Comment envoyer et recevoir vos factures électroniques ?

Se préparer à la facturation électronique devient une nécessité, mais la transition s’accompagne de nombreux défis. Chaque pays impose ses propres exigences en matière de format, de transmission et de conformité, rendant l’envoi des factures plus complexe qu’il n’y paraît. L’un des principaux obstacles réside dans l’adoption d’un format structuré, indispensable pour assurer l’interopérabilité entre les différentes plateformes. Sans les bons outils, cette adaptation peut vite devenir un casse-tête.

Dans cet article, nous allons voir comment envoyer et recevoir des factures en France et à l’international, ainsi que la solution qui permet de simplifier ce processus.

---

Les Points Clés :

• Pour envoyer des factures électroniques en France, certaines informations sont obligatoires telles que le numéro de SIRET, numéro de facture, date d’émission, quantité et prix.
• Pour envoyer vos factures électroniques à l’international, il vous faut suivre les réglementations dans chaque pays puisque les formats, et les canaux d’envoi peuvent être différents.
• En utilisant un logiciel il est possible d’envoyer les factures à vos clients par email (en utilisant juste la fonction de conversion des factures) ou envoyer vos factures via le réseau Peppol où les fonctions conversion et l’envoi/réception sont utilisées.

---

Envoyer et recevoir vos factures électroniques en France

À partir de septembre 2026, la facturation électronique deviendra obligatoire pour une grande partie des entreprises françaises. Cette réforme vise à moderniser les échanges, lutter contre la fraude à la TVA et améliorer la gestion administrative.

Les entreprises devront obligatoirement envoyer et recevoir leurs factures via le portail gouvernemental Chorus Pro, en respectant un format structuré, principalement Factur-X (format structuré XML intégrées).

Voici un aperçu des informations essentielles à inclure dans vos factures électroniques :

Nom ou raison sociale de l’émetteur et du client

• Adresse complète des deux parties
• Numéro SIREN ou SIRET de l’émetteur et du destinataire
• Numéro de TVA intracommunautaire (si applicable)

Informations générales sur la facture

• Numéro de facture unique (chronologique et sans rupture)
• Date d’émission de la facture
• Date de réalisation de la prestation ou livraison

Détails des biens ou services facturés

• Description détaillée des biens ou services fournis
• Quantité et prix unitaire HT
• Montant total HT, taux et montant de TVA applicable
• Montant total TTC etc

À noter que toutes les factures électroniques devront être archivées pendant au moins 10 ans.

Envoyer et recevoir vos factures électroniques à l’international

De nombreux pays adoptent progressivement la facturation électronique, chacun à son propre rythme. L’un des principaux défis réside dans la diversité des plateformes d’échange utilisées selon les pays. En France, par exemple, l’envoi passe par Chorus Pro, mais d’autres nations disposent de leurs propres systèmes. Pour assurer la conformité, voici les points clés à respecter lors de vos envois de factures :

• Respecter le format d’e-facture : certaines plateformes exigent des fichiers XML au format UBL.
• Utiliser le bon canal d’envoi : le réseau Peppol, largement utilisé à l’international, facilite l’échange sécurisé des factures.
• Obtenir un identifiant Peppol : indispensable pour envoyer et recevoir des e-factures via ce réseau.

Vous pouvez retrouver toutes les informations dans notre blog sur les différentes réglementations de facturation electronique en Europe.

Une PDP pour faciliter l’envoi et la réception de vos e-factures

Une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) agit en tant qu’’intermédiaire entre les entreprises et les plateformes gouvernementales comme Chorus Pro en France. Elle facilite l’émission, la réception et la transmission des factures électroniques en assurant leur conformité aux normes en vigueur. Son principal avantage est d’automatiser la conversion des factures au format requis, comme Factur-X, et de garantir leur archivage sécurisé pendant la durée légale. En utilisant une PDP, les entreprises peuvent simplifier la gestion de leur facturation, réduire les erreurs et s’assurer que leurs factures sont envoyées via les bons canaux, y compris des réseaux internationaux comme Peppol.

Bénéfices d’une PDP pour envoyer et recevoir ses e-factures

L’utilisation d’une PDP offre de nombreux avantages pour la gestion quotidienne de vos factures électroniques :

• Traitement en masse : possibilité d’envoyer un grand volume de factures en une seule opération.
• Conversion automatique : transformation des factures dans le format requis en quelques clics.
• Saisie automatisée : extraction et intégration automatique des données pour un gain de temps considérable.
• Flexibilité : transmission fluide des factures vers les canaux adaptés, comme Chorus Pro ou Peppol.
• Archivage sécurisé : conservation des factures conforme aux normes de protection des données, avec audits réguliers.

Avec ces avantages, une PDP devient un véritable atout pour toute entreprise traitant un grand nombre de factures au quotidien.

Comment envoyer et recevoir automatiquement vos factures électroniques ?

Vous avez deux méthodes principales pour échanger vos factures électroniques :

• Par e-mail – Échangez directement vos factures avec vos correspondants.
• Via le réseau Peppol – Envoyez et recevez vos factures en toute sécurité grâce à l’infrastructure standardisée Peppol.

Envoi et réception des e-factures par e-mail

Peppol demeure le réseau le plus utilisé pour l’échange de factures électroniques. Toutefois, si ni vous ni votre destinataire n’êtes tenus d’utiliser Peppol, vous pouvez opter pour l’envoi par e-mail.

Grâce à notre plateforme, convertissez vos factures dans le format de votre choix et envoyez-les automatiquement vers Google Drive ou votre logiciel de comptabilité. Vous n’aurez plus qu’à les transférer à vos clients.

Si vous avez des questions sur ce processus, n’hésitez pas à nous contacter.

Envoi des e-factures via le réseau Peppol 

L’envoi et la réception de factures électroniques via Peppol n’ont jamais été aussi simples avec notre plateforme. Pour vous faciliter la tâche, nous avons conçu un modèle prêt à l’emploi, où seuls quelques détails restent à ajuster. Découvrons ensemble comment le mettre en place.

À NOTER : Cet exemple illustre le cas d’une entreprise disposant de factures au format PDF et souhaitant les convertir en format électronique UBL avant de les envoyer via Peppol. Ces paramètres peuvent être adaptés en fonction de vos besoins.

Étape 1 : Inscription sur la plateforme

Commencez par vous inscrire gratuitement sur la plateforme DocHorizon. Saisissez votre adresse e-mail et choisissez un mot de passe. Complétez ensuite vos informations personnelles (nom complet, nom de l’entreprise, cas d’utilisation et volume de documents). Une fois inscrit, vous recevrez 25 € de crédits gratuits pour explorer les fonctionnalités de la plateforme.

Après connexion, procédez comme suit :

1. Créez une organisation et lancez un projet pour accéder aux services.
2. Activez les services suivants :
   • E-invoicing: Envoyez vos factures via le réseau Peppol.
   • Document Capturing – E-invoicing: Convertissez vos factures dans le format désiré.
   • Human-in-the-Loop (HITL): Vérifiez les documents avant conversion.
   • Flow Builder: Automatisez l’ensemble du processus de facturation.
3. Demandez votre identifiant Peppol pour commencer à envoyer vos factures.

Étape 2 : Demande de votre identifiant Peppol

1. Rendez-vous dans la section E-invoicing.
2. Cliquez sur Request ID et complétez le formulaire requis.

Étape 3 : Configuration du Human in the Loop

Pour garantir la précision, chaque facture électronique reçue doit être validée par vous ou par Klippa.

1. Accédez à Human-in-the-Loop > Configurations > New Configuration.
2. Indiquez un nom : un SLUG sera automatiquement généré (vous en aurez besoin plus tard dans le Flow Builder).
3. Sélectionnez Document Capturing – E-invoice et choisissez le format de sortie souhaité.
4. Cliquez sur Continue pour paramétrer les champs de révision, assigner les relecteurs et finaliser les réglages.

Étape 4 : Mise en place de votre workflow de facturation électronique

Pour simplifier l’ensemble du processus, Klippa propose un modèle préconfiguré qui :

• Prend en charge les factures au format PDF,
• Les convertit dans le format de facture électronique adéquat,
• Les envoie directement sur le réseau Peppol.

Pour configurer ce workflow :

1. Rendez-vous dans Flow Builder > New Flow et sélectionnez Use a Template.
2. Choisissez Convert PDF to Peppol UBL V3 e-invoice and send to receiver

Étape 5 : Adaptation de votre workflow

Dans le modèle choisi, configurez les éléments suivants :

1. Définir la source d’entrée

Par défaut, la source est une boîte e-mail (les factures sont détectées à partir des pièces jointes). Vous pouvez aussi utiliser Google Drive ou votre système de comptabilité.

2. Extraction des données de la facture

Dès qu’une facture est détectée, Klippa en extrait les informations pertinentes.Activez le Human-in-the-Loop (HITL) pour vérifier ces données avant conversion, et renseignez le SLUG HITL obtenu lors de la configuration (retrouvable dans Human-in-the-Loop > Configuration).

3. Conversion de la facture

Sélectionnez le format de facture électronique adéquat (celui choisi lors de la configuration HITL).

4. Choix de la destination

Précisez où envoyer vos factures :

• Environment: Optez pour Acceptance (mode test) ou Production (mode opérationnel).
• Participant: Saisissez votre identifiant Peppol ainsi que les informations du destinataire.

Réception des e-factures via le réseau Peppol

Vous avez trois options pour recevoir vos factures électroniques :

• Par e-mail
• Via un webhook
• Ou en combinant les deux méthodes

Mise en place d’un webhook

1. Ouvrez Flow Builder > New Flow et choisissez From Scratch.
2. Sélectionnez Catch Webhook comme déclencheur.
3. Copiez l’URL (Live URL) et collez-la dans les paramètres de configuration E-invoicing > Configure.

Vous êtes maintenant entièrement prêts pour envoyer et recevoir des factures électroniques en toute simplicité !

Automatisez vos processus de facturation électronique avec Klippa

Envoyez et recevez facilement vos factures électronique en accédant au réseau Peppol avec la solution de facturation électronique de Klippa. 

• Conversion simple des factures PDF au format électronique requis.
• Automatisation de la étection de la fraude 
• Intégration simple au réseau Peppol, facilitant les envois à l’international
• Archivage numérique des factures pendant 10 ans.
• Protection de vos données avec notre logiciel certifié ISO27001 et conforme au RGPD.
• Conformité aux réglementations locales et mondiales de la facturation électronique dans plus de 50 pays.
• Intégration rapide et sans effort de notre logiciel de facturation électronique avec vos systèmes ERP, CRM ou autres systèmes financiers existants.

Simplifiez votre passage à la facturation électronique, et utilisez Klippa comme point d’accès Peppol pour envoyer et recevoir vos factures en toute simplicité.Prêt à passer à la facturation électronique ? N’hésitez pas à nous contacter.

FAQ