Lorsque les entreprises cherchent à réduire leurs coûts, le terme le plus utilisé est “externalisation”. Il peut s’appliquer à plusieurs types d’industries, de postes et varier du support technique à la comptabilité et l’entrée de données.
Qu’obtiennent réellement ces entreprises lorsqu’elles s’engagent à faire traiter leurs appels ou leur facturation par l’externalisation ?
Tandis que certaines compagnies sont en accord avec l’externalisation, d’autres trouvent que cette baisse des coûts engendre également une baisse de la qualité en raison des différents fuseaux horaires, de la barrière de la langue ou de la différence de locaux incomparable. Certains clients ne s’y habituent pas, ce qui crée encore plus de problèmes pour les entreprises.
Pour les entreprises souhaitant réduire leurs coûts tout en maintenant à leur client la qualité et le service attendus, nous présentons dans cet article une meilleure alternative à l’externalisation. Qu’est-ce que cela peut-il bien être ? En quelques minutes, lisez cet article et découvrez comment réduire vos coûts de back-office de 60% sans externaliser !
Pourquoi les entreprises externalisent leur processus de back office ?
Les entreprises ayant recours à des services d’externalisation citent différentes raisons d’externaliser leurs processus de back-office. Leurs besoins peuvent varier selon la taille et l’industrie des organisations, par conséquent impacter les potentiels résultats. Certains bénéfices, en revanche, sont applicables à presque toutes les compagnies.
Ci-dessous, voici les 3 plus grandes raisons d’externaliser :
Jusqu’à 50% d’économie
Le premier avantage à l’externalisation est évidemment le pourcentage d’économie et l’amélioration des résultats d’une entreprise. Dans une étude mondiale sur l’externalisation conduite par Deloitte, plus de la moitié des interviewés indique que la réduction des coûts est la première raison à l’externalisation.
Ce qui fait parfaitement sens, car les fonctions du back office peuvent être assez coûteuses en raison des frais généraux pour le personnel, les installations, les outils et les ressources technologiques (par exemple, les logiciels, applications et programmes). De tels coûts s’ajoutent à des dépenses en constante augmentation.
L’externalisation de certains processus est une solution plus abordable, car ces sociétés fournissent une infrastructure existante d’installations et de ressources ainsi que de faibles coûts de main-d’œuvre à l’étranger. Différentes études indiquent différents chiffres, mais en moyenne, les compagnies peuvent économiser jusqu’à 50% en externalisant leurs opérations back office au lieu de les garder dans l’entreprise.
Se concentrer davantage sur les compétences clés
Externaliser ce n’est pas seulement économiser de l’argent, c’est également libérer du temps pour se concentrer sur les opérations clés. 57% des réponses à l’enquête de Deloitte indiquent cette raison, entre autres, d’externaliser.
Nous comprenons tout à fait cela. Il n’y a rien de plus frustrant que de vouloir travailler à accroître la valeur de son entreprise mais d’être contraint de faire le travail administratif.
En externalisant ces tâches secondaires, les entreprises ont plus de marge de manœuvre pour se concentrer sur leurs forces et s’assurer que leurs employés soient concentrés sur leur travail.
Plus grand degré de flexibilité
Accroître la flexibilité est également un avantage non-négligeable de l’externalisation. Dans l’enquête mondiale sur l’externalisation en 2020 menée par Deloitte, presque la moitié des entreprises a indiqué que l’externalisation leur a permis d’être plus flexible et de résoudre une partie de leur problème de capacité.
Avec l’incertitude entourant l’économie mondiale actuelle, les entreprises ont besoin d’augmenter ou diminuer leurs effectifs rapidement. Malheureusement, ce n’est pas toujours possible en raison du resserrement du marché du travail et des contrats fixés. Cette situation peut mettre une réelle pression sur la croissance et la santé de l’entreprise.
En cas d’externalisation, votre fournisseur peut gérer le processus de recrutement et de formation pour les tâches de back-office. Généralement, il a accès à une large main d’œuvre à bas coût dont vous pouvez tirer bénéfice. De plus, le partenariat avec une compagnie d’externalisation peut être contractuel, ainsi vous pouvez les embaucher si besoin.
Ces avantages ne sont pas les seuls facteurs à prendre en compte lorsqu’il s’agit d’externaliser. Vous devez aussi savoir quelles sont les tâches les plus adaptées à être externalisées. C’est le sujet de la partie suivante.
Quels sont les processus de back-office les plus externalisés ?
De plus en plus d’entreprises comprennent les bénéfices d’externaliser les opérations du back office. Mais toutes les tâches ne s’y prêtent pas. Pour vous donner quelques exemples, nous avons listé les 5 tâches du back office les plus externalisées :
Saisies des données
Effectuée par de nombreuses entreprises, elle consiste essentiellement en l’obtention des données stockées sur un certain support, par exemple une facture papier, et leur saisie sur un autre support, par exemple un système comptable. En d’autres termes, il s’agit de copier-coller des données d’une source à une autre. Et ensuite répéter l’action des centaines, voire des milliers de fois par mois. Comme vous pouvez l’imaginer, le processus est fastidieux et très long.
C’est pourquoi un nombre sans cesse croissant de sociétés fait le choix d’utiliser des services de saisie de données externalisés. Selon la recherche effectuée par Technavio, ce marché devrait croître de 351.8 millions de dollars entre 2019 et 2023, progressant à une croissance annuelle d’environ 5% selon les prévisions.
En externalisant la saisie des données, ces compagnies s’assurent de la qualité des données, réduisent les coûts et ont plus de temps pour le cœur de leur travail ayant une incidence directe sur les opérations quotidiennes et la finance plutôt que de s’occuper de tâches aussi fastidieuses.
Comptabilité et registre des comptes
Ce sont les deux faces d’une même pièce : les finances de la compagnie. Le registre des comptes concerne le suivi quotidien des dépenses et entrées d’argent ; tandis que la comptabilité se réfère à une planification stratégique et à un traitement des chiffres à un niveau plus élevé.
Dans un sondage mené par Clutch, 37% des PME externalisent ces tâches, les plaçant parmi les plus externalisées.
Cela s’explique par le fait qu’elles soient techniques et requièrent des compétences spécifiques comme savoir utiliser un logiciel de comptabilité. De plus, les finances ont de grands enjeux. Une seule erreur peut entraîner une pénalité importante et le fait de ne pas avoir une idée précise des flux de trésorerie de votre entreprise peut, en fin de compte, entraîner son effondrement.
Et comme toutes les fonctionnalités externalisées, la comptabilité et la tenue du registre des comptes prend du temps. Cette dernière en particulier peut être une tâche laborieuse et très longue. Un temps qui aurait pu être dédié à des tâches plus utiles à l’entreprise.
Soutien technique et informatique et service client
Il s’agit de l’une des fonctions les plus importantes dans toutes les entreprises. C’est le moyen de satisfaire le client mais aussi de lui donner envie de rester. Si un de vos clients vous contacte avec une question ou tout autre type de problème, la situation doit être prise en main par une équipe de professionnels avec une solide expertise technique et une expérience en service client.
Il peut être difficile pour une petite entreprise de construire et gérer une telle équipe, donc un partenaire d’externalisation peut aider à fournir un service client et une assistance à distance. C’est sans surprise que plus d’un tiers des petites entreprises annonce externaliser leur service technique et informatique.
Ressources humaines et personnel
Externaliser le service RH et personnel peut aider à libérer à la fois un temps précieux et des ressources. La légende disait que seules les entreprises établies disposant d’une main-d’œuvre importante pouvaient y parvenir.
Bien que les plus grandes sociétés sont encore susceptibles d’externaliser leur masse salariale – 73% des compagnies américaines générant au moins 5 milliards de dollars externalisent cette fonction – les plus petites entreprises et startups sautent le pas.
L’externalisation aide ces entreprises à élaborer une meilleure stratégie en matière de ressources humaines, notamment en ce qui concerne la sélection et l’embauche, l’audit, la gestion des congés et la fidélisation, et les exempte de ce qui pourrait être des erreurs coûteuses de calcul ou d’impôt sur les salaires.
Marketing et relations presse
Que vous soyez une startup, PME, ou une entreprise internationale, vous savez probablement que le marketing peut prendre beaucoup de temps. De plus, vous n’avez peut-être pas d’expérience ou de compétence vous-même ou au sein de votre entreprise. Il n’y a donc aucune garantie que vous serez en mesure de construire une campagne en accord avec vos valeurs et procurant un ROI (retour sur investissement) profitable. De fait, si cette campagne n’est pas adaptée, elle peut avoir un effet désastreux.
C’est une chose connue et sue de tous dans le milieu du B2B étant donné que 2 tiers des entreprises de B2B ont externalisé leur marketing à des agences spécialisées.
Cela leur permet d’élaborer des stratégies et de mettre en œuvre de multiples canaux de commercialisation tout en gérant plus efficacement les ressources internes.
Nous savons maintenant les avantages de l’externalisation et quelles tâches sont le plus confiées à un traitement externe. Mais quels en sont les inconvénients ? Bien sûr, il y en a, jetons-y un oeil minutieux.
Quels sont les inconvénients de l’externalisation du back office ?
Comme toute autre activité entrepreneuriale, l’externalisation n’est pas un processus tout beau tout rose. Il est important de considérer le revers de la médaille afin que vous sachiez dans quoi vous vous engagez.
Des normes qualités moins élevées
Les sociétés d’externalisation sont rarement guidées par les mêmes normes et la même mission que votre entreprise. Elles sont motivées par le profit et non par les mesures spécifiques que vous aurez mises en place au sein de votre société.
Le prix étant fixé par le contrat, le seul moyen pour la compagnie d’externalisation d’augmenter ses propres profits est de réduire les coûts. Plus souvent qu’on ne le croit, cela mène à une baisse de la qualité du service délivré. En d’autres termes, le travail externalisé sera traité rapidement, mais bien en deçà des normes de qualités attendues par le client.
Moins de contrôle
Lorsque vous déléguez à une autre compagnie, que ce soit la gestion d’un département entier ou l’exécution de certaines tâches, vous leur accordez également un contrôle et un pouvoir considérables. Vous perdez le contrôle sur la façon dont ces tâches sont exécutées et performées, tout en risquant la baisse de vos normes de qualité.
Mauvaise communication
Cela n’a pas d’importance que vous travailliez avec une compagnie à l’autre bout du monde, ou un expert au bout de la rue, si vous faites appel au travail détaché via email, téléphone ou zoom, les instructions importantes se perdent en chemin. La barrière de la langue est la cause de quiproquos et d’incompréhension entre les individus.
Ce n’est pas tout le temps grave, bien sûr, mais cela peut coûter du temps, de l’argent et quelques maux de tête.
Les coûts cachés
Bien qu’externaliser soit considéré comme une solution rentable et peu coûteuse, vous devez savoir qu’il existe certains coûts cachés ne demandant qu’à grimper. Puisque le contrat spécifie tous les détails du service fourni, tout ce qui y n’est pas stipulé sera considéré comme charge additionnelle. En outre, il y aura des frais juridiques pour qu’un avocat examine tous les contrats et apporte les modifications nécessaires.
Gardez bien en tête que vous n’êtes pas expert en la matière ; la compagnie d’externalisation l’est. Si elle est compétente dans leur domaine, elle doit surement avoir plusieurs contrats et de ce fait, de l’expérience dans les contrats. C’est son expérience et votre manque en la matière qui facilite la dissimulation de coûts cachés.
Un autre problème est que bien souvent, les coûts et le temps alloués à gérer une équipe détachée sont souvent plus élevés que pour gérer une équipe au sein de la compagnie. En raison des différences de langue, de fuseaux horaires et d’une connaissance du produit plus basse, les économies sont bien souvent plus minces qu’espérées. C’est donc sans surprise que de plus en plus d’entreprises commencent à sous-traiter plutôt qu’externaliser leurs activités.
Incertitude
L’un des scénarios les plus redoutés est d’externaliser à une entreprise faisant faillite. Puisque vous confirez une part de vos activités et opérations, vous serez lié à son bien-être financier. Il peut arriver que l’entreprise d’externalisation soit en difficulté financière et fasse défaut à ses obligations contractuelles. Ou pis encore, qu’elle soit en faillite et cherche une aide auprès de ces créditeurs.
Il faut expliciter clairement les termes et conditions des arrangements contractuels pour éviter les éventuels risques financiers dans le cas où la compagnie se retrouve en difficulté financière.
Risque de sécurité et de confidentialité
À l’ère de la protection des données et de la RGPD, il est essentiel d’être très prudent et précautionneux au regard des données de vos clients. Si vous prévoyez d’externaliser un processus concernant les données personnelles, la masse salariale ou les informations médicales par exemple, vous placerez tout cela ainsi que la sécurité de votre entreprise face à un risque potentiellement grave. Imaginez la réaction de vos clients s’ils apprenaient que leurs données personnelles sont traitées et enregistrées par des individus à l’autre bout du monde. Ils seraient, à juste titre, mécontents et sûrement très remontés.
De même, la propriété intellectuelle doit être protégée en cas d’externalisation. Si cela implique le partage des données ou savoir de votre entreprise (croquis, prototypes ou formules), assurez-vous que des garanties proactives assurent une protection stricte de vos informations.
Ça fait beaucoup à digérer et intégrer n’est-ce pas ? Heureusement, externaliser n’est pas la seule solution pour réduire les coûts et gagner du temps. Laissez-nous vous présenter une meilleure alternative à l’externalisation du back-office.
Quelle est la meilleure alternative à l’externalisation du back-office ?
À un moment donné, il est parfaitement logique pour une firme, disons une société d’assurance, de maintenir un grand nombre de tâches en back-office. Après tout, avoir une équipe dédiée à la gestion des données et formulaires, gestion des sinistres, les réclamations et les polices, signifie que tout cela est rapidement traité.
Tout cela a changé assez rapidement. Les entreprises ont commencé à externaliser des tâches qui ne nécessitaient pas de compétences spécifiques ou qui n’apportaient pas beaucoup de valeur ajoutée, comme nous l’avons vu précédemment. Et maintenant, à l’ère moderne, il y a un changement de jeu dans l’industrie : la technologie !
De plus en plus d’entreprises automatisent les tâches grâce à plusieurs technologies, et sont en mesure de minimiser leur charge de travail en back-office. Elles récoltent les mêmes bénéfices que si elles avaient externalisé puisqu’elles réalisent un gain de temps et d’argent. Mais dans ce cas de figure, il n’y pas de tiers impliqué à l’étranger.
Vous êtes probablement aussi enthousiaste que nous à cette partie du blog, donc ajoutons quelques explications.
1. Plateformes low-code
Les plateformes low-code permettent aux employés n’ayant pas de connaissance en coding de créer des applications pour faciliter leur travail. Ce qui a commencé comme un mouvement d’empowerment des individus, est maintenant devenu un domaine d’expertise dans les TI (technologies informatiques). Plusieurs fournisseurs ont créé des outils pour aider les entreprises dans leur transformation digitale.
L’un des plus prolifiques est Mendix, qui offre une plateforme low-code pour développer à grande échelle des applications mobiles et web. L’OCR API de Klippa est disponible en plug-in, ce qui facilite son intégration dans votre propre application. Notre OCR API fonctionne tout particulièrement bien en ce qui concerne l’extraction des données, la vérification des reçus, factures, contrats, passeports…
Ce qu’il faut retenir de ces plateformes low-codes c’est que vous pouvez améliorer exponentiellement le délai de mise sur le marché des nouveaux produits numériques, le traitement interne, et ainsi réduire vos coûts de back-office.
2. La Reconnaissance Optique des Caractères (OCR)
Nous travaillons avec l’OCR depuis un bout de temps maintenant. Cette technologie traduit le texte d’un média physique (documents imprimés, écrits, notes, reçus…) en un format digital structuré. Pour le dire simplement, l’OCR lit le document, en extrait les informations puis transmet les données à l’outil ou système désiré pour un traitement plus approfondi.
Beaucoup d’entreprises considèrent l’OCR comme une technologie essentielle à l’automatisation de leurs flux de travail. Cela facilite et accélère le travail du personnel et réduit les erreurs, par exemple la vérification de document , le traitement des factures , traitement de contrat et l’analyse de document d’identité.
Klippa mène l’OCR à un autre niveau en le combinant avec l’outil OCR, le machine learning et l’intelligence artificielle (voir aussi technologie 4). Cela permet d’améliorer considérablement les taux de précision de plusieurs formats et langues. L’OCR basé sur l’IA est à même de faire la différence entre le manuscrit, le document scanné, mais aussi d’extraire des données issues de graphiques comme un poster ou une brochure.
3. Automatisation robotisée des processus (RPA)
Cette technologie permet de définir un certain nombre d’instructions à faire exécuter par un robot. Elle prend en charge les procédés répétitifs en utilisant un robot pour procurer des réponses sans marge d’erreur.
Les robots RPA utilisent l’interface utilisateur pour capturer les données et manipuler les applications de la même façon qu’un humain. Ils interprètent, développent des réponses et communiquent avec les autres systèmes dans le but de performer une variété de tâches répétitives.
UiPath est un excellent exemple de fournisseur de RPA. Il fournit une plateforme logicielle complète pour aider les organisations à automatiser efficacement leurs processus commerciaux. Tout comme avec Mendix, vous pouvez utiliser des plug-ins pour inclure facilement une technologie d’extraction de données dans votre solution. Avec le plug-in Klippa, par exemple, vous pouvez extraire et traiter des données de documents, de PDF, d’e-mails et d’autres formulaires en quelques secondes.
4. L’IA et le Machine Learning
L’IA et le machine learning sont les cerveaux derrières presque toutes les technologies listées ci-dessus. Les algorithmes machine learning habilitent le logiciel à apprendre et s’améliorer automatiquement à partir des expériences sans avoir été explicitement programmé.
L’IA s’appuie sur un flux constant de données pour apprendre et, en général, nécessite un vaste ensemble de données pour former ses algorithmes. Si le volume de données est trop faible, les technologies de machine learning ne peuvent fonctionner à leur haut niveau de précision. Il peut être assez ardu de programmer et entraîner un modèle par vous-mêmes mais heureusement, vous pouvez bénéficier des expertises déjà existantes.
C’est très intéressant de lire à propos de ces technologies et la logique qui s’y cache. Chaque technologie a ses avantages propres. La bonne nouvelle est qu’ils peuvent tous être combinés pour concevoir un outil encore plus puissant. L’OCR API de Klippa, par exemple, combine la technologie de pointe de l’OCR avec l’IA et le machine learning pour entraîner et améliorer automatiquement ses logiciels. Tous les composants peuvent être intégrés au low-code et à la RPA : il n’y a donc aucune limite aux possibilités d’applications.
Pour appuyer nos arguments, voici quelques cas réels d’utilisation dans lesquels nos technologies ont prouvé leur efficacité et leur utilité.
Cas d’utilisation de l’OCR API Klippa
Bien que les possibilités d’utilisation de la technologie OCR soient pratiquement infinies, nous souhaitons vous montrer quelques exemples :
Assurances
Imaginez que vous avez eu un accident de voiture, vous devez à présent remplir des tonnes et des tonnes de formulaires pour réparer votre voiture. Ces mêmes formulaires doivent être traités pour que vous ayez le feu vert pour réparer votre voiture. Et si ces documents peuvent être scannés avec votre téléphone ? Dès qu’ils sont scannés et remplis, vous êtes de suite plus avancé dans la récupération de votre voiture.
La compagnie d’assurance reçoit ensuite le document digital et vérifie les informations qu’il contient : nom, numéro de sécurité sociale, date de l’accident, description du constat… En moins d’une minute, le logiciel traite votre photo, quelques instants supplémentaires que le tout soit vérifié par un employé et le tour est joué !
Le bénéfice premier de la technologie OCR dans cette situation est que cela supprime les délais qui menaient à de longues procédures et des retards de paiement. En utilisant l’OCR, le flux de travail est diminué autant que possible et les délais d’exécution sont réduits au minimum.
Crédits à la consommation
Les crédits à la consommation sont réputés pour être intense en papier et beaucoup d’emprunteurs craignent le tas de papier attendant leur signature. La technologie OCR et la nouvelle législation, en revanche, changent l’expérience client grâce à des procédures sans papier, signatures digitalisées, capacités mobiles et un back office automatisé.
De nombreuses entreprises ont transformé leur processus de prêt sur papier, devenu obsolète, grâce à une solution intelligente qui rationalise le traitement, fournit une communication proactive aux clients et évite les boucles de suivi coûteuses. Non seulement le prêt est traité, étudié, et conclu en toute sécurité et beaucoup plus rapidement, mais cela améliore l’expérience client sur le long terme.
Avec un flux automatisé, l’enregistrement des clients, la vérification des données financières, l’évaluation des risques et l’approbation (ou le refus) des crédits peuvent être effectuées en quelques minutes. Attendre des semaines la réponse d’un crédit c’est du passé ! Dorénavant, obtenez en quelques instants la réponse à votre demande de crédit.
Programmes fidélité
Les programmes fidélités existent sous des formes et des tailles diverses et variées. Ils peuvent inclure des campagnes à points, en cash-back, à plusieurs niveaux, premium… En plus de récompenser l’achat d’un de vos produits ou services, ces types de campagnes ont toutes quelque chose en commun : elles requièrent un énorme travail en back-office. En utilisant un procédé obsolète avec plusieurs opérations manuelles, le client doit attendre des jours voire des semaines avant de recevoir sa récompense.
Avec la technologie OCR, en revanche, vous pouvez acheter les produits participants très simplement : prenez votre reçu en photo, et envoyez-le pour recevoir votre récompense instantanément. Les données du reçu sont extraites, interprétées et traitées en quelques secondes !
Cela mène à la satisfaction de la clientèle. En plus de cela, les entreprises pourront traiter plus de volume, faire moins d’erreur et prévenir de tout type de fraude (duplicata de reçu, faux reçus…). Les bénéfices et avantages couplés à l’économie réalisée parlent d’eux-mêmes.
Ceci n’était évidemment pas une liste exhaustive des cas d’utilisation, seulement des exemples précis et explicites.
Tenir notre promesse d’économiser 60% sur les coûts de back-office
Il est temps de tenir notre promesse et de vous montrer que ces réductions de coûts peuvent être facilement réalisées.
Pour ce faire, nous allons élaborer un cas d’entreprise basé sur le coût du travail qui peut être personnalisé en fonction de vos besoins. Ainsi, cela vous donnera un aperçu de ce qui peut être mis en place pour vous.
L’objectif premier de l’automatisation est d’aider les employés dans l’accomplissement de leurs tâches. Leur participation peut être entièrement éliminée de certains processus ou leur travail peut être réduit au strict nécessaire. L’idée est qu’avec l’automatisation, les employés passent leur temps plus efficacement, ce qui permet d’économiser sur les coûts de main-d’œuvre.
Quelles sont donc les économies réalisées grâce à l’automatisation des flux de travail en termes de coûts de main-d’œuvre ? Cela dépend de quelques facteurs.
Tout d’abord, vous devez comprendre combien le travailleur moyen est payé pour son poste. Vous pouvez calculer ces coûts en vous basant sur ce que vous payez déjà à vos employés ou vous pouvez utiliser des sources externes pour trouver les coûts moyens de la main-d’œuvre dans votre pays et votre secteur d’activité.
Vous pouvez ensuite multiplier ce taux horaire par le nombre d’heures nécessaires pour mener à bien un processus :
| prix horaire x heures de travail = coût de travail |
La partie la plus délicate de l’équation consiste à déterminer combien de temps les outils d’automatisation feront gagner sur une tâche ou un projet donné. Si vous avez déjà accès à un outil d’automatisation, ou à une version d’essai, vous pouvez exécuter la tâche et calculer la durée du projet. Sinon, vous pouvez demander au fournisseur la durée estimée de certaines tâches.
Avec l’API OCR de Klippa, par exemple, les entreprises parviennent à réduire le temps passé sur les processus manuels jusqu’à 70% en moyenne. De plus, des études menées dans des domaines comme le traitement des factures montrent qu’il est possible de gagner 60 à 80% de temps.
Afin de déterminer les économies potentielles, vous pouvez calculer le temps consacré à la tâche avec un outil d’automatisation, le multiplier par le taux horaire et le soustraire de vos coûts de main-d’œuvre actuels :
| Coût de travail – (temps passé avec l’automatisation x prix horaire) = total d’économie réalisé |
Supposons que vous employez actuellement une équipe de deux commis aux comptes créditeurs (à 30 euros de l’heure) pour traiter, approuver, corriger et classer les factures dans votre système comptable, ce qui leur prend environ 80 heures par mois par personne.
Vos coûts de main-d’œuvre annuels s’élèveraient à 57,6 000 euros (30 euros x 80 heures x 2 personnes x 12 mois).
Supposons qu’un outil d’automatisation réduise ces 80 heures par personne par mois à 24 heures, soit une réduction de 70 %. Le coût annuel de la main-d’œuvre serait alors de 17,3 000 euros (30 euros x 24 heures x 2 personnes x 12 mois), ce qui représente une économie immédiate de plus de 40 000 euros pour un seul processus !
Les volumes élevés et les tâches et processus plus longs – rapports, processus d’approbation, envoi de notifications, etc. – pourraient se traduire par des centaines de milliers d’euros d’économies au fil des ans.
La comparaison de tous ces coûts économisés avec le coût mensuel ou annuel d’un outil d’automatisation peut vous aider à déterminer si l’outil en vaut la peine ou non, mais nous sommes pratiquement sûrs que ce sera le cas.
Supposons que dans notre exemple, le fournisseur vous facture des frais d’installation uniques de 2,5 000 euros, des frais de licence mensuels de 150 euros et des frais d’intégration mensuels de 100 euros. Vous économiserez donc encore près de 35 000 euros la première année en utilisant un outil d’automatisation (voir les calculs ci-dessous).
Comparez ce chiffre (34.8k) aux coûts annuels du travail au départ (57.6k), et voilà la réduction : 60.4% d’économies réalisées !
Découvrez comment Klippa peut vous aider
Comme vous l’avez sûrement remarqué, nous avons seulement pris en compte les coûts de travail, parce qu’il n’y a pas de formule magique pour calculer tous les coûts économisés grâce à l’automatisation. Le montant exact des économies dépend de la situation actuelle de votre entreprise (opérations et besoins), et même dans ce cas, certains bénéfices peuvent être intangibles comme l’augmentation de la productivité et la satisfaction de vos employés.
Si vous avez besoin d’aide pour calculer la valeur ajoutée par l’automatisation de logiciel pour votre entreprise, n’hésitez pas à nous contacter. Nos spécialistes expérimentés seront plus qu’heureux de vous guider dans ce processus. Ils vous diront tout sur les avantages à automatiser votre entreprise et comment l’intégrer facilement dans vos systèmes et opérations.
Planifiez une démo gratuite de 30 minutes durant laquelle nous montrerons notre logiciel en action ainsi que les bénéfices qu’il peut engendrer dans votre entreprise.