Comment extraire des données des factures ?

Si vous êtes comptable, gestionnaire des comptes fournisseurs ou membre d’une équipe achats, vous savez à quel point le traitement des factures peut être long et fastidieux. Chaque mois, vous faites face à une avalanche de factures, toutes avec des formats, des mises en page et des particularités différentes.

La bonne nouvelle ? Vous n’êtes pas obligé de subir des processus inefficaces. Dans cet article, nous allons explorer différentes stratégies pour extraire les données des factures : des solutions semi-automatisées comme Excel et l’OCR basé sur des modèles, jusqu’aux approches entièrement automatisées par intelligence artificielle.

À la fin de ce blog, vous saurez quelle méthode correspond le mieux aux besoins de votre entreprise. De quoi optimiser votre flux de travail, réduire les erreurs et gagner en efficacité.

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Points Clés

• L’extraction semi-automatisée des données de factures est une solution pratique pour les petites entreprises – Des méthodes comme la fonctionnalité “Obtenir des données” d’Excel ou l’OCR basé sur des modèles permettent d’extraire des données structurées, mais nécessitent une validation manuelle et fonctionnent mieux avec des formats de factures homogènes.
• Les solutions entièrement automatisées basées sur l’IA offrent une plus grande efficacité – Le traitement des factures par intelligence artificielle peut gérer des formats variés, des textes manuscrits et des règles fiscales différentes, ce qui en fait une option idéale pour les entreprises traitant de gros volumes de factures.
• Les défis courants du traitement des factures ralentissent les flux de travail – Des mises en page incohérentes, des lignes d’articles non structurées, des notes manuscrites et des soumissions dans plusieurs formats rendent l’extraction manuelle ou basée sur des modèles sujette aux erreurs.
• L’automatisation de l’extraction des données de factures réduit les erreurs et fait gagner du temps – Des plateformes basées sur l’IA comme Klippa DocHorizon optimisent les processus, améliorent la précision et renforcent le contrôle financier en supprimant les interventions manuelles.

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Qu’est-ce que l’extraction des données de factures ?

L’extraction des données de factures consiste à capturer les informations clés des factures. Ce processus peut être manuel, semi-automatisé ou entièrement automatisé grâce à la reconnaissance optique de caractères (OCR) et aux technologies basées sur l’intelligence artificielle. Les entreprises utilisent cette méthode pour optimiser la gestion des comptes fournisseurs, réduire les erreurs humaines et améliorer la précision financière.

Comment extraire des données des factures

Pour les entreprises traitant un volume raisonnable de factures, l’extraction semi-automatisée des données avec Excel et l’OCR basé sur des modèles constitue un bon compromis. Ci-dessous, nous détaillons le fonctionnement de ces approches ainsi que leurs limites afin de vous aider à choisir la meilleure option pour vos besoins.

1. Extraction des données de factures avec la fonctionnalité “Obtenir des données” d’Excel

Pour les petites entreprises ou les équipes traitant un nombre limité de factures, Microsoft Excel offre une méthode semi-automatisée grâce à sa fonctionnalité Obtenir des données. Bien qu’une validation manuelle soit nécessaire, cette approche permet de structurer et d’extraire les données d’un PDF vers un format modifiable.

Comment extraire des données de factures avec Excel :

Étape 1 : Importer les données d’une facture en PDF

1. Ouvrir Excel → Onglet Données → Obtenir des données → À partir d’un fichier → À partir d’un PDF
2. Sélectionner le fichier PDF de la facture

Étape 2 : Nettoyer et formater les données

• Supprimer les colonnes et lignes inutiles
• Standardiser les formats (dates, devises, etc.)

Étape 3 : Automatiser le traitement de base

• Utiliser les fonctions TEXTE pour corriger les formats
• Appliquer SOMME.SI & NB.SI pour analyser les totaux
• Utiliser les fonctions RECHERCHEV ou INDEX/EQUIV pour croiser les noms des fournisseurs

Étape 4 : Exporter et utiliser les données

Limitations de l’utilisation d’Excel pour l’extraction de factures

• Nécessite des ajustements manuels pour les formats de factures non standard
• Ne peut pas traiter les factures manuscrites ou scannées
• Ne reconnaît pas automatiquement les variations de champs (ex. « Total à payer » vs. « Montant dû »)
• Pas adapté aux traitements de gros volumes de factures

Malgré ces limites, la fonctionnalité Obtenir des données d’Excel reste une solution efficace pour les entreprises souhaitant automatiser partiellement l’extraction des données de factures sans investir dans des outils d’automatisation avancés.

2. Extraction des données de factures avec l’OCR basé sur des modèles

L’OCR basé sur des modèles automatise l’extraction des données en scannant les documents et en capturant les informations clés des factures selon des modèles prédéfinis. Cette méthode est particulièrement utile pour les entreprises traitant des factures provenant d’un ensemble restreint de fournisseurs aux formats homogènes.

Étape 1 : Configurer les modèles de factures

• Choisir un logiciel OCR prenant en charge l’extraction basée sur des modèles
• Définir les champs clés à extraire à partir d’un exemple de facture
• Déterminer des zones fixes pour chaque donnée afin d’indiquer au moteur OCR où chercher

Étape 2 : Scanner et traiter les factures

Étape 3 : Valider et exporter les données

Limitations de l’OCR basé sur des modèles

• Fonctionne efficacement uniquement si la mise en page des factures reste inchangée
• Si un fournisseur modifie son format de facture, le modèle risque de ne plus fonctionner
• Peu adapté aux entreprises traitant des factures provenant de nombreux fournisseurs aux formats variés

Bien que l’OCR basé sur des modèles améliore l’efficacité par rapport à la saisie manuelle, il manque de flexibilité pour gérer des mises en page de factures diversifiées. Pour les entreprises confrontées à une grande variété de formats, une approche plus avancée basée sur l’IA peut être nécessaire.

Comment extraire automatiquement des données des factures

La plupart des méthodes semi-automatisées d’extraction de données nécessitent une intervention manuelle, que ce soit pour des documents récurrents ou uniques. Mais une alternative existe : les solutions basées sur l’intelligence artificielle, qui permettent d’automatiser entièrement le processus d’extraction des données des factures.

Klippa DocHorizon est une plateforme avancée de traitement intelligent des documents (IDP) qui automatise facilement les flux documentaires. Grâce à sa compatibilité avec de nombreux types et formats de documents, elle offre une grande flexibilité pour diverses utilisations.

Découvrons ensemble comment procéder, étape par étape. Et le meilleur dans tout ça ? Vous pouvez l’essayer gratuitement !

Étape 1 : Inscription sur la plateforme

Commencez par vous inscrire gratuitement sur la plateforme DocHorizon. Renseignez votre adresse e-mail et votre mot de passe, puis complétez les informations demandées (nom, entreprise, cas d’utilisation, volume de documents). Une fois l’inscription terminée, vous recevrez un crédit gratuit de 25 € pour explorer toutes les fonctionnalités de la plateforme.

Après vous être connecté, créez une organisation et configurez un projet pour accéder aux services. Pour extraire des données de factures, il suffit d’activer le modèle financier et le Flow Builder. Avec cette configuration, vous avez tout ce qu’il vous faut dès le départ !

Étape 2 : Créer un preset (préréglage)

Vous vous demandez peut-être pourquoi nous avons choisi d’activer le modèle financier plutôt qu’une autre option. Ce modèle est spécialement conçu pour optimiser vos flux financiers en automatisant l’extraction, l’analyse, la validation et la classification des données. Il permet de traiter efficacement une large gamme de documents financiers, tels que les factures, les reçus, les bons de commande ou encore les relevés bancaires.

Une fois activé, vous pouvez créer un nouveau preset (préréglage). Nommez-le par exemple “Extraction des données de factures”. Ce préréglage vous permet d’activer uniquement les composants nécessaires à votre cas d’usage. Pour l’extraction des données de factures, il est recommandé d’activer les composants Financier et Lignes d’articles afin de capturer les informations essentielles : fournisseur, montant, TVA, date, devise et numéro de facture.

Astuce : Vous pouvez personnaliser encore davantage votre preset (préréglage) en activant des composants supplémentaires selon vos besoins, comme Détails de date, Référence, Montant, Langue du document, Détails de paiement, etc.

Vous y êtes presque ! Cliquez sur “Enregistrer” pour finaliser vos paramètres et passer à l’étape suivante dans le Flow Builder.

Étape 3 : Sélectionner votre source d’entrée

Après avoir créé votre preset [préréglage] et activé le Flow Builder, il est temps de construire votre flux. Un flux est une séquence d’étapes définissant comment vos factures sont traitées et transférées vers leur destination finale. Pour cet exemple, nous allons choisir Google Drive comme source d’entrée.

Accédez au Flow Builder dans la section Services, cliquez sur New Flow → + From Scratch [À partir de zéro], puis donnez un nom à votre flux. Nous l’appellerons “Extraction des données de factures”.

Astuce : La première étape dans la création de votre flux est la sélection de votre Input source [source d’entrée]. Vous avez plusieurs options :

• Télécharger directement des fichiers depuis votre appareil
• Connecter plus de 100 sources externes comme Dropbox, Outlook, Salesforce, Zapier, OneDrive, la base de données de votre entreprise, ou des solutions de stockage cloud comme Amazon S3 et iCloud.

Important : Regroupez toutes vos factures dans un même dossier pour permettre un traitement en lot si nécessaire.

Dans cet exemple, nous choisirons Google Drive comme Input source [Source d’entrée], créerons un dossier nommé “Input”, et y déposerons une facture au format PDF. Notre plateforme peut également traiter d’autres formats comme JPG, PNG, DOCX, et bien d’autres.

Poursuivons l’installation étape par étape. Choisissez votre source d’entrée [Input Source] en sélectionnant “Google Drive”, puis New File [Nouveau fichier] comme trigger [déclencheur]. Cela activera votre flux. Configurez les paramètres sur la droite :

• Connection [Connexion] : Donnez un nom à votre connexion, par exemple “google-drive”. Une authentification avec Google sera requise.
• Parent file [Dossier parent] : Sélectionnez “Input”.
• Include file content [Inclure le contenu du fichier] : Cochez cette case pour que le contenu des fichiers soit bien traité.

Testez cette étape en cliquant sur Load Sample Data [Charger des données d’exemple]. Assurez-vous d’avoir au moins une facture dans votre dossier Input avant de lancer le test.

Astuce : La plateforme prend en charge une large gamme de types de documents pour répondre aux besoins de toutes les entreprises. Consultez notre documentation complète pour en savoir plus !

Étape 4 : Capturer et extraire les données

Il est maintenant temps d’extraire les données essentielles en utilisant le preset [préréglage] précédemment créé pour traiter tous les champs sélectionnés des factures dans le dossier d’entrée.

Dans le Flow Builder, appuyez sur le bouton “+” et sélectionnez “Capture de document : Document financier”.

Pour configurer cette étape, remplissez les champs suivants :

• Connection [Connexion] : Plateforme DocHorizon par défaut
• Preset [Préréglage] : Sélectionnez le nom de votre préréglage (dans notre cas, “extraction_des_données_de_factures”)
• Fichier ou URL : New file [Nouveau fichier] → Contenu

Ensuite, testez cette étape pour vous assurer que tout fonctionne correctement. Une fois le test réussi, vous êtes prêt à passer à l’étape suivante : l’enregistrement de vos résultats !

Étape 5 : Enregistrer le fichier

Une fois les données des factures extraites, la dernière étape consiste à choisir la destination et le format de sortie des données. La destination peut être votre base de données, ERP, logiciel comptable ou toute autre plateforme en fonction de votre flux de travail. Le format de sortie des données peut être JSON, XML, CSV, XLSX, UBL, PDF ou TXT.

Dans cet exemple, nous allons définir le numéro de facture comme nom de fichier et enregistrer les données extraites au format JSON. Nous créerons un nouveau dossier dans Google Drive, nommé “Output”, qui servira de destination finale pour le fichier contenant les données extraites.

Appuyez sur le bouton “+”, puis sélectionnez “Create new file [Créer un nouveau fichier]” → Google Drive

Configurez les paramètres suivants :

• Connection [Connexion] : google-drive
• File Name [Nom du fichier] : Document Capture: Financial Document [Capture de document : Document financier] → components → financial → invoice_number. À côté, ajoutez .json
• Text [Texte] : Document Capture: Financial Document [Capture de document : Document financier] → components
  • Astuce : Sélectionnez les données que vous souhaitez inclure dans le nouveau document. En choisissant “components”, vous incluez tous les éléments extraits.
• Content Type [Type de contenu] : Text [Texte]
• Parent Folder [Dossier parent] : Output (le nom de votre dossier de sortie)

Testez cette étape en cliquant sur le bouton en bas à droite, et tout est prêt !

Félicitations ! Toutes les données des factures sont maintenant disponibles dans votre dossier Google Drive. Avec cette configuration en place, vous pouvez publier le flux, et toutes les nouvelles factures ajoutées au dossier seront traitées automatiquement. C’est ainsi que vous gagnez du temps tout en garantissant la précision de vos workflows !

Quelles données extraire des factures ?

Les factures contiennent des informations financières et commerciales essentielles qui doivent être extraites avec précision pour le traitement, la vérification et l’archivage. Voici un aperçu des champs les plus importants :

1. Détails d’identification de la facture

• Numéro de facture – Numéro de référence unique pour le suivi
• Date de la facture – La date d’émission de la facture
• Numéro de bon de commande (PO) – Lie la facture à une commande approuvée
• Date d’échéance de paiement – La date limite pour le règlement

2. Informations sur le fournisseur et l’acheteur

• Détails du fournisseur – Nom, adresse et coordonnées de l’entreprise émettrice de la facture
• Numéro d’identification fiscale / Numéro de TVA – Nécessaire pour la conformité fiscale
• Nom du client & adresse de facturation – L’entité responsable du paiement
• Adresse de livraison – Si différente de l’adresse de facturation

3. Lignes de facturation

Les lignes de facturation incluent des détails sur les biens ou services fournis, tels que la description du produit/service, la quantité, le prix unitaire et le total de la ligne.

4. Détails de paiement et financiers

• Sous-total – Le montant avant taxes, frais de livraison et remises
• Taxes (TVA, GST, Taxe de vente) – Montant et pourcentage de la taxe
• Remises – Remises pour paiement anticipé, commande en gros, ou promotionnelles
• Frais de livraison – Le cas échéant
• Montant total dû – Le montant final à payer

5. Conditions de paiement & informations bancaires

• Méthodes de paiement acceptées – Virement bancaire, carte de crédit, etc.
• Coordonnées bancaires – IBAN du fournisseur, code SWIFT, ou numéro de routage
• Devise – La devise dans laquelle la facture est émise

L’extraction de ces champs permet de traiter les factures de manière efficace, réduisant les erreurs et les retards dans la réconciliation des paiements.

À côté des factures, vous pourriez également traiter des reçus. Si c’est le cas, n’oubliez pas de consulter notre guide sur l’extraction de données des reçus également.

Principaux défis de l’extraction de données des factures

L’extraction de données des factures est rarement simple. Les équipes comptables et financières traitent des factures provenant de plusieurs fournisseurs, chacune ayant sa propre structure, son format et ses particularités. Cela rend l’extraction des données complexe et sujette à des erreurs. Voici quelques-uns des principaux défis auxquels les professionnels sont confrontés :

1. Mises en page de factures incohérentes

Aucune facture ne se ressemble. Les fournisseurs utilisent des modèles différents, des placements de champs variés, des polices et des dispositions de colonnes diverses. Certaines factures affichent les totaux en haut, tandis que d’autres les placent en bas. Des détails essentiels comme les dates d’échéance ou les montants de la taxe peuvent apparaître à des endroits imprévisibles, obligeant à une vérification manuelle pour garantir l’exactitude.

2. Lignes de facturation non structurées

Extraire les détails des lignes de facturation est particulièrement délicat. Certaines factures utilisent des tableaux bien structurés, tandis que d’autres dispersent les descriptions des articles sur plusieurs lignes ou fusionnent des colonnes en un seul bloc de texte. Cela rend difficile pour les outils automatisés de distinguer entre descriptions de produits, prix unitaires et montants totaux sans techniques de traitement avancées.

3. Informations manuscrites et tampons

De nombreuses factures comportent des notes manuscrites, des tampons d’approbation ou des signatures. Les outils OCR classiques ont du mal avec les textes cursifs, l’encre effacée et les tampons superposés, entraînant des données manquantes ou inexactes. Pour les entreprises traitant des factures de fournisseurs qui utilisent encore la facturation manuelle, cela constitue un goulot d’étranglement fréquent.

4. Soumission de factures multi-canaux

Les factures arrivent sous différents formats tels que PDF, images scannées, emails, flux EDI et même copies papier physiques. Leur traitement nécessite une combinaison de numérisation, OCR et révision manuelle, augmentant le risque de retards et d’erreurs. Certaines factures sont intégrées dans le corps des emails, tandis que d’autres sont jointes sous forme d’images, ce qui complique encore l’extraction.

5. Langues étrangères et formats régionaux

Traiter avec des fournisseurs internationaux signifie gérer des factures dans plusieurs langues, chacune ayant des caractères uniques, des formats de date et des symboles monétaires différents. Par exemple, une date de facture du type 07/12/2024 peut signifier le 12 juillet dans un pays et le 7 décembre dans un autre. Des symboles monétaires comme le $ peuvent se référer à USD, CAD ou AUD, entraînant des désaccords financiers potentiels.

6. Documents mal scannés ou de faible résolution

Les factures mal orientées, floues ou de faible résolution représentent un défi majeur pour l’extraction des données. Les outils OCR peuvent mal interpréter des caractères (par exemple, confondre 8 avec B ou 1 avec I), ce qui entraîne des problèmes d’intégrité des données. La correction manuelle de ces erreurs ralentit le traitement et augmente les coûts opérationnels.

7. Règles fiscales et exigences de conformité variables

Les calculs fiscaux, les structures de TVA et les exigences légales varient selon les juridictions. Certaines factures incluent des détails sur la TVA, tandis que d’autres regroupent toutes les taxes dans un seul montant. Extraire ces informations avec précision est essentiel pour la conformité, mais les incohérences sur la façon dont les taxes sont affichées rendent l’automatisation difficile.

8. Manque de compréhension contextuelle

Les outils OCR de base peuvent extraire du texte, mais ils ne comprennent pas toujours le contexte. Par exemple, une valeur comme « 1 500 » pourrait être un montant de facture, une quantité ou un numéro de référence, selon le contexte. Sans un traitement intelligent des données, les entreprises risquent de mal classer des informations financières essentielles.

Conclusion

Avec autant de défis, allant des mises en page incohérentes aux textes manuscrits et aux soumissions multi-formats, l’extraction manuelle et semi-automatisée des données des factures peut rapidement devenir un goulot d’étranglement pour les entreprises traitant un grand nombre de factures.

Bien que l’OCR basé sur des modèles et Excel offrent un certain soulagement, ces solutions nécessitent une supervision et des ajustements constants. Pour les entreprises confrontées à des formats de factures diversifiés, des langues multiples et des exigences strictes de conformité, une approche entièrement automatisée alimentée par l’IA et l’apprentissage automatique offre une solution plus évolutive, précise et efficace.

Automatisez l’extraction des données des factures avec Klippa DocHorizon

Vous cherchez à extraire des données des factures dans Google Sheets, Excel, JSON et plus encore ? Avec Klippa DocHorizon, une plateforme avancée de traitement intelligent de documents, vous pouvez facilement automatiser tous vos flux de travail. Grâce au module avancé de Klippa, vous pouvez mettre en place un flux de travail sans faille, adapté à vos besoins :

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• Conversion de documents : Convertissez des factures dans n’importe quel format – PDF, images scannées ou documents Word – en divers formats de données prêts à l’emploi, tels que JSON, XLSX, CSV, TXT, XML et bien plus.
• Anonymisation des données : Protégez les informations sensibles et assurez la conformité réglementaire en anonymisant les données sensibles à la confidentialité, telles que les informations personnelles ou les coordonnées.
• Vérification des documents : Authentifiez les documents automatiquement et identifiez les activités frauduleuses pour réduire les risques de fraude.

Chez Klippa, nous attachons une grande importance à la confidentialité, c’est pourquoi tous nos flux de travail documentaires sont conformes aux normes HIPAA, RGPD et ISO, garantissant un traitement sécurisé des données. Avec la tranquillité d’esprit concernant la sécurité des données, faites le prochain pas et optimisez vos flux de travail de traitement des factures.

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