Le but des factures allemandes
Si vous avez déjà commandé en ligne, c’est que vous avez été en possession de l’une de ces factures. En tant que client, vous ne conservez probablement pas vos factures une fois la commande reçue. Néanmoins, en tant qu’entreprise, vous êtes éligible au remboursement de la TVA. Le seul moyen de le réclamer est de prouver l’achat effectué au nom de votre entreprise et le paiement de la TVA mentionné. C’est là que les factures entrent en jeu : elles servent de preuve !
Les factures sont souvent papier, mais bon nombre d’entre elles est envoyé par voie électronique, sous format PDF par exemple.
Conditions légales des factures allemandes
L’Allemagne est souvent considérée comme un pays organisé et réglementé. Ainsi par nature, ce qui concerne les entreprises (les factures par exemple), a une construction et des informations spécifiques à respecter. La “Umsatzsteuergesetz” ou législation fiscale décrète quelles informations sont à stipuler sur une facture. Tout d’abord, toutes les entreprises de produits ou de services doivent émettre les factures de leurs clients dans les six mois suivants la vente. Ladite facture doit contenir certaines informations obligatoires. Ces informations sont décisives pour le remboursement de la TVA par les destinataires des factures- les clients. Ce n’est qu’avec les informations complètes et avérées que le destinataire de la facture (la société achetant au nom de l’entreprise par exemple), recevra le remboursement de la TVA.
La loi fiscale distingue les factures émises par les grandes entreprises de celles émises par les plus petites. La différence notoire est que les petites entreprises ne mentionnent pas le montant et le taux de la TVA sur leurs factures.
Ayant en tête tous les aspects légaux mentionnés ci-dessus, décomposons une facture allemande !
Que contient une facture allemande ?
Pour prétendre au remboursement de la TVA, les factures allemandes doivent mentionner les champs suivants :
- Les nom et adresse complets du marchand ainsi que du destinataire (Händlerinfo)
- Le numéro fiscal ou numéro d’identification de TVA du marchand (Steuernr. oder USt-IdNr.)
- La date d’émission de la facture (Rechnungsdatum)
- Le numéro de facture (Rechnungsnummer)
- Le montant et type de marchandise (Beschreibung der Artikel)
- Le délai de livraison ou moment de paiement de la livraison en totalité ou en partie. Il doit être indiqué si la marchandise a été payée en totalité ou partiellement à la date d’émission de la facture.
- Le paiement de la livraison ou le montant de la remise. L’acheteur peut bénéficier de remises dans le cas de paiement anticipé par exemple. (Zeitpunkt der Lieferung oder Zeitpunkt der Bezahlung).
- La somme totale incluant la TVA, et le montant total sans la TVA. Le taux de la TVA et son montant sont indiqués séparément ce qui facilite la détection du montant à rembourser (Gesamtsumme und Mehrwertsteuer).
Même si les entreprises doivent inclure toutes les informations citées plus tôt, les factures diffèrent dans leur présentation. Ainsi, pour visualiser et vous faire comprendre à quoi ressemble une facture allemande, nous en avons déconstruit une !
Les informations importantes sont encadrées en vert. Les informations additionnelles telles que le logo de la société et l’IBAN sont marquées en orange.
Si vous êtes une société qui a régulièrement besoin de traiter des factures, par exemple réclamer un remboursement de TVA, vous savez certainement combien il est chronophage de trouver ces informations.
L’aide que vous propose Klippa
À Klippa, nous avons développé une application automatique du traitement des factures. Avec cette application, nous implémentons notre OCR (Reconnaissance Optique des Caractères). La technologie OCR détecte et extrait les informations capitales d’une facture et les présente sous le format désiré. Ce processus opère en quelques secondes : ainsi, économisez votre temps ! L’application Klippa est conçue pour les entreprises devant traiter des tonnes et des tonnes de factures de façon régulière.
Automatiser et digitaliser votre processus de traitement des factures vous permet de vous focaliser sur votre cœur de métier !
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