Les fraudes telles que l’usurpation d’identité étant en augmentation, les processus de connaissance du client (KYC) sont plus importants que jamais pour prévenir la fraude et assurer la conformité avec la loi anti-blanchiment (AML). Pour cela, les organisations utilisent diverses solutions logicielles telles que les logiciels de vérification d’identité pour s’assurer que les clients sont bien ceux qu’ils prétendent être pendant leur processus d’accueil.
Cependant, au fil du temps, les données des clients ou les réglementations relatives au stockage des données et les exigences en matière de lutte contre le blanchiment d’argent évoluent. Cela demande une approche nouvelle et différente pour recevoir et mettre à jour les données en tant qu’extension du processus KYC, qui est également connu sous le nom de remédiation KYC.
La remédiation KYC est le processus de mise à jour, de nettoyage et de révision périodique des informations que vous avez sur vos clients. Vous détenez les informations relatives au KYC de vos clients provenant de documents tels que des pièces d’identité ou tout autre document requis. Ces données doivent être mises à jour fréquemment en fonction de deux facteurs. Premièrement, en fonction de la réglementation en vigueur dans votre secteur d’activité. Deuxièmement, en fonction du niveau de risque de blanchiment d’argent attribué à votre client selon ses informations.
En raison du grand nombre de documents à examiner, certaines entreprises laissent cette tâche importante en arrière-plan. D’autres sont complètement dépassées et ne savent pas comment se conformer à cette obligation de manière efficace et efficiente.
Heureusement, nous avons créé cet article pour vous expliquer comment mettre en œuvre un processus de remédiation KYC efficace et personnalisable en fonction de votre secteur. Découvrez comment rester conforme de la manière la plus simple possible en lisant cet article.
Pourquoi la remédiation KYC est-elle importante ?
L’importance de la remédiation KYC repose sur de nombreux facteurs. Votre entreprise doit s’assurer que les informations que vous avez sur vos clients sont exactes, pertinentes et à jour. Mais n’oubliez pas que la principale raison d’effectuer une remédiation KYC est de rester en conformité avec les réglementations KYC et AML.
Jetons un coup d’œil aux points clés pour mettre en évidence l’intérêt d’exécuter une telle vérification.
Les réglementations KYC et AML évoluent constamment
Lorsque les réglementations changent, vous ne savez peut-être pas tout de suite lesquels de vos clients doivent mettre à jour leurs informations ou leurs documents. Par exemple, certains documents doivent être mis à jour tous les trois mois, comme la preuve de résidence.
Les entreprises n’effectuant pas de remédiation KYC risquent de violer la législation KYC et AML et de se voir infliger une amende sévère. Rien qu’en 2020, le nombre d’amendes infligées par AML Intelligence s’est élevé à plus de 20 milliards d’euros. Plus loin dans cet article, nous donnons des conseils sur la façon de garder un œil sur les réglementations.
Les réglementations KYC et AML évoluent constamment pour suivre le rythme des fraudeurs et des criminels financiers. Les gouvernements ou les autorités financières mettent à jour ces réglementations. En effectuant une remédiation KYC régulière, vous vous assurez de rester en conformité avec les dernières réglementations de votre pays et de votre secteur.
Les données périmées représentent un risque élevé pour toute organisation
Conserver les informations périmées de vos clients peut représenter un risque pour votre entreprise car vous travaillerez avec des données non pertinentes. Vous pouvez vous retrouver à travailler avec des criminels ou des fraudeurs sans le savoir. En effet, le manque de visibilité sur les changements liés à la situation de votre client peut être votre faiblesse.
Compte tenu du fait que vous traitez des informations sensibles, vous devez également vous conformer à la RGPD. L’un de ses articles stipule que les entreprises doivent supprimer les données sensibles de leurs clients lorsqu’elles sont périmées ou ne sont plus utilisées. C’est ce qu’on appelle le “droit à l’oubli”. En bref, si les données sont périmées, elles ne vous sont plus utiles, vous pouvez donc les supprimer.
Soyez aussi proche que possible des besoins de vos clients
Il est important d’être conscient des changements dans la vie de vos clients, et de savoir si ces changements ont un impact sur leur capacité à faire partie de votre entreprise. En outre, en ayant une meilleure compréhension de leur vie, vous pouvez leur fournir la meilleure solution possible pour leur situation. Par exemple, adapter votre offre de services en fonction de leur nouvelle adresse. En restant proche des besoins de vos clients, vous pouvez leur dispenser un meilleur service et donc construire une relation de confiance.
Toutes ces raisons vous montrent l’importance d’effectuer un processus de remédiation KYC : garder un œil sur les changements, les risques que peuvent représenter des données obsolètes, et rester proche des besoins de vos clients. Comme il peut être fastidieux de passer en revue la liste de votre clientèle, certaines parties de la remédiation KYC peuvent être automatisées. Pour le faire efficacement, vous avez besoin d’un processus simple et efficace, que nous aborderons ensuite.
Comment se déroule le processus de remédiation KYC ?
D’une certaine manière, la remédiation KYC peut être considérée comme une extension du processus d’accueil des clients, puisque vous allez passer en revue les documents de vos clients et déterminer ce qui manque et où.
Plusieurs étapes doivent être réalisées systématiquement pour garantir la conformité. Certaines prennent beaucoup de temps lorsqu’elles sont effectuées manuellement. Heureusement, la technologie d’aujourd’hui permet d’effectuer certaines de ces étapes automatiquement.
Voyons les étapes du processus de remédiation KYC et celles qui peuvent être automatisées.
Étape 1 : Examiner les nouvelles réglementations
Les réglementations KYC et AML évoluent au fil du temps pour faire face aux fraudeurs. Par exemple, les réglementations sont mises à jour pour prévenir les fraudes telles que l’usurpation d’identité, la falsification de documents, etc. C’est pourquoi la première étape du processus de remédiation KYC consiste à examiner les nouvelles réglementations et exigences AML ou KYC en vigueur dans votre pays.
En fait, en Europe, au cours des trois dernières années, plus de cinq nouvelles réglementations ont été introduites. Si vous ne suivez pas de près ces changements, vous ne serez pas en mesure de les appliquer. En conséquence, vous ne serez plus conforme et vous risquez de devoir payer des amendes et de subir un risque accru de violation de la sécurité.
Étape 2 : Examinez votre conformité
Une fois que vous avez pris connaissance des changements, vous devez vous assurer que vous êtes toujours en conformité avec les nouvelles règles. Votre organisation est-elle déjà conforme ? De nouveaux documents sont-ils exigés de votre client que vous devez demander ? Y a-t-il un changement dans la manière dont les informations sensibles doivent être stockées ?
En suivant l’évolution des réglementations, vous pourrez adapter vos processus pour garantir votre conformité aux réglementations KYC et AML.
Étape 3 : Ajustez votre processus KYC pour vous conformer aux réglementations actuelles
Vous pouvez maintenant commencer à ajuster votre processus KYC. Pour que votre organisation reste conforme aux nouveaux changements, vous devez les mettre en œuvre dès que possible.
Suivez et mettez à jour les différentes méthodes que vous utilisiez pour l’onboarding KYC. Adaptez et appliquez les différentes méthodes de remédiation KYC.
Entre-temps, vous êtes probablement en train d’accueillir de nouveaux clients. Vous pouvez le faire conformément à la nouvelle réglementation.
Étape 4 : Vérifiez les données obsolètes et manquantes
À quelle fréquence vérifiez-vous si les données de vos clients sont à jour ? Probablement pas assez souvent. Les documents expirent, les gens déménagent ou plus généralement leur vie change, et donc leurs données aussi. C’est pourquoi les données que vous avez obtenues de vos clients il y a un an ne sont peut-être plus exactes.
Avec l’évolution des réglementations, il se peut que vous ayez besoin de plus d’informations de la part des clients que vous n’avez pas demandées lors de leur onboarding. Ou bien, vous pouvez même être amené à supprimer certaines informations parce qu’elles ne sont plus nécessaires.
Travailler avec des données obsolètes ou manquantes est un risque que vous devez prendre au sérieux. Cela peut conduire à une offre qui n’est plus adaptée à la situation actuelle du client ou à un client qui passe d’un niveau de risque à un autre.
Étape 5 : Rejoignez les clients pour obtenir les informations manquantes
En effectuant la remédiation KYC, vous pouvez remarquer qu’il vous manque certains documents ou informations de votre client. Prenez contact avec lui et obtenez toutes les informations nécessaires. Par exemple, il pourrait s’agir d’un justificatif de domicile plus récent, comme l’exige une nouvelle réglementation.
Une fois cette opération effectuée, vos informations et votre base de données sont à jour et plus proches de la situation réelle de votre clientèle.
Étape 6 : Répéter
Les étapes décrites précédemment doivent être répétées pour chaque client et en fonction de la chronologie de leur niveau de risque. Il est fortement recommandé d’attribuer à chaque niveau de risque un calendrier spécifique de révision. Les principaux indicateurs de risque généraux sont : la localisation du client, le type de client (un individu ou une entreprise), la taille et le montant de la transaction, et la manière dont elle a été effectuée (en espèces ou via un compte bancaire). À partir de là, vous pouvez évaluer le niveau de risque.
Par exemple, la plupart des entreprises fonctionnent comme suit :
- Un faible risque AML nécessite une remédiation KYC tous les 24 à 36 mois.
- Un niveau de risque moyen demande une révision tous les 12 à 24 mois.
- Pour un niveau de risque élevé, comptez 6 à 12 mois.
Les nouvelles réglementations peuvent également signifier une manière d’attribuer le niveau de risque. Lors de l’onboarding d’un client, vous lui avez attribué un niveau de risque qu’il peut représenter en matière de AML. Vous pouvez maintenant réévaluer le niveau de risque de chaque client que vous avez en fonction des mises à jour réglementaires AML et KYC.
Le processus de remédiation manuel exigerait de vos employés et de vos responsables CDD qu’ils consacrent beaucoup de temps à s’assurer que les données sont à jour. Il s’agirait de demander à vos clients de soumettre des documents, de vérifier les documents, de saisir les données dans la base de données et de mettre à jour le profil du client.
Il s’agit d’un processus chronophage, que vous devez répéter pour chaque client chaque fois que ses données sont périmées ou que la validité des informations fournies est expirée.
Heureusement, il existe des moyens pour les entreprises d’automatiser certaines étapes du processus de remédiation KYC. Les sections suivantes présentent les avantages de cette automatisation et vous présentent un fournisseur de solutions adaptées.
Comment automatiser certaines étapes de votre processus de remédiation KYC
Grâce aux technologies modernes et à l’accessibilité à divers logiciels, vous pouvez automatiser certaines parties du processus de remédiation KYC.
Par exemple, il n’est plus nécessaire que vos employés envoient des e-mails manuellement aux clients lorsqu’ils doivent soumettre des documents pour mettre à jour leurs informations. Il existe de nombreux outils d’automatisation de la messagerie qui peuvent automatiser ce processus pour vous en définissant des règles. Par exemple, vous pouvez établir une règle selon laquelle un rappel par courriel est envoyé aux clients un mois avant l’expiration du document d’identité.
De même, vous pouvez éliminer la saisie manuelle des données et la vérification des documents grâce à un bon logiciel OCR tel que Klippa DocHorizon. Il n’est plus nécessaire de passer d’innombrables heures à parcourir les e-mails, à télécharger les documents reçus des clients, à lire les documents, à vérifier leur validité et à saisir les informations requises dans la base de données. Comme ce sont les tâches qui peuvent impacter votre processus de remédiation KYC, nous allons nous plonger plus en détail dans la façon dont DocHorizon peut vous aider à les automatiser.
Mettre à jour et trier automatiquement les informations sur les clients
Klippa DocHorizon est un logiciel intégrant l’IA qui utilise la technologie OCR pour transformer une image ou un document en texte structuré. Grâce à ce logiciel, vous êtes en mesure d’extraire automatiquement les informations reçues de vos clients sous la forme d’une image, d’un courriel ou d’un document.
Une fois que les informations sont extraites et transformées en texte lisible par une machine, le logiciel peut être configuré pour transmettre automatiquement ces informations à votre base de données. La connexion entre le logiciel et votre base de données peut être établie via une API.
Le logiciel est également capable de détecter la fraude documentaire grâce à l’analyse des données EXIF. Cela ajoute une couche de sécurité supplémentaire lors du traitement de nombreux documents et minimise le risque d’accepter et de traiter des documents falsifiés.
Cela étant dit, tous les documents reçus de vos clients peuvent être numérisés et le logiciel peut même trier ou étiqueter les documents en fonction de leurs caractéristiques grâce à l’IA.
En utilisant DocHorizon, vous pouvez éliminer la saisie manuelle des données et automatiser certaines parties de votre flux de travail de remédiation KYC. Et pourquoi le feriez-vous ? Jetez un coup d’œil aux avantages ci-dessous.
Les avantages de la remédiation automatisée de KYC
En automatisant certaines étapes de votre remédiation KYC, vous pouvez espérer les avantages suivants pour votre organisation.
- Réduction du temps et augmentation de l’évolutivité : au lieu de demander à vos employés d’effectuer une tâche manuelle, ils peuvent se concentrer davantage sur les tâches essentielles à votre activité. Le traitement des documents par le logiciel nécessite également moins de temps que celui d’un employé.
- Augmentez l’efficacité grâce à une méthode automatisée de collecte et de vérification des documents des clients. La saisie manuelle des données et le traitement des documents ne sont pas efficaces et prennent trop de temps. Au lieu de cela, vous pouvez automatiser la saisie des données en faisant numériser et extraire les documents en quelques secondes grâce à un logiciel OCR.
- Une plus grande précision des données grâce à un logiciel d’extraction de données vous assure de traiter des données exactes de votre client dans votre base de données.
- Maintenez votre base de données à jour et interrogeable, ce qui permet d’y accéder facilement pour des vérifications et des mises à jour régulières.
- Des vérifications croisées avec des bases de données tierces peuvent également être exécutées automatiquement, ce qui vous permet de valider les informations sur vos clients.
- Réduisez les risques de fraude en repérant les documents altérés ou frauduleux grâce à la détection de la fraude documentaire.
Une solution KYC personnalisée pour compléter votre processus KYC
L’obligation de se conformer aux réglementations AML et KYC peut constituer une véritable pression pour les organisations. Chaque nouvelle mise à jour de ces réglementations peut conduire à une modification de votre processus KYC et peut changer la liste et les documents requis de vos clients.
Nous vous avons déjà présenté l’importance de l’automatisation du processus de remédiation KYC. Vous venez de lire tous les avantages que vous pouvez en attendre.
Il est maintenant temps pour vous de trouver le bon fournisseur de solutions de remédiation KYC qui vous aidera à automatiser certaines des étapes mentionnées ci-dessus. Vous pouvez commencer votre voyage vers l’automatisation et en récolter les bénéfices avec Klippa DocHorizon, qui peut être personnalisé en fonction de vos besoins.
Vous voulez réduire le temps, assurer la conformité et minimiser la fraude ? Il vous suffit de contacter nos spécialistes pour obtenir plus d’informations, demander un devis ou programmer une démonstration en ligne gratuite à l’aide du formulaire ci-dessous !