L’envoi d’un appel d’offre ne doit pas ĂŞtre pris Ă la lĂ©gère. Il s’agit d’une Ă©tape cruciale dans le processus complexe d’engagement auprès d’un fournisseur d’IDP.
Selon le rapport RFP 2021 de Loopio, les organisations rĂ©pondent Ă 65% des demandes de propositions qu’elles reçoivent. Pour faire partie de ces 65 % et obtenir d’un fournisseur des informations rĂ©ellement utiles, vous devez poser les bonnes questions.
Mais quelles sont les bonnes questions ? Ne perdez pas plus de temps Ă faire des recherches. Dans ce blog, nous vous indiquons quelles informations recueillir, quelles questions poser. Trouvez Ă©galement un modèle d’appel d’offre Ă utiliser immĂ©diatement !
Qu’est-ce qu’un appel d’offres ?
Un appel d’offres est le premier document que vous rĂ©digez avant de l’envoyer Ă un petit nombre de sociĂ©tĂ©s de dĂ©veloppement de logiciels. Vous avez très probablement prĂ©sĂ©lectionnĂ© celles qui pourraient offrir une solution adĂ©quate. Un appel d’offres dĂ©crit gĂ©nĂ©ralement le contexte du projet, les exigences auxquelles la solution doit rĂ©pondre, le calendrier du projet et les modèles de tarification.
En gĂ©nĂ©ral, un appel d’offres est comme une offre d’emploi : Il annonce le projet et ouvre la porte aux entreprises qualifiĂ©es qui peuvent accomplir le travail.
Une fois que vous avez soumis votre appel d’offres aux vendeurs, ceux-ci remplissent le document et rĂ©pondent Ă vos questions. Cela prend gĂ©nĂ©ralement quelques jours, car un appel d’offres est un document dĂ©taillĂ© et Ă©tendu.
Lorsque vous recevez les réponses, vous devriez être en mesure de comparer les vendeurs et de décider avec quel fournisseur entamer des discussions et des négociations.
Quel est l’objectif de l’appel d’offres ?
L’objectif principal de l’appel d’offres est de dĂ©couvrir quels fournisseurs sont en mesure de rĂ©pondre aux exigences de service, d’assistance et de technique de votre projet. Par consĂ©quent, le rĂ©sultat de l’appel d’offres ne doit pas ĂŞtre une masse de texte, mais des informations concises et comparables.
De cette façon, les réponses des fournisseurs deviennent mesurables. Choisir les bonnes solutions de traitement intelligent de document est un défi, alors rendez-le aussi facile que possible pour vous.
La question est toutefois de savoir pourquoi vous feriez l’effort de crĂ©er un document aussi complexe et Ă©tendu. Quels sont les avantages d’un appel d’offres ? C’est ce que nous allons dĂ©couvrir.
Quels sont les avantages d’un appel d’offres ?
RĂ©diger un appel d’offres et le soumettre Ă un certain nombre de fournisseurs avant de s’engager dans une solution prĂ©sente des avantages. Pour la plupart des grandes entreprises, ce n’est probablement pas une nouvelle. Mais pour les petites et moyennes entreprises (oui, vous pouvez Ă©galement soumettre un appel d’offres), cette section est importante.
Les avantages d’un appel d’offres sont les suivants :
- La possibilité de créer une liste restreinte de fournisseurs potentiels qui offrent une solution adéquate
- Informations approfondies sur un fournisseur
- Elle comprend souvent dĂ©jĂ la demande d’information et la demande de devis
- Vous recevez un aperçu de la structure de prix
- Les demandes de propositions aident Ă rĂ©pondre aux besoins de l’organisation
- Les appels d’offres assurent la responsabilitĂ© et la transparence
- Comparaison facile entre les fournisseurs
Possibilité de créer une liste restreinte de fournisseurs potentiels qui offrent une solution adéquate
Les rĂ©ponses Ă l’appel d’offres vous donneront une bonne idĂ©e des diffĂ©rents fournisseurs. Il est fort probable que vous ayez envoyĂ© un appel d’offres Ă un certain nombre de fournisseurs pour trouver la solution qui rĂ©sout le mieux votre problème.
Une fois que vous avez reçu les demandes de propositions remplies, vous ĂŞtes en mesure de crĂ©er une liste restreinte des fournisseurs qui offrent une solution appropriĂ©e. En gĂ©nĂ©ral, il s’agit d’un maximum de deux ou trois sociĂ©tĂ©s de logiciels. Il est nĂ©cessaire de rĂ©duire la liste car, en termes de temps, il n’est possible d’entamer des discussions et des nĂ©gociations qu’avec un petit nombre de fournisseurs.
Informations approfondies sur un fournisseur
Afin de dĂ©cider quel fournisseur peut vous fournir la meilleure solution, vous devez apprendre Ă le connaĂ®tre de manière aussi dĂ©taillĂ©e que possible. Les informations trouvĂ©es sur le site web ne sont pas suffisantes. Un appel d’offres vous permet de poser exactement les questions auxquelles vous souhaitez obtenir une rĂ©ponse.
L’appel d’offres doit ĂŞtre adaptĂ© Ă vos besoins, en demandant au fournisseur de dĂ©crire sa solution de la manière la plus dĂ©taillĂ©e possible pour prouver que son logiciel est la solution dont vous avez besoin. Seules des informations approfondies sur un fournisseur vous permettent de prendre une dĂ©cision en connaissance de cause.
Elle comprend souvent dĂ©jĂ la demande d’information et la demande de devis
En thĂ©orie, une RFI (request for information ou demande d’informations) et une RFQ (request for quotation ou demande de tarification) sont des documents distincts qui sont envoyĂ©s indĂ©pendamment de l’appel d’offres. La plupart du temps, lorsqu’un appel d’offres est soumis, le document comprend dĂ©jĂ une section qui couvre les questions et les points clĂ©s d’une RFI ou d’une RFQ.
Si vous n’avez besoin que d’une RFI ou d’une RFQ, n’hĂ©sitez pas Ă utiliser les parties de notre modèle qui servent de ces deux documents indĂ©pendants.
Vous recevez un aperçu de la structure de prix
Comme nous venons de le mentionner, un appel d’offres comprend souvent aussi une demande de devis. Dans la RFQ, la structure de prix est discutĂ©e. Vous obtenez ainsi un aperçu des dĂ©penses liĂ©es Ă la mise en Ĺ“uvre d’une solution donnĂ©e.
Ainsi, vous pouvez savoir si la solution proposée correspond à votre budget et vous sert de base de négociation.
Les appels d’offres aident Ă rĂ©pondre aux besoins de l’organisation
Un appel d’offres ne permet pas seulement Ă un fournisseur de prĂ©senter sa solution, mais aussi Ă vous d’exposer vos besoins organisationnels. Chaque organisation a des besoins diffĂ©rents, c’est pourquoi il est particulièrement important que vous adaptiez le modèle d’appel d’offres Ă vos besoins spĂ©cifiques.
En Ă©nonçant vos besoins organisationnels, le fournisseur peut aussi Ă©valuer beaucoup plus facilement la meilleure façon de vous aider. Qu’il s’agisse d’une solution personnalisĂ©e ou prĂŞte Ă l’emploi.
Les appels d’offres assurent la responsabilitĂ© et la transparence
Une fois Ă©crit noir sur blanc, vous pouvez toujours vous y rĂ©fĂ©rer. Vous disposez d’une base de discussion car les suggestions, les solutions et les faits ont Ă©tĂ© consignĂ©s par Ă©crit.
Cela assure la transparence de l’offre du fournisseur, de vos propres besoins et de vos exigences. Si une promesse a Ă©tĂ© faite dans l’appel d’offres, vous pouvez en tenir le fournisseur pour responsable. Cela n’est possible que parce que les demandes de proposition sont Ă©crites et qu’il ne s’agit pas seulement d’accords verbaux.
Comparaison facile entre les fournisseurs
L’objectif de tout appel d’offres est de faciliter la comparaison entre les diffĂ©rents fournisseurs. Lorsqu’un appel d’offres est rĂ©digĂ© de la bonne manière, il vous permet de comparer facilement les fournisseurs. C’est important lorsque vous voulez vous dĂ©cider pour un fournisseur final et cela vous fait gagner beaucoup de temps dans le processus de sĂ©lection.
IdĂ©alement, vous disposez d’un système qui vous permet d’Ă©valuer facilement diffĂ©rentes solutions, ce qui rend la dĂ©cision rapide et directe.
Maintenant que nous avons parlĂ© des avantages d’un appel d’offres, nous voulons parler de la manière de rĂ©diger un appel d’offres qui vous apporte des rĂ©ponses exploitables.
Comment rĂ©diger un appel d’offres ?
Dans les prochains paragraphes, nous allons approfondir et expliquer les diffĂ©rents Ă©lĂ©ments que peut contenir un appel d’offres. En règle gĂ©nĂ©rale, vous pouvez inclure les points clĂ©s suivants dans l’appel d’offres :
- Résumé exécutif
- Avis de confidentialité
- Introduction
- Exigences
- Informations sur le fournisseur
- Questions sur les fournisseurs
- Questions ouvertes
- Modèle de tarification
- Questionnaire sur la sécurité
Ces points clĂ©s peuvent ĂŞtre considĂ©rĂ©s comme des conseils, et non comme une obligation. Vous pouvez ajouter ou supprimer des Ă©lĂ©ments en fonction de vos besoins. Veillez Ă adapter les questions Ă vos besoins spĂ©cifiques et Ă n’inclure que ce qui est pertinent pour votre entreprise.
Après avoir dĂ©terminĂ© cela, nous vous conseillons de crĂ©er une feuille Excel qui permet de comparer facilement les fournisseurs en mettant en place un système numĂ©rique. Vous pouvez trouver notre modèle plus bas ou crĂ©er votre propre appel d’offres Ă partir de zĂ©ro.
Penchons-nous maintenant sur le modèle d’appel d’offres.
Modèle d’appel d’offres
Dans ce qui suit, nous allons dĂ©crire brièvement les diffĂ©rentes composantes de l’appel d’offres. Plus bas, vous pourrez ensuite tĂ©lĂ©charger le modèle gratuit. Une fois encore, toutes les questions et remarques prĂ©sentĂ©es ci-dessous ne sont que des suggestions et peuvent ĂŞtre adaptĂ©es en fonction de votre entreprise.
Résumé exécutif
Comme la plupart des grands rapports, un appel d’offres doit comporter un rĂ©sumĂ©. Le document est tout simplement trop volumineux et lorsque vous le prĂ©sentez aux dĂ©cideurs, vous voulez qu’ils en aient rapidement une vue d’ensemble.
Le rĂ©sumĂ© exĂ©cutif explique qui est le vendeur et quelle solution est prĂ©sentĂ©e pour rĂ©pondre aux besoins de l’organisation.
Avis de confidentialité
Cette partie est Ă votre discrĂ©tion, mais un appel d’offres est gĂ©nĂ©ralement un document confidentiel. Vous ne voulez pas que les fournisseurs transmettent votre appel d’offres, qui expose vos prĂ©fĂ©rences et vos besoins en matière de solutions, Ă des tiers. Souvent, vous exposez une partie de votre stratĂ©gie commerciale, des donnĂ©es et des informations sensibles, qui ne devraient pas ĂŞtre partagĂ©es.
De plus, dans certains cas, vous ne souhaitez pas divulguer les fournisseurs potentiels avec lesquels vous souhaitez travailler. Il est donc important d’inclure un avis de confidentialitĂ© dans votre appel d’offres.
Introduction
L’introduction peut se composer de diffĂ©rentes parties. Ici, nous avons fait une distinction entre le contexte du projet et la chronologie du projet.
Contexte du projet
La partie contexte du projet est rĂ©digĂ©e par vous. Pour que le vendeur comprenne pourquoi vous le contactez, le contexte du projet est nĂ©cessaire. Ce n’est qu’avec ces informations que le fournisseur peut dĂ©terminer s’il peut offrir une solution appropriĂ©e ou non.
Une partie de cette section pourrait porter sur le fonctionnement de votre propre produit ou service et sur l’infrastructure actuelle que vous utilisez.
Chronologie du projet
L’ajout du calendrier du projet permet de clarifier et de mieux comprendre les attentes. N’hĂ©sitez pas Ă mentionner votre processus et les dĂ©lais prĂ©vus.
Cela inclut les dates de la rĂ©union de nĂ©gociation, la date Ă laquelle l’appel d’offres rempli est attendu et le jour de la prise de dĂ©cision finale. Une communication transparente est essentielle ici. Il se peut que vous deviez ajuster certaines Ă©chĂ©ances en fonction du calendrier du fournisseur, mais ce dernier doit vous en informer suffisamment tĂ´t.
Exigences
La partie suivante de l’appel d’offres concerne les exigences de la solution. Vous pouvez, par exemple, indiquer le taux de prĂ©cision que vous attendez, la rapiditĂ© du temps d’extraction, les langues Ă prendre en charge, etc.
Il est Ă©galement important d’indiquer vos exigences lĂ©gales, car elles doivent ĂŞtre conformes aux exigences lĂ©gales de votre secteur et de votre pays. Soyez concis quant aux exigences en matière d’infrastructure, car elles dĂ©terminent en grande partie la manière dont le logiciel du fournisseur peut ĂŞtre intĂ©grĂ© Ă votre système existant.
Informations sur le fournisseur
En gĂ©nĂ©ral, au dĂ©but de l’appel d’offres, vous laissez un espace pour les informations sur le fournisseur. Pensez Ă des informations telles que le nom de la sociĂ©tĂ©, l’adresse, la personne Ă contacter, le numĂ©ro de TVA, etc.
En outre, le vendeur est dĂ©crit ici. Les informations techniques, comme l’intĂ©gration de la solution utilisĂ©e (par exemple, l’API) ou l’endroit oĂą le logiciel est hĂ©bergĂ©, sont prĂ©sentĂ©es. Cette partie est rĂ©digĂ©e par le vendeur.
Questions sur les fournisseurs
Voyons maintenant quel type de questions sur le fournisseur vous pouvez poser. De nombreuses questions peuvent être pertinentes. Voici quelques exemples structurés en différentes catégories :
- Fonctionnalité de base
- Fonctionnalités supplémentaires
- Options de format des données (structurées et non structurées)
- Validation des données et règles
- Archivage et stockage des données
- Connectivité de la solution (intégration)
- CompatibilitĂ© de l’intĂ©gration
- Niveau d’expĂ©rience
- Contrat, services et/ou licences
- Services d’assistance et de helpdesk
- Services de formation
Questions ouvertes
Les questions ouvertes sont un excellent moyen d’apprendre Ă connaĂ®tre le vendeur. Cette section laisse la place aux dĂ©tails et aux informations plus approfondies. Cette section pourrait inclure les Ă©lĂ©ments suivants :
- Qu’est-ce qui rend votre solution unique par rapport Ă vos concurrents ?
- Existe-t-il une possibilité de période de preuve de concept (PoC) ? Si oui, pour quelle durée ?
- Veuillez nous montrer une dĂ©mo ou nous fournir des tĂ©moignages d’utilisateurs.
- Est-il facile d’adapter et de planifier de nouveaux dĂ©veloppements pour une solution personnalisĂ©e, ou de combler d’Ă©ventuelles lacunes ?
Cette partie vous permet Ă©galement de poser des questions sur la sĂ©curitĂ© du dĂ©veloppement, la sĂ©curitĂ© physique, l’infrastructure et la gestion des vulnĂ©rabilitĂ©s et des incidents de sĂ©curitĂ©. En outre, des questions sur la gestion des sauvegardes, l’archivage et la protection des donnĂ©es, les informations bancaires et la gestion de la sĂ©curitĂ© du dĂ©veloppement peuvent ĂŞtre posĂ©es.
L’intĂ©gration des règles de confidentialitĂ© des donnĂ©es dans un projet est essentielle pour garantir la sĂ©curitĂ© d’une organisation. Par consĂ©quent, nous vous encourageons vivement Ă ajouter des questions de sĂ©curitĂ© Ă votre appel d’offres.
Modèle de tarification
Le modèle de tarification se compose de différents éléments qui sont décrits ci-dessous. Dans le modèle, cette partie peut également être considérée comme une demande de prix distincte si vous souhaitez uniquement demander un devis pour une solution.
- CoĂ»t de construction → Ils varient en fonction de vos propres besoins, et de ce que la solution du fournisseur offre dĂ©jĂ . Il peut inclure les frais d’embarquement qui varient en fonction de la complexitĂ© du projet.
- CoĂ»t courant → Il est dĂ©fini par l’unitĂ© de tarification utilisĂ©e (client, connexions, documents, autre), le coĂ»t de base, le coĂ»t de l’unitĂ© de tarification et les services supplĂ©mentaires requis.
- Annual maintenance cost
- CoĂ»t de support → Il est basĂ© sur l’accord de niveau de service supplĂ©mentaire et le support client nĂ©cessaire.
Maintenant que nous avons parlĂ© des diffĂ©rents composants du modèle d’appel d’offres, il est temps pour vous de tĂ©lĂ©charger le modèle et de l’utiliser. Dans la dernière partie du blog, nous allons rapidement parler des raisons pour lesquelles Klippa devrait ĂŞtre inclus dans votre sĂ©lection d’entreprises IDP Ă qui envoyer un appel d’offres.
Pourquoi choisir Klippa ?
Chez Klippa, nous avons vu de nombreux appels d’offres diffĂ©rents, ce qui nous a permis d’aider des entreprises du monde entier. Grâce Ă cela, nous avons acquis beaucoup d’expĂ©rience pour rĂ©pondre aux appels d’offres et satisfaire les besoins des entreprises.
C’est ainsi que nous sommes en mesure de vous fournir un modèle d’appel d’offres complet, applicable au monde “rĂ©el” et pas seulement une accumulation thĂ©orique de questions.
Compte tenu du fait que vous avez lu cet article, vous ĂŞtes Ă la recherche d’un fournisseur d’IDP. Klippa DocHorizon est notre solution IDP et va au-delĂ de l’extraction, de l’identification et de la vĂ©rification des donnĂ©es.
Notre solution est capable de masquer les données, de détecter les fraudes et de se conformer aux normes de sécurité de vos besoins. Nos Customer Success Managers ont pour objectif de soutenir votre réussite à long terme en répondant à vos besoins et en adoptant une mentalité orientée vers les solutions.
Vous souhaitez faire notre connaissance ? Veuillez contacter l’un de nos experts ou rĂ©server une dĂ©monstration ci-dessous.