L’automatisation des comptes fournisseurs (CF) est monnaie courante pour les services financiers du monde entier. Selon le Fond Monétaire International (FMI), 84 % des employés de la comptabilité fournisseurs sont optimistes quant à l’élimination des factures et des processus de paiement sur papier sur ces trois prochaines années.
Ça vous surprend ? Ça ne devrait pas ! Le battage médiatique autour de l’automatisation de la comptabilité fournisseurs n’est peut-être pas aussi fort que pour l’automatisation du marketing ou des ventes, par exemple, mais son impact est tout aussi important. Un processus de comptabilité fournisseurs automatisé crée de la valeur et rationalise les processus inefficaces. Ce qui vous permet de mieux contrôler les factures et les paiements de vos fournisseurs.
Mais comment prouver l’utilité de l’automatisation de la comptabilité fournisseurs aux principaux décideurs de votre entreprise ? Vous pouvez également être vous-même le principal décideur, en essayant de comprendre le ROI de l’automatisation de la comptabilité fournisseurs. Ce blog répondra à toutes vos questions et *alerte spoiler* inclut même un calculateur de ROI gratuit. Restez assis et profitez de la balade !
Qu’est-ce qu’un compte créditeur (CC) ?
Commençons par définir le concept. Le compte créditeur est “un compte dans le livre des comptes qui représente l’obligation d’une entreprise de rembourser une dette à court terme à ses créanciers ou fournisseurs”.
Il s’agit donc de tout l’argent que vous devez encore payer à vos fournisseurs.
En général, un fournisseur vend un produit, disons un robot de préparation de commandes dernier cri, et envoie une facture à votre entreprise pour le paiement. Celle-ci donne lieu à un compte à payer dans votre système comptable. Les détails exacts de ce processus peuvent varier en fonction de la nature de la commande, du secteur ou des protocoles individuels de l’entreprise.
L’usage courant du “CC” (compte créditeur) fait référence au département ou à la division de l’entreprise responsable du paiement des sommes dues par l’entreprise aux fournisseurs et autres créanciers.
Vous avez peut-être entendu parler des comptes clients, qui sont l’équivalent de la procédure, mais pour le fournisseur. Lorsque vous le payez, vous ajoutez une écriture dans votre comptabilité fournisseurs et lui fera de même.
Tout est clair jusqu’à présent ? Continuons avec les tâches associées au Compte Créditeur !
Quelles sont les tâches associées aux comptes créditeurs ?
En termes simples, le flux de travail CC est le processus d’approbation des factures avant que le paiement ne soit traité. Un flux de travail typique commence par la réception de la facture du fournisseur. Elle doit être organisée, vérifiée pour détecter les irrégularités, corrigée, approuvée par une personne autorisée, traitée, payée et ajoutée aux livres comptables de votre entreprise.
Ce processus semble simple, mais il peut être très long. Pour prouver notre point de vue, nous discutons plus en détail ci-dessous de quelques tâches du CC :
- Organiser
Lorsque vous disposez encore d’un processus manuel de CC, vous devez ouvrir les enveloppes, les courriels, les factures électroniques et les autres moyens de communication pour saisir les factures. Tous ces documents doivent être imprimés, triés, empilés et organisés avant de passer à l’étape suivante. De nombreuses entreprises affectent une partie importante des ressources de leur équipe financière pour s’assurer de l’organisation correcte des factures, ce qui est une perte de temps. - Valider et vérifier les erreurs
Ensuite, vous devez vérifier chaque facture pour vous assurer qu’il n’y ait pas de différences entre la facture et les documents d’achat originaux. Les irrégularités peuvent inclure des écarts de prix ou des informations manquantes, comme un numéro de confirmation de commande. Souvent, les factures doivent également être vérifiées par recoupement avec des bons de commande (BC) en suspens, qui sont utilisés pour pré-autoriser les achats dans de nombreuses entreprises. Ce processus est très similaire à celui qui consiste à rapprocher les achats des relevés bancaires et constitue une tâche très fastidieuse.
En cas d’irrégularités, la facture est renvoyée à la personne ou au fournisseur concerné pour qu’il la corrige, après quoi elle est de nouveau envoyée par le biais du flux d’approbation. - Transmission pour approbation
Lorsque vous disposez d’un autre niveau d’autorisation dans votre processus de CC, vous devez envoyer vos factures bien organisées et vérifiées à l’approbateur avec les détails pertinents mentionnés précédemment. Si la facture vous est renvoyée avec le besoin d’informations supplémentaires, une autre tâche est ajoutée au processus et vous devez d’abord rassembler ces informations. - Suivi
Vous pensez certainement que vous avez en fini avec la facture après l’avoir transmise à l’approbateur, mais ce n’est pas le cas. Dans de nombreux cas, vous devrez assurer un suivi avec eux pour vous assurer qu’ils approuvent la facture à temps. S’ils ne le font pas, le paiement peut être retardé, ce qui peut entraîner des retards dans la livraison des produits ou des pénalités pour paiement tardif, ce qui ajouterait des coûts inutiles au processus.
Effectuer le paiement et déposer la facture
Dans la dernière étape du processus, toutes les approbations sont en place, le paiement peut être effectué et la facture doit être classée et stockée, généralement dans la comptabilité de votre entreprise ou dans le système de planification des ressources de l’entreprise (ERP). Cette étape prend non seulement du temps, mais elle est également essentielle à des fins d’audit.
Quels sont les inconvénients à ne pas automatiser votre processus de gestion des comptes créditeurs ?
Une étude menée par PayStream Advisors a interrogé plus de 400 employés de back-office dans plusieurs secteurs et segments de marché. Les principaux problèmes des entreprises dans leur processus de comptabilité fournisseurs sont l’acheminement manuel des factures pour approbation, la saisie manuelle des données et les volumes élevés de factures papier. Ces problèmes et bien d’autres, tels que les factures perdues et un nombre élevé d’écarts et d’exceptions, sont tous dûs au processus manuel de comptabilité fournisseurs.
Vous trouverez ci-dessous certains des inconvénients associés aux techniques de traitement manuel des factures.
- C’est très coûteux
Malheureusement, il n’existe pas de chiffre exact pour les frais de traitement des factures. Des sociétés de recherche, comme le groupe Everest, ont constaté que le coût moyen du traitement manuel d’une seule facture peut aller de 12 à 30 dollars. D’autres entreprises réduisent cet écart à 13 ou 15 dollars. Les entreprises dont le processus de CC est plus complexe peuvent s’attendre à ce que les coûts culminent à près de 40 dollars par facture. Imaginez ce que cela signifie pour une facture de 10 $ (ou l’équivalent en euros) ; les coûts de traitement de celle-ci dépassent facilement le montant réel de la facture. Multipliez ce chiffre par des centaines ou des milliers de factures par mois et vous savez que c’est une opération coûteuse pour votre entreprise. - C’est lent et chronophage
Avec un processus manuel de PA, l’approbation et le paiement d’une facture peuvent prendre des jours, voire des semaines. Un processus d’approbation aussi lent peut entraîner des retards dans le paiement des factures, ce qui peut, à son tour, entraîner des pénalités de retard, de mauvaises conditions de paiement et, dans certains cas, le refus de fournisseurs de qualité de travailler avec votre entreprise.. - C’est favorable à l’erreur humaine
L’erreur est humaine, certes. Lorsque des processus sont réalisés par des humains, les erreurs sont inévitables. Le problème avec les erreurs dans les CC est qu’une petite erreur peut conduire à des problèmes plus importants, tels que des retards coûteux, du temps supplémentaire et inutile passé à la réconciliation. - C’est une perte d’argent
Comme mentionné ci-dessus, les erreurs peuvent être coûteuses et nuire aux résultats de votre entreprise. Elles peuvent entraîner une mauvaise gestion de la TVA, des doubles paiements et des paiements excessifs. Les problèmes de pénalités de retard, de fraude, de rabais manqués et d’oubli de notes de crédit sont également très fréquents lors du traitement manuel des comptes fournisseurs. Chaque fois que cela se produit, de l’argent s’échappe de votre processus, ce qui peut être très difficile à détecter dans le cadre des opérations existantes. Dans les entreprises qui effectuent un grand nombre de transactions, cela peut représenter des montants importants chaque année. - C’est ennuyeux
Personne ne veut s’asseoir au même vieux bureau et entrer des données abrutissantes pendant des heures, n’est-ce pas ? Mais malheureusement, c’est ce que fait le traitement manuel des factures. Il consiste en des tâches fastidieuses et répétitives qui, très probablement, conduisent à une équipe ennuyeuse et inefficace.
Heureusement, il y a une solution à ces problèmes : l’automatisation CC !
Qu’est-ce que l’automatisation des comptes créditeurs ?
Comme son nom l’indique, l’automatisation des comptes fournisseurs fait référence à la technologie utilisée pour en rationaliser et automatiser le processus, tout en supprimant les tâches manuelles et en offrant une meilleure visibilité et un meilleur contrôle des données financières importantes.
Il s’agit généralement d’un logiciel dédié qui vous permet de soumettre et d’approuver les factures de manière numérique. Certaines solutions lisent les factures avec OCR et IA et extraient les informations elles-mêmes, ce qui signifie que personne de votre équipe ne doit saisir de données. Pour bien saisir les possibilités, nous allons brièvement évoquer un exemple commercial.
Lorsque vous optez pour l’automatisation de l’IA, le processus commence généralement par la saisie des données des factures sous forme numérique. Cela se fait sous forme de numérisation ou de méthodes de capture, comme la solution de reconnaissance optique de caractères (OCR) de Klippa.
Le logiciel d’automatisation de Klippa gère ensuite le codage et l’acheminement de la facture par le biais du flux de travail numérique, qui fonctionne selon une logique spécifique configurée par l’organisation elle-même. En d’autres termes, vous pouvez indiquer au logiciel qui doit vérifier et approuver la facture dans chaque couche d’autorisation.
L’ensemble du processus peut être intégré au système ERP ou comptable de votre entreprise, ce qui permet de transférer les données en toute transparence entre les différents systèmes et ressources. Cela ne vous semble pas une bonne idée ?
Quels sont les bénéfices à automatiser son traitement des comptes créditeurs ?
Vous commencez peut-être à comprendre la nécessité d’automatiser votre processus d’approbation des comptes fournisseurs et des factures. La dernière question qui se pose est de savoir si vous pouvez espérer un retour sur votre investissement. Afin de répondre à cette question, nous commencerons par la partie “retour” du ROI, suivie des coûts de mise en œuvre et d’utilisation d’un outil, et nous terminerons par un calculateur de ROI gratuit.
Alors, que pouvez-vous tirer de cette technologie de traitement automatisé ?
- Réduction du temps de traitement de 70%.
En moyenne, l’automatisation de la comptabilité fournisseurs réduit de 70 % le temps de traitement, ce qui laisse au personnel beaucoup plus de temps pour s’occuper d’autres responsabilités. La logique est assez simple : des technologies comme l’OCR numérisent presque instantanément les informations figurant sur les factures. Ce qui était auparavant un processus de saisie de données lent et répétitif, se fait maintenant en quelques secondes. - Des délais d’exécution plus rapides
Selon une étude du groupe Aberdeen, il faut parfois 16,3 jours aux entreprises peu automatisées pour traiter une facture. Avec une solide solution d’automatisation de la comptabilité fournisseurs, le délai entre la réception d’une facture et le paiement devient beaucoup plus court. Ce qui réduit les délais d’exécution et améliore les relations avec les fournisseurs. Vous aurez également un aperçu en temps réel de votre situation financière et éviterez les pénalités de retard dues aux retards de paiement. - Une réduction des erreurs de 97 %
Les tâches manuelles et répétitives sont propices aux erreurs. Les programmes informatiques, par contre, les répètent sans cesse sans erreurs. En automatisant le processus de CC, validez les données des factures dès le début du processus, éliminez les erreurs manuelles, signalez les factures en double et facilitez la collaboration entre les fournisseurs. Dans les rares cas où le système ne reconnaît pas un point de données sur la facture, par exemple en raison d’une présentation différente ou d’une image de mauvaise qualité, une vérification manuelle rapide fera l’affaire. - Il rend le CC accessible de n’importe où
Les processus papier nécessitent la présence physique de quelqu’un au bon endroit. Les factures doivent être placées dans le bon organisateur et classées dans le bon cabinet. Les processus numériques, en revanche, peuvent être réalisés depuis n’importe quel endroit du monde avec une connexion Internet (à condition qu’ils soient basés sur le nuage). Avec la solution idéale, les gestionnaires reçoivent simplement une notification sur leur smartphone lorsqu’il y a une nouvelle facture à approuver, l’autorisent en appuyant sur un bouton et c’est parti ! - Des économies de plus de 70 %.
Nous avons gardé le meilleur argument pour la fin. Nous pouvons affirmer sans risque que l’automatisation du CC vous fera économiser beaucoup d’argent. L’automatisation élimine notamment les processus manuels qui augmentent les coûts du traitement des comptes fournisseurs, y compris le personnel supplémentaire à mesure que le volume des factures à traiter augmente, la saisie des données des factures, le classement des factures et tous les autres éléments que nous avons couverts dans cet article jusqu’à présent.
Les sociétés de recherche ont constaté que le traitement manuel des factures coûte, en moyenne, de 12 à 30 $ par facture, contre, en moyenne, 3,50 $ pour une facture traitée automatiquement.
À côté de cela, pensez aux coûts d’envoi des factures à un endroit central pour leur traitement. Ou encore les coûts de stockage des boîtes, armoires et autres outils d’archivage remplis de factures et documents papier. Ces coûts réels et tangibles sont éliminés grâce aux logiciels d’automatisation des CC.
Et les fournisseurs vous proposent-ils des remises sur le montant des factures en échange de paiements anticipés ? 80% des entreprises interrogées dans le cadre du rapport du FMI sur l’évaluation comparative des logiciels d’automatisation de la comptabilité fournisseurs ont répondu “oui” à cette question. Grâce à un système automatisé et à la possibilité pour les approbateurs d’accéder aux statuts de paiement en tout lieu et en tout temps, les factures passent efficacement dans le processus de CC. Il vous permet de bénéficier de la plupart, voire de la totalité, des remises pour paiement anticipé qui vous sont offertes et de réduire au minimum les pénalités de retard de paiement.
Ce ne sont là que quelques exemples des avantages que l’automatisation des CC peut apporter à votre organisation. Nous sommes sûrs qu’une fois que vous aurez commencé, vous en trouverez beaucoup d’autres vous-même !
Quels coûts à l’automatisation des comptes créditeurs ?
Dans la plupart des cas, l’automatisation facilite la vie de tout un chacun. Mais il s’agit toujours d’un investissement, alors examinons l’aspect coût de l’équation.
Le traitement automatisé des comptes fournisseurs s’accompagne de divers investissements, dont les suivants :
- Licences de logiciels d’automatisation CC
Les fournisseurs d’automatisation des CC utilisent généralement un plan tarifaire de type Software-as-a-Service (SaaS). Ils vous proposent un coût par licence par utilisateur ou un abonnement mensuel basé sur le niveau de fonctionnalités et le nombre maximum de documents et d’utilisateurs. Vous pouvez l’adapter à vos besoins, mais normalement le prix par utilisateur varie de 4 à 25 €, parfois combiné à un prix par facture allant de 0,10 à 0,50 €. - Configuration et mise en œuvre
La facilité de mise en œuvre et de configuration d’une solution d’automatisation est un facteur important à prendre en compte. La mise en place de votre logiciel d’automatisation nécessitera-t-elle beaucoup de temps informatique ou est-elle assez simple ? Dans l’idéal, choisissez une option d’automatisation des flux de travail à faible code, avec des assistants et des règles faciles à utiliser, afin que tout le monde puisse en faire l’usage. Il est également assez courant que les fournisseurs de logiciels facturent les packages de mise en œuvre et d’intégration au moment de l’inscription, ce qui peut inclure la mise en place de connexions de données, des sessions de formation et la configuration du tableau de bord. Cela dépend vraiment du type de solution choisi : les prix vont de solutions SaaS prêtes à l’emploi, avec des frais de mise en place peu élevés ne dépassant pas quelques milliers d’euros, à des solutions d’entreprise personnalisées pouvant aller de dizaines de milliers à des millions d’euros. - Changements de système et de processus
Tout en automatisant votre processus de CC, des changements dans les systèmes que vous utilisez et les méthodes que vous appliquez suivront. Vos employés devront s’habituer à cette nouvelle façon de travailler. Il serait utile que vous quantifiez les changements et teniez compte des coûts et du temps nécessaires pour accompagner ce changement. - Matériel supplémentaire
La plupart des fournisseurs de logiciels proposent des applications mobiles qui vous permettent de scanner des documents avec votre seul smartphone. C’est aussi simple que cela ! Dans ce cas, vous n’avez pas à investir dans un équipement de numérisation supplémentaire. Cependant, n’oubliez pas de prendre en compte le coût des scanners matériels si vous pensez en avoir besoin.
Calculer le retour sur investissement (ROI) de l’automatisation des comptes fournisseurs
Maintenant que nous avons discuté des avantages et des coûts de l’automatisation de votre processus de comptabilité fournisseurs, calculons le ROI.
Par souci de clarté, nous n’inclurons que les résultats tangibles de l’automatisation des comptes fournisseurs, notamment les économies sur les coûts de main-d’œuvre et la réduction des erreurs de facturation. Ces avantages se répercutent directement sur le résultat net de votre entreprise. D’autres résultats comme les remises pour paiement anticipé et les économies sur les coûts de stockage, qui peuvent varier d’un cas à l’autre, ne sont pas pris en compte.
Dans le processus de calcul du ROI d’un outil d’automatisation de la comptabilité fournisseurs, nous prenons en compte les paramètres suivants* :
- Le nombre moyen de factures de vos fournisseurs par mois
Supposons que votre entreprise traite manuellement 500 factures par mois. Cela semble être un montant raisonnable, non ? - Le temps moyen consacré au traitement d’une facture
Le praticien moyen du CC traite 5 factures manuelles par heure (soit 12 minutes par facture). Cela comprend la saisie des données, la vérification de la saisie manuelle et le traitement de la facture.
L’outil d’automatisation moyen de la comptabilité fournisseurs permet à ce même praticien de traiter les factures six fois plus rapidement, ce qui se traduit par une moyenne de 30 factures par heure (soit 2 minutes par facture). - Le temps moyen consacré à l’approbation d’une facture
En plus de traiter une facture, un approbateur doit la vérifier et l’approuver. Supposons que l’approbateur moyen, souvent un gestionnaire, approuve 10 factures manuelles par heure (soit 6 minutes par facture).
Avec un outil d’automatisation du CC, cela peut se faire digitalement et l’approbateur peut travailler deux fois plus vite, ce qui se traduit par une moyenne de 20 approbations par heure (soit 3 minutes par facture) - Le pourcentage de factures comportant des erreurs
Les erreurs sont imprévisibles. Nous supposons que 10 % des factures contiennent des erreurs, soit dès le départ faites par le fournisseur, soit après un traitement erroné par les employés. - Le temps moyen consacré à la correction d’une facture
Repérer l’erreur, renvoyer la facture, demander plus d’informations et la corriger est un long processus. Nous supposons qu’un employé corrige 3 factures manuelles par heure (c’est-à-dire 20 minutes par facture).
Une solution automatisée n’ajoute pas d’erreurs au processus, de sorte que les seules factures défectueuses restantes sont celles qui proviennent directement du fournisseur. Votre employé doit seulement renvoyer les factures défectueuses au fournisseur, éventuellement avec quelques commentaires. Cinq minutes par facture devraient suffire. - Le salaire horaire moyen
Selon les moyennes du secteur, le coût global d’un praticien en CC pour une entreprise (salaire plus avantages sociaux) est d’environ 30 euros par heure. Nous ne prenons pas en compte le salaire – supposé – plus élevé de l’approbateur. - Frais d’installation et d’intégration
Supposons que le fournisseur du logiciel soit d’humeur généreuse et ne vous facture “que” 2 500 euros pour la configuration initiale. Vous souhaitez également que l’outil d’automatisation du CC soit intégré à votre système ERP. Cela vous coûte 100 euros supplémentaires par mois. - Frais d’abonnement mensuels
Avec 500 factures par mois, soit 6000 factures par an, et jusqu’à 10 utilisateurs, vous vous retrouvez dans la tranche supérieure du fournisseur de logiciels. Vous payez 0,19 € par facture et 5 € par utilisateur. Cela vous coûte 145 € par mois.
*Vous pouvez personnaliser ces paramètres à votre guise.
Dans la situation ci-dessus, vous consacrez environ 167 heures par mois au traitement, à l’approbation et à la correction des factures. Il en résulte un montant annuel de 60 000 € (166,7 heures x 30 euros x 12 mois). Grâce aux avantages de l’automatisation, le nombre d’heures passées peut être réduit à 46 heures, ce qui représente une économie de 43 500 € par an en termes de coûts de main-d’œuvre !
Prenez ce chiffre et divisez-le par l’investissement total de la première année (2500 € de mise en place + 145 € x 12 mois d’utilisation + 100 € x 12 mois d’intégration) et voilà : un retour sur investissement de 700% (c’est-à-dire un facteur 7) sur votre investissement dans l’automatisation du Compte Créditeur !
Vous voulez voir les calculs exacts ? Vous souhaitez calculer le retour sur investissement pour votre situation spécifique ?
N’hésitez pas à utiliser notre modèle gratuit pour le calcul du ROI sur l’automatisation des AP grâce au lien suivant : Téléchargez le template
Comment implémenter le logiciel ?
Nous imaginons sans peine que vous êtes convaincu de l’intérêt d’un logiciel d’automatisation des comptes fournisseurs après avoir lu cet article. Vous pouvez même prouver le retour sur investissement aux principaux décideurs de votre entreprise ! Mais maintenant, que faire ?
Si vous cherchez à automatiser votre processus de comptabilité fournisseurs, vous devez rechercher différentes solutions afin de vous assurer qu’elles conviennent le mieux à votre entreprise. Il est essentiel que le logiciel d’automatisation choisi puisse prendre en charge tous les scénarios de traitement des factures pour obtenir un processus de comptabilité fournisseurs réellement automatisé et des économies optimales en termes de temps et de coûts.
En outre, il est important de comprendre comment la nouvelle solution d’automatisation des comptes fournisseurs s’intègre à votre système ERP ou comptable existant, afin de garantir la synchronisation des données et un processus rationalisé. Klippa, par exemple, possède des intégrations avec des acteurs majeurs, tels que SAP, NetSuite, Xero …
Nos spécialistes expérimentés se feront un plaisir de vous guider dans ce processus. Ils peuvent vous dire tout ce que l’automatisation des CC peut faire pour votre entreprise et comment vous pouvez l’intégrer de manière transparente aux systèmes et opérations existants.
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