Trop souvent, les entreprises subissent des pertes financières importantes à cause de la fraude à la facturation. Rien que ces trois dernières années, on a constaté une augmentation de 75 % des fraudes liées aux factures et aux demandes de paiement, entraînant pour les entreprises de toutes tailles des pertes financières considérables. Cela montre non seulement à quel point ces actions frauduleuses sont fréquentes, mais suggère également que votre entreprise pourrait être la cible d’une telle fraude documentaire.
Entre la gestion de multiples documents, le traitement simultané de plusieurs factures, et la pression des échéances de paiement qui approchent, il se peut que vous approuviez par erreur une facture frauduleuse, sans vous en apercevoir.
Heureusement, il existe des solutions pour vous protéger, vous et votre entreprise, contre ces pratiques malveillantes. Quelles sont ces solutions? C’est ce que nous aborderons plus tard dans ce blog.
Dans cet article, nous allons approfondir le sujet de la fraude à la facturation, examiner les types de fraude les plus courants, et vous montrer comment protéger votre organisation contre ces menaces. Commençons!
Qu’est-ce que la Fraude à la Facturation ?
Une fraude à la facturation est essentiellement une demande de paiement fictive envoyée par des escrocs se faisant passer pour des fournisseurs ou prestataires de confiance d’une entreprise. Le but de ces activités frauduleuses est d’extraire une somme d’argent de l’organisation.
Les factures frauduleuses qui sont envoyées présentent de légères modifications sur certains détails, comme l’adresse de paiement ou les coordonnées bancaires, des éléments faciles à manquer et souvent négligés.
En réalité, le processus de fraude à la facturation est assez élaboré et commence bien avant que la fausse facture ou l’email falsifié ne soit envoyé. Voyons ensemble comment fonctionne ce processus de fraude à la facturation.
Comment Fonctionne la Fraude à la Facturation ?
Comme mentionné précédemment, la fraude à la facturation est en réalité bien plus complexe que l’envoi d’une simple fausse facture ou d’un email frauduleux.
Pour se faire passer pour des fournisseurs de confiance, les escrocs s’infiltrent dans la base de données ou dans un fil de discussion d’une entreprise, qui contient des informations de paiement et d’autres données privées. En accédant à ces données, les fraudeurs identifient et exploitent les points faibles du processus de comptes fournisseurs d’une entreprise.
Comme évoqué plus tôt, les sections les plus importantes d’une facture sont souvent négligées. Ces sections incluent le numéro de facture, les coordonnées bancaires ou l’adresse de paiement. Ce sont également les parties que les fraudeurs sont devenus experts à falsifier. L’œil humain est presque incapable de détecter de petites modifications, ce qui explique pourquoi les erreurs manuelles sont si fréquentes et posent problème par la suite.
De plus, il est encore plus probable de passer à côté de ces détails cruciaux si la facture contient des noms de fournisseurs ou de prestataires avec lesquels l’entreprise a déjà travaillé et en qui elle a confiance.
Cette pratique va de pair avec le fait que, dans la plupart des cas, les factures doivent être payées dans un délai précis, pouvant varier de 7 jours à 90 jours. Pour respecter l’échéance prédéterminée, un sentiment d’urgence se crée, et la personne responsable de l’approbation et de la signature de la facture se précipite et omet des détails. Cette stratégie est fréquemment utilisée par les fraudeurs et peut également prendre des formes très différentes, alors continuez à lire pour voir si votre entreprise a déjà rencontré un certain type de fraude à la facturation.
Les Types Courants de Fraude à la Facturation
Aujourd’hui, les escrocs ont diversifié leur portefeuille d’activités frauduleuses pour cibler un plus grand nombre d’organisations. Ils ont ainsi mis en place plusieurs méthodes pour réaliser ces activités. Voici les types les plus courants de fraude à la facturation :
- Factures Frauduleuses (Emails de Phishing)
- Factures Gonflées
- Escroqueries à la Facturation
- Fils de Discussion d’Emails Compromis
- Fraude Interne
Factures Frauduleuses (Emails de Phishing)
Les fausses factures, ou emails de phishing, sont des factures fictives créées par des escrocs pour se faire passer pour des fournisseurs ou prestataires habituels d’entreprises. Dans ces cas, aucun produit n’a été livré, mais une facture factice a tout de même été émise, demandant le transfert d’une certaine somme d’argent vers le compte de l’escroc.
Ce type de fraude peut être détecté si un contrôle des stocks révèle que les marchandises ne peuvent pas être retrouvées, ou si quelqu’un constate que le Bon de Commande (PO) correspondant à la facture est inexistant.
Factures Gonflées
Les escrocs soumettent des factures fictives avec des prix gonflés pour extorquer de l’argent aux entreprises. Le montant n’est pas élevé, afin de ne pas susciter de soupçons. Cependant, pour ce type de fraude, également appelé fraude aux fournisseurs, les escrocs comptent davantage sur le grand volume de fausses factures envoyées que sur le montant affiché sur les factures.
Escroqueries à la Facturation
Les escrocs profitent de l’agitation du département des comptes fournisseurs pour envoyer plusieurs fois la même facture, qu’il s’agisse des mêmes produits, avec le même numéro de facture, la même date ou le même montant. La clé de leur stratagème réside dans le contenu des documents.
Ils utilisent des numéros de compte, des adresses ou des numéros de téléphone légitimes, mais apportent de légères modifications :
- Ils modifient un chiffre du numéro de compte bancaire.
- Ils changent un chiffre du numéro de téléphone.
- Ils modifient complètement l’adresse de paiement.
- Ils modifient le domaine d’un site web, par exemple en passant de .com à .org.
Une autre astuce réside dans le montant indiqué sur la facture. En général, les fausses factures affichent des montants ronds, qui sont peu susceptibles d’apparaître sur des factures légitimes. Alors, prenez le temps de vérifier attentivement le montant que vous devez approuver !
Fils de Discussion d’Emails Compromis
Comme nous l’avons mentionné plus haut dans ce blog, les escrocs identifient les points faibles d’une entreprise en s’infiltrant dans les fils de discussion par email des entreprises qu’ils souhaitent cibler.
Ils obtiennent ainsi l’accès à l’adresse email d’un employé du fournisseur, généralement par le biais d’un email de phishing, et détournent le fil de discussion. Que signifie cela exactement ? En résumé, l’escroc a maintenant accès à toutes les informations de paiement mentionnées dans le fil de discussion et peut modifier le mode de paiement initial pour le diriger directement vers son propre compte.
Fraude Interne
Il est important de se rappeler que la gestion des comptes fournisseurs reste un processus manuel pour la plupart des organisations, ce qui ouvre la voie aux personnes mal intentionnées pour commettre des actes frauduleux. Étant donné qu’il reste encore beaucoup de papier à traiter, il arrive parfois qu’il tombe entre de mauvaises mains.
Dans ces cas, les fraudes à la facturation ont un auteur interne, comme le Contrôleur Financier ou un employé du département des comptes fournisseurs. Ils prennent la facture reçue du fournisseur et, au lieu de la payer et de transférer l’argent sur le compte correct et légitime, ils redirigent les fonds vers le compte d’un tiers.
Ils modifient brièvement les détails du fournisseur dans le système de comptabilité pour éviter la détection, avant de les remettre dans leur état d’origine. Ce n’est qu’après cela qu’ils approuvent et signent la facture correcte et transfèrent le montant au fournisseur.
Comment Protéger Votre Organisation
Malheureusement, il existe de nombreux types de fraude à la facturation, et les escrocs deviennent de plus en plus habiles à s’infiltrer dans les bases de données des entreprises. Ils semblent également tirer parti de la technologie pour modifier les factures. Une entreprise peut facilement être touchée par ces actions frauduleuses, même de l’intérieur.
Alors, quelle est la solution lorsque votre entreprise est potentiellement ciblée par des escrocs ? Voici quelques-unes des façons dont vous pouvez protéger votre entreprise contre la fraude à la facturation :
- Établir des points de contact réguliers avec vos fournisseurs : un contact régulier avec les fournisseurs récurrents peut renforcer la confiance et la sécurité entre les parties.
- Suivre l’activité des fournisseurs : il est essentiel de vérifier s’il y a une activité inhabituelle venant soudainement de vos fournisseurs.
- Vérifier les modifications des informations de paiement : il est crucial de vérifier les informations de paiement de vos fournisseurs ; si des changements inattendus dans les méthodes de paiement se produisent, il convient de les examiner.
- Two-way matching : cela nécessite que les données de la facture soient mises en correspondance avec le bon de commande.
- Automatisation des comptes fournisseurs : toutes ces mesures peuvent être facilement mises en œuvre grâce à un logiciel de gestion des comptes fournisseurs, pour améliorer davantage la sécurité du processus des comptes fournisseurs.
Comment l’Automatisation Peut Aider
Nous avons maintenant exploré les nombreuses façons dont une entreprise peut se protéger contre la fraude à la facturation et les nombreuses formes qu’elle peut prendre. Mais comment mettre en œuvre ces mesures tout en veillant à ce que toutes les opérations se déroulent sans accroc ? La réponse est l’automatisation.
Les logiciels de gestion des comptes fournisseurs avec traitement automatisé des factures offrent de nombreux avantages, remplaçant le pénible processus de gestion manuelle des factures et réduisant le taux d’erreurs lié aux opérations de traitement manuel.
Voici quelques avantages du traitement automatisé des factures :
- Vérification des informations et précision des détails de la facture
- Réduction des erreurs de traitement manuel
- Création d’une vue d’ensemble de toutes les étapes du processus des comptes fournisseurs
- Mise en place d’un contrôle de paiement double, détectant les factures en double pour éviter les paiements en double
- Rapport des divergences entre les détails de la facture et le bon de commande
- Vérification de la validité des fournisseurs, en accédant au numéro d’enregistrement auprès de leur Chambre de Commerce
Protégez Votre Entreprise avec Klippa SpendControl
Trouver un système de traitement automatisé des factures répondant à tous les critères peut être difficile, mais pas impossible. Klippa SpendControl, par exemple, peut aider à automatiser le processus des comptes fournisseurs de votre entreprise, avec une efficacité et une sécurité maximales grâce à sa technologie OCR intégrée basée sur l’IA.
Facilement intégrable avec votre système ERP ou comptable, Klippa SpendControl offre de grands avantages qui non seulement facilitent le traitement des factures, mais préviennent également la fraude et protègent votre entreprise. Offrez à votre entreprise la possibilité de :
- Soumettre facilement des fichiers via l’application Klippa, le site web ou par email. La soumission en masse est également possible pour réduire l’effort et maximiser l’efficacité.
- Accéder à toutes les factures passées, stockées dans un environnement cloud désigné. Suivez toutes les factures et soyez bien préparé pour votre prochain audit.
- Extraire des données grâce à la technologie d’extraction de données basée sur l’IA, qui aide à reconnaître des détails tels que le numéro de facture, l’adresse de paiement et même différentes devises.
- Prévenir la fraude avec l’aide d’une analyse intégrée qui détecte les factures frauduleuses et en double.
- Automatiser les processus d’approbation et améliorer la productivité de votre organisation. Créez des processus d’approbation de factures fixes ou variables et facilitez le flux de travail de votre entreprise.
- Bénéficier d’une intégration fluide avec divers logiciels ERP ou comptables, tels que NetSuite, SAP, Xero, et bien d’autres.
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