Les entreprises de toutes tailles sont confrontées à un afflux considérable de données, y compris diverses formes de données non structurées (données qui ne peuvent être stockées dans un format de base de données structuré) telles que les données de capteurs, les courriels, les textes, les images, etc. Selon des études récentes, 80 % de ces nouvelles données ne sont pas structurées, ce qui complique leur capture, leur quantification, leur traitement et leur archivage.
Il ne fait aucun doute qu’il est de plus en plus important pour les entreprises de trouver des moyens productifs et rentables de traiter les données non structurées. Pourquoi ? Parce que les données sont un actif commercial précieux qui doit souvent passer par de nombreux niveaux au sein des organisations et qui fait partie intégrante de la prise de décision. C’est pourquoi l’automatisation des données est nécessaire pour que les entreprises prospèrent dans un environnement axé sur les données.
Dans ce blog, nous discuterons de ce qu’est l’automatisation des données, de ses avantages et de ses cas d’utilisation, et nous vous fournirons une liste des meilleurs logiciels d’automatisation des données pour vous aider à démarrer !
Qu’est-ce que l’automatisation des données ?
L’automatisation des données, également connue sous le nom d’automatisation des données sources, consiste à utiliser la technologie pour collecter, traiter et gérer automatiquement les données, réduisant ainsi la nécessité d’une intervention manuelle tout en améliorant la précision des données.
La préparation et le traitement manuels fréquents des données gênent les entreprises, car ils prennent beaucoup de temps et sont sujets à des erreurs humaines coûteuses. L’automatisation des données se charge de cette tâche, ce qui permet à votre personnel d’analyser les données et de prendre les bonnes décisions. Vous pouvez ainsi réduire vos frais généraux tout en libérant votre personnel des tâches banales de traitement des données.
Les technologies qui permettent l’automatisation des données sources incluent souvent l’intelligence artificielle, l’OCR, le machine learning et la vision par ordinateur sous la forme de logiciels. À quoi ressemble donc l’automatisation des données sources à l’aide de logiciels ? La réponse à cette question se trouve dans la section suivante.
Étapes de l’automatisation des données
Il existe plusieurs solutions logicielles d’automatisation des données qui aident les entreprises à automatiser les tâches de traitement des données. L’automatisation des processus de données comprend souvent les étapes suivantes:
- Capture des données – La capture de données permet aux entreprises d’extraire des données non structurées de tout type de document ou d’image (papier ou électronique) à l’aide de la reconnaissance optique de caractères (OCR) et de la vision par ordinateur.
- Parse les données – L’analyse syntaxique des données permet aux entreprises de convertir les données d’un format à un autre une fois qu’elles ont été capturées avec succès. Supposons que vous disposiez d’un fichier PDF mais que vous ayez besoin d’informations structurées dans un fichier Excel, c’est là que l’analyse syntaxique des données entre en jeu.
- Automatisation de la saisie des données – Comme les logiciels d’automatisation des données peuvent être utilisés pour capturer et analyser les données, les employés n’ont plus besoin d’entrer manuellement les données dans un système ou une base de données quelconque. Les données non structurées peuvent être transformées en données prêtes à l’emploi et automatiquement stockées dans les dossiers de l’entreprise.
- Validation des données – Certains logiciels d’automatisation des données utilisent des algorithmes d’IA sophistiqués pour valider les données. Par exemple, ils vérifient l’authenticité d’un document à l’aide de l’analyse des données EXIF, en effectuant des vérifications croisées des données avec différentes bases de données ou en réalisant des correspondances bidirectionnelle.
- Anonymisation des données – Comme de nombreuses organisations traitent des données sensibles, il est important d’envisager l’utilisation d’une solution d’automatisation des données qui peut automatiquement masquer les données sensibles et les champs de données pour assurer la conformité réglementaire.
Pour que ce blog soit court et agréable, nous avons décidé d’énumérer les principales étapes du traitement des données qui peuvent être facilement automatisées. Bien entendu, les étapes de l’automatisation des données dépendent largement du cas d’utilisation ainsi que de la procédure de traitement des données de votre entreprise.
Maintenant que vous savez quelles sont les étapes du traitement des données qui peuvent être automatisées, laissez-nous vous présenter les raisons pour lesquelles l’automatisation des données est bénéfique et pertinente à adopter.
Pourquoi utiliser l’automatisation des données
Les entreprises ont commencé à adopter les technologies de l’IA pour automatiser leurs processus opérationnels, y compris le traitement des données, pour diverses raisons. Ces avantages sont notamment les suivants:
- Réduction du temps de traitement → En automatisant la collecte, le traitement et l’analyse des données, vos entreprises peuvent éliminer la nécessité de saisir et de manipuler manuellement les données. Ces tâches prenaient autrefois des heures ou des jours, mais grâce à l’automatisation, elles peuvent désormais être accomplies en quelques minutes ou secondes.
- Réduction des frais généraux → En automatisant les tâches répétitives liées aux données, vous pouvez réduire votre dépendance à l’égard du travail manuel, et donc les salaires des employés et les avantages sociaux qui doivent être payés. En outre, l’automatisation des données peut aider à identifier les inefficacités dans les flux de travail existants, ce qui permet aux entreprises de rationaliser leurs opérations et de réduire les dépenses inutiles.
- Amélioration de la qualité des données → L’automatisation des données (source) permet de réduire le risque d’erreur humaine et d’améliorer la précision et la cohérence des données. Les systèmes de données automatisés peuvent également identifier et corriger les erreurs en temps réel, garantissant ainsi que les données utilisées pour la prise de décision sont exactes et à jour.
- Scalabilité du traitement des données → En automatisant le traitement des données, vous pouvez traiter de grands volumes de données sans effort manuel important, ce qui vous permet de traiter plus de données en moins de temps. En outre, vous pouvez éviter tous les coûts et les retards qui surviendraient lors de la mise à l’échelle des flux de travail de traitement manuel des données.
Il est évident que l’automatisation des données offre des avantages considérables que les entreprises peuvent difficilement ignorer. De la réduction du temps de traitement et des frais généraux à l’amélioration de la qualité des données et à l’évolutivité du traitement des données, les entreprises peuvent tirer parti de l’automatisation pour acquérir un avantage concurrentiel et assurer leur réussite à long terme.
Cas d’utilisation de l’automatisation des données
Si vous ne savez toujours pas comment vous pouvez tirer parti de l’automatisation des données ou quels sont les cas d’entreprise pour lesquels elle est le plus souvent utilisée, ne vous inquiétez pas ! Nous avons listé ci-dessous les exemples les plus courants d’automatisation des données (attention: la liste n’est pas exhaustive):
- Traitement automatisé des factures – Grâce à l’automatisation des données, les entreprises peuvent automatiser l’extraction des données des factures et réduire le travail manuel nécessaire à leur traitement.
- Accueil numérique des clients – Les logiciels d’automatisation des données peuvent considérablement rationaliser le processus d’accueil des clients pour les entreprises. En automatisant les différentes étapes du processus, telles que la saisie, la vérification et la validation des données, les entreprises peuvent réduire les efforts manuels, minimiser les erreurs et accélérer le processus global d’intégration.
- Automatisation du contrôle des reçus pour les programmes de fidélisation – Les logiciels d’automatisation des données permettent aux entreprises d’automatiser le processus de vérification des achats des clients et de compensation des reçus pour les récompenses de fidélité. Le système peut extraire les données pertinentes des reçus, telles que la date, l’heure et le montant de l’achat, et les comparer aux critères d’admissibilité du programme de fidélisation.
- Vérification d’identité – L’automatisation des données peut aider les entreprises à réduire le risque d’usurpation d’identité et à garantir la conformité avec les réglementations relatives à la connaissance du client (KYC). Dans ce cas, la technologie OCR est utilisée pour capturer et vérifier les documents d’identité, tandis que la technologie de reconnaissance faciale compare l’image du document avec celle de la personne qui le présente.
- Classification des documents – La technologie OCR peut être utilisée pour classer les documents par type, ce qui facilite l’organisation des données et la recherche d’informations spécifiques.
- Extraction de données d’un PDF vers Excel – Les entreprises peuvent extraire des données de fichiers PDF et les transférer directement dans des feuilles Excel. Cela permet d’économiser beaucoup de temps et d’efforts par rapport à la saisie manuelle des données et de réduire le risque d’erreurs.
- Détection de la fraude documentaire – Les algorithmes d’IA peuvent être utilisés pour analyser de grands volumes de données, identifier des modèles et reconnaître des altérations dans les métadonnées qui peuvent indiquer une activité frauduleuse afin d’éviter la fraude à la facture, la fraude au fournisseur ou même l’usurpation d’identité.
- Conversion d’une image en texte – Les entreprises peuvent extraire automatiquement le texte des images et le convertir en texte numérique modifiable. Il permet aux entreprises de traiter rapidement de grands volumes de données basées sur des images et de les convertir dans un format texte tel qu’un fichier Word, TXT ou PDF.
La première étape consiste à identifier les domaines dans lesquels l’automatisation des données peut être utilisée dans votre organisation. L’étape suivante consiste à trouver le bon logiciel d’automatisation des données, adapté à vos processus de traitement des données.
Meilleur logiciel d’automatisation des données
Nous savons qu’il peut être difficile de trouver la bonne solution. Pour vous aider, nous avons dressé la liste des meilleurs logiciels d’automatisation des données disponibles en 2024.
Klippa DocHorizon
Klippa DocHorizon est un logiciel d’OCR alimenté par l’IA pour l’automatisation des données qui aide les entreprises à automatiser les flux de travail liés aux documents avec rapidité et précision. Avec DocHorizon, vous pouvez extraire, classer, convertir, vérifier et anonymiser des données à partir d’images, de textes, d’e-mails et de nombreuses autres sources de fichiers.
Ce moteur d’automatisation des données sophistiqué qui utilise diverses technologies d’IA peut être facilement intégré dans vos solutions logicielles existantes via l’API ou dans vos applications mobiles via le SDK. Il est utilisé de manière optimale dans les secteurs de la finance, de la vente au détail, de la logistique et du transport, des logiciels, du droit et bien d’autres encore.
Klippa SpendControl
Klippa SpendControl est une solution de gestion financière tout-en-un qui aide les entreprises à simplifier le traitement des factures et la gestion des dépenses grâce à l’automatisation des données. Avec SpendControl, vous pouvez oublier la saisie manuelle des données et le flux d’approbation inefficace dans le processus des comptes fournisseurs de votre entreprise.
Cette plateforme de gestion financière sophistiquée vous permet d’extraire facilement les données des factures et des reçus en les soumettant via une application web ou mobile. En outre, vous pouvez synchroniser vos données avec votre système comptable ou votre logiciel ERP en place pour rationaliser votre comptabilité. Il s’agit d’un outil d’automatisation des données parfait pour toute organisation dotée d’un département financier.
Matillion
Matillion est une solution de traitement de données et d’ETL (Extraire, transférer, charger) de premier plan qui permet aux entreprises de collecter des données à partir de multiples sources en ligne et de les centraliser en vue d’une analyse plus poussée. Avec plus de 70 connecteurs à différentes sources de données, Matillion offre aux utilisateurs la possibilité de compiler des informations provenant d’un large éventail de sources.
L’un des principaux avantages de Matillion est sa capacité à créer des pipelines de données sans nécessiter de codage ou de connexions personnalisées. Matillion offre également des fonctions de planification qui permettent aux utilisateurs d’extraire des données selon un calendrier prédéterminé. Matillion est conçu pour les entreprises de taille moyenne qui souhaitent transférer leurs données depuis des applications, des bases de données ou des fichiers existants vers une base de données en cloud.
Segment
Segment est un puissant outil de traitement des données qui permet aux entreprises de collecter, de nettoyer et d’activer toutes les données clients en quelques lignes de code seulement. Il prend en charge tous les aspects techniques de la gestion des données, ce qui permet aux entreprises de se concentrer sur l’utilisation de ces données pour améliorer l’expérience client et augmenter la génération de leads.
Cet outil d’automatisation des données, centré sur les données clients, permet aux organisations d’intégrer leurs clients beaucoup plus rapidement. Il s’agit d’une solution idéale tant pour les petites entreprises en démarrage que pour les grandes organisations qui cherchent à rationaliser leurs processus de collecte de données.
Dropbase
Dropbase est un outil de base de données que les entreprises peuvent utiliser pour transformer en quelques secondes toutes les données hors ligne en bases de données actives. Grâce à une grande variété d’étapes de traitement, Dropbase permet aux utilisateurs de gérer l’ingestion, la transformation et le chargement des données dans une base de données en toute fiabilité. Il permet aux utilisateurs d’appliquer des étapes de nettoyage et de traitement aux données structurées telles que les fichiers Excel, CSV et JSON, puis de les charger directement dans les bases de données de production.
Elle est souvent utilisée par les startups et les PME qui cherchent à rationaliser le traitement de leurs données. Grâce à Dropbase, ces entreprises peuvent ingérer et centraliser leurs données de manière efficace, sans dépenser trop d’argent dans des processus et des outils coûteux.
Commencez votre excellence en matière d’automatisation des données avec Klippa
Comme on dit aujourd’hui, les données sont la nouvelle forme de pétrole qui alimente la croissance des entreprises. Les données font partie intégrante de diverses organisations, car elles sont utilisées dans de nombreuses décisions commerciales. C’est pourquoi vous devriez repenser votre stratégie de traitement des données si vous n’utilisez pas encore de systèmes d’automatisation des données. Voici comment Klippa peut vous aider à démarrer votre projet d’automatisation des données.
L’automatisation des données avec Klippa permet à votre organisation de se concentrer sur son cœur de métier. Notre logiciel OCR propriétaire, doté d’une intelligence artificielle, reconnaît le texte dans les images (scans, par exemple) et le convertit en texte consultable dans tout format de données souhaité (CSV, JSON, XLSX, XML). Il suffit de prendre une photo avec un smartphone et de l’envoyer à notre logiciel, qui fera le reste !
Ainsi, vous n’aurez plus jamais à copier manuellement des données, à les saisir dans votre système logiciel existant ou à perdre du temps à rechercher des informations dans des documents. De plus, vos données sont traitées en toute sécurité par Klippa et ne sont pas stockées sur l’un de nos serveurs, ce qui garantit leur intégrité.
Vous pouvez commencer votre excellence en matière d’automatisation des données avec DocHorizon ou SpendControl en réservant une démonstration à l’aide du formulaire ci-dessous. Si vous avez besoin de plus d’informations, n’hésitez pas à contacter l’un de nos experts.