Au cours des dernières années, les entreprises du monde entier se tournent vers l’automatisation. Selon McKinsey, le nombre d’entreprises ayant automatisé au moins une fonction a augmenté de 31 % en 2020. Une fonction comprend généralement plusieurs processus d’entreprise, cette statistique indique donc que la propension à l’automatisation des processus d’entreprises (BPA) ne cesse de croître.
Vous avez certainement déjà entendu le terme “automatisation des processus d’entreprise”, peut-être de plus en plus ces derniers temps. Habituellement, ce terme est associé aux tâches administratives ou de back-office inhérentes à de nombreux processus d’entreprise.
Mais en quoi consiste exactement le BPA ? Si vous cherchez une explication complète sur le BPA, vous êtes au bon endroit. Dans ce guide ultime, nous définirons le BPA, ses tendances pour 2021, les avantages de sa mise en œuvre pour votre entreprise, et bien plus encore !
Commençons par la définition du BPA.
Qu’est-ce que le BPA ?
L’automatisation des processus d’entreprise (BPA) consiste à déléguer à la technologie la gestion de tâches répétitives mais nécessaires. Dans les grandes lignes, cela signifie qu’une tâche ou un processus d’entreprise peut être réalisé sans votre intervention. De nos jours, les logiciels d’automatisation appliqués au flux de travail font souvent appel au machine learning et à l’intelligence artificielle (IA), de sorte que ces tâches spécifiques sont réalisées uniquement grâce à l’outil technologique.
Le processus d’entreprise moyen implique généralement un flux de travail composé de tâches qui nécessitent qu’un employé effectue des tâches manuelles subalternes. Par exemple, la saisie de données dans un système pour réclamer des dépenses, la création de synthèses dans des feuilles de calcul ou la vérification de l’identité d’un client dans un processus d’embarquement. Il ne s’agit que d’exemples, car le BPA peut s’adapter aux nombreuses entreprises spécifiques du secteur.
L’objectif principal du BPA est de recentrer l’attention des employés sur les projets à forte valeur ajoutée pour lesquels ils ont été embauchés, plutôt que sur les tâches banales et administratives. Ainsi, les compétences intrinsèques de vos employés sont réellement mises à profit dans des tâches pour lesquelles ils sont réellement requis.
Il existe un marché étendu répondant aux besoins de BPA, chaque fournisseur ayant ses propres spécialités pour certaines tâches ou industries.
L’histoire du BPA (en bref)
En tant qu’êtres humains, nous sommes enclins à automatiser les tâches depuis que nous sommes présents sur cette planète. Nous pouvons toujours nous tourner vers les Grecs anciens ou, par exemple, Charles Babbage et son invention de la calculatrice à vapeur dans les années 1800, qui sont parmi les premières formes d’automatisation. Mais pour connaître l’histoire exacte de l’automatisation des processus d’entreprise, il est plus utile de commencer par l’émergence des systèmes de planification des besoins en matériel (MRP), prédécesseurs des systèmes de planification des ressources de l’entreprise (ERP).
Le système MRP a été appliqué pour la première fois dans les années 1960 et a permis d’automatiser la planification des achats de matériaux nécessaires dans le secteur de la logistique. Cette forme de planification automatisée a été étendue à d’autres industries dans les années 1970 et a acquis de nouvelles qualités dans les années 1980. Au cours de la décennie suivante, les systèmes ERP sont apparus, principalement sous la forme de logiciels qui soutenaient les processus d’entreprise en fournissant des bases de données numériques.
Dans les années 2000, l’automatisation a évolué sous la forme du machine learning et de l’intelligence artificielle (IA), ce qui a donné une nouvelle dimension au terme “automatisation”. Les données qui ne pouvaient normalement être traitées que par un humain peuvent désormais être enseignées à une IA, de sorte que les processus commerciaux peuvent de plus en plus être étendus aux ordinateurs. Actuellement, nous assistons à l’émergence de l’automatisation des processus robotiques (RPA), qui permet l’automatisation via une interface utilisateur. Cela simplifie l’utilisation de l’automatisation pour de plus en plus d’entreprises dans un plus large éventail de secteurs. Tous ces systèmes sont englobés dans le cadre plus large de l’automatisation des processus d’entreprise.
BPA, BPO, BPM et RPA
Le jargon des différentes solutions de traitement d’entreprise peut prêter à confusion, car, par essence, elles sont toutes liées ou font partie les unes des autres. Abordons-les donc en les examinant de manière succincte.
| L’automatisation des processus d’entreprise (BPA) est au cœur de notre présent guide ultime. Il s’agit de tout ce qui vise à exécuter des tâches et des processus par l’automatisation et donc à améliorer le flux de travail d’une entreprise. En général, le BPA implique une forme de logiciel qui est mis en œuvre soit pour un processus spécifique, soit pour un flux de travail complet. Elle vise à améliorer la vitesse, la précision et la rentabilité. |
| L’externalisation des processus d’entreprise (BPO) consiste à faire exécuter des tâches subalternes et répétitives dans le flux de travail, la saisie de données par exemple, par une agence externe dans un pays à bas salaires. Bien que l’on puisse également assimiler l’extension de ces tâches à une IA à l’externalisation de ces tâches à un ordinateur, le BPO implique généralement une société d’externalisation délocalisée. Les coûts et l’efficacité constituent un facteur important dans le choix du BPO ou du BPA. Il est important de savoir qu’en optant pour le BPA, vous économiserez 60 % des coûts que vous auriez normalement dépensés pour le BPO. |
| La gestion des processus d’entreprise (BPM) est un terme générique désignant la stratégie appliquée par les entreprises pour améliorer des processus spécifiques dans leurs flux de travail. En substance, il s’agit d’examiner vos capacités de traitement sous l’angle de l’amélioration de l’efficacité et de la réduction des coûts. D’une certaine manière, BPA, BPO et RPA sont des tactiques visant à utiliser des outils à cette fin, tandis que BPM vise à fournir une vue d’ensemble de l’optimisation de vos processus. |
| L’automatisation robotique des processus (RPA) est une autre méthode d’automatisation des tâches quotidiennes, mais elle se concentre spécifiquement sur les technologies de pointe en matière de machine learning et d’IA, ou plus simplement sur la robotique. D’une certaine manière, elle fait partie de la RPA, mais elle est intrinsèquement axée sur l’automatisation technologique. Comme mentionné précédemment, cette méthode sera de plus en plus normalisée pour propulser les entreprises dans un avenir durable. Chez Klippa, nous fournissons également des blocs de construction RPA pouvant être facilement intégrés dans des plateformes RPA bien connues telles que Automation Anywhere, UiPath et Mendix. |
Ces termes sont souvent mentionnés l’un avec l’autre, il est donc important d’être conscient des distinctions entre les deux.
Quelles sont les dernières tendances en matière de BPA ?
L’évolution des solutions BPA n’est jamais figée et s’améliore constamment pour faire face aux développements du monde actuel. Comme nous l’avons vu, au cours de son histoire le BPA s’adapte à ce dont les entreprises ont besoin pour accélérer, simplifier et rendre leur traitement plus efficace. Jetons donc un coup d’œil aux dernières tendances autour du BPA en 2021.
Croissance croissante due à la COVID-19
La pandémie mondiale, toujours présente, oblige les entreprises à se transformer en un lieu de travail entièrement numérique. Nous avons maintenant ce que l’on peut appeler sans risque des “employés numériques” qui accomplissent la plupart, sinon la totalité de leur travail, sur un écran. Les dirigeants d’entreprise, qui avaient déjà envisagé la transformation numérique auparavant, ont maintenant compris la nécessité d’accélérer ce processus. Une enquête réalisée par McKinsey auprès des cadres indique que l’accélération de la numérisation et de l’automatisation dans 67 % des entreprises est stimulée par la pandémie COVID-19.
Comme nous ne savons pas ce à quoi ressemblera le monde une fois que les choses revenues à la normale, les entreprises du monde entier envisagent toutes les options pour stimuler le progrès technologique en remplaçant les tâches subalternes actuellement effectuées par les employés et en les étendant à l’IA. Avec le temps, cela conduira à des entreprises hybrides, où le travail est en partie effectué par des logiciels BPA et régi par des humains
Hyper-automatisation
La pandémie a motivé les entreprises leaders à combiner tous les moyens possibles pour améliorer l’automatisation de leurs flux de travail en réunissant toutes les forces actuellement en jeu dans la RPA. L’hyper-automatisation, telle qu’elle est définie par Gartner, est “une combinaison rationalisée de la gestion intelligente des processus d’entreprise (IBMP), du machine learning, de l’IA et de la RPA, qui permet aux entreprises d’améliorer encore les flux de travail automatisés souples et de traiter l’information à grande vitesse”.
Cette tendance s’explique généralement par le fait que les entreprises cherchent à détourner l’attention des employés des tâches subalternes qui peuvent en fait être exécutées par l’IA. Ainsi, les employés peuvent investir leurs compétences dans des tâches à plus forte valeur ajoutée.
BPA for cybersecurity
Comme l’a dit Voltaire “ un grand pouvoir implique de grandes responsabilités”. L’amélioration de vos flux d’activité automatisés par le déploiement de logiciels et de l’IA demande également des exigences de sécurité accrues. L’automatisation n’apparaît pas seulement dans l’amélioration des processus d’entreprise, mais aussi dans la cybercriminalité. Ces derniers temps, la fraude des PDG, les attaques de phishing automatisées en masse, visant à voler des données personnelles font les gros titres des plateformes d’actualités technologiques.
Utilisée correctement, l’automatisation peut également contribuer à la sécurité du traitement des données sensibles au regard de la vie privée, en mettant en place des contrôles et en déclenchant des signaux d’alerte reconnus par une IA bien entraînée. L’identification de fausses connexions ou de demandes d’informations via un automatisme soutenu par l’IA peut être effectuée plus efficacement en cas de cyberattaque massive.
Le RPA comme norme
Bien que le RPA ne soit pas tout à fait nouveau, le secteur connaît une croissance exponentielle. Grand View Research indique que la croissance prévue du marché de la RPA atteindra 25,56 milliards de dollars d’ici 2027. En tant que telle, elle deviendra une norme dans le traitement des affaires modernes. Les entreprises de tous les secteurs chercheront à investir dans la RPA avant d’envisager d’embaucher des employés pour certaines tâches.
À l’heure actuelle, des algorithmes sophistiqués sont capables d’effectuer des types croissants d’analyses de données autrefois exécutées par des employés. Cela ne veut pas dire que les robots remplaceront les humains dans le travail, mais simplement qu’ils recentrent de plus en plus les activités des employés sur d’autres fonctions haut de gamme. Cela permet non seulement d’accélérer et d’améliorer la précision des processus commerciaux, mais aussi de les rendre plus durables à l’avenir.
Quels sont les avantages du BPA ?
La mise en œuvre du BPA dans vos flux de travail quotidiens présente de nombreux avantages qui n’ont peut-être pas encore traversé votre esprit. Voyons donc quels sont les avantages dont votre entreprise pourrait bénéficier en commençant à mettre en œuvre le BPA :
Réduction des coûts
L’automatisation via un logiciel permet souvent d’économiser sur les ETP d’employés affectés à des tâches spécifiques, non seulement en termes de salaire, mais aussi en termes de location de bureaux et autres coûts connexes. Vous obtenez plus d’efficacité pour moins de dépenses. Cette réduction des coûts peut aller de 40 à 75 % et votre investissement sera rentabilisé en quelques années, voire quelques mois.
Amélioration de la vitesse et de l’efficacité
Comme nous pouvons raisonnablement le supposer, les ordinateurs ne se lassent pas de travailler 24h/24 et 7j/7 et peuvent effectuer plusieurs tâches à la fois. Cela permet d’accélérer les flux de travail et de mieux se concentrer sur les tâches subalternes.
Prévention des erreurs
L’efficacité est également gagnée par le fait de devoir passer moins de temps à corriger les erreurs, par exemple dans un processus de saisie de données. Grâce à l’extraction de données par OCR, vous pouvez être sûr que les fautes de frappe, les informations manquantes ou toute autre erreur font partie du passé.
Augmente la satisfaction des employés
Les tâches fastidieuses qui prennent souvent plus de temps aux employés sont déléguées, ce qui leur permet de se concentrer sur ce qui est important pour eux et pour l’entreprise. Ce sentiment d’importance conduit à un de meilleures conditions de vie au travail.
Amélioration de la conformité
La mise en place de flux de travail automatisés simplifie également le respect des exigences de conformité. Pensez à ajouter des contrôles et des processus automatisés pour adhérer aux exigences de la RGPD ou simplement à rendre vos documents conformes.
Simplifie les processus d’entreprise
Comme toutes les sous-tâches impliquées dans un processus automatisé sont supervisées par une IA, les employés peuvent considérer l’ensemble d’un processus d’entreprise comme une seule tâche réalisée plutôt que comme une série de tâches différentes.
À l’épreuve du temps
Vous pouvez aisément supposer que la technologie continuera à s’améliorer au fil du temps, et avec cela, les solutions BPA ne pourront que prendre en charge de plus en plus de processus avec une vitesse et une efficacité accrues.
Service client permanent
Lorsque votre entreprise est en concurrence sur un marché mondial, vous rencontrez des problèmes de décalage horaire si vous n’avez pas de bureaux dans le monde entier. Lorsque vous appliquez le BPA sous la forme de chatbots et d’autres formes d’automatisation, vous pouvez facilement fournir un service à toute heure de la journée à partir d’un seul bureau. Selon une étude réalisée par Capgemeni, “63 % des consommateurs sensibilisés à l’IA apprécient cette dernière en raison de sa disponibilité 24h/24 et 7j/7 et de la façon dont elle permet un meilleur contrôle de leurs interactions.” La satisfaction des clients va donc certainement augmenter en conséquence.
Ce sont là les avantages immédiats, mais si vous vous demandez quels sont les avantages que les premiers utilisateurs de la technologie BPA ont connus, alors vous pourriez considérer une étude réalisée par Deloitte. Les personnes interrogées ont indiqué les faits suivants :
Dans la plupart des cas, ces avantages ne sont pas les principales raisons d’adopter le BPA. De plus, vous pensez peut-être que ces avantages ne sont valables que pour quelques entreprises spécifiques, mais en réalité ils sont valables pour des entreprises de nombreux secteurs différents. Examinons donc quelques cas d’utilisation et exemples de BPA en pratique.
Cas d’utilisation et exemples pratiques de BPA appliqué
Le BPA peut bénéficier à des entreprises de tous les secteurs, grâce à des cas d’utilisation universels à travers les différentes étapes des processus métier. Si vous vous demandez si le BPA pourrait être une solution pour votre entreprise, considérez les cas d’utilisation suivants :
Gestion des dépenses
Compte tenu des possibilités étendues de remplacement des flux de papier par des échanges de données numériques automatisés, il est assez surprenant de constater que de nombreuses entreprises effectuent encore la gestion des dépenses manuellement : Un employé déclare une dépense en copiant manuellement les données d’un reçu dans un formulaire imprimé ou logiciel et ajoute un scan ou une photo du reçu au rapport. Il ajoute un scan ou une photo du reçu au rapport. Celui-ci est ensuite envoyé au département financier où la demande est traitée et envoyée à la personne responsable de l’autorisation, puis de nouveau pour être traitée. En général, un collègue du service financier ajoute également les dépenses aux feuilles de calcul de synthèse. L’employé reçoit ensuite le remboursement après environ deux semaines à un mois.
Presque toutes les étapes de ce processus peuvent être automatisées et donc exécutées plus rapidement et avec plus de précision. Idéalement, il suffirait à l’employé de prendre une photo de la dépense avec son smartphone, après quoi toutes les données sont extraites automatiquement et envoyées à l’ordonnateur. Ce dernier reçoit une notification sur son smartphone lorsqu’il y a une nouvelle dépense à approuver, il l’autorise d’une simple pression sur un bouton et c’est parti ! Il suffit à l’employé d’envoyer une photo du reçu, à partir de laquelle les données extraites automatiquement sont envoyées à l’ordonnateur et ajoutées à un aperçu en quelques secondes. Si vous êtes à la recherche d’une telle solution automatisée de gestion des dépenses, Klippa vous propose précisément ce service.
Et si votre entreprise n’a que partiellement étendu ce processus à BPA, il est même possible de personnaliser entièrement chaque étape du processus de dépenses en fonction de vos besoins spécifiques.
Solutions pour les comptes fournisseurs
Certaines entreprises doivent traiter des centaines, voire des milliers de factures chaque mois. Les factures entrantes sont souvent organisées et vérifiées par des employés, puis envoyées à ceux qui doivent autoriser le paiement de la somme requise. Chaque facture doit être catégorisée afin d’être envoyée à la bonne personne pour autoriser le paiement. Entre-temps, ces factures sont toutes vérifiées individuellement pour détecter les erreurs ou les incohérences. Ensuite, quelqu’un doit s’assurer qu’elles sont effectivement autorisées dans le délai imparti par la facture. Une fois cette étape franchie, le paiement peut être effectué, ajouté à l’aperçu financier et classé. Ouf. C’est une longue journée de travail.
En déployant des technologies d’OCR et d’IA, ce processus peut être rationalisé avec BPA. Toute tâche spécifique impliquée dans le processus peut être décrite dans une boucle de tâches automatisée qui lit automatiquement les factures entrantes, les catégorise et les envoie à la bonne personne pour autorisation. La facture est ensuite automatiquement ajoutée à une vue d’ensemble dans votre base de données en ligne et une demande de paiement est automatiquement envoyée au service financier. Un grand nombre de factures peuvent être traitées simultanément et sans problème. Pour en savoir plus, consultez notre article sur le calcul du retour sur investissement de l’automatisation des comptes fournisseurs.
Processus d’accueil et d’enregistrement des clients
Se conformer aux réglementations en matière de protection de la vie privée et de KYC peut être un processus assez exhaustif pour les entreprises. Les clients confient aux entreprises leurs données personnelles lorsqu’ils demandent un service spécifique. Par exemple, lorsque vous ouvrez un compte bancaire, la banque exige une photo de votre pièce d’identité pour s’assurer de votre identité et existence. Pour vérifier la photo, un employé de la banque doit généralement contrôler et valider toutes les informations figurant sur la carte à l’aide d’une base de données, et s’assurer que la photo n’est pas manipulée de quelque manière que ce soit. Les erreurs commises au cours de ce processus peuvent avoir de lourdes conséquences pour la banque et le client.
C’est pourquoi dans ce scénario, le BPA est une mesure de sécurité importante. Grâce au machine learning, une IA entraînée peut identifier les irrégularités et les motifs de pixels incohérents que l’œil humain manquerait facilement. Les informations figurant sur la carte d’identité peuvent être automatiquement extraites et comparées à une base de données existante pour vérification. Cela peut même s’appliquer à l’extraction de la signature sur une carte d’identité. La sécurité de l’automatisation élimine le risque d’erreur et réduit la fraude, ce qui permet aux banques et aux autres entreprises de se conformer à la RGPD et à d’autres réglementations relatives à la vie privée.
Comme toujours, ce ne sont là que quelques-unes des nombreuses applications pratiques du BPA. Vous pouvez penser à la collecte de données sur les tickets de caisse des supermarchés, les cartes de menu, ou à l’automatisation de vos campagnes de cashback et de fidélisation. Si cela vous a donné envie de découvrir comment le BPA peut fonctionner pour votre entreprise, il serait peut-être utile de lire les étapes que vous pouvez suivre pour commencer à mettre en œuvre le BPA.
Commencer à utiliser le BPA
Afin de vous aider à commencer à explorer le BPA pour votre entreprise, voici quelques étapes que vous pouvez suivre pour assurer à vos collègues que vous faites la bonne chose. Les étapes à suivre dans votre analyse de rentabilité sont les suivantes :
- Définissez un état des lieux
Assurez-vous de connaître vos objectifs à court et à long terme lorsque vous déterminez la forme de BPA à appliquer. Quel est votre objectif principal ? Accélérer un processus ? Réduire les coûts d’un processus ? Il est important que cela soit clair dans votre esprit avant de vous plonger dans la recherche et les solutions. - Faites des recherches
Examinez les processus opérationnels actuels de votre entreprise, voire de votre équipe. Prenez note de chaque tâche répétitive au sein d’un processus global et déterminez où des erreurs éventuelles peuvent se produire. L’objectif de votre recherche doit être en accord avec votre déclaration de mission. - Explorez le marché du BPA
Comme le BPA existe depuis un certain temps, il y a un marché en plein essor qui regorge de fournisseurs désireux de vous aider. Chacun de ces outils présente ses propres avantages et inconvénients et s’adresse souvent à des secteurs ou des tâches spécifiques. Déterminez les options qui conviennent le mieux à votre entreprise en examinant les spécificités du service proposé. Lorsqu’une entreprise vous plaît, comme Klippa, il est toujours bon d’entamer une conversation préliminaire avec elle pour obtenir des informations plus précises. - Calculez le retour sur investissement (ROI) de la solution
Une fois que vous avez passé au crible la liste des fournisseurs et réduit les candidats à une liste restreinte de deux ou trois, il est temps de calculer ce que vous économiserez en termes d’investissement financier. - Testez et évaluez la solution choisie
Votre calcul de ROI vous aura probablement permis de choisir votre concurrent idéal et de commencer par contacter ce fournisseur pour commencer à utiliser sa solution. Il est important que le fournisseur puisse répondre à vos besoins. Assurez-vous donc qu’il existe un moyen de tester et d’évaluer la solution choisie. Cela peut impliquer de demander un retour d’information à vos collègues et de tenir le fournisseur informé des améliorations à apporter. - Gardez une trace des solutions
Une fois que vous avez choisi votre fournisseur et que vous utilisez son service d’APB pendant un certain temps, il est toujours bon d’identifier régulièrement d’autres possibilités d’automatisation ou d’amélioration. Cela vous permet d’être toujours au fait des innovations dans le secteur de l’automatisation.
Trouver le bon fournisseur peut prendre un certain temps, mais il est important de s’assurer que vous avez la bonne solution. En fin de compte, le BPA devra vous faire gagner du temps et de l’argent, plutôt que de prendre une grande partie de votre attention qui serait mieux utilisée ailleurs.
BPA chez Klippa
Il se trouve que vous lisez cet article sur le site d’un prestataire offrant de multiples opportunités dans le domaine du BPA. Klippa peut vous aider dans tous les cas mentionnés ci-dessus et plus encore. N’hésitez donc pas à envoyer un e-mail à [email protected] ou à programmer une démonstration en ligne ci-dessous.