La comptabilité telle que nous la connaissons est une activité essentielle pour chaque entreprise. Il aide à gérer le roulement des organisations et, s’il n’est pas fait correctement, peut avoir un impact négatif sur le bilan et les autres états financiers. Des calculs incorrects ou des cas de fraude peuvent laisser les entreprises avec d’énormes pertes financières.
L’Association des examinateurs de fraude certifiés mentionnent que les SMEs en français (PME) perdent en moyenne $200,000 par année en raison des seuls cas de fraude comptable. Une partie du problème dans ces cas réside dans le fait que la comptabilité était autrefois un processus manuel. Cependant, de nombreuses organisations ont vu la faille dans cette procédure et ont décidé d’automatiser leurs processus comptables en mettant en place une comptabilité robotisée.
Si vous n’êtes pas familier avec le terme “comptabilité robotique“, ne vous inquiétez pas ! Dans ce blog, nous expliquerons ce qu’est la comptabilité robotique, explorerons ses avantages et examinerons certains des cas d’utilisation les plus courants. Enfin, nous discuterons des différentes façons dont vous pouvez automatiser les processus comptables.
Commençons!
Qu’est-ce que la comptabilité robotisée et comment fonctionne-t-elle ?
La comptabilité robotique est une forme d’automatisation des processus robotiques ou RPA, qui est utilisée dans le domaine de la comptabilité. Il utilise des robots logiciels, afin d’éliminer le besoin d’intervention humaine dans les processus comptables.
Les robots logiciels sont des programmes informatiques conçus pour accomplir certaines actions, dans ce cas, des tâches comptables. En résumé, c’est la description d’un logiciel de comptabilité robotique. Il peut être utilisé en adoptant une approche basée sur des règles ou en implémentant des algorithmes d’IA pour automatiser les tâches comptables effectuées par les robots.
La comptabilité robotisée centralise les données de différents systèmes comptables et aide le service financier à optimiser les opérations comptables, par exemple, la gestion des fiches de paie ou le traitement des factures.
Prenons l’exemple des factures. Avec la comptabilité robotisée, les robots logiciels récupèrent la facture, la vérifient, extraient les informations et transfèrent les données vers un système comptable, sans intervention humaine. De plus, la RPA en comptabilité minimise le risque de transactions frauduleuses, car elle aide à identifier la fraude documentaire.
Découvrez comment l’automatisation des processus robotiques en comptabilité peut offrir de nombreux avantages aux organisations. Si vous souhaitez en savoir plus sur les bénéfices de la comptabilité robotisée, continuez à lire !
Avantages de la comptabilité robotique
La RPA en comptabilité apporte plusieurs améliorations aux opérations financières au sein d’une entreprise. Jetons un coup d’œil à certaines des raisons pour lesquelles la comptabilité robotisée est bénéfique pour les organisations:
- C’est rentable: la comptabilité robotisée permet aux entreprises d’éliminer les dépenses inutiles pour les tâches répétitives et simples, économisant jusqu’à $878,000 par an.
- Elle augmente l’efficacité du flux de travail: l’automatisation des processus comptables répétitifs améliore le flux de travail dans n’importe quelle organisation, car les experts financiers peuvent se concentrer sur les tâches qui nécessitent plus d’attention.
- Elle réduit les erreurs: l’automatisation robotisée des processus en comptabilité rationalise les tâches financières, réduit les erreurs humaines dans le processus et améliore la qualité des résultats.
- Elle réduit le temps de traitement: En mettant en œuvre l’automatisation robotisée des processus en comptabilité, les entreprises peuvent économiser jusqu’à 52 jours par an.
La mise en œuvre de la comptabilité robotique peut devenir l’un des points forts des services financiers. Heureusement, les outils RPA ne reprennent pas uniquement les tâches comptables de base. Discutons de certains des cas d’utilisation de la comptabilité robotique.
Cas d’utilisation de la RPA en comptabilité
Comme mentionné précédemment, la RPA en comptabilité permet de rationaliser des tâches telles que la gestion du bilan ou du compte de résultat. Cependant, d’autres processus financiers bénéficient également d’outils comptables robotisés, tels que:
- Traitement des factures
- Comptes créditeurs
- Gestion des dépenses
- Traitement des bons de commande
Traitement des factures
La mise en œuvre d’un logiciel de comptabilité robotisé dans le traitement des factures permet d’accélérer les transactions de manière irréprochable. Comme les factures arrivent en gros volumes et dans différents formats, elles posent un véritable défi aux employés de back-office qui tentent de les traiter.
Avec la RPA, les factures peuvent être numérisées et toutes les données sont transférées au système comptable avec précision, ce qui réduit le besoin de traiter manuellement les factures ou les confirmations de paiement. De plus, le logiciel détecte les doublons et les factures falsifiées, réduisant ainsi le risque de fraude aux factures.
Comptes créditeurs
La gestion des processus de comptabilité fournisseurs peut facilement être effectuée avec un logiciel de comptabilité robotisée. Suivre tous les paiements à venir, comme les dépenses accumulées, peut désormais être automatisé. Le logiciel de comptabilité robotisée transcrit toutes les informations directement dans le système comptable, améliorant ainsi la précision du bilan en temps réel.
Gestion des dépenses
Les organisations peuvent utiliser la comptabilité robotisée pour faciliter la gestion fastidieuse des dépenses. Au lieu de traiter manuellement les dépenses de l’entreprise, cette tâche peut désormais être automatisée grâce à la RPA.
Par exemple, les achats effectués par les employés peuvent être enregistrés et traités dans un système comptable en scannant simplement le reçu de la transaction. Les données sont lues, extraites et automatiquement transférées dans le système comptable, en fonction de certaines règles de gestion. Le même processus suit pour les cartes de débit et de crédit, les relevés bancaires, les relevés de carte de crédit et autres documents financiers.
Traitement des bons de commande
L’utilisation de l’automatisation robotisée des processus pour gérer le processus de commande d’achat représente un atout majeur pour toute organisation. La RPA permet aux entreprises de scanner le bon de commande et de mettre en place un processus d’approbation automatique, qui ne parvient qu’aux employés autorisés.
Le logiciel enregistre automatiquement les informations extraites du bon de commande et les transfère au système comptable. Pour faciliter encore davantage la vie des comptables, le logiciel effectue une correspondance bidirectionnelle, en vérifiant les similitudes ou les divergences entre la facture et le bon de commande. Cette procédure permet aux entreprises d’identifier tout risque de fraude fournisseur.
La comptabilité robotisée est un outil essentiel pour toute organisation souhaitant améliorer ses processus financiers. Cependant, cela n’est possible que si le logiciel est performant et offre les fonctionnalités nécessaires pour automatiser la comptabilité de manière efficace, comme les solutions d’automatisation proposées par Klippa.
Automatisation robotique de la comptabilité avec Klippa
La solution d’automatisation de Klippa, Klippa SpendControl, offre aux organisations le soutien et les fonctionnalités nécessaires pour automatiser avec succès les processus comptables. En fonction de leurs besoins spécifiques, les entreprises peuvent automatiser les tâches comptables avec des règles de gestion intelligentes et une technologie OCR qui peut extraire des informations de n’importe quelle image ou document numérisé.
Klippa SpendControl offre une variété d’avantages, tels que:
- Gestion des dépenses et traitement des factures sur une seule plate-forme
- Possibilité d’envoyer des documents financiers tels que des factures et des reçus via une application, un site Web et un e-mail
- Moteur OCR propriétaire capable d’extraire des données avec une précision allant jusqu’à 99 %
- Saisie automatisée des données pour une meilleure efficacité opérationnelle
- Workflows d’approbation numérique pour des jours de comptes fournisseurs plus courts
- Détection intelligente des factures en double et des reçus
- Faites l’expérience d’une intégration transparente avec une variété de logiciels comptables ou ERP, tels que NetSuite, SAP, Xero et bien d’autres.
Si vous êtes curieux de savoir comment Klippa peut aider votre organisation à mettre en œuvre la comptabilité robotique, réservez une démo gratuite ci-dessous! Pour plus d’informations sur les produits, n’hésitez pas à contacter nos experts!