Avez vous déjà dû parcourir un dossier encore et encore pour vous assurer que tous les documents et leurs informations avaient été correctement remplis par votre client. Ou lorsque vous avez reçu ce contrat tant attendu mais que vous vous êtes rendu compte qu’il manquait une signature.
D’après une enquête menée par Automation Anywhere, 42 % des employés de bureau ont déclaré qu’ils seraient plus productifs s’ils avaient moins de tâches administratives, telles que la vérification de la complétude de dossiers. Ne serait-il pas plus facile de vérifier automatiquement si les documents sont signés et contiennent toutes les informations dont vous avez besoin grâce à une solution logicielle intelligente ?
Dans cet article, nous expliquerons pourquoi il est important de dire adieu aux vérifications manuelles et nous montrerons comment vous pouvez automatiser les vérifications de complétude des dossiers.
Les Points Clés:
- La vérification de la complétude des dossiers est essentielle pour garantir la conformité et la satisfaction client.
- L’automatisation de ce processus permet de réaliser un gain de temps considérable et de mieux maîtriser les coûts.
- Divers secteurs, tels que la finance, le retail, l’immobilier, et bien d’autres, peuvent bénéficier de cette automatisation.
Pourquoi est-il important de vérifier la complétude des dossiers ?
Commençons par la question de savoir pourquoi vous devriez prendre la peine de vérifier que les dossiers soient complets.
Problème de conformité
Si vous ne vérifiez pas que tous les documents comportent les informations et signatures requises, cela peut poser de sérieux problèmes.
Imaginez la situation dans laquelle vous faites des affaires avec une autre entreprise. Normalement, vous disposez d’un contrat juridiquement contraignant, dans lequel les deux parties ont accepté les conditions de la coopération. En cas de litige, vous pouvez toujours vous appuyer sur le contrat et, dans le pire des cas, aller au tribunal pour régler le problème.
En revanche, si l’une des signatures est manquante, vous n’avez qu’une pile de documents contenant des conditions générales, mais rien qui soit exécutoire en vertu de la loi. Cela peut non seulement entraîner une perte d’activité, mais aussi causer un grave préjudice si vous avez été victime d’une escroquerie.
Risque commerciaux
Dans d’autres situations, des informations sont nécessaires pour évaluer correctement les risques commerciaux. Par exemple, si vous êtes une banque et que vous devez déterminer si une demande de prêt doit être approuvée ou non, vous avez besoin d’informations sur la situation des revenus d’une personne. Sans ces informations, vous ne pouvez pas évaluer correctement les risques financiers liés au prêt et ne pourrez jamais juger la demande.
Expérience clients
Un autre point important est l’expérience client. En effet, des échanges répétitifs concernant une information manquante peuvent nuire à la relation professionnelle. Il est donc essentiel de pouvoir, si nécessaire, demander toutes les informations en une seule fois.
Il est crucial de mettre en place les bons contrôles de complétude de dossier. Dans la prochaine section, nous allons voir ce qu’est la completude des dossiers avec une solution intelligente.
Quels sont les défis à relever pour vérifier la complétude des dossiers ?
Aujourd’hui, de nombreuses industries sont encore aux prises avec des rames de documents physiques, ce qui pose de nombreux problèmes. Nous abordons ci-dessous les plus importants d’entre eux.
- Longs délais d’exécution : La vérification manuelle de grands volumes de dossiers est un processus qui prend beaucoup de temps, en particulier pour les dossiers comprenant des documents de plusieurs pages sous différents formats. De plus, si vous avez trouvé une irrégularité, le fait de demander de nouvelles soumissions nécessite d’autres échanges de courriels et augmente le délai d’exécution.
- Chronophage : Le fait de devoir vérifier manuellement des milliers de papiers est non seulement une perte de temps mais aussi une tâche fastidieuse. Ces tâches peuvent prendre des jours, voire des semaines, ce qui semble être un processus sans fin !
- Erreurs humaines : Personne n’est parfait, et il est certain que l’absence d’une signature ou d’un élément d’information vous échappera de temps à autre. Si vous avez de la chance, ces erreurs ne seront qu’une nuisance administrative ; au pire, elles peuvent causer de graves dommages à votre entreprise.
- Évolutivité : Une personne ne peut pas faire tout ce qu’elle veut par jour. Vérifier quelques centaines de documents par mois est tout à fait acceptable. Mais que se passe-t-il si vous devez vérifier des milliers, voire des millions de documents par mois ? Il est bien sûr théoriquement possible de faire évoluer vos effectifs, mais la complexité opérationnelle qui en découle rend la chose très difficile dans la réalité.
Heureusement, de meilleures options sont disponibles sous la forme de solutions automatisées. Voyons comment elles peuvent vous aider à vérifier la complétude de vos dossiers.
Qu’est ce que vérification automatique de la complétude des dossiers ?
La vérification automatique de la complétude des dossiers consiste à utiliser un logiciel intelligent de traitement de documents pour s’assurer qu’un dossier est entièrement constitué. Lorsqu’un document est soumis, le logiciel extrait automatiquement les informations et vérifie que toutes les données requises ont été fournies par le client ou les partenaires professionnels. Une fois validées, ces informations sont intégrées à votre logiciel de gestion client pour faciliter les étapes suivantes.
L’utilisation d’un logiciel d’automatisation de la vérification des documents permet d’éviter les erreurs de saisie, de pallier les informations manquantes et de réduire considérablement le temps passé à traiter les dossiers pour garantir leur complétude.
Dans la section suivante, nous allons voir les bénéfices concrets de cette approche.
Les bénéfices de l’automatisation de la vérification de la complétude des dossiers
Imaginez pouvoir consacrer votre temps à des tâches à forte valeur ajoutée plutôt que de vous enliser dans des tâches répétitives. Grâce à l’automatisation de la vérification de la complétude des dossiers, vous bénéficiez de plusieurs avantages concrets :
- Gain de temps significatif : L’extraction et la saisie automatiques des données vous libèrent des heures passées à vérifier manuellement chaque dossier, vous permettant ainsi de vous concentrer sur l’essentiel.
- Réduction des erreurs : Fini les fautes de saisie coûteuses et frustrantes. L’intelligence artificielle garantit que les informations intégrées dans votre système correspondent exactement à celles fournies par vos clients, assurant une précision optimale.
- Maîtrise des coûts : Moins d’erreurs se traduisent directement par une diminution des coûts liés aux corrections et aux retards, ce qui améliore votre rentabilité.
- Traitement ultra-rapide : La complétude des dossiers est validée en quelques minutes seulement, ce qui vous permet de traiter un volume plus important de dossiers en un temps record.
- Expérience client améliorée : Vos clients bénéficient d’une réponse rapide et d’une procédure simplifiée, sans relances incessantes pour fournir des informations manquantes. Ils se sentent ainsi mieux accompagnés et valorisés.
En adoptant cette approche, vous créez un environnement où l’efficacité opérationnelle et la satisfaction client vont de pair. Découvrons ensemble quelques cas d’usage concrets illustrant comment cette automatisation peut transformer votre quotidien.
Comment l’automatisation de la complétude des dossiers peut transformer votre entreprise ?
Maintenant que nous avons parlé des avantages de l’utilisation d’un logiciel pour scanner des documents à la recherche d’informations manquantes, nous allons aborder quelques exemples pratiques. Nous espérons vous donner une certaine inspiration sur le type de tâches que vous pouvez automatiser.
Vous trouverez ci-dessous trois cas d’utilisation courants :
- Vérification automatique des reçus pour les programmes de fidélité
- Vérification automatique de la complétude des contrats
- Vérification automatique de la complétude des justificatifs de revenus
Vérification automatique des reçus pour les programmes de fidélité
Les programmes de fidélisation récompensent les clients qui achètent ou s’engagent de manière répétée auprès d’une marque. Géneralement, une entreprise met en place un programme de fidélité pour un nouveau produit qu’elle souhaite promouvoir. Les clients qui achètent le produit peuvent envoyer leurs reçus et se faire rembourser un pourcentage de l’argent ou être récompensés par des points de fidélité.
Une solution automatisée peut vérifier en un clin d’œil si le produit de cashback figure sur le reçu. De plus, elle peut vérifier si le même reçu a déjà été téléchargé auparavant et vérifier toutes les autres exigences de la campagne, comme une certaine plage de données ou la liste des magasins participants.
Une fois que cela est fait, le logiciel peut automatiquement mettre en place un paiement qui n’a plus qu’à être confirmé. Cela se traduira naturellement par un traitement plus rapide et des clients plus heureux, puisqu’ils recevront leur récompense beaucoup plus rapidement.
Vérifier automatiquement la complétude des contrats
Les entreprises utilisent des contrats pour protéger leurs droits lorsqu’elles concluent un accord avec une autre partie. Mais pour qu’ils soient exécutoires, les contrats doivent contenir certains champs et éléments, comme une signature valide des deux parties.
Prenons l’exemple d’un employé chargé d’envoyer un contrat à un client.
Une fois que le client a renvoyé le contrat, celui-ci peut être automatiquement téléchargé vers le logiciel et vérifier sa complétude. Si le logiciel constate qu’il manque une signature ou une clause spécifique, il peut automatiquement répondre à l’e-mail et demander au client d’inclure l’élément manquant et de soumettre à nouveau le document. Ce processus est donc très efficace, ce qui rend les clients et les employés plus satisfaits.
Vérifier automatiquement la complétude de la preuve de revenu
La présentation d’une preuve de revenus est une exigence lors d’une demande de prêt ou de crédit hypothécaire. Elle permet aux banques de vérifier que le demandeur dispose d’une source de revenus stable et qu’il sera donc en mesure d’effectuer les paiements mensuels en temps voulu. Les bulletins de salaire, les relevés bancaires et/ou les lettres des employeurs sont souvent utilisés à cette fin.
Prenons l’exemple d’un organisme de crédit hypothécaire qui doit vérifier si une fiche de paie soumise est complète.
Les fiches de paie peuvent varier d’un employeur à l’autre, mais elles doivent contenir au moins le salaire, le nom de l’employeur, la date d’entrée en fonction et les horaires de travail (temps partiel ou temps plein). En cas d’informations manquantes, le prêteur hypothécaire doit contacter le demandeur et lui demander de soumettre à nouveau le document.
La solution intelligente peut vérifier automatiquement si les informations requises figurent sur le document au moment de la soumission, et donner une alerte instantanée s’il manque quelque chose. Cela rend ce processus beaucoup plus facile et rapide. Et sans aucun doute, cela vous apportera une certaine tranquillité d’esprit !
Notez que les exemples ci-dessus sont quelques exemples de cas d’usages, mais bien d’autres industries peuvent profiter de cette automatisation !
Démarrez avec le logiciel intelligent de Klippa
La plupart des organisations comprennent désormais qu’elles ont besoin d’une nouvelle approche impliquant l’automatisation et le machine learning pour améliorer les processus métier liés aux documents.
Klippa DocHorizon peut analyser automatiquement les dossiers pour vérifier qu’ils sont complets. La première étape du processus consiste à fournir une image ou un fichier PDF à la plateforme. Une fois le document reçu, Klippa DocHorizon le transforme en texte et identifie la signification de chaque valeur en utilisant l’IA (Intelligence Artificielle). Après cette étape, le logiciel dispose d’une liste de tous les champs présents sur le document.
Dès que la liste des champs du document est établie, le logiciel peut valider ces champs sur la base des exigences données pour ce document spécifique. En fonction de la correspondance entre les champs du document et les exigences, le logiciel détermine si un document est complet ou non. Le logiciel peut effectuer des vérifications automatisées de complétude telles que :
- Combien de documents sont présents
- Déterminer le type de document par document
- Combien de pages sont présentes par document
- La présence et la validité de champs, de valeurs ou d’autres éléments spécifiques (par exemple, des signatures, des images, etc.).
- Comparaison de la présence et de la validité des champs avec une liste d’exigences ou de valeurs.
- Contrôle croisé de champs et de valeurs donnés entre documents (par exemple, le nom figurant sur le contrat est-il le même que celui figurant sur le passeport, etc.) ou avec des sources tierces (par exemple, votre base de données, celle de la Chambre de commerce, etc.)
Si des irrégularités sont constatées, le logiciel les identifie et les communique en quelques secondes afin qu’elles puissent être vérifiées par votre back-office ou immédiatement renvoyées au client. Le client peut alors revoir et soumettre à nouveau le document, et terminer immédiatement le processus de son côté. Cela réduira considérablement les délais d’exécution de vos flux de travail, évitera les erreurs et améliora l’expérience client.
Vous souhaitez en savoir plus sur la complétude des dossiers avec Klippa ? N’hésitez pas à contacter nos experts.
FAQ
Chez Klippa, nous prenons actuellement en charge toutes les langues latines et notre logiciel est déjà utilisé par des clients du monde entier pour traiter de nombreux types de documents. Nous travaillons en permanence avec nos clients pour étendre notre support de documents et de langues.
Oui, Klippa propose un essai gratuit avec 25 € de crédits, vous permettant de découvrir les fonctionnalités et les capacités de la plateforme avant de prendre une décision.
Absolument. Klippa respecte les normes mondiales en matière de protection des données, y compris le RGPD. Vos données sont chiffrées, traitées en toute sécurité et ne sont jamais partagées avec des tiers sans votre consentement.
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