La capture et le traitement des factures sont des tâches cruciales que la comptabilité fournisseurs doit exécuter. Malheureusement, cela peut coûter beaucoup de temps et consommer des heures d’une journée. Selon une étude réalisée par Zapier, par exemple, 76 % des travailleurs passent de 1 à 3 heures par jour à déplacer des données d’un endroit à l’autre et moins de 3 heures de leur journée à effectuer un travail utile !
Il est cependant inévitable qu’une organisation ait besoin de capturer des informations à partir de factures. Le processus de capture comprend l’extraction des données pertinentes de la facture, telles que le nom du fournisseur, le numéro de la facture et le montant total. En outre, les informations capturées doivent être validées et saisies dans le système comptable.
Cela signifie-t-il que le temps des employés qualifiés doit être consacré en permanence à ces tâches répétitives et fastidieuses ? Heureusement, non !
Des logiciels intelligents ont été développés pour offrir aux organisations la possibilité de numériser et d’extraire rapidement les données des factures. Cela ne se traduit pas seulement par un gain de temps, mais aussi par une économie de coûts et de ressources.
Dans ce blog, nous expliquerons ce qu’est la capture des factures, comment un logiciel peut automatiser le processus et quels sont les avantages de la mise en œuvre d’une solution de capture des factures pour une organisation.
Qu’est-ce que la capture des factures ?
La capture des factures est exécutée par le département des comptes fournisseurs et décrit le processus d’extraction des données des factures, de validation des informations extraites et de saisie dans le système comptable.
Pour une petite organisation, ce système peut se résumer à un livre papier indiquant les dépenses, les fournisseurs qui reçoivent des paiements et les détails des paiements ultérieurs. Mais même pour de nombreuses équipes de comptabilité fournisseurs dans les grandes organisations, le processus de capture des factures est toujours effectué manuellement, ce qui oblige les employés à saisir les données une par une dans le système comptable.
Il en va de même pour l’approbation des factures. Elle est encore souvent effectuée manuellement, impliquant une copie papier de la facture passant de bureau en bureau. Imaginez le chaos que provoque dans une grande organisation un processus manuel de saisie des factures tel que celui qui vient d’être décrit.
Heureusement, cela ne doit plus être le cas car des solutions de traitement intelligent des documents (IDP), telles que Klippa DocHorizon, ont été développées pour les équipes de comptabilité fournisseurs afin de capturer automatiquement les données des factures.
Dans les paragraphes suivants, nous allons voir pourquoi la capture des données des factures est importante, puis les différents types de capture des factures.
Pourquoi la capture des factures est-elle importante ?
La capture des factures est importante pour éviter la mauvaise gestion et l’inexactitude des dépenses d’une organisation. Des données exactes et des factures traitées en temps voulu sont absolument cruciales car elles ont un impact sur la capacité d’une organisation à fonctionner.
Lorsqu’une facture est saisie, il faut veiller à ce qu’elle soit traitée avec le moins d’erreurs possible, car les finances de l’organisation, ses relations avec les fournisseurs et ses clients en dépendent fortement. Le paiement du montant correct et en temps voulu doit être au centre des préoccupations pour éviter un arriéré de nombreuses factures et la frustration des clients et des employés.
En outre, un processus de capture des factures rapide et précis évite aux organisations de payer des pénalités de retard et de rencontrer des problèmes de communication entre les différentes parties prenantes. La capture des factures est importante car elle contribue à une bonne gestion des fournisseurs, les paiements sont effectués à temps, les erreurs évitées et la communication améliorée.
La capture des factures permet aux entreprises de développer leurs activités, d’accroître la productivité de leurs employés qualifiés et de réduire considérablement leurs coûts.
En conclusion, un processus de capture des factures fonctionnant correctement a un impact important sur une organisation. Lisez la suite pour découvrir les options dont dispose une entreprise pour capturer les données des factures.
Types de capture de factures
Dans les paragraphes suivants, nous souhaitons donner un aperçu clair des trois différents types de capture de factures et présenter les avantages et les inconvénients de chacun d’entre eux.
- Capture manuelle des données
- Capture de données automatisée
- Human-in-the-loop
Capture manuelle des données
La capture manuelle des données des factures se fait depuis de nombreuses années et s’avère de plus en plus difficile à mesure que les organisations se développent rapidement. Les équipes chargées de la comptabilité fournisseurs reçoivent souvent des factures sous différents formats, tels qu’une copie papier, une pièce jointe à un courriel ou un fax. L’extraction manuelle des données de ces factures devient de plus en plus difficile.
Discutons d’abord des avantages et des inconvénients afin de vous aider à vous faire votre propre opinion.
Avantages
- Pour les petites entreprises, la capture manuelle des données peut être l’option la plus judicieuse, car elle ne nécessite pas le paiement d’une licence mensuelle pour un logiciel.
- La saisie manuelle des données est la plus facile à mettre en œuvre.
- Les organisations ayant un faible volume de factures peuvent garder une vue d’ensemble des dépenses.
Désavantages
- Le processus prend du temps, ce qui entraîne des retards de paiement ou, pire encore, des pénalités de retard→ 45 % des factures prennent une semaine ou plus à traiter
- La saisie manuelle des données est sujette à des erreurs, ce qui entraîne des informations peu fiables et des erreurs coûteuses.
- Coûts élevés → Des cabinets d’études comme l’Everest Group ont constaté que le traitement manuel d’une seule facture peut coûter entre 12 et 30$ car le processus prend du temps et mobilise beaucoup de ressources.
- Faible productivité puisque les employés qualifiés doivent consacrer leur temps à des opérations manuelles fastidieuses au lieu d’utiliser leurs compétences pour des travaux à valeur ajoutée.
- Mauvaise évolutivité, car la gestion manuelle des factures devient presque impossible lorsqu’une organisation se développe.
- Mauvaise gestion des fournisseurs en raison de retards de paiement, d’une mauvaise communication ou d’erreurs.
- Une mauvaise visibilité en raison des factures papier, ce qui rend difficile le partage d’une facture entre départements.
- Les organisations de taille moyenne à grande connaissent un arriéré de factures en raison du volume de celles-ci, ce qui entraîne un retard de paiement.
Lorsque les organisations se développent et connaissent une augmentation du volume des factures, le traitement manuel des factures devient une option non privilégiée.
La capture de données automatisée
La capture de données entièrement automatisée fait appel à une solution logicielle capable d’extraire les données structurées des factures sans aucune intervention humaine. Le logiciel est basé sur l’intelligence artificielle et l’apprentissage automatique, ce qui permet d’améliorer la précision, de travailler plus efficacement et d’économiser de précieuses ressources.
Avec la mise en œuvre de la capture de données automatisée, un grand nombre des défis de la capture manuelle des données peuvent être surmontés. Jetons un coup d’œil aux avantages et aux inconvénients de cette solution.
Avantages
- Amélioration de la précision des données grâce à un algorithme qui extrait les données exactes qui sont présentées.
- Traitement des factures 40 à 70 % plus rapide, le processus n’est pas limité par les heures de travail et la capacité des employés.
- Rentabilité car les factures peuvent être traitées plus rapidement, ce qui permet d’économiser les heures de travail des employés et évite aux organisations de payer des pénalités de retard.
- Évolutif, puisque les processus ne dépendent pas des humains.
- Les algorithmes ne se fatiguent pas et ne se lassent pas des tâches répétitives, ils n’ont pas besoin de faire de pause ou de dormir.
- Productivité accrue, car les employés chargés de la comptabilité fournisseurs peuvent consacrer leur temps à des tâches génératrices de valeur plutôt qu’à des tâches répétitives et fastidieuses.
- Processus prévisible de capture des factures, ce qui permet aux organisations de garantir le paiement des clients et des fournisseurs à une heure et une date prédéterminées.
Désavantages
- Les algorithmes peuvent encore rencontrer des erreurs lorsqu’ils sont confrontés à des formats de factures plus complexes.
- Un changement fondamental dans la gestion et les processus généraux serait nécessaire.
- Un savoir-faire technique pour la maintenance du logiciel peut être nécessaire.
L’homme dans la boucle (HITL)
La capture de données à partir de factures avec une configuration Human-in-the-loop combine le meilleur d’une solution de capture de factures entièrement automatisée (IA) avec le meilleur de l’intelligence humaine.
Ce processus de capture des données fait appel à un logiciel alimenté par l’intelligence artificielle et le machine learning, mais implique également un humain qui valide et approuve les données extraites. De cette façon, la plus grande précision possible peut être atteinte.
Avantages
- Les erreurs commises par le logiciel peuvent être corrigées par l’homme avant que les données ne soient stockées dans la base de données.
- Le meilleur de l’intelligence humaine est combiné au meilleur de l‘intelligence artificielle.
- Un niveau de précision le plus élevé possible car les données extraites sont vérifiées par un humain avant d’être enregistrées dans la base de données.
- Exploitation de la rapidité de la capture automatique des données de facturation.
- Même les données provenant de formats de facture difficiles peuvent être extraites car l’humain et l’intelligence artificielle travaillent ensemble.
Désavantages
- Cela implique toujours les ressources d’un employé
- Le processus de capture des données est limité par les heures de travail et la capacité de l’humain dans la boucle.
Comparaison des trois options
Le tableau ci-dessous présente une comparaison entre les trois différentes options, à savoir la capture de données manuelle, automatisée et humaine.
Grâce à cette vue d’ensemble, il devient immédiatement clair quelle option pourrait être la meilleure pour votre organisation.
Pour de nombreuses organisations, la capture manuelle des données n’est pas une option en raison du volume élevé de factures à traiter. Dans ces cas, une solution de capture automatique des factures devient une nécessité.
Dans les dernières sections de cet article, nous aborderons les fonctionnalités, le fonctionnement et les possibilités de mise en œuvre.
Que peut faire une solution de capture de factures ?
Maintenant que nous avons abordé les trois différents types de capture des données des factures, nous souhaitons nous plonger dans les détails d’une solution de capture de factures. Nous allons aborder les fonctionnalités suivantes de la solution :
- Numérisation
- Reconnaissance Optique de Caractères (OCR)
- Extraction de données
- Conversion
- Classification
- Anonymisation des données
- Détection des fraudes
Numérisation
Une solution de capture de factures offre une fonctionnalité de numérisation. On entend ici par numérisation le processus de lecture d’une facture à l’aide de l’OCR, qui sera expliqué plus en détail dans le paragraphe suivant.
Une fois le processus de numérisation terminé, toutes les informations pertinentes sont converties en données structurées. Une grande partie du processus de numérisation peut être automatisée par des solutions intelligentes comme l’API OCR de Klippa.
Reconnaissance optique de caractères (OCR)
L’OCR fonctionne de manière à transformer une image en texte, puis en un format lisible par une machine, tel que CSV, JSON ou XML. Grâce à cette technologie, la capture manuelle des données à partir des factures appartient au passé !
L’OCR est alimentée par l’IA et s’est avérée très utile pour la capture des données des factures, car elle aide les employés à travailler plus rapidement et avec un taux d’erreur minimal.
Extraction de données
Une solution de capture des factures offre également la fonctionnalité d’extraction des données. Les opérations et processus de l’organisation peuvent être encore améliorés en extrayant les données d’une facture, puis en traitant, stockant et analysant ces données en conséquence.
Conversion
Il est parfois difficile de travailler avec des images. C’est pourquoi la solution de capture de factures dispose de la fonctionnalité permettant de convertir une image en un fichier texte numérique.
Ainsi, les images et les PDF peuvent être convertis dans des formats tels que JSON, CSV, XML, PDF/A et XLSX.
Classification
Une fonctionnalité supplémentaire d’une solution de capture de factures est le tri et la classification des documents inconnus. Ce processus est également connu sous le nom de classification des documents et fonctionne à l’aide d’algorithmes intelligents.
Les caractéristiques d’un document sont extraites et envoyées à un algorithme, qui détermine ensuite comment classer le document. Cela peut être utile pour un certain nombre de cas d’utilisation. Un exemple pourrait être la classification d’un document contenant des données sensibles, comme le nom et l’adresse d’un client sur une facture, ce qui entraîne l’anonymisation des données.
Anonymisation des données
L’anonymisation des données est également connue sous le nom de masquage des données. Cette technique de sécurité permet de masquer les données sensibles figurant sur les documents et d’empêcher l’abus d’informations.
Notre guide ultime du masquage des données offre une explication plus approfondie du processus d’anonymisation des données et explique les différentes techniques qui peuvent être utilisées.
Détection des fraudes
Malheureusement, les fraudeurs utilisent souvent la technologie, comme Photoshop, pour créer de fausses factures ou manipuler le montant total d’un achat.
Une solution de capture des factures peut être utilisée pour détecter ces tentatives de fraude. Le logiciel signale automatiquement ces factures et permet à l’entreprise d’économiser beaucoup d’argent.
Comment fonctionne la capture de factures ?
Nous savons tous comment fonctionne le processus manuel de capture des factures, mais comment une solution automatisée comme Klippa DocHorizon exécute-t-elle cette tâche ? Dans les paragraphes qui suivent, nous allons aborder les quatre étapes du processus de capture automatique des factures :
- Capture et téléchargement de la facture vers l’API
- Conversion de l’image en un fichier texte
- Analyse du TXT en JSON
- Vérification des données extraites
1. Capture et téléchargement de la facture vers l’API
Dans un premier temps, l’image ou le fichier PDF d’une facture doit être téléchargé vers l’API. Cette opération peut être effectuée via une application mobile ou web.
La facture peut être téléchargée avec ou sans arrière-plan. Si l’image est envoyée non rognée, l’API coupera automatiquement l’arrière-plan.
Il est important que l’image contienne la totalité de la facture, sans aucun bruit et avec une qualité décente pour garantir un résultat précis. Si cela est difficile à réaliser avec une solution existante, la qualité de l’image peut être améliorée en utilisant notre SDK de numérisation mobile.
2. Conversion de l’image en fichier texte
À l’étape suivante, notre solution de capture de factures convertit automatiquement l’image en texte (TXT). Le logiciel reconnaît la nature de chaque partie de la facture. Il détermine quelle partie est, par exemple, le numéro de la facture, le montant total, l’adresse ou la date d’achat.
Les données de la facture sont extraites, mais pas encore structurées.
3. Analyse syntaxique du TXT en JSON
Dans la phase finale, l’analyseur syntaxique Klippa convertit le fichier texte en JSON à l’aide du machine learning.
JSON est couramment utilisé pour la transmission de données dans les applications web, car il s’agit d’un format textuel standard pour la représentation de données structurées.
À partir de là, il sera très facile de traiter les données de factures capturées dans votre base de données.
4. Vérification des données extraites
Cette étape est facultative et sert à vérifier que les données sont capturées avec une qualité, une précision et une cohérence élevées.
Habituellement, le processus de vérification est exécuté avec une source tierce, telle que la base de données de la Chambre de commerce.
Quels champs de la facture peuvent être capturés ?
Avant qu’une organisation ne s’engage dans une solution de capture de factures, elle doit s’assurer que la solution peut capturer les champs pertinents.
Klippa DocHorizon peut extraire les champs suivants d’une facture :
- Type de document
- Numéro de facture
- Langue de la facture
- Pays d’origine
- Nom du marchand
- Adresse du marchand
- Contact du marchand
- Site internet du marchand
- Détails du client
- Méthode de paiement
- Montants de la TVA et montant total
- Numéro de TVA
- Montant de la monnaie
- Numéro de la carte de paiement
- Monnaie et montant total
- Date d’achat
- Numéro de la facture
- Date d’échéance
- Date de livraison
- Numéro de Chambre de Commerce
- Prix, quantité, description et catégorie des articles
Outre l’extraction des champs susmentionnés, la solution de capture des factures peut effectuer des contrôles automatisés. Il s’agit de vérifications croisées pour identifier les factures frauduleuses et de hachage d’images pour trouver les doublons.
Comment intégrer notre solution – la différence entre l’API et le SDK de Klippa ?
Si vous envisagez d’utiliser Klippa comme solution, vous devez connaître la différence entre l’API et le SDK Klippa.
Notre SDK Document Scanner améliore la qualité d’une image en optimisant la luminosité et en identifiant les bords de l’image. Il peut être mis en œuvre dans les applications iOS et Android pour capturer les données des factures des organisations. Des fonctionnalités telles que la correction de la perspective, le retour d’information en temps réel de l’utilisateur et le réglage de la lumière permettent aux utilisateurs de prendre des photos de la meilleure qualité possible.
Le traitement ultérieur de ces factures est ainsi plus facile et plus précis. Notre SDK permet essentiellement à une organisation de transformer n’importe quel appareil en un scanner de factures précis et rapide.
Notre API vous permet d’envoyer un document à notre logiciel par le biais d’une application mobile, d’un e-mail ou d’une application web, ce qui permet d’obtenir un format de données structuré en quelques secondes. Si vous avez déjà un logiciel ou une application existante dans laquelle vous souhaitez intégrer la technologie OCR, alors notre API OCR est souvent le meilleur choix.
En outre, le SDK Klippa peut être lié à notre API OCR dans le cloud. Cela signifie qu’un document numérisé est traité par l’API, ce qui donne une réponse JSON qui est renvoyée à l’application.
L’un des principaux avantages est, bien sûr, qu’en utilisant nos solutions, les développeurs de votre organisation n’ont pas à développer eux-mêmes tous les composants. Cela permet d’économiser des coûts, du temps et d’autres ressources.
Klippa la solution pour la capture des factures
Tout au long de cet article, nous avons déjà mentionné quelques caractéristiques du logiciel Klippa DocHorizon et la manière dont il peut aider une organisation à optimiser son processus de capture des données de facturation.
Notre solution de capture de factures peut être intégrée via l’API ou le SDK Klippa. Comme elle est créée de manière conviviale pour les développeurs, nos composants peuvent facilement être intégrés dans le logiciel existant d’une organisation.
Comme notre solution est bien documentée, les développeurs trouveront toutes les informations dont ils ont besoin pour mettre en œuvre l’API avec succès. Ainsi, la solution Klippa peut être intégrée en un jour.
Si vous êtes à la recherche d’une solution de capture de factures qui soulage les équipes de comptabilité fournisseurs d’un travail rébarbatif et répétitif, alors Klippa est là pour vous aider. Prenez contact avec nous en remplissant le formulaire de démonstration ci-dessous ou contactez l’un de nos experts. Nous sommes impatients de travailler avec vous !