La facturation à payer dans les comptes fournisseurs fait référence à un document qui contient les détails des biens ou des services qu’une organisation a reçus d’un fournisseur ou d’un fournisseur. En bref, il indique le montant que l’entreprise doit au vendeur ou au fournisseur pour ces biens ou services.
De nombreuses entreprises font affaire avec des fournisseurs et des vendeurs sur une base mensuelle, ce qui leur laisse une grande quantité de facture à payer à traiter. Il s’agit d’un processus qui couvre la réception, l’approbation, la documentation et le paiement éventuel des factures. Elle exige également que la transaction soit enregistrée dans le grand livre général de l’entreprise.
Bien que cela puisse sembler simple, la gestion des factures et des paiements peut être une tâche fastidieuse et fastidieuse, les entreprises consacrant en moyenne 120 heures par mois au traitement manuel des factures, selon une étude récente.
Heureusement, l’automatisation du processus de facturation à la paye avec un logiciel de comptabilité peut apporter une solution concrète à ce problème. Un processus de facturation-paiement bien exécuté peut entraîner des économies de coûts, améliorer les flux de trésorerie, renforcer les relations avec les fournisseurs et renforcer le contrôle financier pour les entreprises et les fournisseurs.
Dans ce blog, nous allons examiner de plus près le processus de facturation-paiement. Nous aborderons les étapes nécessaires et donnerons un bref aperçu des avantages et des inconvénients associés au traitement des factures.
Qu’est-ce que le processus de facturation à paiement ?
Le processus de facturation à la paye fait référence à une série d’étapes qu’une entreprise doit franchir pour traiter les factures reçues, y compris l’approbation et le paiement final des fournisseurs. Bien que la méthode de traitement privilégiée d’une facture à payer puisse varier selon la taille de l’entreprise, le processus de facturation à payer comprend habituellement les étapes suivantes, qui commencent par une facture et se terminent par un paiement convenu.
- Le fournisseur envoie une facture: Un fournisseur envoie une facture au service Comptabilité fournisseur d’une société. La facture mentionne tous les détails pertinents de la transaction, y compris la date d’échéance.
- La facture est reçue et les informations sont extraites: La facture à payer est reçue par le service AP. Selon les ressources disponibles, les données de la facture sont saisies manuellement ou traitées numériquement dans un système ERP existant et un code de facturation unique leur est affecté.
- La facture est envoyée pour approbation: la facture est ensuite transmise pour approbation par l’acheteur ou rapprochée d’une commande correspondant au montant demandé (également appelé 2-way matching) en français correspondance bidirectionnelle.
- La facture est approuvée: à cette étape, les détails de la facture ont été examinés par l’acheteur et la facture à payer est approuvée. Par conséquent, le paiement est programmé pour être envoyé au fournisseur, en fonction de la date d’échéance mentionnée précédemment à l’étape 1.
Comme indiqué dans l’introduction, les entreprises sont confrontées à plusieurs défis lorsqu’elles effectuent manuellement le processus de facturation à paiement. Nous discuterons des plus importants ci-dessous.
Défis courants de facturation à paiement
La méthode traditionnelle de traitement des factures s’accompagne de nombreux défis résultant d’une série de tâches manuelles. Les problèmes de traitement des factures les plus courants sont les suivants:
- Erreurs humaines – Les erreurs de saisie de données, le codage incorrect et les erreurs de validation sont des erreurs humaines qui se produisent fréquemment. Bien qu’elles ne soient pas intentionnelles, ces erreurs sont coûteuses et peuvent entraîner des litiges avec les fournisseurs et des paiements inexacts.
- Long – Les tâches manuelles peuvent prendre du temps et entraîner des retards dans le processus de facturation à la paie. Par exemple, l’acheminement et l’approbation manuels d’un grand nombre de factures augmentent le temps nécessaire pour parvenir à une conclusion de paiement.
- Retards de paiement – Les retards de paiement nuisent toujours à la réputation d’une entreprise. Les relations avec les fournisseurs étant également affectées, elles doivent être évitées à tout prix. Par exemple, des problèmes avec le système de comptabilité fournisseurs, des erreurs dans la saisie des données ou des retards dans l’approbation des factures peuvent entraîner des retards dans le traitement des paiements.
- Travail répétitif – Le système traditionnel de traitement des factures implique des tâches manuelles telles que la saisie et la validation des données. Ils peuvent devenir de plus en plus répétitifs et être finalement considérés comme fastidieux et ennuyeux. Cela affecte la productivité des employés et crée des goulots d’étranglement dans le workflow de traitement de la facturation.
- Canaux d’approbation lents – Les retards résultant de la lenteur des canaux d’approbation et d’acheminement peuvent être frustrants et sont perçus comme incompétents. L’allongement du délai de traitement des factures et le retard de paiement aux fournisseurs peuvent affecter la santé du crédit à long terme de votre entreprise.
- Stockage papier – La méthode traditionnelle de traitement de la facture à payer repose largement sur les factures papier et les approbations manuelles telles qu’un timbre de confirmation ou une signature d’approbation. Parmi les raisons pour lesquelles les entreprises doivent éviter les piles de documents, citons l’espace de stockage limité et les coûts de stockage élevés.
Si ces défis ne vous ont pas convaincu d’envisager l’utilisation d’un logiciel pour automatiser votre processus de facturation-paiement, jetez un coup d’œil aux avantages de l’automatisation.
Pourquoi automatiser le processus de facturation à paiement
L’automatisation de votre système de gestion financière n’est pas la seule raison pour laquelle vous devez surmonter les inconvénients du traitement manuel de la facturation à la paye. Votre entreprise peut en tirer divers avantages, notamment les suivants:
- Évolutivité – Un personnel automatisé permet aux entreprises d’adapter leurs opérations de comptabilité fournisseurs en automatisant le processus de facturation à payer, ce qui réduit les tâches manuelles et redondantes. Même avec une augmentation du nombre de factures à traiter, l’automatisation peut accélérer le processus de traitement d’un grand nombre de factures.
- Gain de temps – Le temps supplémentaire consacré au traitement des factures pour paiement est généralement dû à des activités manuelles telles que l’ouverture d’enveloppes, la saisie d’informations de facture dans un système financier et l’adoption de mesures pour approuver des relevés spécifiques. L’optimisation de votre processus P2P à l’aide de l’automatisation peut vous aider à traiter davantage de documents, à assurer des paiements en temps opportun et à éviter le gaspillage d’efforts.
- Traitement plus rapide des paiements – L’automatisation du processus de facturation à paiement peut accélérer les délais de traitement, car les factures sont traitées automatiquement avec plus de rapidité et de précision. Même avec un ensemble de factures, cela élimine la nécessité de longues étapes d’approbation, évitant les retards de paiement et augmentant la relation avec les fournisseurs.
- Traitement par lots des factures – Le regroupement de factures implique le regroupement de plusieurs factures en vue de leur traitement et de leur règlement. Cette approche peut améliorer le processus de facturation à la paie de plusieurs façons, notamment en améliorant l’efficacité du processus, en économisant du temps et des efforts en évitant les tâches répétitives comme la saisie de données et en réduisant le risque d’erreur humaine.
- Aperçu en temps réel – L’automatisation du processus de facturation à la paie permet de clarifier les décisions de gestion financière. Il offre un contrôle réaliste sur l’ensemble du processus de facturation à la paie et permet l’utilisation de données en temps réel pour la surveillance, le suivi et le reporting. Cela facilite la progression du paiement et aide à éliminer la nécessité d’un suivi manuel.
- Conformité – Le traitement automatisé de la facturation peut contribuer à réduire le risque de non-conformité en s’assurant que toutes les transactions sont entièrement documentées. En automatisant les règles d’approbation, en normalisant les processus et en permettant une surveillance et un reporting en temps réel, les entreprises peuvent réduire le risque de violations liées à la conformité et garantir un processus de facturation-paiement plus conforme.
- Rentabilité – Étant donné que moins de personnes sont nécessaires pour effectuer la même quantité de travail, un système automatisé peut réduire considérablement les coûts requis pour traiter les factures. L’élimination des factures papier peut également réduire les coûts globaux d’impression et de stockage pour les entreprises.
Il est clair qu’il y a différents avantages pour les entreprises, peu importe leur taille. Êtes-vous prêt à innover dans votre processus de gestion des factures et à commencer à profiter des avantages de l’automatisation du processus de facturation à paiement ?
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