Vous êtes-vous déjà demandé ce qui se passe lorsque la compréhension opérationnelle entre les départements d’une entreprise n’est pas harmonisée ? Malheureusement, cette situation est très fréquente dans de nombreuses entreprises et peut rapidement conduire au chaos, à des malentendus et à des structures d’entreprise non définies.
Si c’est le cas dans votre entreprise, il est très probable que vos employés ne seront pas satisfaits de leur travail, que des erreurs se produiront et que les performances de l’entreprise diminueront. Cela signifie qu’il sera difficile de faire évoluer votre entreprise, car les opérations ne se déroulent pas sans heurts.
Comment éviter cela? Une solution possible consiste à mettre en œuvre des règles de gestion bien définies. En tant que règles prédéfinies, elles apportent une structure et déterminent les responsabilités, ce qui réduit les erreurs. Mais nous y reviendrons plus tard.
Dans ce blog, nous expliquerons d’abord ce que sont les règles d’entreprise et pourquoi elles sont importantes, puis nous expliquerons pourquoi les règles d’entreprise devraient être automatisées et enfin nous présenterons une solution d’automatisation possible.
Commençons!
Que sont les règles de gestion ?
Les règles de gestion sont établies pour définir la manière dont les processus de gestion doivent être exécutés. Il s’agit d’instructions spécifiques qui décrivent la manière dont les activités de l’entreprise doivent être menées à bien.
Les règles de gestion ajoutent un certain niveau de contrôle aux processus de gestion et, lorsqu’elles sont mises en œuvre correctement, elles réduisent les incohérences, les malentendus et les erreurs.
En général, les règles de gestion sont intégrées dans les flux de travail d’approbation au sein de votre organisation, tels que l’approbation des factures ou des frais professionnels, afin de rendre votre entreprise plus efficace en termes de coûts et de temps.
Maintenant que nous savons ce que sont les règles de gestion, nous voulons expliquer pourquoi elles sont importantes.
Pourquoi les règles de gestion sont-elles importantes ?
En bref, les règles de gestion sont importantes parce qu’elles rendent votre entreprise plus efficace. Cela est particulièrement évident lorsque votre entreprise se développe et que les flux de travail deviennent plus complexes.
L’ajout d’un ensemble de lignes directrices clarifie les attentes en matière de processus opérationnels, aide les employés à atteindre les objectifs de l’organisation et, par conséquent, réduit les erreurs inutiles et coûteuses.
Nous savons maintenant ce que sont les règles de gestion et pourquoi elles sont importantes pour les entreprises. Jetons un coup d’œil à différents exemples de règles de gestion, afin que vous puissiez imaginer à quoi elles ressembleraient dans votre propre organisation.
Exemples de règles de gestion
Les règles de gestion peuvent être appliquées de différentes manières. Dans ce qui suit, nous allons examiner quelques exemples pour visualiser la manière dont les règles de gestion peuvent être mises en œuvre dans votre entreprise. Mais n’oubliez pas que cette liste n’est pas exhaustive:
- Approbation des factures
- Affectation d’employés à certaines tâches
- Approbation des frais de voyage
Approbation des factures
L’approbation des factures dans le cadre du processus de comptabilité fournisseurs est une question délicate (surtout lorsqu’elle est effectuée manuellement). Plus souvent que prévu, les entreprises sont confrontées à des incohérences qui conduisent rapidement à des fraudes et à d’autres erreurs.
Les règles de gestion permettent de limiter, voire d’éviter cette situation, car des conditions peuvent être ajoutées aux flux de travail qui répartissent la responsabilité financière attribuée aux employés. Différents utilisateurs peuvent se voir attribuer un niveau d’autorisation différent qui leur permet d’approuver ou non certaines dépenses.
Par exemple: Vous pouvez définir des règles telles que “Si le montant total d’une facture est supérieur à “x”, l’approbation supplémentaire d’un responsable est requise pour finaliser l’achat.”
Affectation des employés à certaines tâches
Comme indiqué précédemment, les règles de gestion contribuent à clarifier les processus et les attentes. Les règles de gestion permettent d’attribuer facilement des tâches à certains employés, ce qui améliore le flux des procédures de gestion.
Ainsi, il est clair qui est responsable de quelle partie d’un processus opérationnel et qui est autorisé à approuver certains types de dépenses, ce qui réduit le temps et les erreurs.
Par exemple: Une règle de gestion pourrait se présenter comme suit, “Seul le responsable d’un service est autorisé à émettre des paiements au nom de l’équipe.”
Approbation des frais de voyage
Lorsque les employés doivent se déplacer pour un voyage d’affaires, les dépenses s’accumulent. Pour optimiser le processus d’approbation des frais de déplacement, il est possible d’appliquer des règles de gestion. Une règle de gestion peut, par exemple, autoriser les employés à approuver des dépenses jusqu’à un certain montant sans autorisation supplémentaire.
D’autre part, une règle de gestion peut déterminer quand un rapport de frais de déplacement doit être examiné ou approuvé par une autorité supérieure. Cette opération peut être effectuée manuellement, mais elle est beaucoup plus efficace lorsqu’elle est réalisée automatiquement. La raison pour laquelle c’est le cas est abordée dans la section suivante.
Pourquoi l’automatisation des règles de gestion ?
La mise en œuvre de règles de gestion seules exige toujours que les individus les suivent et les exécutent. Cela laisse place à des erreurs et à des incohérences. La combinaison des règles de gestion et de l’automatisation permet aux entreprises de les mettre en œuvre dans le cadre de leurs flux de travail.
De cette manière, les tâches et les informations sont automatiquement transmises aux personnes responsables qui peuvent alors exécuter les actions nécessaires.
Voici un exemple: Imaginons que des comptables examinent des factures. Lorsqu’ils repèrent des incohérences, ils doivent émettre manuellement une alerte et rediriger la facture vers la personne compétente pour résoudre le problème. Dans le pire des cas, ils doivent même envoyer un document papier à la personne responsable.
En automatisant l’ensemble du flux de travail, les documents sont numérisés et peuvent être transmis automatiquement aux personnes appropriées. Il suffit de quelques clics de souris pour que l’approbation ou le refus d’une facture ne nécessite qu’un minimum d’efforts.
Pratique, non? Vous vous demandez comment automatiser également vos processus de comptabilité fournisseurs (AP)? Nous avons de bonnes nouvelles. Klippa peut vous offrir une solution d’automatisation qui vous permet de mettre en œuvre des règles commerciales automatisées dans votre organisation. Plus d’informations à ce sujet dans la section suivante.
Automatiser l’AP avec des règles de gestion en utilisant Klippa
L’automatisation de votre processus de comptabilité fournisseurs (AP) rationalise considérablement vos processus financiers. Avec Klippa SpendControl, il est possible d’économiser du temps et des efforts sur des tâches manuelles fastidieuses telles que l’extraction de données à partir de documents financiers (par exemple, des factures et des reçus) ou le rapprochement de factures.
Grâce à la technologie OCR intégrée, seules les informations prédéterminées et donc nécessaires sont automatiquement extraites des documents et enregistrées dans votre base de données. De plus, les approbations de factures ou de rapports de frais de voyage sont dirigées vers les personnes responsables en fonction des règles d’entreprise que vous avez déterminées.
Cela se traduit par des flux d’approbation rapides, des employés satisfaits et des chiffres d’affaires précis. De plus, l’intégration transparente de Klippa SpendControl avec votre logiciel de comptabilité existant vous permet de gérer facilement votre processus de comptes fournisseurs sans avoir à passer d’un système à l’autre.
Les autres avantages de l’utilisation de notre logiciel sont les suivants:
- Les factures sont payées à temps
- Les frais de déplacement sont remboursés rapidement
- Processus d’approbation rapide et facile du AP
- Aucune saisie manuelle de données n’est nécessaire grâce à notre OCR alimentée par l’IA
- Minimisation de la fraude sur les factures
- Détection des doublons pour éviter le double paiement des factures
- Correspondance bidirectionnelle
- Génération de rapports de dépenses
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