Avec la numérisation rapide du monde moderne, les entreprises disposent d’une multitude de nouvelles opportunités pour accroître leur efficacité et leur efficience. L’un de ces nouveaux domaines prometteurs est l’automatisation des comptes fournisseurs, que vous pouvez réaliser grâce à un logiciel de capture des données de facturation (Invoice Data Capturation, pour les plus anglophones).
Les solutions IDC présentent de nombreux avantages par rapport aux méthodes comptables traditionnelles : elles permettent de gagner du temps, de réduire les erreurs, d’améliorer les flux de trésorerie et de faciliter la gestion des finances de votre entreprise. Ce sont des solutions puissantes qui vous aideront à être plus efficace dans les années à venir. Voici quelques points les plus importants à savoir et les caractéristiques à rechercher dans une solution de traitement automatisé des factures.
Les 5 meilleurs logiciels de capture de données de facturation:
Qu’est-ce qu’un logiciel de saisie des données de facturation ?
Il est souvent difficile de gérer son temps et ses ressources. La charge de travail commence à ralentir votre équipe de comptabilité fournisseurs, et celle-ci commence à prendre du retard… Il est alors temps d’acquérir un logiciel de capture de factures pour aider votre équipe à rester au top de ses tâches.
L’IDC est une des tâches principales du service des comptes créditeurs de votre entreprise. Elle fait également partie intégrante de la gestion des paiements et de la réception de l’argent des clients. Cette tâche comprend un ensemble de mesures prises pour collecter des informations auprès des fournisseurs, valider les informations relatives aux factures et suivre le respect des conditions de paiement. Une mise en œuvre plus sophistiquée de ce processus peut garantir des opérations plus fluides et améliorer la gestion financière de votre entreprise.
À l’ère du numérique, l’automatisation est devenue un moyen de plus en plus populaire pour rationaliser les processus commerciaux. Les logiciels IDC intelligents en sont un parfait exemple. Ce type d’outil permet de capturer et d’extraire des données, de les traiter et de les valider, de les télécharger vers un logiciel ERP et, en option, de distribuer les paiements – supprimant ainsi de nombreuses étapes de saisie manuelle des données et créant un processus de facturation automatisé. Avec l’aide des solutions de capture de factures, les entreprises peuvent se concentrer uniquement sur la collecte et la mise à jour des données qui leur importent.
Si vous utilisez déjà votre logiciel mais n’êtes pas pleinement satisfait de ses fonctionnalités, vous pouvez intégrer des API de capture de données pour une expérience plus personnalisée. En utilisant ces API en conjonction avec votre logiciel, vous pourrez le modifier à votre guise et créer une version améliorée de votre solution originale.
Pourquoi votre entreprise a besoin d’un logiciel de capture des factures
Le traitement manuel des données et des factures demande souvent du temps et des efforts ce qui peut entraîner des erreurs, des retards et des pertes de données. De nombreuses entreprises utilisent les solutions IDC pour capturer et traiter les factures automatiquement. Ainsi, elles bénéficient de remises pour paiement anticipé et évitent le risque de pénalités de retard. Les logiciels IDC aident ces entreprises à gagner du temps et à réduire leurs dépenses.
Lorsque nous parlons de données, nous faisons généralement référence aux :
- Informations sur les factures (numéro de facture, date de paiement, nom du fournisseur, adresse, numéro de commande)
- Détails des factures aux fournisseurs (y compris les numéros de commande, les montants à payer et à recevoir)
- Informations fiscales par rapport aux enregistrements comptables (taxe de vente, TVA)
- Informations sur les paiements internes (statut des paiements de la chaîne d’approvisionnement)
- Détails sur les fournisseurs (statut financier, détails administratifs, etc.)
- Approbations et pistes d’audit pour déterminer s’il faut payer le fournisseur ou non.
Les outils intelligents du traitement des factures utilisent des algorithmes de machine learning pour capturer, extraire et exporter les données. Les algorithmes de machine learning peuvent être utilisés pour transformer des factures non structurées en éléments d’information structurés et riches en données, ainsi que pour les exporter dans divers formats en vue d’une utilisation ultérieure.
Il est important de comprendre les caractéristiques des logiciels de facturation et les avantages qu’ils peuvent apporter à votre entreprise. Comme nous l’avons mentionné plus haut, les méthodes comptables traditionnelles peuvent être longues et sujettes à des erreurs. Pour parer à cela, les logiciels de facturation éliminent une grande partie de ces maux de tête grâce à la capture et à la validation automatiques des données. Leur intérêt réside dans les situations où vous avez besoin d’un certain nombre d’informations précises, mais où vous n’avez pas le temps de tout assimiler.
Les avantages de l’utilisation de solutions de capture de données
L’extraction de données d’une facture est facile avec les bons outils. Vous augmenterez votre retour sur investissement (ROI), réduirez les erreurs de saisie manuelle des données et fournirez un aperçu en temps réel de votre situation financière. Cela vous permettra également de garder vos livres de comptes à jour et d’éviter les retards.
La capture des factures peut vous aider à :
- Augmenter la transparence et le contrôle du processus de facturation
- Améliorer la trésorerie en éliminant les arriérés
- Prévoir les estimations fiscales en temps réel en évitant les pénalités pour déclaration tardive
- Augmenter les revenus nets
- Réduire les coûts du service client
- Éliminer les erreurs
- Améliorer l’efficacité
- Favoriser la prise de décision
- Simplifier la gestion de la trésorerie
- Améliorer le contrôle des informations financières de votre entreprise
- Réduire les délais d’exécution pour profiter davantage des escomptes de paiement anticipé
- Réduire les risques de fraude
- Créer un environnement sans papier
Lorsqu’il s’agit de factures, l’exactitude des données est la clé. Si vous ne corrigez pas vos factures à temps, cela peut nuire à votre trésorerie et à vos relations avec les clients. Les factures doivent comporter toutes les informations pertinentes. La tenue à jour de vos factures permettra de satisfaire vos fournisseurs, d’éviter les actions en justice et de maintenir le bon déroulement de vos opérations. Et ce n’est que la partie visible de l’iceberg.
Caractéristiques intéressantes des solutions IDC
L’IDC est un élément important de toute entreprise. Il est important de disposer du bon système IDC pour rationaliser votre flux de travail et être plus efficace. Voici quelques fonctionnalités que vous devriez essayer d’intégrer dans votre entreprise :
- Un système basé sur le cloud avec des notifications automatiques
- Règles d’automatisation et options de personnalisation
- Gestion et classification des factures
- Intégration avec des services tiers
- Suivi et rapports
- Sécurité et administration
Ne perdez pas de temps avec un traitement manuel inefficace des factures. Au lieu de cela, faites un pas dans l’ère moderne et automatisez votre flux de travail. Grâce à un logiciel, vous pourrez traiter rapidement de nombreuses factures par mois.
Grâce aux solutions IDC, votre équipe peut travailler sur des tâches plus significatives, libérant ainsi votre budget pour l’utiliser à d’autres fins. Tous ces changements conduisent à une croissance significative de votre entreprise.
Les meilleurs logiciels de capture des données de facturation en 2024
Il existe un grand nombre de solutions différentes. Vous devriez donc trouver celle qui vous convient le mieux.
De nombreuses entreprises ont besoin de solutions de bout en bout couvrant l’interface, les flux d’approbation, etc. Mais certaines entreprises peuvent préférer une API de capture de données qui s’intégrera facilement à leur logiciel existant. Ce qui convient le mieux à votre entreprise dépend de vos besoins.
Voici quelques-uns des outils les plus populaires que vous pouvez utiliser pour une capture et une validation précises et automatisées des données.
Klippa
Le logiciel Gestion de Facture Klippa est une solution basée sur le cloud, alimentée par le machine learning et un logiciel OCR pour la numérisation des factures, qui accélère le traitement de vos comptes fournisseurs. Elle vous permet de contrôler le cycle de vie des factures, de la réception au paiement, avec une facilité inégalée depuis votre navigateur.
Klippa assure automatiquement le suivi, le traitement et la reconnaissance des factures. La technologie de pointe de Klippa est conçue pour vous faire gagner jusqu’à 70% du temps de traitement, libérant ainsi votre équipe pour des tâches plus importantes.
Il vous indiquera le statut des factures, y compris si elles ont été payées ou non, et évitera les erreurs de paiement telles que le paiement de factures deux fois ou le paiement de factures qui n’ont pas été approuvées. Ce dernier détail garantit la satisfaction des fournisseurs, car les factures approuvées seront payées en temps voulu.
Klippa vous aide à ajouter vos documents à votre flux de travail de plusieurs manières différentes. Si vos documents sont inclus en annexe dans les e-mails, vous pouvez les ajouter automatiquement avec un transfert d’e-mail.
Vous pouvez également utiliser le séparateur de documents, très pratique pour numériser en masse vos factures papier et les diviser en lignes individuelles dans le flux de travail. Si vous aimez utiliser des appareils mobiles, utilisez l’application Klippa pour iOS et Android afin de pouvoir ajouter votre document en prenant simplement une photo.
Klippa utilise un logiciel OCR pour la numérisation des factures et l’extraction des données. Vous pouvez télécharger vos documents financiers dans différents formats tels que PDF, XLSX, CSV et UBL.
Klippa a établi des partenariats avec divers systèmes comptables et ERP. Cette relation est à double sens : Klippa synchronise les données entre les systèmes. Klippa permet également l’exportation et l’importation intelligentes de fichiers pour faciliter la création d’entrées.
Automatisez de nombreux processus métier liés aux factures en utilisant la technologie du machine learning de Klippa. Ses API et SDK permettent aux entreprises d’intégrer la solution de Klippa de manière transparente dans leurs applications.
L’OCR et la capture de données des factures de Klippa présentent les caractéristiques suivantes :
- Numérisation des factures
- Conversion du format et de la qualité des factures
- Conversion de factures en texte, UBL, CSV, XLSX ou JSON avec OCR
- Capture des données sur les factures
- Classification des factures et des postes de facture
- Validation (croisée) des données de la facture
- Gestion des factures
- Optimisation du flux de travail
Grâce à l’OCR et au machine learning de Klippa, automatisez jusqu’à 95 % du traitement de vos factures. Klippa prend en charge toutes les langues européennes et tous les services sont entièrement conformes à la RGPD. De plus, Klippa ne stocke aucune de vos données après le traitement.
Désormais, vous n’avez plus à vous soucier du temps et de l’énergie consacrés à la saisie des factures. Vous pouvez simplement utiliser Klippa pour gagner du temps et éliminer les erreurs. Grâce à cette technologie, vous bénéficierez d’un processus bien plus efficace qu’auparavant.
IntelliChief
L’outil de traitement des factures d’IntelliChief fait tout le travail pour vous. Cette solution qui permet de gagner du temps saisit, apparie, code et paie automatiquement les factures de votre entreprise avec une précision accrue.
Le logiciel de numérisation de factures d’IntelliChief est un outil indispensable pour toute entreprise. Il peut automatiquement capturer, importer et traiter les données des documents scannés. Le logiciel peut importer le document dans votre ERP et diriger chaque document vers la personne idoine de votre équipe.
Le logiciel IntelliChief vous permet de mettre en place des flux de travail efficaces pour votre facturation. Vous pouvez créer différents flux d’approbation et les adapter aux transactions de différentes valeurs, et le logiciel se chargera du reste.
Lorsque les données d’une facture ne correspondent pas à un bon de commande ou à un reçu, le système alerte votre équipe chargée de la comptabilité fournisseurs. En quelques clics, votre équipe peut voir ce qui ne va pas et contacter rapidement le fournisseur. Une fois le problème résolu, la transaction est justifiée dans votre programme de comptabilité, et les paiements approuvés sont émis conformément aux politiques du fournisseur.
De plus, en utilisant IntelliChief, vous évitez toute confusion concernant les paiements répétés car cette solution logicielle vérifie les factures en double.
Brainware
La solution de facturation automatisée Brainware extrait les données essentielles des factures papier et électroniques puis les exporte vers diverses applications commerciales, améliorant ainsi vos résultats.
Avec Brainware, traiterez les factures en quelques heures plutôt qu’en quelques jours. Vous aurez également une vision claire et immédiate de l’état de vos revenus et de vos coûts. Brainware pour factures est une solution d’automatisation des comptes créditeurs que vous pouvez utiliser pour réduire la charge de travail liée à la saisie manuelle des données.
Aussi, Brainware peut vous aider à :
- Contrôler l’ensemble du processus, de la réception de la facture à la comptabilisation du paiement.
- Partager les données avec d’autres systèmes tels que ERP et ECM.
- Suivre les paramètres de traitement et les indicateurs de performance clés
- Simplifier le processus de comptabilité fournisseurs, modifier le type de facture ou traiter vos factures par lots.
- Faire correspondre automatiquement les données saisies à partir des lignes d’articles
- Utiliser les numéros de vendeur et de fournisseur de vos documents de base et appliquez-les à vos factures.
Pallete
Pallete est une solution de facturation automatisée qui réduit jusqu’à 50 % le temps de traitement des factures. Elle utilise l’intelligence artificielle et la technologie OCR pour accélérer l’extraction, la validation, le placement et la visibilité des données capturées.
La Pallete apporte une valeur ajoutée importante car elle permet de traiter avec une grande précision les documents papier et électroniques dans des formats tels que EDI, XML ou PDF, avec un flux de travail d’approbation automatisé et flexible.
Choisissez Pallete si vous le souhaitez :
- Réduire vos coûts de moitié
- Traiter plus facilement les documents papier et numériques
- Gérer les documents PO (ordre d’achat) ou Non-PO (ordre d’achat) avec un flux de travail automatisé.
- Envoyer vos fichiers à l’approbateur approprié
- Créez des flux de travail grâce à l’option de glisser-déposer.
- Approuver les paiements en un seul clic
- Faites correspondre les fichiers de trois façons
Veryfi
Avec l’aide de l’OCR API et du NLP(natural language processing, c’est-à-dire le traitement automatique du langage naturel) de Veryfi, les informations capturées à partir de factures non structurées et de reçus d’achat sont instantanément transformées en données structurées. Ce processus est réalisé à l’échelle, il n’y a donc pas besoin de modèles ou de saisie manuelle des données.
Avec Veryfi, la réduction des coûts et l’accélération du travail se font en un clic. En quelques étapes simples, améliorez à la fois la qualité des données et la conformité. La valeur est dans le mélange parfait : avec cette solution, les organisations ont la précision et la vitesse pour réviser leurs informations financières en quelques minutes, et non plus en quelques heures.
La solution OCR de Veryfi est utile car elle :
- Utilise l’extraction de données de niveau 3
- Ne nécessite ni formation ni données
- est optimisée pour la confidentialité et la conformité des données
- Fournit des résultats en temps réel
- N’utilise pas de modèles
- Capture les données avec des appareils mobiles (iOS et Android)
Dites adieu à la paperasse et bonjour à l’IDC
Si vous avez déjà été chargé de gérer les factures de votre entreprise, vous savez à quel point il peut être difficile de tout contrôler. Ce n’est pas seulement la nature chronophage de cette tâche qui la rend si frustrante, c’est aussi le fait qu’il est si facile de faire des erreurs. Que vous travailliez avec des reçus papier ou des formats numériques, il existe de nombreuses façons de se tromper.
Un système IDC vous facilite la vie en automatisant l’extraction des données des factures. Vous pourrez suivre vos factures rapidement et facilement de n’importe où dans le monde, ce qui vous fera gagner du temps et de l’argent à long terme.
Avec la comptabilité numérique, vous pouvez oublier les tracas de la paperasse et vous concentrer sur le développement de votre entreprise. La capture des données de facturation vous permet de faire facilement des affaires avec des entreprises du monde entier !
Donc, si vous souhaitez améliorer votre trésorerie, devenir plus efficace et faire passer votre entreprise au niveau supérieur, contactez-nous dès aujourd’hui ou réservez une démo en ligne ci-dessous. Nous sommes heureux de vous aider à gérer votre transformation numérique.