La gestion et le suivi des dépenses peuvent être une tâche difficile, en particulier pour une entreprise en pleine croissance. Après tout, vous devez vous assurer que vos employés sont remboursés à temps sans pour autant surcharger votre équipe financière.
Pour résoudre ce problème, de plus en plus d’entreprises utilisent des logiciels d’automatisation pour rationaliser leurs processus de gestion des dépenses. Toutefois, compte tenu de la croissance du marché des solutions financières, le choix de l’option la mieux adaptée à votre entreprise peut prendre beaucoup de temps et nécessiter des recherches.
Ce blog vous aidera en vous fournissant une liste des meilleurs logiciels de gestion des dépenses sur le marché. De plus, nous résumerons les principales fonctionnalités de chaque plateforme, afin de vous aider à trouver celle qui convient le mieux à votre entreprise.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des dépenses ?
Le logiciel de gestion des dépenses est une solution numérique de pré-comptabilité qui automatise le processus de remboursement en éliminant de nombreuses tâches manuelles banales telles que la saisie de données et le tri de documents.
Les logiciels de gestion des dépenses permettent aux entreprises de libérer le temps de leurs employés en gérant automatiquement les soumissions de dépenses, le traitement, les approbations et l’enregistrement des données, ce qui permet aux employés de s’atteler à des tâches plus importantes.
En outre, les diverses fonctionnalités des logiciels de gestion des dépenses offrent aux utilisateurs de nombreux avantages, améliorant ainsi le flux de travail global de la gestion des dépenses de l’entreprise.
Avantages des logiciels de gestion des dépenses
Les logiciels de gestion des frais professionnels offrent de nombreux avantages aux entreprises de toutes tailles. En fonction de la technologie spécifique qui alimente chaque solution et de ses caractéristiques, votre entreprise peut simplifier et accélérer la gestion des dépenses.
La majorité des logiciels de gestion des dépenses offrent les avantages suivants en matière d’automatisation des dépenses :
- Des remboursements plus rapides : L’automatisation de la gestion des dépenses garantit que les employés sont remboursés rapidement et avec précision, ce qui élimine la nécessité d’un traitement manuel et réduit les retards.
- Réduction des coûts administratifs : L’automatisation de la gestion des dépenses réduit la charge administrative associée à la gestion des dépenses, ce qui permet aux équipes financières de se concentrer sur des tâches plus stratégiques.
- Amélioration de la conformité : La gestion automatisée des dépenses garantit que les soumissions sont conformes aux réglementations et politiques de l’entreprise en matière de dépenses, réduisant ainsi le risque d’infractions et de pénalités.
- Précision accrue : Les entreprises réduisent le risque d’erreurs grâce à l’automatisation des dépenses, ce qui garantit que les notes de frais sont exactes et conformes aux politiques de l’entreprise.
- Vue d’ensemble en temps réel : L’automatisation des dépenses fournit une vue d’ensemble en temps réel des dépenses de l’entreprise, ce qui permet aux équipes financières et aux dirigeants de surveiller les dépenses et d’identifier les domaines où il est possible de réaliser des économies.
Comme vous pouvez le constater, en automatisant la gestion de vos dépenses, vous améliorez non seulement la précision et la rapidité des remboursements, mais vous protégez également votre entreprise contre les pénalités et vous obtenez une vue d’ensemble de sa santé financière.
Dans la prochaine section de notre blog, nous décrirons les principales caractéristiques d’un logiciel de gestion des dépenses efficace qui peut améliorer votre gestion financière.
Ce qu’il faut rechercher dans un logiciel de gestion des dépenses
Lorsqu’il s’agit de choisir un fournisseur de logiciel de gestion des dépenses, il est essentiel d’étudier minutieusement toutes les options possibles. Afin de vous assurer que votre plateforme dispose de toutes les caractéristiques nécessaires, nous allons examiner certaines des fonctionnalités les plus importantes qu’un bon logiciel de gestion des frais doit offrir :
- Traitement précis des données : Les technologies basées sur l’IA et le Machine Learning, comme la reconnaissance optique des caractères (OCR), améliorent le traitement des dépenses en utilisant une extraction précise des données et en réduisant considérablement les délais d’exécution.
- Détection intégrée des fraudes : La détection des reçus frauduleux et des doublons prévient la fraude financière en recherchant l’activité de Photoshop et les anomalies dans les données Exif des dépenses soumises, et en détectant si des éléments, comme le montant total, ont été modifiés.
- Flux d’approbation et règles de gestion : Les flux d’approbation à plusieurs niveaux et les règles de gestion personnalisées permettent aux entreprises de rationaliser l’approbation des dépenses en impliquant uniquement les employés autorisés en fonction des limites de dépenses, du département ou d’autres critères définis.
- Tableaux de bord des dépenses : Un tableau de bord des dépenses permet à l’équipe financière de suivre toutes les transactions en temps réel, d’identifier rapidement les tendances et les schémas de dépenses grâce à une vue d’ensemble détaillée. En outre, un tableau de bord permet de gérer avec précision et efficacité les comptes de dépenses, tels que les charges à payer.
- Stockage sécurisé et accessible des données : Un système sécurisé, tel que le stockage de données dans le cloud, permet aux entreprises de disposer de données financières accessibles via le web ou une application mobile, ce qui simplifie la préparation des rapports financiers et des audits et permet aux organisations de se conformer avec succès aux réglementations financières.
- Les bonnes intégrations de logiciels de comptabilité : La possibilité d’intégrer un logiciel de gestion des dépenses à d’autres systèmes comptables et ERP offre une visibilité financière, synchronise les processus de paiement et réduit les coûts opérationnels.
Il est courant d’identifier les souhaits et les freins de votre entreprise et de les faire correspondre aux fonctionnalités proposées par les fournisseurs de logiciels. Par exemple, vous gagnerez du temps en recherchant des solutions qui ne prennent pas en charge votre langue ou qui ne se synchronisent pas avec le système comptable de votre entreprise.
Dans la prochaine partie de notre blog, nous dresserons la liste des principaux logiciels de gestion des dépenses et un résumé de leurs caractéristiques uniques susceptibles de convenir à votre entreprise.
8 meilleurs logiciels de gestion des dépenses
Un logiciel de gestion des dépenses peut apporter d’innombrables avantages à la gestion financière de votre organisation. Cependant il est important d’étudier et de faire correspondre les fonctionnalités de la solution avec les souhaits de votre entreprise.
Voici une liste de quelques-uns des 8 meilleurs logiciels de gestion des dépenses disponibles en 2023 :
#1 Klippa
Klippa SpendControl est une solution de pointe pour la gestion des dépenses. Parfaite pour automatiser le traitement et l’approbation des dépenses, SpendControl permet à votre organisation d’économiser du temps et de l’argent dans les processus de gestion des dépenses. Avec cette solution, vous bénéficiez des avantages suivants :
- Logiciel de gestion des dépenses et de traitement des factures en une seule solution
- Tableau de bord web facile d’utilisation et conception de l’application
- Gestion des approbations entièrement personnalisable avec des règles commerciales intelligentes
- Excellente assistance à la clientèle avec un temps de réaction rapide
- Possibilités d’intégration avec des logiciels de comptabilité et d’ERP, tels que Xero, NetSuite, SAP et bien d’autres encore
- Soumission de fichiers par courriel, application ou site web
- Conformité avec les réglementations fiscales et de confidentialité des données
- Prise en charge de plusieurs devises pour une meilleure gestion des dépenses
- Prévient la fraude en détectant les documents en double ou les fausses factures
- Enregistrement du kilométrage grâce à l’intégration de Google Maps
- Optimisez le contrôle des coûts avec les cartes de frais professionnels
#2 Chrome River
Chrome River est une solution de gestion des dépenses qui permet de simplifier et de rationaliser les processus financiers, tels que les comptes fournisseurs. Elle peut être personnalisée à n’importe quelle étape du flux de travail pour améliorer l’efficacité de l’entreprise. Ce sont là quelques-uns des avantages liés à l’utilisation de Chrome River :
- Multiples intégrations technologiques
- Combine la gestion des voyages et des dépenses
- Développement de règles commerciales pour soutenir la reconfigurabilité des processus d’approbation
- Facile d’utilisation sur une multitude d’appareils
- Prise en charge de plus de 100 devises
- Conforme aux réglementations fiscales locales
- Assistance à la clientèle pour la mise en œuvre
#3 Soldo
Soldo est une plateforme numérique de gestion des dépenses conçue pour couvrir les dépenses par carte et les dépenses professionnelles. Soldo permet aux entreprises d’automatiser leurs processus financiers, de la décision à la dépense jusqu’à la réconciliation, grâce aux fonctionnalités suivantes :
- Accès aux données via la console web et l’application mobile
- Cartes de dépenses d’entreprise alimentées par Mastercard
- Cartes de carburant attribuées aux employés ou aux véhicules
- Flux d’approbation personnalisés
- Application mobile pour un suivi et une surveillance continus des dépenses
Consultez notre page de comparaison pour une analyse plus approfondie de Soldo et de ses caractéristiques.
#4 Expensify
Expensify est une plateforme qui aide les entreprises à gérer toutes leurs dépenses, depuis la numérisation des reçus et la gestion des dépenses jusqu’au paiement des factures et à la réservation des voyages. Voici quelques-uns des avantages liés à l’utilisation d’Expensify :
- Flux d’approbation à plusieurs niveaux
- Création de frais kilométriques dans l’application et sur le web
- Cartes de crédit professionnelles pour le suivi des dépenses
- Limites de dépenses intelligentes pour les détenteurs de cartes d’entreprise
- Intégration de systèmes de voyage pour les frais de voyage d’affaires
Consultez notre page de comparaison pour une analyse plus approfondie d’Expensify et de ses caractéristiques.
#5 Freshbooks
FreshBooks est une plateforme de comptabilité qui automatise tous les processus de dépenses au sein d’une organisation. Des bilans aux comptes fournisseurs, FreshBooks assure le suivi de tous les processus financiers et vous offre de multiples avantages :
- Tableau de bord consolidé et facile d’utilisation
- Plan comptable et catégories de dépenses personnalisables
- Suivi clair des dépenses
- Rapprochement bancaire automatisé avec le grand livre
- Suivi des dépenses et des actifs
#6 Basecone
Basecone est une plateforme logicielle basée sur le cloud qui permet de numériser et d’automatiser la gestion des dépenses et le traitement des factures. Avec l’application Basecone, il est possible de télécharger, d’autoriser et de soumettre rapidement des notes de frais. Basecone offre les fonctionnalités suivantes pour une gestion financière simple :
- Soumission de documents via le web, l’application ou le courrier électronique
- Flux d’autorisation personnalisés pour l’approbation des dépenses
- Stockage sécurisé des données pendant 10 ans
- Liaison avec un logiciel de mise en correspondance des bons de commande
- Ajout d’un maximum de 10 règles de réservation personnalisées
Consultez notre page de comparaison pour plus de détails sur Basecone et ses caractéristiques.
#7 Tipalti
Tipalti est une solution de gestion automatisée des dépenses, spécialisée dans l’automatisation des comptes fournisseurs. Elle traite avec précision les factures et autres documents financiers, contribuant ainsi à rationaliser les processus de gestion des factures et des stocks. Tipalti vous aide à bénéficier de :
- Interface facile d’utilisation
- Options de gestion des dépenses et de traitement des factures
- Correspondance bilatérale et tripartite
- Gestion des devises
- Intégration avec plusieurs logiciels de comptabilité et d’ERP
#8 Airbase
Airbase est un logiciel de gestion des dépenses qui simplifie les tâches manuelles des équipes financières. Ce logiciel vous permet de gérer les finances dans un tableau de bord unique et offre un programme de cartes d’entreprise avec des fonctions simplifiées de remboursement des employés. En outre, il vous offre :
- Plateforme complète avec une interface utilisateur claire
- Visibilité en temps réel des données financières
- Solutions flexibles pour la gestion des finances
- Flux de travail d’approbation
- Diverses possibilités d’intégration
Conclusion
Trouver la bonne solution pour votre organisation dépend des facteurs que vous jugez les plus importants. Bien que nous ayons présenté un résumé de quelques-unes des meilleures solutions du marché, nous sommes convaincus que Klippa SpendControl a tout ce qu’il faut pour aider votre organisation à gagner un temps précieux et de l’argent, tout en ayant un contrôle encore plus grand sur vos dépenses.
Êtes-vous prêt à améliorer votre gestion des dépenses ? Réservez une démonstration gratuite pour voir notre produit en action, ou contactez nos spécialistes SpendControl pour plus d’informations. Commencez à investir votre temps dans les choses qui comptent vraiment !