court et il est très pratique pour votre entreprise que moins d’efforts soient nécessaires tout au long de ce processus, sans le sacrifice de la qualité du service fourni.
Réduction de 70 % des coûts opérationnels
Un projet d’automatisation administrative réussi peut réduire jusqu’à 70% les coûts opérationnels car les professionnels spécialisés disposent de plus de temps pour accomplir les tâches pour lesquelles ils ont été engagés.
Les coûts liés aux erreurs humaines seront également réduits. Une étude de McKinsey datant de 2020 a révélé que sur l’ensemble des problèmes liés au travail humain, 28 % auraient pu être évités. Et ce n’est un secret pour personne que les erreurs humaines peuvent s’avérer très coûteuses pour les entreprises. Aujourd’hui, les entreprises rationalisent leur flux de travail à l’aide de logiciels d’automatisation pour obtenir les meilleurs résultats possibles.
Amélioration des flux de travail
Disposer d’un flux de travail efficace est peut-être l’un des éléments les plus importants pour le bon fonctionnement des entreprises. Il affecte de nombreux aspects de toute organisation et devrait être hautement apprécié.
Grâce aux logiciels d’automatisation actuels, vous pouvez gérer le flux de travail de votre équipe de vente aux ressources humaines. Ces outils aideront votre entreprise à améliorer votre flux de travail dans tous les départements et géreront tous les flux de travail pour vous.
Augmentation de la satisfaction des employés
De plus en plus d’entreprises font confiance aux logiciels d’automatisation. Un facteur très important à cet égard est l’augmentation qu’elles constatent dans la satisfaction et la productivité des employés. Un outil d’automatisation offre aux employés une solution simple pour accomplir leur travail.
Avoir des employés satisfaits est peut-être l’un des facteurs les plus importants en matière de productivité et d’environnement de travail sain. L’automatisation est donc l’outil numéro un et doit être utilisée de manière aussi complète que possible.
Cas d’utilisation courants de l’automatisation des processus d’entreprise
Maintenant que vous savez quels types de tâches administratives peuvent être automatisés et quels sont les avantages de l’automatisation, examinons quelques cas d’utilisation courants de l’automatisation des processus administratifs.
Voici quelques cas d’utilisation courants pour les processus administratifs à automatiser ;
- Vérification automatisée de l’identité pour les contrôles KYC
- Capture des données des reçus pour les programmes de fidélité
Vérification automatisée de l’identité pour les contrôles KYC
KYC, également connu sous le nom de processus de connaissance du client, est un cadre obligatoire que les banques et les institutions financières doivent suivre. Il s’agit d’un processus d’accueil des clients dans lequel les organisations s’assurent que leurs nouveaux clients sont bien ceux qu’ils prétendent être. Cependant, la gestion des procédures KYC peut s’avérer difficile et délicate.
Heureusement, vous pouvez simplifier votre processus d’accueil des clients grâce à l’automatisation. Les progrès de la technologie aident les entreprises à automatiser et à créer des processus KYC sécurisés.
Les solutions logicielles pour les procédures KYC ont été développées conjointement avec l’IA et la technologie OCR, qui fournissent des processus complets et sécurisés. Le logiciel de vérification d’identité de Klippa est entièrement automatisé et offre un processus d’embarquement des clients 24 heures sur 24 qui est facilement mis en œuvre sur le web et les appareils mobiles.
L’enregistrement numérique des clients devient la nouvelle norme en raison de tous ses avantages. Seules quelques étapes simples et l’automatisation sont nécessaires pour offrir une excellente expérience au client pendant le processus d’accueil.
- Tout d’abord, le client remplit un formulaire en ligne sur le site web et soumet les documents d’identité requis.
- Au cours de la deuxième étape, le logiciel OCR scanne et extrait les données du document d’identité, puis vérifie sa validité.
- Enfin, toutes les informations sont automatiquement transmises à la base de données de l’entreprise de manière transparente, sécurisée et sans erreur.
Capturer les données des reçus pour les programmes de fidélité
Les processus commerciaux liés aux reçus peuvent et doivent être automatisés. Ces processus vont de la capture et de l’analyse des données à l’extraction des données et aux contrôles de validation des reçus. Comme vous pouvez déjà le supposer, il s’agit d’une lourde tâche à accomplir au quotidien, qui met une pression considérable sur votre back-office.
Un cas d’utilisation courant est la numérisation des reçus pour les campagnes de fidélisation. Dans le cadre d’une telle campagne, les clients envoient leurs reçus au détaillant, qui les récompense en retour pour avoir acheté son produit ou service. Cela peut se faire, par exemple, en offrant des points de fidélité ou une remise en espèces.
Pendant ce temps, le back-office doit vérifier la preuve d’achat à partir de plusieurs documents financiers, mettre à jour les bases de données clients et accorder aux clients leurs points de fidélité ou leur cashback.
L’automatisation peut éliminer ces tâches fastidieuses et répétitives du back-office en mettant en œuvre un logiciel OCR pour les reçus.
L’automatisation de la capture des données à partir des reçus pour les programmes de fidélisation présente de nombreux avantages. Certains des plus importants sont énumérés ci-dessous.
- Économisez jusqu’à 70 % du temps de traitement de la capture des données à partir des reçus.
- Économisez 40 à 75 % des coûts opérationnels et consacrez plus de temps aux tâches essentielles.
- Prévenez les tentatives de duplication de votre campagne de fidélisation grâce à la technologie OCR.
- Prévenez les erreurs humaines et les erreurs coûteuses.
Automatisez vos tâches administratives avec Klippa
Il est de plus en plus important de trouver un avantage concurrentiel sur vos concurrents. Comme les exigences des clients ne cessent d’augmenter, vos employés doivent pouvoir consacrer leur temps à des tâches à valeur ajoutée.
Avec Klippa, vous pouvez gérer votre flux de travail automatiquement. Numérisation de documents, extraction de données, anonymisation, conversion, classification et vérification de documents, le tout en un seul endroit, de manière transparente et efficace.
Nos solutions sont capables et évolutives pour gérer les flux de travail de votre entreprise. Grâce à la solution Klippa DocHorizon, nos clients gagnent du temps, réduisent leurs coûts et évitent les fraudes.
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