Chaque mois, les services comptables à travers le monde doivent traiter un grand nombre de factures de fournisseurs. L’un des principaux défis de ce processus est de vérifier l’exactitude de chaque facture avant d’autoriser le paiement.
Pour garantir la précision, les détails de chaque facture doivent être comparés à d’autres documents, tels que le bon de commande. Ce processus de vérification est connu sous le nom de rapprochement des factures à deux niveaux ou correspondance bidirectionnelle et peut devenir particulièrement laborieux lorsqu’il est réalisé manuellement.
Avant d’explorer les améliorations possibles pour ce processus manuel, examinons ce qu’est la correspondance bidirectionnelle, comment elle fonctionne et son importance dans la gestion des comptes fournisseurs (AP).
Qu’est-ce que la correspondance bidirectionnelle ?
La correspondance bidirectionnelle, également appelée two-way matching, est un processus de vérification qui compare les détails d’une facture avec ceux d’un bon de commande pour identifier toute divergence. Ce n’est qu’après cette comparaison minutieuse que la facture peut être approuvée pour paiement ou rejetée.
Si des incohérences sont détectées entre les deux documents, la facture est mise en attente jusqu’à ce que les erreurs soient résolues ou corrigées.
En général, les entreprises utilisent cette méthode pour réduire le temps consacré à la vérification des factures, minimiser les risques d’erreurs humaines et garantir l’exactitude des montants facturés.
Maintenant que nous avons défini la correspondance bidirectionnelle, examinons en détail le fonctionnement du processus de rapprochement des factures.
Comment fonctionne la correspondance bidirectionnelle des factures ?
Un comptable doit suivre plusieurs étapes dans le processus de rapprochement des factures. Ces étapes sont les suivantes:
Étape 1: Une entreprise reçoit une facture d’un fournisseur pour les biens/services commandés via la commande.
Étape 2: La facture est enregistrée manuellement dans la base de données de l’entreprise destinataire et comparée à la commande correspondante.
Étape 3: L’exécution de cette étape est déterminée par ce que l’on appelle la tolérance. Les valeurs de tolérance sont définies à l’avance et décident de l’action à entreprendre lorsque les documents correspondent (ou non). Deux situations peuvent se présenter:
- Situation 1: Si la tolérance est respectée, la facture est approuvée et payée.
- Situation 2: Si la tolérance n’est pas respectée et qu’il existe des divergences entre la facture et le bon de commande, la facture est mise en attente. Dans ce cas, la facture n’est pas approuvée et payée. Le responsable de la comptabilité fournisseurs doit résoudre manuellement le problème.
Étape 4: Soit la facture est approuvée manuellement, soit elle est renvoyée au processus de rapprochement des factures pour approbation. Une fois la facture approuvée, le paiement est programmé et la transaction entre l’entreprise et le fournisseur est terminée.
Si vous estimez que ce processus n’offre pas à votre entreprise une sécurité suffisante contre la fraude à la facture, vous pouvez également opter pour différents types de rapprochement de factures. Nous les décrivons brièvement dans la section suivante.
Types courants de rapprochement des factures
Bien que la correspondance bidirectionnelle soit la forme la plus simple et directe de rapprochement des factures, elle n’est pas la seule méthode disponible. Certaines entreprises choisissent de recourir au rapprochement de factures à trois ou quatre voies, ce qui accroît considérablement la complexité tout en améliorant la sécurité et la précision.
Examinons brièvement le fonctionnement de ces méthodes plus avancées.
Correspondance à trois niveaux
En général, la correspondance bidirectionnelle et tripartite (3-way matching) suivent un processus similaire. La principale différence réside dans le fait que l’appariement tripartite compare non seulement la facture et le bon de commande, mais aussi un reçu de la facture. La facture n’est approuvée et payée que lorsque les trois documents sont concordants.
Correspondance à quatre niveaux
Avec la comparaison quadripartite, la complexité et la sécurité du processus augmentent considérablement. Dans cette méthode, le service de réception enregistre d’abord les données du bordereau de livraison associé à l’achat et vérifie que tous les articles sont inspectés pour confirmer les quantités correctes. Un bordereau de contrôle est ensuite émis pour garantir la conformité.
L’étape suivante consiste à comparer le bon de commande, le bordereau de livraison, le bordereau de contrôle et la facture. Ce n’est que si toutes les informations concordent que la facture est approuvée et payée.
Cela semble assez complexe et prend beaucoup de temps. Alors, pourquoi un service comptable suivrait-il ces processus?
Pourquoi la correspondance bidirectionnelle est-elle importante dans la comptabilité fournisseurs (AP) ?
La réponse est très simple: la correspondance bidirectionnelle est un processus essentiel qui permet d’éviter que des divergences, des erreurs ou même la malhonnêteté du fournisseur n’entraînent des paiements incorrects.
Prenons un exemple. Une entreprise envoie un bon de commande pour un ensemble de nouveaux meubles de bureau d’un montant de 10 000 dollars. Le fournisseur reçoit, examine et accepte la commande, puis livre le mobilier demandé.
Après avoir saisi manuellement toutes les informations dans votre base de données et comparé la commande et la facture, vous découvrez que, par erreur ou délibérément, le fournisseur a émis un reçu d’un montant de 12 000 dollars. C’est là que la comparaison bidirectionnelle vous permet de découvrir l’erreur et de vous assurer que la facture n’est pas payée immédiatement. Grâce à ce processus, vous avez économisé 2 000 dollars!
Bien entendu, il s’agit là d’une excellente nouvelle, mais de nombreux problèmes peuvent encore survenir si le processus de rapprochement des factures est effectué manuellement. Des données inexactes, des flux d’approbation et de paiement trop longs, un manque de concentration des employés et des documents frauduleux font de l’appariement bilatéral manuel un processus fragile.
Mais ce n’est pas une obligation, car le processus de rapprochement des factures peut être automatisé à l’aide d’un logiciel. Voyons maintenant une solution possible.
Automatisez le rapprochement des factures avec le logiciel de Klippa
Nous avons mentionné plus haut quelques problèmes susceptibles de survenir lors d’un processus manuel de rapprochement des factures. Avec un logiciel de traitement des comptes fournisseurs basé sur l’OCR, tel que Klippa SpendControl, ces défis appartiennent au passé. SpendControl peut vous aider à automatiser l’appariement bidirectionnel dès la première étape (saisie des données) de l’appariement des factures.
La saisie des données des bons de commande, des factures et d’autres documents est une étape cruciale du processus de rapprochement, car l’ensemble du processus repose sur ces informations. Comme notre logiciel est capable de saisir automatiquement les données dans votre système comptable, les erreurs humaines résultant de la saisie manuelle des données sont évitées.
En général, le logiciel de Klippa est capable de lire et d’extraire les données pertinentes des factures, des bons de commande et d’autres documents à l’aide de l’OCR. Cela signifie que la variété des documents impliqués dans le processus d’appariement peut être capturée de manière fiable et que les informations peuvent être stockées dans votre base de données.
Comme tous les documents sont désormais convertis du format physique au format numérique, le logiciel est en mesure de les comparer et de les faire correspondre automatiquement. Cela est possible grâce aux conditions spécifiées avant le processus de mise en correspondance. Ces conditions, déterminées par vous, indiquent au logiciel les informations auxquelles il doit prêter attention sur un document. Voici à quoi ressemble l’appariement bidirectionnel lorsqu’il est automatisé.
Klippa SpendControl peut soutenir votre équipe comptable avec encore plus de fonctionnalités. Votre équipe comptable peut définir des règles qui déterminent ce qui se passe lorsque certaines conditions sont remplies ou non par les documents. Il en résulte des flux de travail automatisés dans lesquels les documents sont instantanément transférés aux parties prenantes concernées au sein de votre processus de comptabilité fournisseurs, ce qui permet de gagner du temps et d’économiser des efforts.
En outre, notre logiciel peut reconnaître automatiquement les documents frauduleux et les doublons, ce qui vous permet de toujours payer les bons montants.
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