42 % des employés de bureau ont déclaré qu’ils seraient plus productifs s’ils avaient moins de tâches administratives, telles que le tri de documents, la gestion de bases de données ou la vérification de la complétude de documents. C’est ce qui ressort d’une enquête menée par Automation Anywhere, un leader mondial de l’automatisation des processus robotiques (RPA). Est-ce un phénomène que vous rencontrez également dans votre travail quotidien ?
Pensez à toutes les fois où vous avez dû parcourir un document encore et encore pour vous assurer que tous les champs avaient été correctement remplis par votre client. Ou lorsque vous avez reçu ce contrat tant attendu mais que vous vous êtes rendu compte qu’il manquait une signature. De tels détails techniques peuvent entraîner des retards de plusieurs jours, voire de plusieurs semaines. Dans certains cas, cela peut même entraîner des problèmes de conformité et tous les risques qui y sont associés.
Ne serait-il pas plus facile de vérifier automatiquement si les documents sont signés et contiennent toutes les informations dont vous avez besoin grâce à une solution logicielle intelligente ?
Dans cet article, nous expliquerons pourquoi il est important de dire adieu aux vérifications manuelles et nous montrerons comment vous pouvez automatiser les vérifications de complétude des documents.
Pourquoi est-il important de vérifier la complétude des documents ?
Commençons par la question de savoir pourquoi vous devriez prendre la peine de vérifier les documents. La réponse est très simple. Si vous ne vérifiez pas les documents pour voir s’il manque des informations ou des signatures, vous pouvez avoir de sérieux problèmes.
Imaginez la situation dans laquelle vous faites des affaires avec une autre entreprise. Normalement, vous disposez d’un contrat juridiquement contraignant, dans lequel les deux parties ont accepté les conditions de la coopération. En cas de litige, vous pouvez toujours vous appuyer sur le contrat et, dans le pire des cas, aller au tribunal pour régler le problème.
En revanche, si l’une des signatures est manquante, vous n’avez qu’une pile de documents contenant des conditions générales, mais rien qui soit exécutoire en vertu de la loi. Cela peut non seulement entraîner une perte d’activité, mais aussi causer un grave préjudice si vous avez été victime d’une escroquerie.
Dans d’autres situations, des informations sont nécessaires pour évaluer correctement les risques commerciaux. Par exemple, si vous êtes une banque et que vous devez déterminer si une demande de prêt doit être approuvée ou non, vous avez besoin d’informations sur la situation des revenus d’une personne. Sans ces informations, vous ne pouvez pas évaluer correctement les risques financiers liés au prêt et ne pourrez jamais juger la demande.
Il est donc important de mettre en place les bons contrôles de complétude. Mais pourquoi cela est-il parfois si difficile ? Jetons un coup d’œil aux défis à relever.
Quels sont les défis à relever pour vérifier la complétude des documents ?
Aujourd’hui, de nombreuses industries sont encore aux prises avec des rames de documents physiques, ce qui pose de nombreux problèmes. Nous abordons ci-dessous les plus importants d’entre eux.
- Longs délais d’exécution
La vérification manuelle de grands volumes de documents est un processus qui prend beaucoup de temps, en particulier pour les documents de plusieurs pages. Ils peuvent se présenter sous différentes formes, comme des fichiers PDF, des images, des documents Word ou des feuilles de calcul. Ils peuvent également avoir des mises en page différentes, ce qui signifie que les informations requises se trouvent toujours à des endroits différents.
Si vous avez trouvé une irrégularité, le fait de demander de nouvelles soumissions nécessite d’autres échanges de courriels et augmente le délai d’exécution. En bref, le processus peut prendre beaucoup de temps avant d’être terminé, et pendant tout ce temps, votre client attend une réponse.
- Chronophage
Le fait de devoir vérifier manuellement des milliers de papiers est non seulement une perte de temps mais aussi une tâche fastidieuse. Ces tâches peuvent prendre des jours, voire des semaines, ce qui semble être un processus sans fin !
- Erreurs humaines
L’un des principaux inconvénients de tout processus manuel est qu’il introduit l’erreur humaine. Personne n’est parfait, et il est certain que l’absence d’une signature ou d’un élément d’information vous échappera de temps à autre. Si vous ne vérifiez que quelques documents, ce n’est probablement pas trop grave. Mais si vous devez vérifier des milliers de documents, un taux d’erreur de 1 % se traduit déjà par des dizaines d’erreurs.
Si vous avez de la chance, ces erreurs ne seront qu’une nuisance administrative ; au pire, elles peuvent causer de graves dommages à votre entreprise.
- Évolutivité
Une personne ne peut pas faire tout ce qu’elle veut par jour. Vérifier quelques centaines de documents par mois est tout à fait acceptable. Mais que se passe-t-il si vous devez vérifier des milliers, voire des millions de documents par mois ?
Il est bien sûr théoriquement possible de faire évoluer vos effectifs, mais la complexité opérationnelle qui en découle rend la chose très difficile dans la réalité.
Heureusement, de meilleures options sont disponibles sous la forme de solutions automatisées. Voyons comment elles peuvent vous aider à vérifier la complétude de vos documents.
La solution : vérification automatique de la complétude des données
La plupart des organisations comprennent désormais qu’elles ont besoin d’une nouvelle approche impliquant l’automatisation et l’apprentissage automatique pour améliorer les processus métier liés aux documents. Mais tout le monde ne sait pas par où commencer, comment cela fonctionne et quels processus peuvent être automatisés.
Dans le cas spécifique de la vérification de la complétude des documents, presque toutes les étapes peuvent être automatisées et réalisées par un logiciel de traitement intelligent des documents. Une solution IDP comme Klippa DocHorizon, par exemple, est capable de vérifier les documents en quelques secondes. De cette façon, les clients peuvent recevoir un retour d’information en temps quasi réel.
Un client télécharge un document sans les informations requises ? Ou un contrat sans signature sur les pages désignées ? Ne vous inquiétez pas, DocHorizon peut le détecter automatiquement pour vous.
Mais comment cela fonctionne-t-il exactement ?
Klippa DocHorizon peut analyser automatiquement les documents pour vérifier qu’ils sont complets. La première étape du processus consiste à fournir une image ou un fichier PDF à la plateforme. Une fois le document reçu, Klippa DocHorizon le transforme en texte et identifie la signification de chaque valeur en utilisant l’IA (Intelligence Artificielle). Après cette étape, le logiciel dispose d’une liste de tous les champs présents sur le document.
Maintenant que la liste des champs du document est établie, le logiciel peut valider ces champs sur la base des exigences données pour ce document spécifique. En fonction de la correspondance entre les champs du document et les exigences, le logiciel détermine si un document est complet ou non. Le logiciel peut effectuer des vérifications automatisées de complétude telles que :
- Combien de documents sont présents
- Déterminer le type de document par document
- Combien de pages sont présentes par document
- La présence et la validité de champs, de valeurs ou d’autres éléments spécifiques (par exemple, des signatures, des images, etc.).
- Comparaison de la présence et de la validité des champs avec une liste d’exigences ou de valeurs.
- Contrôle croisé de champs et de valeurs donnés entre documents (par exemple, le nom figurant sur le contrat est-il le même que celui figurant sur le passeport, etc.) ou avec des sources tierces (par exemple, votre base de données, celle de la Chambre de commerce, etc.)
Si des irrégularités sont constatées, le logiciel les identifie et les communique en quelques secondes afin qu’elles puissent être vérifiées par votre back-office ou immédiatement renvoyées au client. Le client peut alors revoir et soumettre à nouveau le document, et terminer immédiatement le processus de son côté. Cela réduira considérablement les délais d’exécution de vos flux de travail.
La réduction des délais d’exécution n’est qu’un des avantages de l’automatisation. Remplacer les tâches manuelles par des solutions automatisées présente de nombreux autres avantages, notamment une réduction des coûts, une plus grande efficacité, une plus grande précision et un gain de temps.
Pour mieux comprendre comment l’automatisation peut profiter à votre entreprise, nous allons examiner de plus près la comparaison entre le contrôle manuel et le contrôle automatique des documents.
Vérification manuelle et automatique de la complétude des documents
Comme nous l’avons dit précédemment, le contrôle manuel présente de sérieux défis, tandis que les contrôles automatiques deviennent de plus en plus courants. Nous présentons ci-dessous une comparaison entre le contrôle manuel et le contrôle automatique des documents.
| Contrôle manuel | Contrôle automatisé |
| Perte d’exploitation potentielle Risque élevé de perte ou d’interruption d’activité en raison de retards. | Réduction des coûts Avec les vérifications automatisées de la complétude, vous obtiendrez plus d’efficacité à moindre coût. Vous serez en mesure de réduire d’au moins 70 % le temps consacré à la validation ou à la correction des informations contenues dans les documents. |
| Risque d’erreur La vérification manuelle est sujette à l’erreur humaine. Il est très facile pour une personne de manquer un champ vide ou un point de données manquant. | Minimisation des erreurs Comme indiqué précédemment, personne n’est sans défaut, pas même un ordinateur. Mais il s’en rapproche beaucoup ! Les logiciels ne s’ennuient pas, ne se fatiguent pas et ne se laissent pas distraire, et ils accomplissent systématiquement la tâche pour laquelle ils sont programmés. Vous pouvez vous attendre à un taux de précision de près de 100 %, ce qui signifie que vous recevrez des données complètes pour poursuivre le processus et éviter les retards. |
| Lenteur Lorsque vous avez un flux de travail au sein de votre entreprise dans lequel vous devez vérifier si certains documents comportent certaines informations ou valeurs, cela prend beaucoup de temps. Ce qui peut entraîner des délais d’exécution plus longs. | Rapide Une solution automatisée détecte les documents comportant des informations manquantes presque en temps réel. Des alertes instantanées permettent aux clients de remplir rapidement le champ et de saisir la valeur ou l’information correcte. |
| Difficile à mettre à l’échelle La vérification manuelle des documents est une tâche exigeante et fastidieuse. La mise en place d’une équipe nécessite un investissement important en personnel. Il est donc difficile pour une organisation de s’adapter à la demande. | Augmentation de la productivité Un traitement plus rapide et un gain de temps permettront à vos employés de se concentrer sur d’autres tâches plus importantes. |
| Insatisfaction des clients Les retards et les longs délais d’exécution peuvent entraîner l’insatisfaction des clients. | Amélioration de la satisfaction du client L’amélioration de l’efficacité et une communication plus claire avec votre client sont garanties. Vous serez en mesure de minimiser les tracas administratifs pour vos employés et vos clients. |
Comme vous pouvez le constater, le contrôle automatisé peut apporter des avantages incroyables à votre entreprise. Dans la prochaine section, nous examinerons quelques exemples pratiques de la manière dont vous pouvez appliquer une solution automatisée.
Comment l’automatisation peut transformer votre entreprise
Maintenant que nous avons parlé des avantages de l’utilisation d’un logiciel pour scanner des documents à la recherche d’informations manquantes, nous allons aborder quelques exemples pratiques. Nous espérons vous donner une certaine inspiration sur le type de tâches que vous pouvez automatiser.
Vous trouverez ci-dessous trois cas d’utilisation courants :
- Vérification automatique des reçus pour les programmes de fidélité
- Vérification automatique de la complétude des contrats
- Vérification automatique de la complétude des justificatifs de revenus
Vérification automatique des reçus pour les programmes de fidélité
Les programmes de fidélisation récompensent les clients qui achètent ou s’engagent de manière répétée auprès d’une marque. Ils fonctionnent généralement de la manière suivante. Une entreprise met en place un programme de fidélité pour un nouveau produit qu’elle souhaite promouvoir. Les clients qui achètent le produit peuvent envoyer leurs reçus et se faire rembourser un pourcentage de l’argent ou être récompensés par des points de fidélité.
Pouvez-vous imaginer la quantité de travail que cela représenterait de vérifier manuellement tous les reçus pour voir si les conditions de la campagne ont été remplies ? Les participants ont-ils réellement acheté le produit ? A-t-il été acheté dans le cadre de la promotion ? Etcétéra.
Une solution automatisée peut vérifier en un clin d’œil si le produit de cashback figure sur le reçu. De plus, elle peut vérifier si le même reçu a déjà été téléchargé auparavant et vérifier toutes les autres exigences de la campagne, comme une certaine plage de données ou la liste des magasins participants.
Une fois que cela est fait, le logiciel peut automatiquement mettre en place un paiement qui n’a plus qu’à être confirmé. Cela se traduira naturellement par un traitement plus rapide et des clients plus heureux, puisqu’ils recevront leur récompense beaucoup plus rapidement.
Vérifier automatiquement la complétude des contrats
Les entreprises utilisent des contrats pour protéger leurs droits lorsqu’elles concluent un accord avec une autre partie. Mais pour qu’ils soient exécutoires, les contrats doivent contenir certains champs et éléments, comme une signature valide des deux parties. Comment automatiser de telles vérifications ?
Prenons l’exemple d’un employé chargé d’envoyer un contrat à un client.
Une fois que le client a renvoyé le contrat, celui-ci peut être automatiquement téléchargé vers le logiciel et vérifier sa complétude. Si le logiciel constate qu’il manque une signature ou une clause spécifique, il peut automatiquement répondre à l’e-mail et demander au client d’inclure l’élément manquant et de soumettre à nouveau le document.
Ce processus est donc très efficace, ce qui rend les clients et les employés plus heureux.
Vérifier automatiquement la complétude de la preuve de revenu
La présentation d’une preuve de revenus est une exigence lors d’une demande de prêt ou de crédit hypothécaire. Elle permet aux banques de vérifier que le demandeur dispose d’une source de revenus stable et qu’il sera donc en mesure d’effectuer les paiements mensuels en temps voulu. Les bulletins de salaire, les relevés bancaires et/ou les lettres des employeurs sont souvent utilisés à cette fin.
Prenons l’exemple d’un organisme de crédit hypothécaire qui doit vérifier si une fiche de paie soumise est complète.
Les fiches de paie peuvent varier d’un employeur à l’autre, mais elles doivent contenir au moins le salaire, le nom de l’employeur, la date d’entrée en fonction et les horaires de travail (temps partiel ou temps plein). En cas d’informations manquantes, le prêteur hypothécaire doit contacter le demandeur et lui demander de soumettre à nouveau le document.
La vérification automatisée peut être d’une grande aide pour de telles procédures. Le logiciel peut vérifier automatiquement si les informations requises figurent sur le document au moment de la soumission, et donner une alerte instantanée s’il manque quelque chose. Cela rend ce processus beaucoup plus facile et rapide. Et sans aucun doute, cela vous apportera une certaine tranquillité d’esprit !
Démarrez avec le logiciel intelligent de Klippa
Les entreprises qui se démarqueront seront celles qui se seront adaptées au changement en devenant plus agiles, plus rentables et en assurant une meilleure satisfaction des clients et des employés.
Klippa peut être votre meilleur allié pour vérifier tout type de document et extraire des données en temps réel. Nous pouvons vous aider dans tous les cas mentionnés dans ce blog, et bien plus encore.