L’envoi d’un appel d’offre ne doit pas être pris à la légère. Il s’agit d’une étape cruciale dans le processus complexe d’engagement auprès d’un fournisseur d’IDP.
Selon le rapport RFP 2021 de Loopio, les organisations répondent à 65% des demandes de propositions qu’elles reçoivent. Pour faire partie de ces 65 % et obtenir d’un fournisseur des informations réellement utiles, vous devez poser les bonnes questions.
Mais quelles sont les bonnes questions ? Ne perdez pas plus de temps à faire des recherches. Dans ce blog, nous vous indiquons quelles informations recueillir, quelles questions poser. Trouvez également un modèle d’appel d’offre à utiliser immédiatement !
Qu’est-ce qu’un appel d’offres ?
Un appel d’offres est le premier document que vous rédigez avant de l’envoyer à un petit nombre de sociétés de développement de logiciels. Vous avez très probablement présélectionné celles qui pourraient offrir une solution adéquate. Un appel d’offres décrit généralement le contexte du projet, les exigences auxquelles la solution doit répondre, le calendrier du projet et les modèles de tarification.
En général, un appel d’offres est comme une offre d’emploi : Il annonce le projet et ouvre la porte aux entreprises qualifiées qui peuvent accomplir le travail.
Une fois que vous avez soumis votre appel d’offres aux vendeurs, ceux-ci remplissent le document et répondent à vos questions. Cela prend généralement quelques jours, car un appel d’offres est un document détaillé et étendu.
Lorsque vous recevez les réponses, vous devriez être en mesure de comparer les vendeurs et de décider avec quel fournisseur entamer des discussions et des négociations.
Quel est l’objectif de l’appel d’offres ?
L’objectif principal de l’appel d’offres est de découvrir quels fournisseurs sont en mesure de répondre aux exigences de service, d’assistance et de technique de votre projet. Par conséquent, le résultat de l’appel d’offres ne doit pas être une masse de texte, mais des informations concises et comparables.
De cette façon, les réponses des fournisseurs deviennent mesurables. Choisir les bonnes solutions de traitement intelligent de document est un défi, alors rendez-le aussi facile que possible pour vous.
La question est toutefois de savoir pourquoi vous feriez l’effort de créer un document aussi complexe et étendu. Quels sont les avantages d’un appel d’offres ? C’est ce que nous allons découvrir.
Quels sont les avantages d’un appel d’offres ?
Rédiger un appel d’offres et le soumettre à un certain nombre de fournisseurs avant de s’engager dans une solution présente des avantages. Pour la plupart des grandes entreprises, ce n’est probablement pas une nouvelle. Mais pour les petites et moyennes entreprises (oui, vous pouvez également soumettre un appel d’offres), cette section est importante.
Les avantages d’un appel d’offres sont les suivants :
- La possibilité de créer une liste restreinte de fournisseurs potentiels qui offrent une solution adéquate
- Informations approfondies sur un fournisseur
- Elle comprend souvent déjà la demande d’information et la demande de devis
- Vous recevez un aperçu de la structure de prix
- Les demandes de propositions aident à répondre aux besoins de l’organisation
- Les appels d’offres assurent la responsabilité et la transparence
- Comparaison facile entre les fournisseurs
Possibilité de créer une liste restreinte de fournisseurs potentiels qui offrent une solution adéquate
Les réponses à l’appel d’offres vous donneront une bonne idée des différents fournisseurs. Il est fort probable que vous ayez envoyé un appel d’offres à un certain nombre de fournisseurs pour trouver la solution qui résout le mieux votre problème.
Une fois que vous avez reçu les demandes de propositions remplies, vous êtes en mesure de créer une liste restreinte des fournisseurs qui offrent une solution appropriée. En général, il s’agit d’un maximum de deux ou trois sociétés de logiciels. Il est nécessaire de réduire la liste car, en termes de temps, il n’est possible d’entamer des discussions et des négociations qu’avec un petit nombre de fournisseurs.
Informations approfondies sur un fournisseur
Afin de décider quel fournisseur peut vous fournir la meilleure solution, vous devez apprendre à le connaître de manière aussi détaillée que possible. Les informations trouvées sur le site web ne sont pas suffisantes. Un appel d’offres vous permet de poser exactement les questions auxquelles vous souhaitez obtenir une réponse.
L’appel d’offres doit être adapté à vos besoins, en demandant au fournisseur de décrire sa solution de la manière la plus détaillée possible pour prouver que son logiciel est la solution dont vous avez besoin. Seules des informations approfondies sur un fournisseur vous permettent de prendre une décision en connaissance de cause.
Elle comprend souvent déjà la demande d’information et la demande de devis
En théorie, une RFI (request for information ou demande d’informations) et une RFQ (request for quotation ou demande de tarification) sont des documents distincts qui sont envoyés indépendamment de l’appel d’offres. La plupart du temps, lorsqu’un appel d’offres est soumis, le document comprend déjà une section qui couvre les questions et les points clés d’une RFI ou d’une RFQ.
Si vous n’avez besoin que d’une RFI ou d’une RFQ, n’hésitez pas à utiliser les parties de notre modèle qui servent de ces deux documents indépendants.
Vous recevez un aperçu de la structure de prix
Comme nous venons de le mentionner, un appel d’offres comprend souvent aussi une demande de devis. Dans la RFQ, la structure de prix est discutée. Vous obtenez ainsi un aperçu des dépenses liées à la mise en œuvre d’une solution donnée.
Ainsi, vous pouvez savoir si la solution proposée correspond à votre budget et vous sert de base de négociation.
Les appels d’offres aident à répondre aux besoins de l’organisation
Un appel d’offres ne permet pas seulement à un fournisseur de présenter sa solution, mais aussi à vous d’exposer vos besoins organisationnels. Chaque organisation a des besoins différents, c’est pourquoi il est particulièrement important que vous adaptiez le modèle d’appel d’offres à vos besoins spécifiques.
En énonçant vos besoins organisationnels, le fournisseur peut aussi évaluer beaucoup plus facilement la meilleure façon de vous aider. Qu’il s’agisse d’une solution personnalisée ou prête à l’emploi.
Les appels d’offres assurent la responsabilité et la transparence
Une fois écrit noir sur blanc, vous pouvez toujours vous y référer. Vous disposez d’une base de discussion car les suggestions, les solutions et les faits ont été consignés par écrit.
Cela assure la transparence de l’offre du fournisseur, de vos propres besoins et de vos exigences. Si une promesse a été faite dans l’appel d’offres, vous pouvez en tenir le fournisseur pour responsable. Cela n’est possible que parce que les demandes de proposition sont écrites et qu’il ne s’agit pas seulement d’accords verbaux.
Comparaison facile entre les fournisseurs
L’objectif de tout appel d’offres est de faciliter la comparaison entre les différents fournisseurs. Lorsqu’un appel d’offres est rédigé de la bonne manière, il vous permet de comparer facilement les fournisseurs. C’est important lorsque vous voulez vous décider pour un fournisseur final et cela vous fait gagner beaucoup de temps dans le processus de sélection.
Idéalement, vous disposez d’un système qui vous permet d’évaluer facilement différentes solutions, ce qui rend la décision rapide et directe.
Maintenant que nous avons parlé des avantages d’un appel d’offres, nous voulons parler de la manière de rédiger un appel d’offres qui vous apporte des réponses exploitables.
Comment rédiger un appel d’offres ?
Dans les prochains paragraphes, nous allons approfondir et expliquer les différents éléments que peut contenir un appel d’offres. En règle générale, vous pouvez inclure les points clés suivants dans l’appel d’offres :
- Résumé exécutif
- Avis de confidentialité
- Introduction
- Exigences
- Informations sur le fournisseur
- Questions sur les fournisseurs
- Questions ouvertes
- Modèle de tarification
- Questionnaire sur la sécurité
Ces points clés peuvent être considérés comme des conseils, et non comme une obligation. Vous pouvez ajouter ou supprimer des éléments en fonction de vos besoins. Veillez à adapter les questions à vos besoins spécifiques et à n’inclure que ce qui est pertinent pour votre entreprise.
Après avoir déterminé cela, nous vous conseillons de créer une feuille Excel qui permet de comparer facilement les fournisseurs en mettant en place un système numérique. Vous pouvez trouver notre modèle plus bas ou créer votre propre appel d’offres à partir de zéro.
Penchons-nous maintenant sur le modèle d’appel d’offres.
Modèle d’appel d’offres
Dans ce qui suit, nous allons décrire brièvement les différentes composantes de l’appel d’offres. Plus bas, vous pourrez ensuite télécharger le modèle gratuit. Une fois encore, toutes les questions et remarques présentées ci-dessous ne sont que des suggestions et peuvent être adaptées en fonction de votre entreprise.
Résumé exécutif
Comme la plupart des grands rapports, un appel d’offres doit comporter un résumé. Le document est tout simplement trop volumineux et lorsque vous le présentez aux décideurs, vous voulez qu’ils en aient rapidement une vue d’ensemble.
Le résumé exécutif explique qui est le vendeur et quelle solution est présentée pour répondre aux besoins de l’organisation.
Avis de confidentialité
Cette partie est à votre discrétion, mais un appel d’offres est généralement un document confidentiel. Vous ne voulez pas que les fournisseurs transmettent votre appel d’offres, qui expose vos préférences et vos besoins en matière de solutions, à des tiers. Souvent, vous exposez une partie de votre stratégie commerciale, des données et des informations sensibles, qui ne devraient pas être partagées.
De plus, dans certains cas, vous ne souhaitez pas divulguer les fournisseurs potentiels avec lesquels vous souhaitez travailler. Il est donc important d’inclure un avis de confidentialité dans votre appel d’offres.
Introduction
L’introduction peut se composer de différentes parties. Ici, nous avons fait une distinction entre le contexte du projet et la chronologie du projet.
Contexte du projet
La partie contexte du projet est rédigée par vous. Pour que le vendeur comprenne pourquoi vous le contactez, le contexte du projet est nécessaire. Ce n’est qu’avec ces informations que le fournisseur peut déterminer s’il peut offrir une solution appropriée ou non.
Une partie de cette section pourrait porter sur le fonctionnement de votre propre produit ou service et sur l’infrastructure actuelle que vous utilisez.
Chronologie du projet
L’ajout du calendrier du projet permet de clarifier et de mieux comprendre les attentes. N’hésitez pas à mentionner votre processus et les délais prévus.
Cela inclut les dates de la réunion de négociation, la date à laquelle l’appel d’offres rempli est attendu et le jour de la prise de décision finale. Une communication transparente est essentielle ici. Il se peut que vous deviez ajuster certaines échéances en fonction du calendrier du fournisseur, mais ce dernier doit vous en informer suffisamment tôt.
Exigences
La partie suivante de l’appel d’offres concerne les exigences de la solution. Vous pouvez, par exemple, indiquer le taux de précision que vous attendez, la rapidité du temps d’extraction, les langues à prendre en charge, etc.
Il est également important d’indiquer vos exigences légales, car elles doivent être conformes aux exigences légales de votre secteur et de votre pays. Soyez concis quant aux exigences en matière d’infrastructure, car elles déterminent en grande partie la manière dont le logiciel du fournisseur peut être intégré à votre système existant.
Informations sur le fournisseur
En général, au début de l’appel d’offres, vous laissez un espace pour les informations sur le fournisseur. Pensez à des informations telles que le nom de la société, l’adresse, la personne à contacter, le numéro de TVA, etc.
En outre, le vendeur est décrit ici. Les informations techniques, comme l’intégration de la solution utilisée (par exemple, l’API) ou l’endroit où le logiciel est hébergé, sont présentées. Cette partie est rédigée par le vendeur.
Questions sur les fournisseurs
Voyons maintenant quel type de questions sur le fournisseur vous pouvez poser. De nombreuses questions peuvent être pertinentes. Voici quelques exemples structurés en différentes catégories :
- Fonctionnalité de base
- Fonctionnalités supplémentaires
- Options de format des données (structurées et non structurées)
- Validation des données et règles
- Archivage et stockage des données
- Connectivité de la solution (intégration)
- Compatibilité de l’intégration
- Niveau d’expérience
- Contrat, services et/ou licences
- Services d’assistance et de helpdesk
- Services de formation
Questions ouvertes
Les questions ouvertes sont un excellent moyen d’apprendre à connaître le vendeur. Cette section laisse la place aux détails et aux informations plus approfondies. Cette section pourrait inclure les éléments suivants :
- Qu’est-ce qui rend votre solution unique par rapport à vos concurrents ?
- Existe-t-il une possibilité de période de preuve de concept (PoC) ? Si oui, pour quelle durée ?
- Veuillez nous montrer une démo ou nous fournir des témoignages d’utilisateurs.
- Est-il facile d’adapter et de planifier de nouveaux développements pour une solution personnalisée, ou de combler d’éventuelles lacunes ?
Cette partie vous permet également de poser des questions sur la sécurité du développement, la sécurité physique, l’infrastructure et la gestion des vulnérabilités et des incidents de sécurité. En outre, des questions sur la gestion des sauvegardes, l’archivage et la protection des données, les informations bancaires et la gestion de la sécurité du développement peuvent être posées.
L’intégration des règles de confidentialité des données dans un projet est essentielle pour garantir la sécurité d’une organisation. Par conséquent, nous vous encourageons vivement à ajouter des questions de sécurité à votre appel d’offres.
Modèle de tarification
Le modèle de tarification se compose de différents éléments qui sont décrits ci-dessous. Dans le modèle, cette partie peut également être considérée comme une demande de prix distincte si vous souhaitez uniquement demander un devis pour une solution.
- Coût de construction → Ils varient en fonction de vos propres besoins, et de ce que la solution du fournisseur offre déjà. Il peut inclure les frais d’embarquement qui varient en fonction de la complexité du projet.
- Coût courant → Il est défini par l’unité de tarification utilisée (client, connexions, documents, autre), le coût de base, le coût de l’unité de tarification et les services supplémentaires requis.
- Annual maintenance cost
- Coût de support → Il est basé sur l’accord de niveau de service supplémentaire et le support client nécessaire.
Maintenant que nous avons parlé des différents composants du modèle d’appel d’offres, il est temps pour vous de télécharger le modèle et de l’utiliser. Dans la dernière partie du blog, nous allons rapidement parler des raisons pour lesquelles Klippa devrait être inclus dans votre sélection d’entreprises IDP à qui envoyer un appel d’offres.
Pourquoi choisir Klippa ?
Chez Klippa, nous avons vu de nombreux appels d’offres différents, ce qui nous a permis d’aider des entreprises du monde entier. Grâce à cela, nous avons acquis beaucoup d’expérience pour répondre aux appels d’offres et satisfaire les besoins des entreprises.
C’est ainsi que nous sommes en mesure de vous fournir un modèle d’appel d’offres complet, applicable au monde “réel” et pas seulement une accumulation théorique de questions.
Compte tenu du fait que vous avez lu cet article, vous êtes à la recherche d’un fournisseur d’IDP. Klippa DocHorizon est notre solution IDP et va au-delà de l’extraction, de l’identification et de la vérification des données.
Notre solution est capable de masquer les données, de détecter les fraudes et de se conformer aux normes de sécurité de vos besoins. Nos Customer Success Managers ont pour objectif de soutenir votre réussite à long terme en répondant à vos besoins et en adoptant une mentalité orientée vers les solutions.
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