La gestion des factures est une tâche prioritaire dans toutes les entreprises. Alors qu’il s’agit d’une pratique quotidienne pour les experts financiers, la plupart des employés redoutent de devoir traiter ou gérer des factures. Cela est dû au fait que la gestion des factures est encore un processus manuel pour une majorité d’organisations. Cette pratique traditionnelle s’accompagne de nombreux inconvénients qui peuvent empêcher les entreprises d’exceller dans leur secteur d’activité.
Selon une étude récente, les entreprises qui utilisent un processus manuel de gestion des factures rencontrent des problèmes en matière de:
- Fraude à la facture: les organisations enregistrent 34,000 cas de fraude à la facture par année
- Retards de paiement: 45% des fournisseurs paient en retard, ce qui coûte aux entreprises près de $280,000 par année.
- Processus chronophage: un employé consacre en moyenne 25 jours au traitement d’une seule facture.
Heureusement, il existe des solutions pour résoudre ce processus redoutable et fastidieux et améliorer la gestion des factures. Curieux d’en savoir plus ? Poursuivez votre lecture !
Dans ce blog, nous allons aborder le sujet de la gestion des factures, révéler les avantages de l’automatisation du processus de gestion des factures et vous présenter quelques options de logiciels de gestion des factures.
C’est parti !
Qu’est-ce que la gestion des factures ?
La gestion des factures est le processus par lequel les entreprises assurent le suivi et le paiement des factures au fournisseur. Ce processus implique la réception d’une facture du fournisseur, la validation de sa légitimité, le paiement du fournisseur et l’enregistrement du paiement dans les archives de l’entreprise.
Le service des comptes fournisseurs doit être en contact avec les fournisseurs, les gestionnaires et les employés autorisés qui approuvent et signent les factures. C’est pourquoi la gestion des factures implique plusieurs employés et une communication constante entre les parties.
Processus manuel de gestion des factures
Dans le processus manuel, la facture est d’abord envoyée à la personne responsable de la commande, également appelée personne de contact. Ensuite, la facture est transmise aux employés du service des comptes fournisseurs ou du service financier pour être vérifiée. Si la facture présente des lacunes, le service PA la renvoie à la personne de contact, qui la renvoie à son tour au fournisseur. Ce processus s’avère extrêmement inefficace, car il augmente les délais d’exécution et retarde le paiement.
Même si la facture est impeccable et ne présente aucune erreur, il reste à saisir manuellement les données de la facture dans une feuille de calcul, une base de données ou un logiciel de traitement des factures. En outre, les données doivent être validées et confirmées par un responsable ou un employé autorisé, ce qui prouve leur légitimité.
Une fois que tout est réglé, l’entreprise paie la facture et toutes les données de la facture sont maintenant enregistrées dans la comptabilité.
Il ne fait aucun doute que cette méthode traditionnelle de gestion des factures prend du temps, nécessite beaucoup d’interventions humaines et coûte beaucoup d’argent aux entreprises.
Pour s’affranchir de ce processus épouvantable, les entreprises se sont tournées vers l’automatisation. Au lieu de consacrer beaucoup de temps et de ressources à la gestion manuelle des factures, elles ont choisi de mettre en œuvre un logiciel de gestion des factures pour rationaliser leurs processus de facturation.
Automatiser votre processus de gestion des factures
L’automatisation de la gestion des factures peut apporter des avantages substantiels à l’ensemble du processus. Les logiciels de gestion automatisée des factures aident les entreprises avec:
- Gain de temps: le traitement des factures à l’aide d’un logiciel de gestion des factures peut se faire en quelques secondes, alors que le traitement manuel peut prendre jusqu’à deux semaines.
- Amélioration de la précision: la solution de gestion automatisée des factures permet de traiter les factures avec précision en scannant et en extrayant les données, sans qu’il soit nécessaire de les saisir manuellement.
- Détection des fraudes et des doublons: l’automatisation de la gestion des factures permet de détecter les doublons et de prévenir les fraudes dans les entreprises.
- Réduction des coûts de traitement: l’automatisation du processus de gestion des factures peut permettre aux entreprises d’économiser jusqu’à $40 par facture, car elle élimine les coûts de main d’œuvre et de stockage, mais aussi les coûts de récupération des factures perdues ou égarées.
- Améliorer l’accessibilité des factures: avec un système automatisé de gestion des factures, toutes les factures sont automatiquement archivées dans le cloud, ce qui permet aux organisations d’y accéder plus facilement en cas de demandes de renseignements ou d’audits à venir.
L’automatisation joue un rôle clé dans l’amélioration du processus de gestion des factures. La plupart des entreprises ont choisi d’adopter cette pratique efficace et d’abandonner la gestion manuelle des factures.
Êtes-vous prêt à automatiser la gestion de vos factures ? Si c’est le cas, continuez à lire et découvrez la solution de gestion des factures qui convient le mieux à votre organisation !
Meilleurs logiciels de gestion de factures
L’automatisation du processus de gestion des factures à l’aide d’un logiciel de gestion des factures présente de grands avantages, comme nous venons de le découvrir.
Jetons un coup d’œil à quelques-uns des logiciels de gestion de factures existants et découvrons les fonctionnalités qu’ils offrent !
1. Klippa SpendControl
Klippa SpendControl est une solution entièrement numérique pour le traitement des factures et la gestion des dépenses, qui utilise la technologie OCR pour capturer les données des factures. Elle extrait avec précision les informations d’une facture et vous donne la possibilité de scanner les factures, de les approuver et de les enregistrer dans votre administration financière.
Pros
- Gestion des dépenses et traitement des factures en une seule plateforme
- La meilleure technologie OCR d’Europe
- Envoi de factures via l’application, le site web et le courrier électronique
- Stocker les documents dans le cloud jusqu’à 10 ans
- Précision d’extraction des données de 99
- Approbation automatique des factures à partir de l’application mobile
- Comptabilité robotisée avec suggestions de réservation auto-apprenantes
- Approbation numérique avec un système comptable standard
- Intégration avec un système comptable standard
- Intégration avec un système ERP
- Détection automatique de la fraude documentaire
- Synchronisation des utilisateurs, authentification unique et 2FA
- Correspondance bidirectionnelle des bons de commande et des factures
Cons
- Il n’est pas encore possible d’établir une correspondance tripartite.
- Pas de cartes de crédit pour les dépenses professionnelles des employés
2. Airbase
Airbase est une solution numérique de gestion des dépenses qui remplace le traitement manuel des factures, des bons de commande ou d’autres documents financiers. Elle est principalement axée sur le traitement des paiements, par exemple le remboursement des employés ou le paiement des fournisseurs.
Pros
- Possibilité d’effectuer des rapprochements à trois niveaux
- Utilisation de la technologie OCR pour numériser les factures
- Possibilité de programmer et de suivre les paiements
Cons
- Ne détecte pas les factures frauduleuses ou les doublons
- Pas de stockage dans le cloud
- Impossibilité de s’intégrer dans un système ERP
- Possibilité de télécharger les factures uniquement par courrier électronique
3. Xero
Xero est un logiciel de gestion des factures qui permet aux entreprises d’approuver et de payer numériquement les factures, sans traitement manuel supplémentaire. Il est utilisé pour faciliter les transactions et créer une communication fluide entre les entreprises et les fournisseurs.
Pros
- Paiement de factures en ligne
- Approbation instantanée du paiement
- Téléchargement en masse de factures
Cons
- Impossibilité de stocker les factures dans un environnement en cloud
- Pas d’intégration dans les systèmes comptables
- Impossibilité de détecter automatiquement les fraudes ou les doublons
- N’effectue pas d’appariement bidirectionnel
- Ne peut traiter les factures que par le biais d’une application mobile
4. Coupa
Coupa est une solution numérique de gestion des factures qui aide les entreprises à automatiser le travail manuel, à réduire le temps de traitement des factures et à éliminer la paperasse.
Pros
- Possibilité d’effectuer des rapprochements bilatéraux ou tripartites
- Approbation automatique des factures à partir de l’application mobile
- Intégrations ERP
Cons
- Pas de détection des factures frauduleuses ou des doublons
- Pas de garantie de l’exactitude de l’extraction des données
- Impossibilité d’archiver les factures
- Intégration limitée avec les systèmes comptables
- Pas de synchronisation des utilisateurs ni de 2FA
Le choix d’un bon logiciel de gestion des factures est extrêmement important pour le bien-être d’une entreprise. Si la plupart des logiciels de gestion des factures remplissent la mission principale d’automatisation de la gestion des factures, il leur manque certaines fonctionnalités qui améliorent réellement le flux de travail. Ce n’est pas le cas de Klippa SpendControl.
Améliorez votre gestion des factures avec Klippa SpendControl
Klippa SpendControl est une solution de gestion financière tout-en-un qui améliore considérablement le processus des comptes fournisseurs au sein de votre organisation. Grâce à la technologie OCR, elle peut lire, scanner et traiter automatiquement les factures en quelques secondes.
En choisissant Klippa SpendControl pour votre solution de gestion des factures, vous pouvez bénéficier de nombreux avantages, tels que:
- Soumettez facilement des fichiers via l’application Klippa, le site web ou le courrier électronique. Il est également possible de les soumettre en masse, afin de réduire les efforts et de maximiser l’efficacité.
- Accédez à toutes les factures antérieures, situées dans un environnement cloud désigné. Gardez une trace de toutes les factures et soyez bien préparé pour votre prochain audit.
- Extrayez les données avec précision, grâce à la technologie d’extraction de données pilotée par l’IA, qui permet de reconnaître des détails tels que le numéro de la facture, l’adresse de paiement et même les différentes devises.
- Automatiser la saisie des données: améliorez le flux de travail et l’efficacité de votre entreprise en remplaçant la saisie manuelle des données.
- Prévenir la fraude grâce à une analyse intégrée qui détecte les doublons et vous protège contre la fraude sur les factures.
- Automatisez les processus d’approbation et améliorez la productivité de votre organisation. Créez des processus d’approbation de factures fixes ou variables et facilitez le flux de travail de votre entreprise.
- Bénéficiez d’une intégration transparente avec un grand nombre de logiciels ERP ou de comptabilité, tels que NetSuite, SAP, Xero et bien d’autres encore.
La gestion des factures n’a jamais été aussi simple. Commencez à rationaliser votre processus de gestion des factures et voyez comment l’automatisation peut ajouter de la valeur à votre organisation. Réservez simplement une démonstration gratuite ci-dessous ou contactez-nous !